加快醫(yī)院文書檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)踐研究

劉丹妮

摘要：經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展背景下，各類先進(jìn)技術(shù)逐步用于各領(lǐng)域中，做好檔案管理工作作為醫(yī)院核心工作內(nèi)容，需對(duì)其加以重視，因其承載醫(yī)院管理活動(dòng)及其機(jī)構(gòu)建設(shè)狀況，提高醫(yī)院檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理更具規(guī)范化、數(shù)字化。新時(shí)期背景下，醫(yī)院檔案管理需與時(shí)俱進(jìn)，從多方面提出有效的管理措施，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化、信息化，全方位貫徹及落實(shí)醫(yī)院各項(xiàng)工作，為廣大群眾提供提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。本文主要闡述醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)特征及其價(jià)值，分析醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)困境，以此提出針對(duì)性解決措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理;信息化;建設(shè)策略

【中圖分類號(hào)】R197.3 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1673-9026（2022）03--01

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，各類新型技術(shù)不斷推廣及應(yīng)用，醫(yī)院檔案信息呈爆發(fā)式增加，對(duì)其管理提出新的挑戰(zhàn)，需加快醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，與時(shí)代發(fā)展要求相吻合，可進(jìn)一步提升檔案管理水平。醫(yī)院文書檔案記錄醫(yī)院日?；顒?dòng)，其主要以電子檔案、紙質(zhì)文件存儲(chǔ)方式為主，作為各項(xiàng)行政管理工作的憑證。醫(yī)療機(jī)構(gòu)文書檔案種類繁多，具有一定的復(fù)雜性，受多重因素的影響，難以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，干擾各項(xiàng)服務(wù)全面貫徹及落實(shí)，需從多層次、多視角提出創(chuàng)新點(diǎn)，為醫(yī)院檔案管理規(guī)范化提供驅(qū)動(dòng)力。

一、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)價(jià)值分析

充分借力各類信息技術(shù)，提高醫(yī)院檔案管理工作效率，創(chuàng)新檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)，提升醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益。醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部工作內(nèi)容較多，醫(yī)院檔案管理作為重要管理內(nèi)容，其信息化建設(shè)價(jià)值體現(xiàn)在以下幾方面：

（1）確保信息存儲(chǔ)傳遞安全及時(shí)?；谠屑堎|(zhì)文書檔案管理下，醫(yī)院文書檔案存儲(chǔ)及傳遞多依附于人力、物力影響較為凸顯，若出現(xiàn)外界自然環(huán)境狀況，均會(huì)促使價(jià)值較高的文書檔案丟失或損毀。醫(yī)院文書檔案信息化管理建設(shè)，可保證文書檔案存儲(chǔ)及傳遞，存儲(chǔ)更具便捷性、持久性。同時(shí)，也易實(shí)現(xiàn)備份、復(fù)制及傳遞，不受人力和空間局限性。

（2）提升辦公效率及質(zhì)量?；谠嗅t(yī)院文書檔案管理下，需耗損較長(zhǎng)時(shí)間周期，占用空間較多，且人工操作出現(xiàn)失誤風(fēng)險(xiǎn)較高，最終獲取文書檔案管理效率及質(zhì)量均不佳。加快文書檔案信息化建設(shè)，醫(yī)院文書檔案管理各環(huán)節(jié)均以計(jì)算機(jī)為載體，檔案存儲(chǔ)、傳遞及共享得以保證，辦公效率大幅度提高，出錯(cuò)率降低。

（3）醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。信息資源共享十分便捷，對(duì)醫(yī)院檔案而言，處于信息化支持下，依托各類信息技術(shù)構(gòu)建完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，充分做好醫(yī)院內(nèi)部各部門銜接聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息資源共享，提高醫(yī)院檔案管理水平。各行政職能部門若實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，可進(jìn)一步高效完成工作，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展，如醫(yī)院辦公室與黨委辦公室檔案?jìng)鬟f，醫(yī)院辦公室與人力資源部門、運(yùn)營(yíng)管理部門、規(guī)劃財(cái)務(wù)部門檔案進(jìn)行傳遞，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息資源交流共享、互補(bǔ)，提高文書檔案資源質(zhì)量和寬泛度，凸顯其資源利用價(jià)值。

二、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)存在問題

醫(yī)院檔案種類較多，且體量較大，加劇檔案管理難度，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，各類先進(jìn)技術(shù)為醫(yī)院檔案管理提供更多的優(yōu)勢(shì)，受多方面因素的影響，促使檔案管理信息化建設(shè)難以實(shí)現(xiàn)，影響檔案管理水平提升，不利于醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)主要存在以下幾方面不足：

