新時期行政事業(yè)單位文書檔案管理的現(xiàn)狀及對策

周艷陽

摘要：文書檔案是由多種正式文件轉(zhuǎn)化而成，為了使行政事業(yè)單位文書檔案管理工作適應(yīng)社會發(fā)展的新需求，充分發(fā)揮文書檔案管理的功能，行政事業(yè)單位文書檔案管理工作必須與時俱進，不斷創(chuàng)新，總結(jié)當(dāng)前管理的不足，提出相關(guān)對策和建議，確保行政事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;文書檔案;管理現(xiàn)狀;對策

文書檔案是行政事業(yè)單位管理系統(tǒng)最基本的組成部分，關(guān)系到行政事業(yè)單位部門職能的正常運作。由于存檔規(guī)模大、存檔內(nèi)容豐富、書寫方式、表達方式等方面的變化，文書檔案只能起到一定的作用。管理人員應(yīng)在參考性和導(dǎo)向性的基礎(chǔ)上，深入挖掘歷史、文化、科學(xué)研究的價值，利用最新的辦公軟件設(shè)備和系統(tǒng)技術(shù)，實現(xiàn)最新的信息開發(fā)目標(biāo)。

一、行政事業(yè)單位文書檔案管理的現(xiàn)狀

（一）管理效率低下

有的行政事業(yè)單位設(shè)有文書檔案室，盡管配備了負(fù)責(zé)文書檔案管理的人員，負(fù)責(zé)行政事業(yè)單位的文書檔案管理工作，但由于行政事業(yè)單位對其管理水平不高，存在著諸多問題[1]。一是行政事業(yè)單位文書檔案管理水平不高，因為有些行政事業(yè)單位沒有專門的系統(tǒng)來管理文檔和文書，所以不能全面實施文檔管理工作。二是在沒有具體的法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的情況下，文檔管理工作效率大大下降。

（二）信息不完備

隨著數(shù)字化時代的發(fā)展，一些管理工作已經(jīng)離不開計算機和最新科技的參與，但是目前行政事業(yè)單位的文書檔案管理信息化水平低，行政事業(yè)單位的人力資源被白白浪費。

（三）信息收集不充分

在行政事業(yè)單位文書檔案管理中，存在著資料收集不完整的現(xiàn)象，如果資料不完整，不能滿足其文書檔案管理的需要。

二、改進文書檔案管理措施

（一）改變行政事業(yè)單位的管理理念

管理者必須從思想上認(rèn)識到工作對自己、他人、行政事業(yè)單位和社會的影響，并把它作為獲得工資的載體而非工資的途徑。通過認(rèn)真地完成工作，可以采取網(wǎng)上學(xué)習(xí)、參加培訓(xùn)活動和提高學(xué)歷來了解更多相關(guān)數(shù)據(jù)信息，提高管理者積極性[2]。

（二）加強文書檔案歸檔管理

管理人員專業(yè)能力水平將影響其工作方法和工作效率，其整體質(zhì)量水平將影響其職業(yè)規(guī)劃能力和人生發(fā)展目標(biāo)。管理者需要利用內(nèi)部在線培訓(xùn)平臺和專業(yè)的應(yīng)用來學(xué)習(xí)社會主義核心價值觀，了解文件和檔案的發(fā)展歷史及其作用，認(rèn)識管理在發(fā)展中的重要作用關(guān)于職業(yè)技能，靈活導(dǎo)入各種與職務(wù)有關(guān)的規(guī)定和法令的細節(jié)、用例說明、討論分析等教育培訓(xùn)方法。通過一次調(diào)整教學(xué)與培訓(xùn)內(nèi)容及拓展職業(yè)技能的訓(xùn)練，管理者掌握最新的官方文書檔案文件管理技巧，積極利用因特網(wǎng)信息技術(shù)和軟件系統(tǒng)完成文書檔案文件的篩選、存檔及應(yīng)用功能，使管理人員有了使用常規(guī)評估和非常規(guī)的現(xiàn)場檢查的正式文書檔案，使管理者有適當(dāng)?shù)木o張和壓力感。通過這種方式，管理者可以利用業(yè)余時間來學(xué)習(xí)新的知識和技能，避免管理意識落后等情況。

