楊忠祥，冉 政

（重慶安全技術(shù)職業(yè)學(xué)院，重慶 404000）

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)和科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，信息資源也越來(lái)越豐富，各類(lèi)信息以幾何倍數(shù)增長(zhǎng)，呈現(xiàn)多維度、碎片化，信息的收集與整理、傳遞與交流越來(lái)越重要。應(yīng)用文作為黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人在日常工作、學(xué)習(xí)、生活中辦理公務(wù)以及處理個(gè)人事務(wù)而使用的實(shí)用性文章，成為信息時(shí)代不可替代的重要的傳播手段和工具。

無(wú)論是黨政機(jī)關(guān)在依法治國(guó)、行政管理中，通過(guò)使用通知、通報(bào)、請(qǐng)示、批復(fù)等公務(wù)文書(shū)來(lái)傳達(dá)指令；還是企事業(yè)單位在處理日常事務(wù)、開(kāi)展各項(xiàng)工作中，通過(guò)使用計(jì)劃、總結(jié)等事務(wù)文書(shū)來(lái)規(guī)劃安排；以及社會(huì)團(tuán)體在進(jìn)行商務(wù)往來(lái)、信息交流中，通過(guò)使用函件、書(shū)信等常用文書(shū)來(lái)溝通情感等，都離不開(kāi)應(yīng)用文的使用。至于個(gè)人的學(xué)習(xí)、工作以及評(píng)職晉升等更是離不開(kāi)求職信、畢業(yè)論文、述職報(bào)告和學(xué)術(shù)論文等應(yīng)用文的書(shū)寫(xiě)。

1 應(yīng)用文書(shū)寫(xiě)作是大學(xué)生必備的寫(xiě)作技能

當(dāng)今時(shí)代，信息就是生產(chǎn)力，誰(shuí)對(duì)信息的掌握越充實(shí)、運(yùn)用越及時(shí)，就能更加主動(dòng)，更易成功。應(yīng)用寫(xiě)作在信息加工、存儲(chǔ)、交流、傳遞等方面突出的工具性質(zhì)，決定了不管你學(xué)習(xí)的是什么專(zhuān)業(yè)、從事的是什么職業(yè)，都要學(xué)好應(yīng)用文，寫(xiě)好應(yīng)用文。不但如此，大學(xué)生學(xué)習(xí)應(yīng)用文還具有以下現(xiàn)實(shí)意義。

1.1 強(qiáng)化寫(xiě)作訓(xùn)練，提升綜合素質(zhì)

聽(tīng)、說(shuō)、讀、寫(xiě)這四種能力是現(xiàn)代人才所必備的基本素養(yǎng)。其中，寫(xiě)作能力的考核最能檢測(cè)出一個(gè)人綜合素質(zhì)。應(yīng)用寫(xiě)作能力的訓(xùn)練，不但能幫助學(xué)生學(xué)習(xí)和掌握各類(lèi)文種的使用范圍和寫(xiě)作規(guī)范，而且能培養(yǎng)學(xué)生善于思考和發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的能力，從而提升其綜合素質(zhì)。

1.2 拓寬知識(shí)半徑，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)

應(yīng)用寫(xiě)作包括事務(wù)文書(shū)、黨政公文、法律文書(shū)等多個(gè)類(lèi)型、多個(gè)文種，廣泛應(yīng)用于黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等多個(gè)領(lǐng)域以及多個(gè)事務(wù)活動(dòng)中。學(xué)習(xí)應(yīng)用文寫(xiě)作，就可以拓寬學(xué)生知識(shí)半徑，使其知識(shí)能力結(jié)構(gòu)更加系統(tǒng)、更加合理，進(jìn)一步拓展其成長(zhǎng)空間。

1.3 展示個(gè)人能力，增添競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)

工作中，你如果不僅業(yè)務(wù)水平過(guò)硬、管理能力突出，而且寫(xiě)作能力一流，就能夠把你的經(jīng)驗(yàn)不斷地總結(jié)出來(lái)、傳播出去，從而實(shí)現(xiàn)信息共享，交流學(xué)習(xí)，得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和同事的肯定，必將會(huì)有更多的發(fā)展機(jī)會(huì)和成長(zhǎng)空間。

