行政事業(yè)單位政府采購工作風(fēng)險探析及內(nèi)部控制建設(shè)

張大超

摘 要：行政事業(yè)單位采購工作的開展與單位各項(xiàng)職能是否能正常運(yùn)行擁有密切的聯(lián)系，與群眾的公共利益也有著密切的關(guān)系。采購工作是保證各類工作得以順利開展的前提，在經(jīng)濟(jì)、社會等各方面全球化的大背景之下，我國借助政府采購可以實(shí)現(xiàn)對經(jīng)濟(jì)現(xiàn)狀的調(diào)控，這也說明了行政事業(yè)單位采購工作如果開展不好是存在一定風(fēng)險的。因此，如何做好行政事業(yè)單位的采購工作，形成良性的采購循環(huán)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部建設(shè)的有利控評是亟待解決的重要問題。

關(guān)鍵詞：政府采購;采購工作;內(nèi)部控制

財(cái)政部對于行政事業(yè)單位內(nèi)部的采購活動與管理工作的開展給予了高度重視，并將其視為能夠提高資金使用效益、提升我國政府公信力的一種金融監(jiān)督行為。但在實(shí)際的行政事業(yè)單位的采購工作中，內(nèi)控與審計(jì)工作的開展并未得到太大的重視。一方面，缺乏相應(yīng)的內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)，行政事業(yè)單位所進(jìn)行的采購活動“各行其道”，在市場、采購需求、單位財(cái)政狀況等綜合因素的影響下，導(dǎo)致行政事業(yè)單位面臨著“次次采購次次不同”的尷尬局面，這令內(nèi)部控制建設(shè)工作的開展效果不佳，另一方面，相關(guān)人員雖認(rèn)為管理工作的開展非常必要，但卻受到了許多不可控因素的阻礙：采購人員經(jīng)常變動，導(dǎo)致采購需求與供給關(guān)系發(fā)生變化;采購制度不合理，不規(guī)范采購、非必要性采購等問題依舊存在。目前，部分管理方案明顯不適合當(dāng)前的行政事業(yè)單位采購工作，但通用性強(qiáng)、規(guī)范合理的采購形式也有待挖掘。

一、形成采購風(fēng)險的主要原因

（一）采購內(nèi)容多樣化致使采購行為不規(guī)范

就我國行政事業(yè)單位采購工作的開展現(xiàn)狀而言，許多單位都根據(jù)自身的實(shí)際情況制定了規(guī)范的采購標(biāo)準(zhǔn)，以明確采購主體的目的，伴隨著各單位工作范圍的拓展與變動，內(nèi)部控制體制也在一同被改變。這種具有差異性的內(nèi)部調(diào)控令各部門產(chǎn)生了完全不同的采購需求，但行政事業(yè)單位的采購工作多是由主管部門全權(quán)負(fù)責(zé)，還有一部分是由資產(chǎn)管理部門承擔(dān)這部分工作內(nèi)容，各單位并沒有針對自己的采購需求設(shè)立獨(dú)立、規(guī)范的采購部門。從行政事業(yè)單位的采購流程來看，執(zhí)行與規(guī)劃上的矛盾問題相對突出，導(dǎo)致采購行為不規(guī)范：行政事業(yè)單位本提出采購要求的同時，并不會對采購內(nèi)容、采購時間、采購進(jìn)度及支付等關(guān)鍵性要素進(jìn)行統(tǒng)籌考慮，導(dǎo)致采購的有效性受到了嚴(yán)重影響。部分行政事業(yè)單位雖然給出了采購方案，但僅適用于部分采購階段。采購內(nèi)容的多樣化加大了開展資產(chǎn)管理工作的困難程度，也導(dǎo)致了采購行為不規(guī)范的事件頻頻發(fā)生。

（二）未完善采購制度致使采購管理存在隱患

伴隨著采購管理控制政策的不斷推行，各單位都想僅以招標(biāo)的形式達(dá)到規(guī)范采購流程的目的。但由于監(jiān)管、采購環(huán)節(jié)的不規(guī)范，造成了采購管理控制工作趨于形式化。并且，各單位的采購還會受到不可抗力因素的影響，這之中不僅包括價格的浮動、物品的質(zhì)量還包括售后的服務(wù)都存在著不同程度的不確定性，這阻礙著采購工作的順利進(jìn)行。