（1）檔案管理信息化建設(shè)意識(shí)不足。現(xiàn)下醫(yī)院檔案管理過程中，部分醫(yī)院主要實(shí)現(xiàn)臨床工作和窗口業(yè)務(wù)等領(lǐng)域信息化建設(shè)，對(duì)檔案管理領(lǐng)域有所忽視，缺乏正確的管理理念及方式，行政管理人員錯(cuò)誤認(rèn)為檔案管理信息化建設(shè)需投入較大成本，加大成本支出。相關(guān)監(jiān)督機(jī)制缺失，促使管理人員并未及時(shí)掌握檔案信息化操作，忽視檔案信息化建設(shè)重要性，難以從本質(zhì)上保證檔案完整性及可靠性。

（2）缺少明晰化劃分標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，是促進(jìn)檔案管理高效準(zhǔn)確運(yùn)轉(zhuǎn)基礎(chǔ)保證，現(xiàn)下醫(yī)院檔案管理中，與各部門銜接十分緊密，需嚴(yán)格依照相關(guān)規(guī)程及要求進(jìn)行劃分，保證其存儲(chǔ)格式統(tǒng)一化，促使信息傳輸、應(yīng)用的有效性。

（3）缺少相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過程中，辦公設(shè)備作為強(qiáng)有力支撐，若缺少辦公設(shè)備影響檔案管理信息化建設(shè)有效性。完善的設(shè)備可保證檔案管理規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部檔案信息共享，現(xiàn)下信息化設(shè)備配置不足，局域網(wǎng)建設(shè)不完善、硬件設(shè)施不足，影響醫(yī)院檔案內(nèi)部資源信息共享，無法展示醫(yī)院檔案信息化建設(shè)優(yōu)勢(shì)。醫(yī)院文書檔案管理中，基礎(chǔ)設(shè)施缺失主要體現(xiàn)在以下幾方面：第一，檔案管理硬件設(shè)施滯后，僅局限于計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等簡(jiǎn)單辦公設(shè)備，針對(duì)先進(jìn)的設(shè)備基礎(chǔ)設(shè)施并未及時(shí)引進(jìn)，如全文識(shí)別功能掃描儀、檔案專業(yè)刻錄設(shè)備等，影響文書檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化。第二，檔案管理軟件滯后。文書檔案管理軟件功能單一，并未對(duì)其進(jìn)行升級(jí)，影響文書檔案管理效率，其遠(yuǎn)程登錄處于邊緣化，無法吻合信息化管理建設(shè)需求。

（4）檔案管理信息化建設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全難以保證。信息時(shí)代背景下，各類先進(jìn)技術(shù)用于醫(yī)院文書檔案管理中，為其帶來優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，挑戰(zhàn)同等存在，安全便為重要考量核心因素，需對(duì)其高度重視，尤其針對(duì)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新技術(shù)興起之后，信息泄露風(fēng)險(xiǎn)增加，若文書檔案信息泄露會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重?fù)p失，各類防護(hù)系統(tǒng)安全系數(shù)是否達(dá)標(biāo)、網(wǎng)絡(luò)是否具有安全性，均為文書檔案信息化建設(shè)需著重考量問題。一方面，現(xiàn)下檔案管理趨于無紙化，電子檔案易被修改、復(fù)制等特征，其在應(yīng)用等環(huán)節(jié)安全性難以保證。檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)安全性，對(duì)檔案安全性產(chǎn)生一定影響，其易被入侵，影響網(wǎng)絡(luò)及系統(tǒng)安全性。同時(shí)，醫(yī)院文書檔案管理中，并未構(gòu)建完善的安全防護(hù)體系，促使外界不良分子入侵，破壞檔案數(shù)據(jù)庫。另一方面，現(xiàn)下醫(yī)院重醫(yī)療針對(duì)檔案信息化管理人員的選取及培育，應(yīng)加大培養(yǎng)力度，人員信息化管理水平較低，一定程度影響醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)可靠性[1]。

三、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)策略

（1）創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)理念

一方面，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)觀念的更新。樹立正確的管理理念，有助于盡可能利用現(xiàn)下醫(yī)院資源，且協(xié)調(diào)醫(yī)院信息化十分關(guān)鍵。信息技術(shù)和電子檔案循序漸進(jìn)滲透于醫(yī)院檔案中，醫(yī)院管理者思想面臨新的挑戰(zhàn)。作為管理者并未掌握時(shí)代發(fā)展需求，創(chuàng)新原有檔案管理信息化建設(shè)理念，做好迎接新挑戰(zhàn)的充分準(zhǔn)備，且立足醫(yī)院未來戰(zhàn)略發(fā)展層面，對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新，提升現(xiàn)代化管理水平。另一方面，工作管理者理念創(chuàng)新。作為醫(yī)院檔案管理核心實(shí)施者，其自身信息化建設(shè)理念十分關(guān)鍵，需結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方法，充分學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí)，豐富自身專業(yè)知識(shí)體系，且對(duì)現(xiàn)有資源進(jìn)行加工、存儲(chǔ)，做好檔案?jìng)鬟f或交接工作，保證檔案管理密切相關(guān)[2]。