1.4 滿(mǎn)足工作需要，提高業(yè)務(wù)水平

應(yīng)用文是從業(yè)務(wù)和管理工作中逐漸形成和規(guī)范、發(fā)展起來(lái)的，應(yīng)用文已經(jīng)嵌入到具體的業(yè)務(wù)和管理活動(dòng)中，并且已經(jīng)成為業(yè)務(wù)要件，或管理資料，是業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)必不可少一部分。學(xué)習(xí)和使用應(yīng)用文是個(gè)人做好業(yè)務(wù)工作的必備技能，學(xué)好、寫(xiě)好應(yīng)用文也必能提高個(gè)人的業(yè)務(wù)水平。

2 黨政機(jī)關(guān)公文撰寫(xiě)考察大學(xué)生綜合素質(zhì)

在應(yīng)用文寫(xiě)作中，不僅需要作者個(gè)人有較高的寫(xiě)作水平，而且需要有較強(qiáng)的溝通能力和團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識(shí)等綜合素質(zhì)。下面就以重慶市大學(xué)生公文寫(xiě)作技能競(jìng)賽團(tuán)體賽為例談一談如何考察大學(xué)生的綜合素質(zhì)的。

2017年10月22日，重慶市第二屆大學(xué)生公文寫(xiě)作技能競(jìng)賽如期舉行，來(lái)自全市26所本科院校、30所高職院校參加決賽，共691名大學(xué)生參加個(gè)人賽和團(tuán)體賽的角逐。團(tuán)體賽給出以下材料和要求：

根據(jù)下列材料,撰寫(xiě)一份法定公文的電子文檔。

【材料】

1.ΧΧ省外資局2016年6月20日與美國(guó)紐約市ΧΧ設(shè)備公司簽訂合同。合同主要條款為引進(jìn)美國(guó)紐約市ΧΧ設(shè)備公司設(shè)備，合同約定ΧΧ省外資局須在2017年下半年組團(tuán)赴美檢驗(yàn)擬引進(jìn)設(shè)備質(zhì)量。

2.2017 年7月15日，美國(guó)紐約市ΧΧ設(shè)備公司來(lái)函，邀請(qǐng)ΧΧ省外資局組團(tuán)赴美履約。

3.ΧΧ省外資局經(jīng)過(guò)充分研究后決定組團(tuán)，于2017年11月20日啟程赴美，代表團(tuán)團(tuán)長(zhǎng)為黃ΧΧ局長(zhǎng)，一行共計(jì)5人。赴美行程預(yù)計(jì)8天。所需經(jīng)費(fèi)已納入外資局財(cái)務(wù)年度預(yù)算，由外資局按有關(guān)規(guī)定自行解決。

4.ΧΧ省外資局的上級(jí)主管機(jī)關(guān)是ΧΧ省人民政府。

5.按照相關(guān)規(guī)定，本份文件需送該省省委組織部，省政府辦公室，省政府財(cái)政廳，省政府外事僑務(wù)辦公室。

6.這是ΧΧ省外資局2017年發(fā)出的38個(gè)公文。

7.所涉附件包括：合同；美方邀請(qǐng)函；赴美代表團(tuán)成員簡(jiǎn)況；赴美經(jīng)費(fèi)預(yù)算。

8.這份公文的簽發(fā)時(shí)期是2017年8月10日；是8月12日印發(fā)的。

具體要求是：文面由公文版頭、主體、版記三部分組成，各格式要素規(guī)范、正確；標(biāo)題擬制規(guī)范、文種選用正確；正文寫(xiě)作應(yīng)主旨明確、選材精當(dāng)、結(jié)構(gòu)合理、用語(yǔ)得體，符合規(guī)則；成文后于決賽現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行決賽陳述“說(shuō)公文”。

以上材料引用自《重慶市第二屆大學(xué)生公文寫(xiě)作技能競(jìng)賽團(tuán)體決賽試卷》。

從考題的設(shè)計(jì)和寫(xiě)作要求來(lái)看，筆者認(rèn)為此次公文寫(xiě)作不僅考察了大學(xué)生的公文寫(xiě)作能力，更考驗(yàn)了大學(xué)生的綜合素質(zhì)，對(duì)高校學(xué)生綜合素養(yǎng)的培養(yǎng)有極大的參考價(jià)值和促進(jìn)作用。