（三）采購預(yù)算的延遲加大了采購風(fēng)險

行政事業(yè)單位對于采購設(shè)備的供貨期有著嚴(yán)格的要求，但是采購流程從申請到批示都有著復(fù)雜的審批流程，需要較長的時間，這導(dǎo)致采購需求與實(shí)際到貨時間不匹配。行政事業(yè)單位的采購工作是作為財(cái)政支出的一項(xiàng)重要范疇，必須與以往的采購計(jì)劃進(jìn)行對比，并且行政事業(yè)單位的內(nèi)部結(jié)構(gòu)復(fù)雜且管理權(quán)限分散，這就造成采購多種設(shè)備時依舊有著嚴(yán)格的時效性要求，且單位并不能在短時間內(nèi)就對明確采購設(shè)備的參數(shù)信息，這必然會造成采購預(yù)算與實(shí)際采購情況存在出入的現(xiàn)象。

二、內(nèi)部控制建設(shè)現(xiàn)狀

（一）采購預(yù)算體制不完善

伴隨著國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)不斷發(fā)展，政府采購已經(jīng)成為了調(diào)控經(jīng)濟(jì)宏觀現(xiàn)狀的有效手段，政府行政事業(yè)單位采購管理機(jī)制的不完善增加了自身的采購風(fēng)險。并且，行政事業(yè)單位進(jìn)行采購工作時，工作人員往往將工作重心放在預(yù)算總結(jié)的執(zhí)行上，各單位的預(yù)算編制又存在著粗放現(xiàn)象，并不能反映出單位真實(shí)的采購需求，致使財(cái)政資金效益比效率低。有的工作人員在制定采購計(jì)劃時并未對單位需求與市場環(huán)境進(jìn)行真實(shí)調(diào)研，不貼合實(shí)際的采購計(jì)劃勢必會受到價格虛高的不良引導(dǎo)。部分單位并未按照實(shí)際制定采購預(yù)算體系的相關(guān)條例，這造成了采購預(yù)算體制不完善的現(xiàn)狀，當(dāng)單位擁有實(shí)際采購需求時又要臨時制定采購編制，這導(dǎo)致了采購資金分配的數(shù)額小且分散，不能形成規(guī)模效益就會形成采購價格高的現(xiàn)狀。

（二）采購流程的監(jiān)管不嚴(yán)謹(jǐn)

許多單位都設(shè)置了相應(yīng)的采購監(jiān)管流程，但由于監(jiān)管流程不嚴(yán)謹(jǐn)，對單位采購工作的順利開展也造成了不良的影響。部分單位為了滿足單位的采購需求會采取招標(biāo)的形式選取供貨商，但由于只是在招標(biāo)過程嚴(yán)格把關(guān)，招標(biāo)前后的工作和標(biāo)準(zhǔn)并沒有納入采購考核的監(jiān)管之中，當(dāng)進(jìn)行物資驗(yàn)收時就很容易出現(xiàn)許多意料之外的情況。部分行政事業(yè)單位對于采購工作依舊缺乏重視，將采購工作簡單的定義為“在市場上購買相關(guān)物資”的工作，僅僅要求采購人員完成采購任務(wù)，給出相關(guān)材料，但并不會對采購過程與采購方法進(jìn)行嚴(yán)格管理，導(dǎo)致采購工作的有效性受到嚴(yán)重影響。這樣“只重結(jié)果不重過程”的采購理念放大了采購盲區(qū)，行政事業(yè)單位難以深入到采購管理的各個環(huán)節(jié)當(dāng)中，大部分采購活動由采購人員獨(dú)立完成，但采購的質(zhì)量卻并不能得到保障。采購之前要求，采購過程忽視，采購結(jié)果偏離，出現(xiàn)問題之后追責(zé)，這樣的采購方法極為落后，行政事業(yè)單位很難解決內(nèi)部采購過程中存在的漏洞問題。

三、行政事業(yè)單位政府采購工作風(fēng)險探析及內(nèi)部控制建設(shè)的有效策略

（一）梳理采購流程，創(chuàng)立完善的采購環(huán)節(jié)

采購流程不完善、采購過程脫節(jié)是影響采購活動的整體質(zhì)量的重要因素：部分行政事業(yè)單位雖然在工作中給出了詳細(xì)具體的采購方案，但大多數(shù)采購活動都是針對行政事業(yè)單位的日常工作需求開展，即耗材的采購、辦公設(shè)備的采購、辦公用品的采購等。這樣的采購活動以碎片化、零散化為特點(diǎn)，行政事業(yè)單位雖然想規(guī)范采購活動，但采購流程相對復(fù)雜，且大部分采購以“碎片式”的形式出現(xiàn)。小額采購與零散采購的出現(xiàn)增大了行政事業(yè)單位的采購管理壓力，使得采購活動中出現(xiàn)了更多的盲區(qū)問題。要全面消除行政事業(yè)單位的采購風(fēng)險，加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)，行政事業(yè)單位必須建立完善的采購流程，優(yōu)化采購環(huán)節(jié)，保障采購工作的高質(zhì)量。

