醫(yī)院新冠肺炎疫情檔案收集管理的問題與對策

張桂好

摘 要：2020年年初，新冠肺炎爆發(fā)，伴隨春運人口的快速流動，病毒一下子傳播至了全國各地。為積極響應(yīng)全國的防控號召，預防疫情蔓延，在各個醫(yī)院內(nèi)做好新冠肺炎的疫情檔案整理和編研有著重要的歷史意義和社會意義。目前，雖然新冠疫情暴發(fā)趨勢得到控制，但是在相關(guān)疫情的檔案收集與管理中，還存在有許多規(guī)范性的問題。如何加強對醫(yī)院新冠肺炎疫情檔案收集管理，構(gòu)建更加完整的管理體制，確保其管理的實效也成了目前亟待解決的一大難題。本文就此展開相關(guān)討論和研究。

關(guān)鍵詞：新冠肺炎;疫情檔案收集管理;問題和對策;措施建議

引言

習近平總書記曾指出：“經(jīng)驗得以總結(jié)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案?！边@是總書記對檔案推動人類社會進步和歷史發(fā)展作用的重要論斷和充分肯定。本次新冠肺炎疫情是新中國成立以來爆發(fā)過規(guī)模最大、傳播速度最快的一次重大突發(fā)性公共衛(wèi)生事件。各大醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)在疫情防控的各項工作中形成了大量檔案資料。這些資料對于公共衛(wèi)生學來說有著重要的價值，不僅記錄了防控疫情的整個階段的重要過程，還記錄了醫(yī)院隔離病房的改造升級、病毒的升級變化、診療技術(shù)的各種變化以及醫(yī)療隊伍的組建、醫(yī)護基礎(chǔ)設(shè)備的籌備等，其檔案資源的內(nèi)容豐富，體現(xiàn)了重要的參考和考證意義。由于此次新冠肺炎傳播速度快，在各項工作部署中很難做到統(tǒng)一與規(guī)范，所產(chǎn)生的檔案涉及量大、范圍廣，檔案管理部門無法及時對檔案內(nèi)容進行規(guī)范和處理，使醫(yī)院新冠肺炎疫情檔案的收集與管理出現(xiàn)了很多不規(guī)范、不準確的情況，這些無疑會影響檔案收集與管理的整體質(zhì)量與效果。出現(xiàn)這些問題，究其原因還有在于對檔案信息收集整理的經(jīng)驗缺乏、收集意識不高、業(yè)務(wù)水平不夠、以及收集不重視等。如何更好地改進現(xiàn)有的醫(yī)院新冠肺炎疫情檔案收集管理現(xiàn)狀，更好地推動有關(guān)檔案信息的整理與管理，確保新冠肺炎疫情的防控更好進行，還需要我們對體制內(nèi)容以及醫(yī)院檔案收集等相關(guān)工作展開進一步的提升。

1 醫(yī)院新冠肺炎疫情檔案收集管理存在的問題

1.1 缺乏收集經(jīng)驗

結(jié)合絕大多數(shù)醫(yī)院實際來看，在近20年來，醫(yī)院都經(jīng)歷過非典、手足口病、甲流等傳染性疾病，也相應(yīng)地開展過檔案信息收集，面對新冠肺炎疫情如此大規(guī)模、快速度的公眾傳染病卻是第一次。醫(yī)院檔案管理在這種特殊情況下缺乏一定的收集經(jīng)驗，在疫情急速發(fā)展的情況下，也會在短時間內(nèi)猛增出大量的信息資源，如何做好這些資料的收集與整理，同時也做好醫(yī)院的疫情防控與病人救治工作，這對于缺乏經(jīng)驗且人力物力各項資源都有限的醫(yī)院來說，都是需要突破和解決的幾大麻煩。在防控形勢嚴峻的背景下，醫(yī)院需要應(yīng)對的各種不確定因素也很多。新冠肺炎感染急劇增長的階段，許多醫(yī)院甚至都沒有足夠的病房和醫(yī)療設(shè)備以供患者使用，還有醫(yī)院的醫(yī)護人員基本上都是連軸轉(zhuǎn)，值班持續(xù)時間都長達幾天幾夜，在這種人力物力極度匱乏的情況下，合理做好檔案資料的分析和管理，確保檔案資料的完整、準確便顯得十分困難和極度不容易。尤其是，在各種突發(fā)情況面前，沒有完整可執(zhí)行的制度體制做指導，檔案收集工作也就變得更加混亂，難以體現(xiàn)出其信息價值和意義。

