提升開放大學(xué)檔案管理工作水平的路徑探索

張 捷

（四川省德陽開放大學(xué) 四川·德陽 618000）

從開放大學(xué)的檔案資料當(dāng)中能夠獲取學(xué)校在不同階段當(dāng)中的整體面貌，以及所發(fā)生的重要的歷史事件。而加強(qiáng)檔案管理工作是學(xué)校改革發(fā)展的必然使命，為學(xué)校編史修志工作、日常管理工作提供了重要的資料依據(jù)，為學(xué)校科學(xué)研究工作提供了重要的數(shù)據(jù)支撐等。由此可見，加強(qiáng)檔案管理對學(xué)校正常開展各項管理工作具有舉足輕重的作用，為學(xué)校的改革發(fā)展提供必要的資料保障。但是就當(dāng)前開放大學(xué)檔案管理工作水平而言，整體偏低，從而使得相關(guān)的工作開展得并不順利。因此，提升開放大學(xué)檔案管理工作水平是當(dāng)前相關(guān)人員研究和探索的重要方向。

1 開放大學(xué)檔案管理工作存在的問題

1.1 管理理念落后，管理方式單一

很多工作人員對于檔案管理工作的認(rèn)知存在一定的偏差，理解不夠透徹，認(rèn)為檔案管理只是簡單地對檔案資料進(jìn)行收集、整理、分類、整合，是一項枯燥乏味、不需要專業(yè)知識且具有機(jī)密性的工作類型。由于管理理念比較落后，缺乏對管理模式的創(chuàng)新性探索和研究，缺乏對信息技術(shù)的有效運(yùn)用，管理手段比較單一，管理機(jī)制比較落后，傳統(tǒng)的手工整理仍然占據(jù)主要地位，管理形式大過于內(nèi)容，很多工作人員在檔案管理過程當(dāng)中態(tài)度敷衍，造成了嚴(yán)重的資源浪費(fèi)現(xiàn)象。

1.2 管理人員素質(zhì)有待提升

就當(dāng)前檔案管理工作隊伍層面而言，管理人員的綜合素質(zhì)偏低。學(xué)校相關(guān)人員對檔案管理工作重視程度不夠，雖然說大學(xué)為學(xué)校的檔案管理工作配置了相關(guān)的人力資源和物力資源。但是由于傳統(tǒng)服務(wù)理念的局限性，很多的檔案管理工作者沒有清晰地認(rèn)知到自己的角色定位，缺乏主動服務(wù)的意思，往往是被動為他人提供檔案管理服務(wù)。另一方面，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案信息更新的速度越來越快，檔案管理模式也在不斷地創(chuàng)新和改革。檔案管理工作者的綜合素養(yǎng)直接影響了管理工作效率和質(zhì)量，而學(xué)校方面也忽視了對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)。由此可見，目前大學(xué)檔案管理的水平較低的原因是多方面因素的綜合作用的結(jié)果。

1.3 檔案管理隊伍不夠穩(wěn)定

社會文化趨于多元化方向發(fā)展，對工作人員的職業(yè)規(guī)劃、就業(yè)理念的沖擊較大。因此，檔案管理方面的人才流動率非常大。一旦檔案管理工作交接時間間隔比較久，就會造成檔案資料的堆積；或者工作交接當(dāng)中有遺漏事項，則很容易導(dǎo)致檔案的遺失。

2 提升開放大學(xué)檔案管理工作水平的必要性

2.1 迎合信息化發(fā)展的要求

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)在不斷地更新改革，信息技術(shù)運(yùn)用在各行各業(yè)當(dāng)中為人們的生活、學(xué)習(xí)、生產(chǎn)提供了足夠的便捷。再者，由于傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)信息化背景下檔案管理發(fā)展的需求。因此，提升檔案管理水平，促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化發(fā)展是不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。在信息化背景之下，創(chuàng)新檔案管理模式，一方面可以給參考者提供更快速的檔案管理服務(wù)，展示全面的、多元化的檔案資料。另一方面，加強(qiáng)檔案的信息化管理可以節(jié)省一定的人力資源，避免人為管理存在的失誤，加快檔案資料的傳遞，延長檔案資料的壽命，使得檔案資料能夠長期、完整地保存下來。

2.2 促進(jìn)檔案管理事業(yè)的優(yōu)化改革

在傳統(tǒng)的檔案管理環(huán)節(jié)，種類多、數(shù)量大的檔案資料增強(qiáng)了檔案管理工作的難度，從而使得檔案管理工作耗費(fèi)了大量的人力、物力。而在當(dāng)前的時代背景之下，以信息技術(shù)為依托的創(chuàng)新型檔案管理模式，能夠有效地提高檔案管理的效率和水平，推動檔案管理事業(yè)的發(fā)展。一定程度而言，檔案管理事業(yè)的發(fā)展改革是學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展改革的重要驅(qū)動力。

3 提升開放大學(xué)檔案管理工作水平的策略

3.1 更新檔案管理理念，優(yōu)化檔案管理手段

首先，學(xué)校方面應(yīng)該對檔案管理相關(guān)的工作引起重視，深刻地認(rèn)識到檔案管理對學(xué)校發(fā)展改革的重要意義，采取有效的措施建一個全新的檔案管理環(huán)境，加強(qiáng)檔案管理的秩序，突破傳統(tǒng)管理模式的桎梏，從僵化的、固有的管理思維當(dāng)中解脫出來，真正做到與時俱進(jìn)，跟隨時代發(fā)展的腳步，充分地利用信息化技術(shù)資源，體現(xiàn)其優(yōu)勢，展現(xiàn)其價值，實現(xiàn)科學(xué)化檔案管理。