完善合理的采購環(huán)節(jié)能大大提高單位采購工作的效率，也是組成單位內(nèi)部控制建設(shè)的重要部分。梳理采購流程不僅能掌握之前采購方案中的不足之處，還能總結(jié)出有效的經(jīng)驗(yàn)，這是創(chuàng)立完善合規(guī)的采購環(huán)節(jié)必經(jīng)之路。完善采購環(huán)節(jié)的流程實(shí)際上實(shí)現(xiàn)了采購實(shí)踐方案的有效輸出，這為滿足單位的實(shí)際采購需求奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。想要掌握單位的采購風(fēng)險來源，就必須對行政事業(yè)單位的內(nèi)部體制與特征擁有詳盡的了解，才能更好地將采購方案與內(nèi)部建設(shè)的核心內(nèi)容達(dá)成互相制衡的工作體系，是進(jìn)一步加強(qiáng)單位采購管理工作有效性的基準(zhǔn)。而后，針對預(yù)算、資產(chǎn)、收支等方面制定有針對性的管理內(nèi)容，保證賬面的收支情況一清二楚。這為下一步實(shí)施與部署工作提供了有力支持，并且也可以將其他行政事務(wù)的采購工作與之進(jìn)行結(jié)合，促進(jìn)行政事業(yè)單位采購管理工作的進(jìn)步。制定采購方案管理方案時，一定要將單位實(shí)際的工作內(nèi)容考慮到其中，實(shí)現(xiàn)對采購管理方案的靈活應(yīng)用，發(fā)揮其在單位中的工作效能，達(dá)到維護(hù)公眾利益、促進(jìn)單位工作質(zhì)量再提升的目的。

（二）提高采購人員的職能素養(yǎng)

行政事業(yè)單位所發(fā)起的采購工作主要由采購人員來完成，在行政事業(yè)單位所發(fā)起的采購活動中，采購風(fēng)險不僅受到采購資金、采購要求的影響，更受到行政事業(yè)單位采購人員素質(zhì)的直接影響。要完善采購工作，必須建立高素質(zhì)、高效率、執(zhí)行力強(qiáng)的采購管理單位，保障采購工作的高效性。一方面，加深對于市場與采購需求的了解，控制成本的同時降低采購風(fēng)險;另一方面，提高采購人員的綜合素養(yǎng)，建立了解市場、能夠精準(zhǔn)完成采購任務(wù)、具備一定財(cái)務(wù)管理能力的人才梯隊(duì)，以綜合發(fā)展為基本條件，提高行政事業(yè)單位采購人員的相關(guān)素質(zhì)，減少采購工作中存在的盲區(qū)問題。

許多行政單位不重視采購工作前期的準(zhǔn)備工作，這間接影響了采購工作的順利進(jìn)行。單位應(yīng)當(dāng)提高對采購人員技能素養(yǎng)的培訓(xùn)，通過組建一支擁有專業(yè)性知識、擁有豐富實(shí)操經(jīng)驗(yàn)的采購團(tuán)隊(duì)，保證合理的采購資金的支出，促進(jìn)采購工作質(zhì)量的提升。這就需要政府對工作人員進(jìn)行各方面的評估與考察，保證工作人員能在自己的工作崗位上充分發(fā)揮自身作用。采購工作對人才的要求較高，不僅需要采購人員具備敏銳的市場感官力與相關(guān)法律知識，還要對國際情形的發(fā)展走勢擁有全面地了解，能根據(jù)采購市場現(xiàn)狀，大致預(yù)測出未來的市場環(huán)境。單位可邀請相關(guān)領(lǐng)域的專家為采購人員進(jìn)行不定期的培訓(xùn)，幫助采購人員充實(shí)自我，促進(jìn)其專業(yè)能力的進(jìn)步和提升，令其在自己的工作崗位上最大程度地發(fā)揮個人價值。

（三）加強(qiáng)對采購預(yù)算工作的管理

采購工作從來都不是一項(xiàng)“臨時起意”的工作，采購活動必須對行政事業(yè)單位的未來工作活動、整體財(cái)務(wù)開支負(fù)責(zé)，嚴(yán)格管理采購內(nèi)容，控制采購開支，才能保障采購工作的科學(xué)性。部分行政事業(yè)單位所發(fā)起的采購活動帶有極為明顯的臨時性、突發(fā)性特點(diǎn)，不懂得“未雨綢繆”，更不會在發(fā)起采購活動之前對采購工作進(jìn)行規(guī)劃，導(dǎo)致采購工作的有效性受到嚴(yán)重影響。在新時期下，必須重視采購環(huán)節(jié)的預(yù)算管理工作，根據(jù)市場價格、行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)支出能力、采購要求等關(guān)鍵性因素制定可行的采購方案，在保障科學(xué)采購的同時實(shí)現(xiàn)“節(jié)流采購”的目標(biāo)，控制采購開支。

