高校檔案信息資源在構(gòu)建和諧校園中的作用

邱艷世

摘要：構(gòu)建和諧大學(xué)是構(gòu)建和諧社會的重要組成部分。高校檔案信息資源的有效開發(fā)與利用，是高校在新一輪發(fā)展中必須重視和承擔(dān)的重要任務(wù)。本文主要對高效檔案信息資源的應(yīng)用現(xiàn)狀，和高校檔案信息資源對于構(gòu)建和諧校園的意義和作用，以及高效檔案信息資源的開發(fā)和充分利用方面進(jìn)行分析和探討，旨在使高效檔案信息資源能夠充分利用，并促進(jìn)和諧校園的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校檔案;信息資源;和諧校園

引言：大學(xué)是引領(lǐng)社會文明傳承和發(fā)展的機(jī)構(gòu)和場所。我們必須面臨構(gòu)建和諧社會的重要任務(wù)。在信息社會中，人們對各種信息的需求越來越迫切。目前文件活動的主要任務(wù)是開發(fā)利用文件信息資源，不斷更新文件服務(wù)機(jī)制，積極服務(wù)高等教育最重要的戰(zhàn)場。為了適應(yīng)時代的發(fā)展，充分發(fā)揮高校檔案信息資源的作用，大學(xué)檔案信息資源的研究和有效開發(fā)對于構(gòu)建和諧校園非常有必要。

一、高校檔案信息資源管理現(xiàn)狀

高校檔案具有豐富的內(nèi)涵，包括黨政管理、基本建設(shè)、教育、音像、產(chǎn)品生產(chǎn)、科學(xué)研究、外事、財務(wù)會計(jì)、儀器設(shè)備、半頁和電子出版材料、教育等，如此龐大的數(shù)據(jù)和信息需要有效、靈活、創(chuàng)新的管理，才能發(fā)揮作用，為學(xué)校服務(wù)，為師生服務(wù)，在條件允許的情況下對外開放。為公眾服務(wù)。傳統(tǒng)的高校檔案管理存在一些弊端，這些弊端直接關(guān)系到高校檔案應(yīng)發(fā)揮的作用。這些缺陷主要反映在文件的長期延遲、文件的低效率和缺乏質(zhì)量保證。其次，文件處理存在被動分級管理的缺點(diǎn)。學(xué)校各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、使用、整理和調(diào)查。因此，信息不系統(tǒng)、不連貫、不及時很難反映學(xué)校的整體情況。此外，文件搜索的傳統(tǒng)形式是通過用戶提問。檔案管理人員在調(diào)查處理時，用戶處于被動地位，受時間和空間的制約。第三，團(tuán)隊(duì)建設(shè)方面的非專業(yè)化直接影響檔案的質(zhì)量和發(fā)展。這些都是正常的活動，如大學(xué)管理、溝通和評估。

由于高校合并、機(jī)構(gòu)改革、人事改革以及檔案管理的頻繁變化，檔案管理人員在執(zhí)行任務(wù)和移交案件時經(jīng)常遇到困難，一些原始資料的丟失也難以避免，由于資料不全，檔案信息開發(fā)難度較大，國家教育部門對檔案工作重視不夠，學(xué)校在評估升級時，不將檔案工作納入評估體系，只關(guān)注與教學(xué)直接相關(guān)的書籍、設(shè)備、基礎(chǔ)設(shè)施等項(xiàng)目。許多大學(xué)和大學(xué)也缺乏檔案的應(yīng)用。高校檔案工作發(fā)展的前提條件沒有及時滿足，這意味著檔案工作的現(xiàn)代化遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于信息社會對檔案工作技術(shù)和設(shè)備的要求，忽視了檔案的積極開發(fā)和利用，因此，許多高價值的檔案終年被擱置，不能充分發(fā)揮它的價值。檔案工作者只被動地處理利用工作，缺乏規(guī)劃、思維和超前意識，檔案信息資源開發(fā)體系不健全，工作不規(guī)范。一些高校沒有及時擴(kuò)大檔案歸檔范圍，未根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況進(jìn)行修改，這必然會導(dǎo)致不完整的歸檔。