另外，相關(guān)的檔案管理工作者作為直接的負(fù)責(zé)人，應(yīng)該學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，樹立良好的服務(wù)意識，認(rèn)真履行自身的職責(zé)，結(jié)合學(xué)校發(fā)展的實際情況，積極調(diào)整、優(yōu)化、創(chuàng)新改革檔案管理模式，豐富檔案管理的手段。

3.2 制定科學(xué)的完善的檔案管理制度

俗話說：“無規(guī)矩難成方圓”，檔案管理制度是否完善、是否科學(xué)直接影響檔案管理的水平。由此可見，制定科學(xué)完善的檔案管理制度尤為關(guān)鍵，直接影響檔案管理工作能否在學(xué)校的各項工作當(dāng)中貫徹、落實的程度。具體的管理制度可以從以下幾個方面著手。

其一，建立檔案主管部門以及相關(guān)的責(zé)權(quán)部門，明確各個部門之間的職責(zé)范圍，使得各個部門之間能夠合理分工，積極協(xié)作，在檔案管理工作當(dāng)中貢獻(xiàn)自己的力量。

其二，嚴(yán)格明確歸檔方式，以及檔案材料的歸檔時期歸檔內(nèi)容，從而保證歸檔資料的完整性和連續(xù)性。

其三，規(guī)范檔案管理的流程。檔案管理資料比較重要，稍有遺失則會造成嚴(yán)重的后果。因此，加強(qiáng)檔案管理的重要環(huán)節(jié)，則是規(guī)范檔案管理的流程。相關(guān)的檔案管理人員應(yīng)該按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，開展保管、轉(zhuǎn)遞檔案等相關(guān)工作，確保檔案材料的可靠性、真實性、完善性。

其四，建立責(zé)任制和考核制度。檔案管理是一項機(jī)密且重要的任務(wù)。因此加強(qiáng)責(zé)任制度在檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用能夠有效地提升檔案管理人員的責(zé)任意識，實現(xiàn)檔案管理的有據(jù)可考。另外，加強(qiáng)考核制度在檔案管理中的應(yīng)用，能夠有效地反饋檔案管理工作人員的工作情況和管理水平，從根本上提升檔案管理的效率，優(yōu)化檔案管理的質(zhì)量。

3.3 提升檔案管理隊伍的整體素質(zhì)

檔案管理工作者的綜合素養(yǎng)直接影響了檔案管理的水平，提升檔案管理隊伍的整體素質(zhì)是學(xué)校應(yīng)該著重關(guān)注的環(huán)節(jié)，主要可以從以下幾個方面著手。

其一，提升檔案管理人員的法律意識。保障檔案資料的私密性、安全性和保密性是檔案管理人員的基本素養(yǎng)。提升檔案管理人員的法律意識，讓相關(guān)的人員充分地意識到保護(hù)檔案資料當(dāng)中的隱私問題的重要意義，使得當(dāng)人員能夠深刻認(rèn)知檔案管理是一項嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，?yīng)該以認(rèn)真的態(tài)度對待這一份工作。

其二，加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)。在信息化背景之下，學(xué)校方面應(yīng)該定期或者不定期的對檔案管理人員展開計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用方面的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)，增加專業(yè)知識的儲備，能夠熟練的運(yùn)用檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的輸入、收發(fā)、轉(zhuǎn)遞以及遠(yuǎn)程檔案管理，從而使得檔案管理工作能夠有序高效、順利地開展。另一方面，應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理人員服務(wù)意識的培訓(xùn)，認(rèn)知自身的角色定位，明確自身的職責(zé)，不斷拓展檔案管理服務(wù)渠道，增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識和責(zé)任意識。

其三，完善檔案管理人員的激勵管理機(jī)制。通過完善激勵管理機(jī)制，對檔案管理人員的考核、晉升渠道進(jìn)行明確規(guī)定，調(diào)動檔案管理人員參與管理工作的積極性，點燃工作熱情，激發(fā)工作動力，通過不斷的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)自我的工作能力，提升檔案管理水平，從而使得相關(guān)的工作人員在檔案管理這一舞臺上充分地展示自己的才能。

一支優(yōu)質(zhì)的檔案管理人才隊伍是開展檔案管理工作的核心。所以學(xué)校方面在完善檔案管理人員資源配置以及配套管理等方面應(yīng)該投入更多的時間、精力，金錢，從而保障檔案管理人才隊伍的穩(wěn)定性，減少人才的流失。

4 總結(jié)

總而言之，文章主要從多個角度對開放大學(xué)檔案管理工作當(dāng)中存在的問題進(jìn)行詳細(xì)的分析，然后從信息發(fā)展的要求以及檔案管理事業(yè)的改革發(fā)展這兩個方面闡述了提升開放大學(xué)檔案管理工作水平的必要性。最后指明了提升開放大學(xué)檔案管理工作水平的策略，主要可以從更新檔案管理理念，優(yōu)化檔案管理手段；制定科學(xué)的完善的檔案管理制度；提升檔案管理隊伍的整體素質(zhì)等方面著手。