采購計(jì)劃是保證采購方案順利開展的基礎(chǔ)，在制定采購計(jì)劃之前，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)針對采購需求給出合理的采購預(yù)算，保證財(cái)務(wù)的有效管理。這就需要采購人員將采購需求與單位的特殊因素考慮到其中，根據(jù)市場環(huán)境做出正確的預(yù)判方向，通過與各部門協(xié)調(diào)、敲定采購計(jì)劃，制定最終的采購方案。在這個過程中，采購人員一定要將預(yù)算細(xì)化到采購內(nèi)容之中，落實(shí)到部門采購需求之中，保證每一個與采購計(jì)劃相關(guān)的工作人員都切實(shí)參與到采購管理工作的參與之中，以此達(dá)到強(qiáng)化各工作人員工作責(zé)任意識的目的，確保對采購預(yù)算的正確預(yù)判，保證采購預(yù)算的合理性與精確性。在確定采購預(yù)算的過程中，各個部門必須積極參與，避免采購人員的“獨(dú)斷專行”：采購人員根據(jù)行政事業(yè)單位的采購需求提出采購計(jì)劃，并提出資金申請，對采購項(xiàng)目、相關(guān)項(xiàng)目的歷史價格進(jìn)行登記，保障采購工作的公開透明;財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對采購人員給出的采購方案、所采購的相關(guān)物品進(jìn)行核查，保障財(cái)務(wù)開支與采購項(xiàng)目一一對應(yīng)，保障采購工作的高效性。已經(jīng)確定的采購預(yù)算方案要交由上級領(lǐng)導(dǎo)審閱，在批復(fù)之后才能實(shí)施。

（四）嚴(yán)格落實(shí)崗位職責(zé)，進(jìn)一步提升工作內(nèi)容的有效性

清晰的業(yè)務(wù)辦理流程，是將內(nèi)部采購建設(shè)方案落到實(shí)處的關(guān)鍵因素之一，使采購方案的工作效能得到最大程度地發(fā)揮。采購方案的落實(shí)效果與整個內(nèi)部控制工作的開展有著密切的聯(lián)系，與此同時，這也是行政事業(yè)單位采購工作中涉及面最廣的工作內(nèi)容，需要考慮的外在因素也是最多的一項(xiàng)。因此，明確采購預(yù)算與采購管理計(jì)劃工作制度，保證采購環(huán)節(jié)的管理與采購之后審核工作的有效性，是實(shí)現(xiàn)落實(shí)崗位職責(zé)、合理分配任務(wù)權(quán)限的有效手段。在這之中明確采購預(yù)算與采購管理計(jì)劃工作條例，主要包括了根據(jù)單位的實(shí)際需求制定采購計(jì)劃，并作出詳盡的方案，由財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購方案核算采購預(yù)算的支出數(shù)額，并對采購方案作出權(quán)威有效的風(fēng)險評估審核，盡可能地規(guī)避采購風(fēng)險。確保采購計(jì)劃與采購預(yù)算內(nèi)容中的采購過程與目的都是符合采購審核標(biāo)準(zhǔn)的，并對采購預(yù)算與成本差距進(jìn)行對比，使每一個采購方案、渠道都擁有詳盡的備案手續(xù)。在這個過程中，單位不僅要對各部門的采購計(jì)劃進(jìn)行嚴(yán)格的審核，還要對采購計(jì)劃進(jìn)行責(zé)任備案，最大程度的把控采購風(fēng)險，為后續(xù)的財(cái)務(wù)審查工作提供明確的文件憑證。