（2）明確分工開展專項(xiàng)管理

若想從本質(zhì)層面實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)，提高檔案管理水平，要求醫(yī)院內(nèi)部各部門構(gòu)建良好的交流及溝通，為實(shí)現(xiàn)分工明確提供保證?，F(xiàn)下醫(yī)院對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識(shí)，部門間劃分存在一定的誤區(qū)，促使權(quán)責(zé)并未實(shí)現(xiàn)明晰化，影響各項(xiàng)工作有序貫徹及落實(shí)。新發(fā)展常態(tài)下，醫(yī)院將檔案管理歸屬劃分至院辦，促使檔案管理信息化建設(shè)水平滯后，影響其工作有序?qū)嵤?。為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，需對(duì)其工作實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)劃分，最為關(guān)鍵的是處于醫(yī)院內(nèi)部各部門布設(shè)專項(xiàng)檔案管理人員，主要負(fù)責(zé)各部門工作歸檔整體工作，定期針對(duì)不同部門檔案收集匯總特征加強(qiáng)人員專項(xiàng)培訓(xùn)，以此強(qiáng)化人員自身實(shí)踐能力，高質(zhì)量完成工作任務(wù)目標(biāo)。為調(diào)動(dòng)專項(xiàng)檔案管理人員工作積極性，需對(duì)其工作開展考核，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，與其自身晉升、薪酬做好聯(lián)動(dòng)，以保證文書檔案管理更具標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

（3）加快醫(yī)院文書檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享

醫(yī)院文書檔案信息化管理核心目的在于，實(shí)現(xiàn)資源信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，并提供具有高效性的應(yīng)用服務(wù)。按照檔案信息內(nèi)容差異性，其實(shí)際開放范圍需予以嚴(yán)格限定，構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)驗(yàn)證系統(tǒng)，確保信息具有安全性同時(shí)，實(shí)現(xiàn)文書檔案資源共享。不僅需保證醫(yī)院內(nèi)人員利用相關(guān)檔案信息資料便捷性，而且需保證各機(jī)構(gòu)調(diào)用規(guī)范性。為從本質(zhì)實(shí)現(xiàn)檔案信息共享目標(biāo)，為使用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，應(yīng)在醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)實(shí)現(xiàn)文書檔案信息管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，可為利用者提供相關(guān)資料參考。此外，需加強(qiáng)與其他同等醫(yī)院的交流，未來發(fā)展趨勢(shì)為實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)乃至全國(guó)范圍內(nèi)文書檔案信息網(wǎng)絡(luò)，從而實(shí)現(xiàn)面向社會(huì)信息開放。網(wǎng)絡(luò)化帶來的安全問題不容小覷，隨著各類新技術(shù)興起，需高效處理管理和應(yīng)用關(guān)聯(lián)性，依托嚴(yán)密的身份認(rèn)證，以及內(nèi)外網(wǎng)分隔，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)備份，保證其檔案資料安全性及可靠性。

（4）規(guī)范檔案數(shù)據(jù)采集管理流程

信息化時(shí)代背景下，以大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新型技術(shù)不斷用于醫(yī)院檔案管理中，進(jìn)一步提升檔案利用率。為展實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)，需不斷規(guī)范檔案數(shù)據(jù)采集管理流程，明晰各類文件歸檔要求，各部門需及時(shí)將工作形成數(shù)據(jù)信息反饋遞交至檔案庫內(nèi)，保證檔案信息完整性、真實(shí)性，保證檔案信息自身價(jià)值有效發(fā)揮。為提升檔案管理信息數(shù)據(jù)采集質(zhì)量，需建立相應(yīng)的評(píng)價(jià)考核機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)精細(xì)化管理，相互間形成良好的協(xié)作監(jiān)督，保證醫(yī)院正式運(yùn)營(yíng)管理中形成資料存儲(chǔ)于信息化管理部門中，按照其形成時(shí)間、模塊進(jìn)行分類歸檔。標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范建設(shè)，主要是針對(duì)數(shù)字化文件形成、歸檔、存儲(chǔ)及傳輸?shù)确矫嬷贫ㄒ?guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一檔案資料格式，審核其內(nèi)容真實(shí)性及完整性。利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將每一份檔案存儲(chǔ)實(shí)際位置、名稱、調(diào)用狀況及其相關(guān)負(fù)責(zé)人記錄，并布設(shè)相應(yīng)的識(shí)別碼，掃碼可顯示檔案管理基本信息。其次，將各類檔案按照其實(shí)際類別、年份及性質(zhì)進(jìn)行劃分收集存儲(chǔ)，并嚴(yán)格依照電子檔案收集方式實(shí)施，為后續(xù)調(diào)閱便捷提供保證，實(shí)現(xiàn)檔案歸類收集實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化及統(tǒng)一化。