2.1 從公文文種的選擇檢驗(yàn)大學(xué)生分析理解能力

公文寫(xiě)作中，文種的選擇非常重要，不用、錯(cuò)用或生造文種，不僅會(huì)給公文的撰寫(xiě)和制作帶來(lái)麻煩，而且會(huì)對(duì)公文的效用產(chǎn)生影響。公文文種的選擇不但要符合寫(xiě)作要求，而且要嚴(yán)格遵循黨政機(jī)關(guān)公文文種的使用規(guī)則。

公文文種的選擇主要從以下三個(gè)方面入手：

（1）仔細(xì)辨別發(fā)文機(jī)關(guān)與受文機(jī)關(guān)的工作關(guān)系。當(dāng)雙方存在領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系時(shí)，就可以選用下行文種或上行文種；當(dāng)雙方存在平行關(guān)系（同系統(tǒng)中的同級(jí)機(jī)關(guān)之間）或不相隸屬關(guān)系（非同一系統(tǒng)的任何機(jī)關(guān)之間）時(shí)，就只能選用平行文種。

（2）嚴(yán)格遵守發(fā)文機(jī)關(guān)法定或規(guī)定權(quán)限。就是根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的職責(zé)、權(quán)力范圍，選擇與之相適應(yīng)的公文文種。比如，“命令”適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級(jí)、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。它屬于領(lǐng)導(dǎo)性公文，除軍隊(duì)系統(tǒng)之外，只有憲法和法律明確規(guī)定有權(quán)發(fā)布命令的機(jī)關(guān)才能使用，其他任何機(jī)關(guān)不得隨意使用。

（3）切實(shí)滿(mǎn)足行文目的和公文主題的需要。在15種公文文種中，有一部分文種性質(zhì)相近或相同，但具體用途不同，分別適用于表現(xiàn)不同的公文主題，表明不同的行文目的，而且在公文閱讀、辦理、答復(fù)、執(zhí)行等方面具有不同的要求。比如，“報(bào)告”和“請(qǐng)示”同屬上行文種，但行文目的和主題表現(xiàn)上卻有不同的功用?！皥?bào)告”適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)，不能帶請(qǐng)示事項(xiàng)，上級(jí)機(jī)關(guān)收文后也不需要答復(fù)；“請(qǐng)示”適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，上級(jí)機(jī)關(guān)收文后必須做出答復(fù)。

綜上所述，通過(guò)分析，筆者認(rèn)為本次競(jìng)賽在文種的選擇上要重點(diǎn)做好以下兩個(gè)方面：

（1）搞清楚層級(jí)關(guān)系和報(bào)批程序，判斷行文方向。從所給材料中提到的ΧΧ省外資局、ΧΧ省人民政府、省委組織部、省政府辦公室、省政府財(cái)政廳、省政府外事僑務(wù)辦公室等幾個(gè)單位名稱(chēng)，以及材料中的有關(guān)提示，可以判斷出兩種行文關(guān)系：一種ΧΧ省外資局發(fā)給ΧΧ省人民政府的上行文；一種是ΧΧ省外資局發(fā)給省委組織部、省政府辦公室、省政府財(cái)政廳、省政府外事僑務(wù)辦公室的平行文。但從寫(xiě)作要求看，因平行文涉及多個(gè)收文機(jī)關(guān)，且收文機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)各有不同，如果各寫(xiě)一份文件，既不符合寫(xiě)作要求，也不符合行文要求。通過(guò)分析，選擇上行文就合理得多：一是因?yàn)槭瘴臋C(jī)關(guān)只有一個(gè)，層級(jí)關(guān)系清晰；二是可以采用抄送的形式同時(shí)發(fā)給其他機(jī)關(guān)，顧及了多個(gè)受文對(duì)象。

（2）搞清楚事件性質(zhì)和行文時(shí)間，確定公文文種。在弄清楚行文方向后，從材料所列事項(xiàng)分析，這是事關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人出國(guó)和涉外物資采購(gòu)的重大事項(xiàng)，必須經(jīng)過(guò)上級(jí)主管部門(mén)審批同意才能實(shí)施。由此可見(jiàn)，該公文的文種適宜用上行文中的“請(qǐng)示”。另外，從事件的時(shí)間上分析，此公文應(yīng)該是在出國(guó)前報(bào)送，按上行文中事前用“請(qǐng)示”，事后用“報(bào)告”的行文規(guī)則，可以確定該篇公文的文種只能用“請(qǐng)示”。