保證采購環(huán)節(jié)的管理與采購之后審核工作的有效性的工作內(nèi)容主要包括：借助各部門的密切配合保證采購方案的順利進(jìn)行，對采購前的準(zhǔn)備，采購的過程，采購后的審核都要有詳盡的工作計(jì)劃。采購計(jì)劃進(jìn)行前對各部門的采購申請進(jìn)行審核和備案，不得批準(zhǔn)不合理的采購計(jì)劃，做到最大程度的維護(hù)單位資產(chǎn)安全，提高單位資金使用的有效性。與此同時還要對各部門的采購渠道進(jìn)行嚴(yán)格的審核，通過完整的招標(biāo)流程，選取合格的供應(yīng)商。將符合要求的采購計(jì)劃進(jìn)行及時的公示，保證采購工作在透明可視下進(jìn)行，進(jìn)一步提升社會公眾對行政事業(yè)單位的公信度。結(jié)束采購公示之后，還應(yīng)當(dāng)按照符合自身采購需求的內(nèi)部管理制度開展內(nèi)部控制工作。采購工作完成后，就需要相關(guān)人員按照內(nèi)部控制方案開展下一步工作，這之中包括對采購設(shè)施的抽樣檢測，對其市場價值的評估，并制定采購計(jì)劃的預(yù)算比。最后，則是將采購項(xiàng)目歸納整理，進(jìn)行備案。想要最大程度地發(fā)揮管理采購工作的有效性，就要嚴(yán)格地審核每一個崗位的工作內(nèi)容，通過嚴(yán)格地把控采購流程的每一個工作細(xì)節(jié)。

（五）總結(jié)采購經(jīng)驗(yàn)，為全面構(gòu)成內(nèi)控體系打下基礎(chǔ)

經(jīng)驗(yàn)是推動行政事業(yè)單位采購工作穩(wěn)定開展的有效元素，在完成采購工作之后，必須根據(jù)采購要求積極總結(jié)采購經(jīng)驗(yàn)，以季度、月度為基本周期，加強(qiáng)對采購活動的管理力度。傳統(tǒng)的采購管理理念下，部分行政事業(yè)單位將采購工作定義為一眾“單向化”手段，認(rèn)為采購工作只是偶然發(fā)生的財(cái)務(wù)開支行為，并不會對行政事業(yè)單位的未來各項(xiàng)工作產(chǎn)生影響。但對各個周期的采購過程進(jìn)行記錄，實(shí)行痕跡化管理，可以幫助行政事業(yè)單位有效總結(jié)采購經(jīng)驗(yàn)，在完成采購任務(wù)的同時保障采購質(zhì)量，控制采購成本。這樣的采購以高效、積極為特點(diǎn)，是優(yōu)化采購流程、消除采購風(fēng)險的有效方法。

內(nèi)部控制建設(shè)體系能使各部門的管理職能分配更加的合理，這不僅能保證單位工作的開展合理合法，還能最大程度地發(fā)揮資產(chǎn)使用效能，保證單位資產(chǎn)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的有效性與真實(shí)性，全面提高服務(wù)效率。這就需要單位總結(jié)采購經(jīng)驗(yàn)，將內(nèi)控管理貫穿到單位的各項(xiàng)工作之中，為全面構(gòu)成內(nèi)控體系打下基礎(chǔ)。因此，還應(yīng)當(dāng)設(shè)立強(qiáng)有力的監(jiān)督部門，針對采購過程形成有效的控評與指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)資金管理水平的切實(shí)提高，這有利于內(nèi)控方案的進(jìn)一步完善。在此基礎(chǔ)之上，單位還應(yīng)當(dāng)提高對風(fēng)險的預(yù)估與管理意識，通過收集與行政事業(yè)單位采購管理制度相關(guān)的政策，形成系統(tǒng)性的書面總結(jié)，制定符合本單位采購需求、優(yōu)化采購流程，增強(qiáng)對采購工作的監(jiān)管力度，達(dá)到加強(qiáng)行政事業(yè)單位采購工作人員工作意識的目的，確保資產(chǎn)合理化的運(yùn)行?？偨Y(jié)采購經(jīng)驗(yàn)為全面構(gòu)成內(nèi)控體系打下了基礎(chǔ)，提高風(fēng)險評估意識，加強(qiáng)監(jiān)管的有效執(zhí)行，這進(jìn)一步完善了政府采購內(nèi)部體制的建設(shè)。

四、結(jié)束語

想要提高行政事業(yè)單位采購工作內(nèi)部控制建設(shè)的有效性，不僅要針對單位的采購需求梳理采購流程，創(chuàng)立完整的采購環(huán)節(jié)，還應(yīng)當(dāng)對采購人員進(jìn)行不定期的培訓(xùn)，促進(jìn)其專業(yè)能力的提升。加強(qiáng)對采購預(yù)算工作的管理確保每一名與采購計(jì)劃相關(guān)的工作人員都參與到采購管理工作之中，這確保了職責(zé)的落實(shí)，采購工作的細(xì)節(jié)也得到了有效的把控和執(zhí)行。最后，總結(jié)采購經(jīng)驗(yàn)，為全面構(gòu)成內(nèi)控體系打下基礎(chǔ)，加強(qiáng)監(jiān)管力度，完善內(nèi)部控制體制的建設(shè)。

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