管理部門應(yīng)及時了解獨(dú)立學(xué)院制作的資料，制定相應(yīng)的歸檔范圍和檔案管理制度，并討論其所有權(quán)。然而，許多高校的電子文件管理工作還沒有提上議事日程，現(xiàn)代管理仍處于無序狀態(tài)。缺乏及時收集或未能及時整理，影響了信息資源的開發(fā)。檔案信息資源開發(fā)緩慢，不適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代的要求。在網(wǎng)絡(luò)時代，我們需要通過簡單的渠道獲取所需的信息，而從檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行查詢的搜索內(nèi)容不多，不能及時查找到需要的信息資源。存檔與存檔網(wǎng)頁，只有少數(shù)匯編或主題向公眾發(fā)布，而且更新較慢。同時，開發(fā)手段也相對落后，不利于檔案的編撰、研究和開發(fā)。高校開發(fā)的信息內(nèi)容始終停留在一個簡單的文獻(xiàn)匯編和幾個固定主題的匯編上，如出國、學(xué)生變動、獎懲、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編等，這些大多是對信息進(jìn)行初步處理，缺乏二次和三次處理，導(dǎo)致信息資源價值低下。

二、高校檔案信息資源對構(gòu)建和諧校園的意義

1、高效檔案信息資源與和諧校園之間的關(guān)系

高校檔案信息資源的發(fā)展促進(jìn)了現(xiàn)代大學(xué)文化的建立。作為一個傳播先進(jìn)思想和文化的地方，高校是一個知識和人才匯聚的地方。開放、先進(jìn)、可持續(xù)的校園文化將成為推動社會發(fā)展進(jìn)步的主流文化，對構(gòu)建全社會的精神統(tǒng)一具有深遠(yuǎn)的作用。高校檔案是高校的重要文獻(xiàn)和信息資源，是集教學(xué)、產(chǎn)品、編輯、科研、基建、外事、人才信息、儀器設(shè)備、黨政管理、財會于一體的原始記錄。它是一種特殊的文化資源。它在保存歷史、支持政府、科學(xué)研究和教育方向方面發(fā)揮著作用。例如，高校檔案信息資源的開發(fā)不僅可以豐富學(xué)校托兒所文化，而且可以促進(jìn)文化資源的傳承，為新時期高校校園文化建設(shè)提供條件。道德與法律是構(gòu)建和諧社會的兩大支柱，構(gòu)建和諧校園，必須大力加強(qiáng)制度建設(shè)，處處按制度辦事，依靠制度逐步調(diào)整，自上而下受制度約束。這需要不斷完善法律框架，嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)則，法律面前人人平等，建立教師和學(xué)校的公開會議制度。為了確保教師和員工有權(quán)了解、咨詢和控制學(xué)校改革和發(fā)展的關(guān)鍵問題，有必要開發(fā)和充分利用高校檔案信息資源，了解檔案信息資源的開放情況。學(xué)校師生才能真正了解學(xué)校的所作所為，做到公平、公正。

高校檔案信息資源的開發(fā)有利于形成創(chuàng)新、文明、向上、競爭的校園精神學(xué)校檔案蘊(yùn)含著豐富的人文精神和科學(xué)精神、悠久的學(xué)習(xí)歷史、光榮的教育傳統(tǒng)和優(yōu)良的校風(fēng)。培養(yǎng)學(xué)生的感情，鍛煉他們的意志，特別是在人的心理素質(zhì)、精神、團(tuán)隊(duì)意識等方面，以及個人意識和其他心理因素。例如，專業(yè)人員和著名歷史學(xué)家的卓越素質(zhì)，有助于提高學(xué)生的智力和道德素質(zhì)，以及提高創(chuàng)新意識和毅力。大學(xué)是一個學(xué)術(shù)氛圍濃厚的地方，檔案中有大量的教學(xué)科研成果，教師可以通過橫向和縱向的學(xué)習(xí)和比較，形成競爭意識，不斷提升自身的專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平，從而促進(jìn)社會進(jìn)步。

