論信息技術(shù)提升高中檔案管理質(zhì)量

賈凡娥

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);高中;檔案管理;質(zhì)量;策略

引言

隨著人們?nèi)孢M(jìn)入信息化時(shí)代，信息技術(shù)悄然改變了人們的日常生活和工作方式，信息技術(shù)在教育領(lǐng)域中的運(yùn)用也產(chǎn)生了許多優(yōu)秀的成果。當(dāng)前我國(guó)學(xué)校負(fù)責(zé)人逐漸意識(shí)到了管理工作對(duì)教學(xué)工作的開(kāi)展具有重要意義。在此背景下，優(yōu)化高中學(xué)校的檔案管理工作，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來(lái)提高管理工作效率十分重要。

1在高中檔案管理工作中使用信息技術(shù)的必要性

高中學(xué)校的檔案自學(xué)校建校就一直積累，這些資料中涵蓋了學(xué)校任職老師詳細(xì)的工作情況和每一位就讀學(xué)生的學(xué)習(xí)資料。這些資料具有寶貴的教學(xué)研究?jī)r(jià)值。但是隨著資料數(shù)量的增多傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式程序較多，管理質(zhì)量不高。目前部分學(xué)校已經(jīng)想到借助先進(jìn)的信息技術(shù)來(lái)優(yōu)化檔案管理工作。信息技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用能夠有效提高管理效率。傳統(tǒng)管理模式下，我們通常采取紙質(zhì)檔案，這種檔案管理起來(lái)較為復(fù)雜并且容易丟失。隨著資料數(shù)量的不斷增加，管理人員的工作壓力也在不斷增加，這就導(dǎo)致失誤率大大提高。利用先進(jìn)的信息技術(shù)能夠幫助管理人員制定電子檔案，利用科學(xué)技術(shù)識(shí)別和記錄相關(guān)數(shù)據(jù)，能夠快速進(jìn)行檔案分類，進(jìn)而大大提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，此外這種管理方式還能夠緩解管理人員的工作壓力[2]。

在傳統(tǒng)的管理模式下，管理人員具有較大的工作壓力，同時(shí)這種模式下完成的管理工作效率和質(zhì)量都不高。在傳統(tǒng)的管理模式下，檔案記錄和檔案分類等工作都需要工作人員完成。大量的數(shù)據(jù)和資料會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員在記錄相關(guān)數(shù)據(jù)的過(guò)程中出現(xiàn)失誤，進(jìn)而檔案資料的可信度不高。此外，紙質(zhì)檔案極易丟失并且具有不可復(fù)制性。先進(jìn)的信息檔案能夠有效地解決傳統(tǒng)檔案資料存在的缺陷。同時(shí)利用先進(jìn)的信息化管理能夠有效提高檔案管理工作效率，同時(shí)信息化檔案具有可加密性，此外還可以進(jìn)行備份保存。最后通過(guò)建立信息化檔案，檔案管理人員只需要通過(guò)搜索功能就能夠快速調(diào)取檔案，這些檔案資料能夠?yàn)閷W(xué)校的決策和改革工作提供指導(dǎo)。

2利用信息技術(shù)提升高中檔案管理質(zhì)量的策略建議

2.1改變管理理念，重視檔案管理工作

如今依舊有小部分高中學(xué)校沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作對(duì)學(xué)校發(fā)展起到的重要價(jià)值，因此這些學(xué)校沒(méi)有積極推進(jìn)檔案管理工作改革，檔案管理工作依舊存在較為嚴(yán)重的缺陷。由此可知，推進(jìn)檔案管理工作改革首先需要進(jìn)行觀念上的改變。只有轉(zhuǎn)變學(xué)校管理人員對(duì)檔案管理工作的看法，讓他們切實(shí)地感受到檔案管理工作的重要性，才能夠讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)積極培養(yǎng)和引進(jìn)相關(guān)人才，進(jìn)而順利完成改革工作。此外，學(xué)校管理人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，虛心學(xué)習(xí)和接受先進(jìn)的管理理念。當(dāng)前，信息化管理是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，學(xué)校檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極接納和學(xué)習(xí)這一先進(jìn)的管理方法，以此提高檔案管理工作在學(xué)校決策和發(fā)展中所發(fā)揮的價(jià)值[2]。

2.2檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升，投入更多資金

隨著現(xiàn)代科研的不斷進(jìn)行，我國(guó)信息技術(shù)水平得到了發(fā)展。在現(xiàn)代社會(huì)，我們需要大量的技術(shù)人才來(lái)支持各行各業(yè)的健康發(fā)展。隨著信息化檔案管理模式的提出和建設(shè)，對(duì)高中學(xué)校檔案管理人員的信息技能提出了更高要求?，F(xiàn)代檔案管理模式下，檔案管理人員不僅要學(xué)會(huì)核對(duì)、整理檔案資料，還要熟練操作相關(guān)信息設(shè)備。如今我國(guó)大多高中學(xué)校已經(jīng)建立起了完善的信息檔案管理平臺(tái)，檔案管理人員需要熟練操作這一平臺(tái)，將平臺(tái)上自動(dòng)生成的各類資料進(jìn)行格式的轉(zhuǎn)化以及電子歸類，進(jìn)而提高信息管理工作的規(guī)范化程度。由此可知，只有保證參與檔案管理工作的工作人員具備相關(guān)的信息技能和管理技能，才能夠保證信息化檔案管理工作順利高效地完成。此外，信息化設(shè)備建設(shè)也十分重要。

2.3檔案管理重心轉(zhuǎn)移，檔案資料格式統(tǒng)一化

在高中學(xué)校檔案管理工作的過(guò)程中，我們需要做到“快、廣、準(zhǔn)、精”。深入探究信息化檔案管理工作，將檔案管理工作的重心從簡(jiǎn)單地保存轉(zhuǎn)移到傳遞信息和信息深加工的層次十分重要。計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠幫助檔案管理人員簡(jiǎn)化檔案管理流程。計(jì)算機(jī)檔案能夠幫助管理人員在不進(jìn)入檔案資料庫(kù)的前提下實(shí)現(xiàn)檔案查閱工作，這種查閱方式無(wú)須不斷打開(kāi)資料庫(kù)，就有效降低了檔案庫(kù)資料丟失的風(fēng)險(xiǎn)，提高檔案安全性。利用計(jì)算機(jī)管理是符合檔案數(shù)據(jù)一體化的要求的，該技術(shù)的有效運(yùn)用能夠大大提高管理效率。在計(jì)算機(jī)檔案管理模式下，相關(guān)管理人員需要承擔(dān)起檔案審查工作，保障檔案具有連續(xù)性和準(zhǔn)確性。此外，利用計(jì)算機(jī)設(shè)備能夠統(tǒng)一檔案字體，使打印下來(lái)的電子檔案美觀程度更高[3]。

結(jié)語(yǔ)

從上面的論述當(dāng)中可以看到，利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，能夠快速提高檔案管理工作效率，幫助檔案管理人員更加簡(jiǎn)便快捷地查閱相關(guān)檔案。因此，信息技術(shù)在高中學(xué)校的檔案管理工作中的實(shí)際運(yùn)用，能夠提高相關(guān)資料在學(xué)校決策工作中所發(fā)揮的價(jià)值。為了進(jìn)一步提高高中學(xué)校檔案管理工作水平，不僅需要積極引進(jìn)先進(jìn)的人才，還要加強(qiáng)信息化設(shè)備的建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

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[3]吳耀玲.高中學(xué)校檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策研究[J].黑龍江史志，2020（09）：94-95.