1.2 收集意識不強

從特定的環(huán)境背景展開分析，在當時疫情肆虐的情況下，醫(yī)院的首要任務(wù)是投入進病人的救治和疫情的防控工作中，做好對感染者的隔離，以及對康復過程中患者檢查與保護。醫(yī)院的上下力量也都全力投入在以醫(yī)療救治為中心的疫情防控工作中。醫(yī)院內(nèi)部的管理者難免會分身乏術(shù)，無法對相關(guān)的疫情信息檔案管理和整理貢獻出其他心力，因此會出現(xiàn)收集意識不強的情況。且從醫(yī)院內(nèi)部的實際情況來看，沒有對醫(yī)療信息相關(guān)的檔案收集與管理體制要求，因為也缺乏體制上的約束，進而也造成了檔案收集工作的難以執(zhí)行，以及相關(guān)人員的意識不夠。還有醫(yī)院內(nèi)部的絕大多數(shù)工作人員都更看重目前的疫情防控工作，認為做檔案信息記錄就是耽誤第一時間、浪費精力的一項工作，片面地認為開展醫(yī)院新冠肺炎疫情檔案收集管理是“不合時宜”，還有對檔案收集整理的意義難以有更具體和深層次的認知。疫情期間，醫(yī)院的忙碌情況，加上各醫(yī)護人員的精力分散，還有做好疫情防控工作的艱巨任務(wù)，這些都導致了相關(guān)人員對疫情相關(guān)資料檔案收集意識不強的問題，也導致了醫(yī)院新冠肺炎疫情檔案收集管理難以展開。

1.3 檔案人員業(yè)務(wù)水平不高

目前很多醫(yī)院內(nèi)部都缺乏專業(yè)性較強的檔案管理人員，檔案人員的業(yè)務(wù)水平普遍較低，很多從事醫(yī)院檔案收集與管理的人員都不具備相關(guān)的專業(yè)知識，有些還是兼職從事的。檔案人員的業(yè)務(wù)水平不高自然也影響到了實際的檔案整理與管理情況。還有在醫(yī)院開展疫情防護工作時，很多檔案工作人員都被臨時調(diào)去醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)，為抗疫診療區(qū)域補充人力，因此檔案相關(guān)整理與管理的工作基本上是暫停的情況，這也導致了醫(yī)院新冠肺炎疫情檔案收集管理難以順利推動。再加上本來人員不夠，醫(yī)院的各項事情復雜繁瑣，與此同時所激增的檔案信息多而細，這也使得檔案相關(guān)人員力不從心，甚至是疲于應(yīng)對，降低了檔案資料整理和收集的有效性，在這些數(shù)量龐大、專業(yè)性極強的防控檔案面前，醫(yī)院沒有足夠的人力以及實力加以應(yīng)對，進而也降低了對檔案信息收集與整理的有效性。針對此次醫(yī)院在檔案管理中所暴露出的各類問題，須在平時加強對檔案相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)培訓，以及提高醫(yī)院內(nèi)部對檔案信息收集與管理的重新認識，以便更好地應(yīng)對之后會出現(xiàn)類似的情況，以此做好各項基礎(chǔ)工作。