2、高效檔案信息資源是構(gòu)建和諧校園的必要條件

高校檔案信息資源需要樹立和諧發(fā)展的新觀念來發(fā)揮它的作用。在新形勢下，樹立和諧發(fā)展的新理念是高校和諧發(fā)展的關(guān)鍵。創(chuàng)新是推動現(xiàn)代大學(xué)和諧發(fā)展的動力和源泉。為此，高校檔案館應(yīng)探索創(chuàng)新，摒棄舊規(guī)則，大膽實(shí)踐，創(chuàng)新檔案管理模式，走新型工作檔案開發(fā)之路。將死檔案轉(zhuǎn)化為活檔案，整合院系、高校檔案信息資源。我們應(yīng)該改變文件是“舊紙堆”和“死數(shù)據(jù)”的狀況。要使檔案活起來，走出檔案庫，走進(jìn)校園，讓校園了解檔案，讓臥鋪檔案的信息資源得到開發(fā)利用，必須科學(xué)整合，充分利用倉庫中的檔案，，拓展高校檔案服務(wù)新形式。改變常規(guī)，合理使用，滿足構(gòu)建和諧校園的需要。檔案部門要根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況和高等教育的特點(diǎn)，打破“舊規(guī)章制度”，合理開發(fā)利用館藏檔案，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)和教育功能，努力實(shí)現(xiàn)“和諧校園，讓每一棟樓說話，讓每一堵生活墻，讓每一個活動角落，讓每一個人都在和諧校園”的教育環(huán)境，用和諧的音符促進(jìn)學(xué)校的穩(wěn)定和可持續(xù)發(fā)展。

三、高校檔案信息資源在構(gòu)建和諧校園中的作用

1、發(fā)展高校學(xué)術(shù)檔案，營造學(xué)術(shù)環(huán)境。

高校學(xué)術(shù)檔案是指高校師生歷年來的學(xué)術(shù)成果、學(xué)位論文、學(xué)術(shù)論文和著作。它真實(shí)地記錄了學(xué)院和大學(xué)的學(xué)術(shù)水平。高校學(xué)術(shù)檔案的發(fā)展首先體現(xiàn)了學(xué)校對知識和人才的尊重。同時，也使教師感到自己的勞動成果受到重視，有成就感，體現(xiàn)自我價值，從而更充分地調(diào)動教師的積極性，激發(fā)教師的創(chuàng)造熱情。例如，倡導(dǎo)師生具有創(chuàng)業(yè)意識，樹立誠信，提倡學(xué)習(xí)風(fēng)格，實(shí)現(xiàn)自尊（直接有效的措施。通過建立學(xué)術(shù)檔案，有助于更好地對教師進(jìn)行評估和評價。其次，通過開發(fā)和利用學(xué)術(shù)檔案資源，有助于大多數(shù)科技人員充分掌握和吸收明智地倡導(dǎo)前人，減少科技創(chuàng)新過程中大量不必要的重復(fù)性工作，更好地服務(wù)于科研教學(xué)工作。因此，高校檔案信息資源可以使高校的學(xué)術(shù)氛圍濃郁，促進(jìn)和諧校園的發(fā)展。

2.開發(fā)大學(xué)生檔案信息資源，提高學(xué)生學(xué)習(xí)效率

大學(xué)生檔案信息資源的開發(fā)可以使教師的教學(xué)效率提高，同時使學(xué)生的學(xué)習(xí)效果得到提升。例如，使學(xué)生檔案中的獎賞和懲罰文件可以被編輯、分類、統(tǒng)計(jì)和分析，并定期在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布。這不僅監(jiān)督學(xué)生，也監(jiān)督管理者。例如，它可以向?qū)W生發(fā)出提示，讓管理者通過一些典型案例，可以建立一個學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫，包括學(xué)生的基本情況、家庭情況、歷史情況、學(xué)校表現(xiàn)等教師可以根據(jù)每個學(xué)生的能力進(jìn)行教學(xué)，從而達(dá)到因材施教，使學(xué)生全面發(fā)展，促進(jìn)了和諧校園的建設(shè)。

3.開發(fā)視聽檔案，發(fā)揮檔案的微妙功能。

開發(fā)視聽檔案資源可以使高校檔案信息資源能夠得到充分利用。以直觀的優(yōu)勢將視聽檔案展示在檔案的舞臺上，照片生動再現(xiàn)了當(dāng)時的歷史和場景，是紙質(zhì)檔案無法比擬的。例如，學(xué)校歷史博物館的布局基本呈現(xiàn)以圖形的形式，生動再現(xiàn)學(xué)校發(fā)展和奮斗的過程，激發(fā)師生對學(xué)校的熱愛，堅(jiān)定為之奮斗的決心。在校園播放校歌等正面歌曲，營造健康、優(yōu)雅、進(jìn)步的音樂環(huán)境，利用光盤制作學(xué)校的引進(jìn)開發(fā)、教學(xué)、科研、校外事務(wù)的簡要流程，可隨時更新，并可放置在突出位置，有較大投影，定期播放，以此實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源在構(gòu)建和諧校園中的作用。