2.2 從公文內(nèi)容的安排檢驗(yàn)大學(xué)生語(yǔ)言表達(dá)能力

公文的種類(lèi)不同，內(nèi)容的安排也不盡相同，寫(xiě)作的側(cè)重和語(yǔ)言的運(yùn)用也有所差別。

2.2.1 把握請(qǐng)示的寫(xiě)作要點(diǎn)，合理選擇安排材料。

請(qǐng)示的正文主要包括請(qǐng)示原因、事項(xiàng)、要求等三部分，請(qǐng)示時(shí)應(yīng)充分陳述理由，提出具體的解決方案和明確的請(qǐng)求。從所給材料可以明確該份請(qǐng)示包含的事項(xiàng)有：履約赴美檢驗(yàn)擬引進(jìn)設(shè)備質(zhì)量，赴美人員安排，赴美經(jīng)費(fèi)預(yù)算等內(nèi)容。因此，在材料的組織上就可以圍繞“引進(jìn)設(shè)備”這一中心事件展開(kāi)，按事件的原因、處理辦法、有關(guān)要求有條理地進(jìn)行安排就行了。

2.2.2 把握請(qǐng)示的語(yǔ)言特點(diǎn)，恰當(dāng)使用表述語(yǔ)言

請(qǐng)示作為應(yīng)用文種之一，除了具備應(yīng)用文寫(xiě)作時(shí)要求具有簡(jiǎn)練、樸實(shí)、得體的語(yǔ)言特點(diǎn)外，還因其作為公文文種有其獨(dú)特的語(yǔ)言表述要求。

（1）內(nèi)容要簡(jiǎn)潔準(zhǔn)確，不要模糊失實(shí)?！罢?qǐng)示”是下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某項(xiàng)工作或某個(gè)問(wèn)題給予指示、批準(zhǔn)時(shí)所使用的請(qǐng)求性公文，得到上級(jí)機(jī)關(guān)的幫助、明確指示和批準(zhǔn),是其最終目的。因此，行文者應(yīng)熟悉掌握單位有關(guān)規(guī)章制度，根據(jù)所在單位實(shí)際情況及實(shí)際需求，在請(qǐng)示某項(xiàng)事情或開(kāi)展某項(xiàng)工作時(shí)，知道該怎么做，有的放矢，做到事項(xiàng)明晰，原因清楚，理由充足，合乎法律規(guī)范。這樣才會(huì)讓“請(qǐng)示”的寫(xiě)作有針對(duì)性，內(nèi)容真實(shí)明確。

（2）語(yǔ)言要恰到好處，不要泛泛而談。請(qǐng)示是一門(mén)“說(shuō)服”藝術(shù)，得到上級(jí)的批準(zhǔn)、同意或指示為是其最終目的。為達(dá)到這一目的，寫(xiě)作時(shí)要做到以下四點(diǎn)：一是要從客觀需要出發(fā)，表明請(qǐng)示事項(xiàng)的必要性；二是要突出重點(diǎn)，明晰解決問(wèn)題的重要性；三是寫(xiě)出亟待解決的程度，體現(xiàn)事情的緊迫性；四是詞句懇切真誠(chéng)，期冀得到領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的盡快批復(fù)，用語(yǔ)要有藝術(shù)性。

（3）語(yǔ)氣要謙虛得體，不要生搬硬套。請(qǐng)示屬于上行文，主送的對(duì)象是上級(jí)單位，因此，在用語(yǔ)和措辭上必須體現(xiàn)對(duì)上級(jí)單位的尊重，語(yǔ)氣要謙和、講究禮貌，在結(jié)尾處多用“望”“請(qǐng)”“望批示”等以示尊重，切勿使用“務(wù)必”“盡快”之類(lèi)帶命令性和強(qiáng)制性口氣的詞語(yǔ)。

2.3 從格式的編排檢驗(yàn)大學(xué)生應(yīng)用寫(xiě)作能力

2.3.1 區(qū)分公文文種，構(gòu)建公文格式框架

不同的公文文種，格式框架有所差別。一篇常用公文的格式主要由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、結(jié)束語(yǔ)、發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)和成文日期等幾個(gè)部分組成。此外，有的公文根據(jù)實(shí)際需要還有附件、附注等格式內(nèi)容。結(jié)合試題所給材料分析，按照請(qǐng)示的格式要求，該篇公文的格式框架應(yīng)設(shè)計(jì)為：首行居中寫(xiě)標(biāo)題；另起兩行頂格寫(xiě)主送機(jī)關(guān)，后加冒號(hào)；主送機(jī)關(guān)下另起一行首行空兩格分段寫(xiě)正文，分段敘述；正文結(jié)束后另起一行空兩格寫(xiě)結(jié)束語(yǔ)；再另起兩行空兩格寫(xiě)附件及附件名稱(chēng)；再另起一行居右寫(xiě)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，另起一行居右空4個(gè)字符寫(xiě)發(fā)文日期；另起一行空兩格加括號(hào)寫(xiě)附注。