1.4 對聲像檔案、實物等資料收集不夠重視

隨著科學技術(shù)的不斷進步，當下社會的信息技術(shù)也越加成熟，加上社交媒體的迅猛發(fā)展，每個人都能進行圖片、影像的記錄，這無疑給檔案資源的收集和整理帶來了更多內(nèi)容。在某種程度也代表了每個人都能記錄時代發(fā)展，也都可以參與進檔案的信息創(chuàng)建和收集。尤其是在醫(yī)院的疫情防控工作中，有許多醫(yī)護人員都拍攝了大量的照片、視頻，這些也都是抗擊疫情時醫(yī)院各醫(yī)護人員所參與到的實物構(gòu)建，還有很多馳援武漢所留下的記錄和視頻、書信，這些也都成為了抗擊疫情過程中反映所有人齊心協(xié)力的一大寶貴信息。這些元素都可以作為檔案資源加以保存，也都能夠在此次疫情防控中作為救治的證明，但是絕大多數(shù)醫(yī)護人員都沒有意識到這些圖片、影像的重要性，因此也沒有意識到這些內(nèi)容可以作為檔案資料進行存儲，醫(yī)院內(nèi)部也沒有對可以進行疫情檔案收集的范圍進行明確規(guī)定，所以很多檔案資料都沒有應(yīng)收盡收，導致了檔案收集內(nèi)容的不完整，也影響了最終的檔案數(shù)據(jù)整理效果，縮減了檔案收集的范圍內(nèi)容，弱化了檔案收集的最終價值。只有充分調(diào)動群眾的力量，不斷整合集體對于檔案收集與管理的認識和資料提供，才能有效拓展檔案信息內(nèi)容，擴大醫(yī)院檔案收集的影響力，促進醫(yī)院新冠肺炎疫情檔案收集管理的整體推進。

2 醫(yī)院新冠肺炎疫情檔案收集管理解決對策

針對目前存在的醫(yī)院新冠肺炎疫情檔案收集與管理的情況，可以發(fā)現(xiàn)所暴露的問題也都是醫(yī)院在檔案工作上表現(xiàn)的一些不足，在之后的醫(yī)院檔案工作中，要盡可能地避免這些影響因素，更好地在醫(yī)院內(nèi)部創(chuàng)建一個完整、規(guī)范的檔案環(huán)境。同時，端正大家對檔案收集與記錄的認識，要明確醫(yī)院內(nèi)部收集檔案的意義，明確疫情檔案整理對社會、對人民的意義，由此擺正態(tài)度，提高醫(yī)院有關(guān)人員對新冠肺炎檔案的認識了解。要想確保整體的檔案管理效果，提高檔案整理的有效性，還需要注意建立起一定的工作機制，通過檔案工作機制的完善，形成完整的檔案工作體系，規(guī)范化醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理工作，增進醫(yī)院醫(yī)護人員對檔案收集與管理的整體理解，優(yōu)化醫(yī)院內(nèi)部的檔案收集環(huán)境，讓檔案資料的收集與整理得到更加穩(wěn)步的發(fā)展。下面就相關(guān)的醫(yī)院新冠肺炎疫情檔案收集管理解決對策進行簡要分析：

2.1 完善工作機制

為確保醫(yī)院新冠肺炎疫情檔案收集和管理有更加穩(wěn)步和健康的發(fā)展環(huán)境，醫(yī)院首先要注意對工作機制的完善。可以做好如下幾點：第一，在成立防控工作領(lǐng)導小組的第一時間也成立疫情檔案工作小組，確保防控工作和疫情檔案收集工作可以同時進行，同時強化對疫情檔案收集工作的理解和認識，協(xié)調(diào)檔案部門與各科室之間的相互配合，提高醫(yī)院工作效率，擴大對檔案人員的組建，盡可能地保證在應(yīng)對突發(fā)情況時不會出現(xiàn)人員上的局限。第二，建立疫情防控檔案收集范圍與內(nèi)容等基本信息的體制和方式，進一步明確在疫情防控過程中檔案收集的相關(guān)范圍和內(nèi)容問題，確保檔案收集的范圍合適。第三，加強檔案工作的進一步規(guī)范和制度明確，可以通過對上級檔案管理部門在針對檔案收集內(nèi)容中提出的相關(guān)要求，進而改進和優(yōu)化醫(yī)院當前的檔案體制，確保檔案構(gòu)建過程的準確和高效。第四，落實各檔案管理人員的工作職責，要求醫(yī)院配備較為齊全的檔案工作者，確保檔案工作不因人手不夠等問題被影響。如果在應(yīng)對突發(fā)情況時，需要檔案人員參與醫(yī)療救治，要相應(yīng)地安排其他人員進行檔案收集與管理的基礎(chǔ)工作，確保檔案收集工作不被影響。第五，分階段對檔案信息內(nèi)容進行有范圍、有時限地移交和處理，防止資料內(nèi)容堆積過多，不方便統(tǒng)一管理。