四、高校檔案信息資源開發(fā)的有效途徑

1、樹立以人為本的理念，加強(qiáng)人性化管理。

開發(fā)檔案信息資源，必須始終堅(jiān)持以人民群眾的利益為最根本的利益，以人民群眾的需要為根本出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。根據(jù)教師和學(xué)生的需要開展工作，例如，在開發(fā)信息資源時，應(yīng)該努力盡可能滿足教師和學(xué)生的需求，使信息資源能夠被合理利用，而不是讓檔案“留在閨房而不為人所知”。而是應(yīng)該通過各種渠道披露信息（除了一些確實(shí)需要保密的信息）。上網(wǎng)搜索時，應(yīng)設(shè)置下載功能，人性化使資源利用的途徑更加豐富便捷，使高校信息資源得到有效的利用。

2、建立有效的評價機(jī)制、獎懲制度。

充分開發(fā)檔案信息資源，必須以豐富的館藏為基礎(chǔ)。檔案的收集來自各個部門。部門歸檔時，很難把握是否完整。沒有標(biāo)準(zhǔn)化的制度加以限制。雖然部分高校也制定了檔案工作考核細(xì)則，但不影響部門和員工的年度考核，缺乏獎懲制度，與學(xué)校其他工作缺乏聯(lián)系。

3.制定高校檔案信息資源開發(fā)的法律法規(guī)。

隨著信息化進(jìn)程的加快，高校檔案逐步實(shí)現(xiàn)了電子化、網(wǎng)絡(luò)化，但相應(yīng)的法律法規(guī)尚未出臺?！陡咝n案管理辦法》自20世紀(jì)80年代頒布以來，一直沒有修訂。高校檔案界要關(guān)注整個檔案事業(yè)的發(fā)展，積極參與檔案法規(guī)的制定，與校園各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。以校園網(wǎng)為窗口建設(shè)網(wǎng)上檔案館，利用校園網(wǎng)的網(wǎng)站技術(shù)，通過篩選、調(diào)整和建立檔案數(shù)據(jù)庫，形成檔案查詢頁面。此外，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，豐富的檔案信息資源可以及時呈現(xiàn)在用戶面前，不僅起到了宣傳效果，而且增強(qiáng)了師生的檔案意識。同時，使用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線辦公，如在線傳輸和在線文件管理，而不是實(shí)體收集、整理和存儲。簡化了工作流程，提高了檔案工作效率，有利于促進(jìn)檔案信息資源的共享，更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的服務(wù)功能。

5.做好信息反饋工作，不斷提高檔案信息資源的開發(fā)利用水平。檔案服務(wù)效果的反饋是用戶對檔案的評價。通過利用效果的信息反饋，發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題。同時，通過信息反饋，我們可以發(fā)現(xiàn)檔案工作各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)存在的問題，如文件收集是否完整，分類是否規(guī)范，管理模式是否方便使用，以及匯編和研究結(jié)果是否能被大多數(shù)用戶接受。這可以不斷完善檔案信息資源開發(fā)的系統(tǒng)機(jī)制，逐步形成檔案部門與用戶密切合作的效益信息反演系統(tǒng)。加強(qiáng)檔案部門與用戶之間的溝通。加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，全面提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，知識經(jīng)濟(jì)時代檔案信息資源的開發(fā)與管理需要技術(shù)、開發(fā)、人才、創(chuàng)新相結(jié)合的管理人才。目前，大多數(shù)高校檔案管理人員的文化水平和知識結(jié)構(gòu)還存在很大差距。因此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是高校檔案信息資源開發(fā)的重要保證。

五、結(jié)語

高校檔案信息資源對于和諧校園的構(gòu)建具有促進(jìn)作用，但高校檔案信息資源的開發(fā)以及利用的效率不高，有效開發(fā)與利用高校檔案信息資源可以促進(jìn)和諧校園的構(gòu)建。學(xué)術(shù)檔案可以使高校的學(xué)術(shù)氛圍更加濃郁;大學(xué)生檔案信息資源可以使學(xué)生得到高效的教育;視聽檔案資源可以使校園的文化得到充分展示。因此，以有效的途徑，對于高校檔案信息資源進(jìn)行合理開發(fā)和利用可以促進(jìn)和諧校園的構(gòu)建和發(fā)展。

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