2.3.2 嚴(yán)格寫(xiě)作規(guī)范，完善公文格式內(nèi)容

弄清了公文的格式后，就需要對(duì)每個(gè)版塊的內(nèi)容進(jìn)行完善。按照請(qǐng)示行文的要求和寫(xiě)作規(guī)范，其格式內(nèi)容寫(xiě)作要求為：請(qǐng)示屬于上行文，為表示對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的尊重，標(biāo)題應(yīng)采用完全式格式，由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)+事由+文種組成；為確保請(qǐng)示實(shí)效性，其主送機(jī)關(guān)只能寫(xiě)一個(gè)，其他需告知或協(xié)助的單位用抄送；因?yàn)檎?qǐng)示事項(xiàng)需要上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)或指示，所以正文需說(shuō)明請(qǐng)示事項(xiàng)的緣由、具體做法及請(qǐng)批要求等，并按“為什么”“是什么”“怎么辦”的順序加以闡述，其中“為什么”必須進(jìn)行充分說(shuō)明，“是什么”必須簡(jiǎn)潔明了，“怎么辦”必須切實(shí)可行；因請(qǐng)示面對(duì)的是上級(jí)機(jī)關(guān)，結(jié)束語(yǔ)必須誠(chéng)懇謙虛，而且要符合請(qǐng)示文種慣例；請(qǐng)示事項(xiàng)中如有需補(bǔ)充說(shuō)明或上級(jí)知曉的內(nèi)容，又不便在正文中闡述的，就用附件的形式說(shuō)明；因請(qǐng)示需上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)，為便于上級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)一步了解情況和答復(fù)有關(guān)詢(xún)問(wèn)，需在發(fā)文日期后添上附注，寫(xiě)明請(qǐng)示事項(xiàng)的聯(lián)系人和電話。

由此可見(jiàn)，書(shū)寫(xiě)一篇公文，我們要重點(diǎn)分析以下幾個(gè)方面：（1）“什么事”，理清事情的性質(zhì)、主體及目的意義；（2）“怎么做”，分析事情的處理辦法、步驟和措施；（3）“如何寫(xiě)”，把握寫(xiě)作的要求、行文的目的和方向、公文的格式和內(nèi)容。理清了這三個(gè)方面，無(wú)論是文種的選擇、內(nèi)容的安排，還是格式的構(gòu)建、語(yǔ)言的運(yùn)用，都迎刃而解了。

2.3.3 應(yīng)用文書(shū)知識(shí)考查規(guī)范大學(xué)生寫(xiě)作技能

在重慶市大學(xué)生公文寫(xiě)作技能個(gè)人賽中，主要以應(yīng)用文書(shū)寫(xiě)作知識(shí)為考查內(nèi)容，包括文種的適用范圍、應(yīng)用文格式、公文辦理等應(yīng)用文寫(xiě)作常識(shí)，以及指出并修改常用應(yīng)用文典型錯(cuò)誤等?？梢哉f(shuō)，個(gè)人賽試題是對(duì)大學(xué)生應(yīng)用文知識(shí)和寫(xiě)作技能的全面考查，也切合了應(yīng)用文這種有著規(guī)范體式和慣用模式的文體在使用過(guò)程中務(wù)必保持其固有的行文規(guī)范的要求，為大學(xué)生在今后的工作中正確使用應(yīng)用文，切實(shí)發(fā)揮其功用指明了方向。

綜上所述，公文寫(xiě)作不僅僅考查大學(xué)生的公文知識(shí)和寫(xiě)作能力，還考查了大學(xué)生社會(huì)認(rèn)知、分析理解、信息處理等綜合素質(zhì)，這種形式的競(jìng)賽，可以說(shuō)是對(duì)高校學(xué)生綜合素質(zhì)培養(yǎng)的大膽嘗試和成功經(jīng)驗(yàn)，值得推廣。