2.2 加大宣傳力度

另外，為了端正目前醫(yī)院絕大多數(shù)人對于檔案認識的態(tài)度，做好疫情的檔案收集工作，在醫(yī)院內(nèi)部應(yīng)該強調(diào)疫情檔案收集的重要性，加大對疫情檔案使用的宣傳力度。讓各醫(yī)護人員能夠意識到檔案收集對醫(yī)院來說的重要意義，對推動防護工作更好進行的重要意義。這也需要國家相關(guān)部門在發(fā)布醫(yī)院防疫政策時，也要注意提醒醫(yī)院內(nèi)部對防疫檔案的建設(shè)和收集。做好疫情防控檔案工作的文件精神，確保醫(yī)院內(nèi)部能夠?qū)⒏鳈n案收集工作落到實處。再者，通過醫(yī)院內(nèi)部平臺，普及醫(yī)院防疫信息檔案收集的意義與用處，讓更多醫(yī)護人員了解檔案收集的重要性，端正在檔案收集工作中的工作態(tài)度，營造良好的檔案收集工作氛圍，擴大對檔案收集工作的認識和管理。

2.3 加強業(yè)務(wù)指導

針對目前很多醫(yī)院檔案人員的業(yè)務(wù)水平較低的問題，醫(yī)院要注意對疫情檔案工作小組的專業(yè)性提高研究，要能夠進一步的加強檔案管理的業(yè)務(wù)指導，通過檔案管理的各項工作推進，并以每項工作目標和要求作為檔案收集與管理的標準，從而構(gòu)建完整的檔案收集學習體系。在醫(yī)院內(nèi)部還可以增進檔案人員的互相溝通，讓檔案員互相交流經(jīng)驗、總結(jié)做法。同時，還要注意對醫(yī)院內(nèi)部的相關(guān)科室工作人員進行工作督促，提高對檔案收集與管理的重視度，強調(diào)醫(yī)護人員應(yīng)該做到的檔案管理要求，進一步完善檔案工作的各方面提升。此外，還有對醫(yī)護人員在疫情防控中涉及的實物信息收集，比如一些圖片、影像、書信、榮譽等，做好檔案內(nèi)容的分類，同時加強對檔案內(nèi)容的實物處理，確保檔案收集過程中的及時、完整、具體，通過多樣的檔案管理要求，以及檔案體制的約束進而確保醫(yī)院新冠肺炎疫情檔案收集管理得到穩(wěn)步提升。

總結(jié)

綜上所述，在有關(guān)醫(yī)院新冠肺炎疫情檔案收集管理討論中，我們了解到開展對新冠肺炎疫情的檔案收集對社會進步、人類健康以及祖國發(fā)展的重要性，檔案資料的收集與整理不僅是為了做好與之前爆發(fā)過的疫情做經(jīng)驗對比，給之后可能出現(xiàn)的突發(fā)性衛(wèi)生情況提供價值參考，也是為了記載人類智慧以及在防控這次疫情期間各行各業(yè)人們所做出的貢獻和取得的成果。但是由于疫情爆發(fā)與傳染的速度過快，目前醫(yī)院對于新冠肺炎疫情檔案收集管理工作還有許多做得不足的地方，也還存在有許多問題，針對當前表現(xiàn)出的收集經(jīng)驗缺乏、檔案人員業(yè)務(wù)水平、收集重視度不高等問題，本文提出對工作機制的完善，通過加大對疫情防控檔案工作機制的完善與宣傳力度的提升，從而提高相關(guān)工作人員對疫情防控檔案信息的管理重視度，還有對應(yīng)的專業(yè)素養(yǎng)培訓和業(yè)務(wù)指導。相信通過這些方面的不斷完善，可以讓疫情防控的檔案資料更好地發(fā)揮其實際作用，做好醫(yī)療檔案防控內(nèi)容的綜合提高。截至目前，醫(yī)院收集到的疫情防控檔案包含的內(nèi)容也有很多，在之后的工作中還將繼續(xù)完善健康指導計劃，將形成的檔案內(nèi)容更加細化、深化，把檔案整理工作做足做細，由此進一步加強醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案收集與整理工作，讓檔案信息更好地服務(wù)于社會，也更好地體現(xiàn)出檔案收集與整理的價值意義。

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（作者單位：東莞市第八人民醫(yī)院（東莞市兒童醫(yī)院））

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