（三）完善文書檔案管理機制

根據(jù)文件管理的目標(biāo)、行政事業(yè)單位功能等變化，提高文書檔案管理機制的完整性。有關(guān)部門若有相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，需要積極調(diào)整管理機制，當(dāng)管理職能、內(nèi)部結(jié)構(gòu)、管理目的發(fā)生變化時，需要調(diào)整管理流程和管理制度。另外，如果新的管理系統(tǒng)設(shè)備得到成功開發(fā)和廣泛應(yīng)用，專業(yè)質(zhì)量規(guī)范也會發(fā)生變化。制度的科學(xué)性和時代的發(fā)展，不能使其成為管理的約束力。應(yīng)聘請在歸檔管理和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)研究開發(fā)領(lǐng)域的專家和學(xué)者對其管理機制進行客觀分析和專業(yè)指導(dǎo)，提高文書檔案管理流程的簡單性和一致性，提高文書檔案的一致性。管理標(biāo)準(zhǔn)、文件減少不規(guī)則格式的發(fā)生等。舉例來說，行政事業(yè)單位必須按照《檔案法》《檔案法實施措施》《省檔案規(guī)則》以及其他相關(guān)法規(guī)，準(zhǔn)確改進文件和資料提交機制的明確性，將提交與不提交文件和資料的范圍和種類進行劃分，對所有文書檔案進行集中管理。

（四）引入先進的檔案管理系統(tǒng)

采購當(dāng)前更先進的檔案管理設(shè)備和系統(tǒng)，以加速建立文件和檔案管理信息，迅速消除過時的檔案管理設(shè)備，改善檔案室的安全措施，以及檔案管理設(shè)備。切實防止重要文件損壞。強化文件管理系統(tǒng)研究與開發(fā)，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件，改進文書檔案文件管理系統(tǒng)防火墻等保護措施，提高應(yīng)對黑客、病毒等方面的能力，提高文書檔案信息資源庫的完整性和共享性[3]。

（五）改善文書檔案存儲保密措施

文書檔案存儲保密措施，主要包括人員的機密性和系統(tǒng)安全。按照有關(guān)法律條款（例如《檔案法》和《保密性法》），保密性規(guī)則和系統(tǒng)的總體完整性文件和信息在多個層次上分為公開、機密。對于絕密和機密文件，可通過更嚴(yán)格的檢查程序，指定檢查地點，并簽署保密協(xié)議。以防止絕密資料的泄漏。與此同時，在申請?zhí)幹?、領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、歸檔程序后，要完善文件評價和處理機制和處理流程，以處理過期文件。文書檔案評價也就是說，管理者不能隨意銷毀文件。另外，各部門要加強對文件管理系統(tǒng)和文件數(shù)據(jù)庫安全保護系統(tǒng)的檢查，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)漏洞，定期更新和升級保護系統(tǒng)，提高對黑客的反應(yīng)能力。

結(jié)束語

新形勢下的文書檔案管理在行政事業(yè)單位標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化管理中發(fā)揮了很大的作用，它不僅使行政事業(yè)單位保持了原有的存檔憑證，而且使行政事業(yè)單位更好地發(fā)揮了社會服務(wù)的功能。文書檔案管理需要更新觀念，改進管理方式，加快信息建設(shè)，重視信息安全，推動文書檔案規(guī)范化發(fā)展。

參考文獻

[1]紀(jì)媛媛.信息時代文書檔案管理工作現(xiàn)狀及創(chuàng)新路徑[J].黑龍江檔案，2021（04）：262-263.

[2]李敏，莫言娟.醫(yī)院文書檔案管理存在問題與質(zhì)量提升策略探討[J].中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2021，12（16）：11-13.

[3]李福裿.文書檔案管理工作與文秘工作一體化建設(shè)路徑[J].黑龍江檔案，2021（04）：108-109.