（5）完善檔案管理信息化建設(shè)配置

2020年我國(guó)檔案局明確規(guī)定，需全面實(shí)施檔案數(shù)字化、信息化及電子化，不斷優(yōu)化升級(jí)信息化管理模式，實(shí)現(xiàn)以信息化為核心檔案管理目標(biāo)。大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院需加大資金投入，并每年將文書檔案信息化建設(shè)資金納入預(yù)算中，保證為其持續(xù)性提供生命源泉，構(gòu)建完善的信息化文書檔案系統(tǒng)，并將其與醫(yī)院內(nèi)部各類辦公系統(tǒng)銜接，實(shí)現(xiàn)信息內(nèi)部共享，文書檔案使用人員僅需通過權(quán)限訪問，便可獲取自身所需數(shù)據(jù)信息，不僅提高檔案信息利用率，而且提升數(shù)據(jù)庫信息更新速率，數(shù)據(jù)更具時(shí)效性。多個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)運(yùn)營(yíng)時(shí)間周期較長(zhǎng)，檔案管理資料體量較大，其以紙質(zhì)版等方式存在，長(zhǎng)時(shí)間處于自然環(huán)境下，增加各類資源破損風(fēng)險(xiǎn)?，F(xiàn)下需積極更新基礎(chǔ)配置，加大資金等投入，引入多個(gè)軟硬件設(shè)備，實(shí)現(xiàn)無紙化存儲(chǔ)，充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完善檔案信息查詢、共享系統(tǒng)，為后續(xù)使用便捷性提供保證。需強(qiáng)調(diào)的是，數(shù)字化時(shí)代背景下，檔案管理逐步趨于自動(dòng)化、數(shù)字化，保證其網(wǎng)絡(luò)安全性。

（6）加大醫(yī)院文書檔案安全保密工作

建設(shè)文書檔案信息化系統(tǒng)，主要為利用更具便捷性，提高檔案管理效率及質(zhì)量，其涉及保密安全工作，尤其是近年來各項(xiàng)信息技術(shù)高速發(fā)展，為各領(lǐng)域帶來機(jī)遇優(yōu)勢(shì)同時(shí)，也為不良分子竊取信息提供助力。因此，做好醫(yī)院文書檔案信息安全保障，是現(xiàn)下信息化建設(shè)核心內(nèi)容。一方面，需從進(jìn)口、傳輸及應(yīng)用環(huán)節(jié)做好防護(hù)措施。信息錄入過程中，應(yīng)及時(shí)做好數(shù)字檔案?jìng)浞?，并采取恢?fù)防護(hù)措施，以免計(jì)算機(jī)進(jìn)入病毒造成信息丟失，也減少因信息丟失需重新錄入增加人員工作量。各類基礎(chǔ)設(shè)施更新過程中，需對(duì)報(bào)廢設(shè)備進(jìn)行清點(diǎn)，保證其信息已經(jīng)完全消除，以免造成信息泄露。針對(duì)檔案信息可選取物理隔離，并增設(shè)相應(yīng)的防火墻及專用網(wǎng)絡(luò)，防止人為干擾破壞。應(yīng)用過程中需推行權(quán)限電子身份認(rèn)證，保證文書檔案信息可靠性，對(duì)各類信息資源保密性進(jìn)行分類，按照不同人員、部門提供相應(yīng)的權(quán)限，實(shí)現(xiàn)院內(nèi)、院間等信息資源共享，不僅提高檔案利用率，而且促進(jìn)檔案信息化管理。為以免信息泄露，需安設(shè)相應(yīng)的監(jiān)控設(shè)備，定期對(duì)其進(jìn)行檢測(cè)和維護(hù)。另一方面，加強(qiáng)保密制度建設(shè)。需按照醫(yī)院實(shí)際狀況，制定完善的保密制度，為管理人員提供工作導(dǎo)向，并隨著制度不斷落實(shí)深入，按照實(shí)際狀況，對(duì)其不斷進(jìn)行優(yōu)化完善，促使安全保密工作全面貫徹于實(shí)處。

結(jié)束語

醫(yī)院文書檔案管理作為醫(yī)院管理核心內(nèi)容，其與醫(yī)院發(fā)展密切相關(guān)，檔案管理信息化建設(shè)吻合現(xiàn)下時(shí)代發(fā)展需求，更為保障醫(yī)院良好發(fā)展提供助力。信息技術(shù)興起為醫(yī)院文書檔案管理提供多個(gè)機(jī)遇，受多方面因素影響，其仍存在多個(gè)瓶頸難以消除，影響文書檔案信息化建設(shè)，其自身信息利用率較低，需從多層次、多維度開展創(chuàng)新路徑，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理效率及質(zhì)量。

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