基于財(cái)務(wù)共享模式的會計(jì)業(yè)務(wù)流程研究

鄧涵 陳黎娜 胡月

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)市場環(huán)境的變化，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的需求，多數(shù)大型企業(yè)呈現(xiàn)出機(jī)構(gòu)臃腫、財(cái)務(wù)人員冗余造成效率低下等問題。為了解決這些問題，企業(yè)應(yīng)對財(cái)務(wù)流程、組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行思考，經(jīng)過管理者的不斷探索，財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式應(yīng)運(yùn)而生。如今，諸多集團(tuán)已逐漸建立起自己的財(cái)務(wù)共享中心，完成了由粗放式管理模式向財(cái)務(wù)共享模式的精細(xì)化管理轉(zhuǎn)型，然而現(xiàn)有的共享業(yè)務(wù)流程卻尚未達(dá)到最佳水平。因此，需要在財(cái)務(wù)共享模式下對會計(jì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行改造和優(yōu)化，進(jìn)一步推動傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式到新型財(cái)務(wù)管理的轉(zhuǎn)型，提高財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心工作效率，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)企業(yè)利益最大化。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享;業(yè)務(wù)流程;流程再造

一、引言

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展及科學(xué)技術(shù)的更新，企業(yè)的財(cái)務(wù)管理模式要相應(yīng)做出調(diào)整。財(cái)務(wù)會計(jì)從最早的傳統(tǒng)記賬過渡到會計(jì)信息系統(tǒng)，然后到業(yè)財(cái)一體化，最后到如今集團(tuán)公司普遍應(yīng)用的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，企業(yè)的財(cái)務(wù)管理模式也在順著時(shí)代進(jìn)步。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心主要適合于分公司數(shù)量較多，業(yè)務(wù)量較大，發(fā)展趨勢較為迅猛，財(cái)務(wù)問題繁雜并難以統(tǒng)籌管理的集團(tuán)公司，有利于降低集團(tuán)成本，使做賬流程標(biāo)準(zhǔn)化，最大程度地提高財(cái)務(wù)工作人員工作效率。其中，對于財(cái)務(wù)共享服務(wù)具有重要意義的便是流程再造，企業(yè)經(jīng)營管理者須給予高度的重視和大力支持，不斷完善制度、流程標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)需要各部門積極配合與充分溝通，推進(jìn)跨部門一體化，共享信息，提高客戶滿意度，為企業(yè)帶來競爭優(yōu)勢。

二、財(cái)務(wù)共享模式的理論背景

財(cái)務(wù)共享理論起源于西方發(fā)達(dá)國家，經(jīng)過了漫長的發(fā)展，目前西方國家關(guān)于財(cái)務(wù)共享理論的研究已經(jīng)相對成熟。其普遍認(rèn)為財(cái)務(wù)共享是通過把企業(yè)員工、信息技術(shù)和財(cái)務(wù)流程進(jìn)行規(guī)范化的融合，將企業(yè)的財(cái)務(wù)流程進(jìn)行統(tǒng)一和精簡，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的共享，最終提高財(cái)務(wù)工作、決策、經(jīng)營和管理等的效率，是一種新型的、有效的管理模式。我國學(xué)者對于財(cái)務(wù)共享和流程再造的研究起步比較晚，由于這些概念均起源于西方，我們的研究大多也是基于國外學(xué)者的研究。其中，財(cái)務(wù)共享流程便是我國學(xué)者近幾年著重研究的內(nèi)容，流程再造是對企業(yè)原有的業(yè)務(wù)流程方案進(jìn)行再設(shè)計(jì)，同時(shí)也在組織架構(gòu)和人力分配上進(jìn)行了適配調(diào)整，讓企業(yè)更加具有競爭力。財(cái)務(wù)共享中心能否成功建立，流程再造是非常關(guān)鍵的一環(huán)，是貫穿整個(gè)建設(shè)過程的。流程再造使得業(yè)務(wù)流程有了更加標(biāo)準(zhǔn)和專業(yè)的分配和執(zhí)行，改造完成后采用流程管理，不斷進(jìn)行完善和優(yōu)化，適應(yīng)企業(yè)的變化和發(fā)展。

三、財(cái)務(wù)共享模式應(yīng)用前的會計(jì)業(yè)務(wù)流程

（一）費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)

對于集團(tuán)企業(yè)來說，企業(yè)員工總量高意味著每天從事各種類型的生產(chǎn)或其他活動，涉及到的報(bào)銷業(yè)務(wù)較多，因此在企業(yè)整體運(yùn)營中，費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)的重要性相對較大。通常來說，在財(cái)務(wù)共享模式運(yùn)行前，集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部各分公司對應(yīng)的業(yè)務(wù)部門通過預(yù)算控制對部門費(fèi)用進(jìn)行預(yù)算管理，申請人在報(bào)銷單上清楚填寫相關(guān)報(bào)銷信息后交給領(lǐng)導(dǎo)審批，由領(lǐng)導(dǎo)在紙質(zhì)資料上蓋章或簽名，然后再將材料交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門在收到業(yè)務(wù)部門提供的相關(guān)材料后，要對材料的真實(shí)性和規(guī)范性進(jìn)行審核。同時(shí)，為方便核查和處理，也可主要集中在季度末進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷處理。但由于季度末業(yè)務(wù)量大，員工費(fèi)用報(bào)銷所涉及的材料均為紙質(zhì)材料，審批工作需在線下進(jìn)行，單據(jù)的傳遞速度較慢。在此過程中，費(fèi)用的預(yù)算控制、費(fèi)用報(bào)銷、資金結(jié)算、預(yù)付款核銷等管理都較為松散，集團(tuán)及其分支機(jī)構(gòu)無法形成統(tǒng)一規(guī)范化的運(yùn)營、管理和監(jiān)督。

（二）銷售收款業(yè)務(wù)

在財(cái)務(wù)共享模式運(yùn)行前，業(yè)務(wù)人員簽訂銷售合同后會根據(jù)合同要求填寫申請表，申請商品交付，商務(wù)部工作人員核對申請表信息并填寫提貨單，倉庫人員接受單據(jù)的同時(shí)填寫出庫單和發(fā)貨。買方在商品到達(dá)后檢查商品并將送貨單傳遞給業(yè)務(wù)部門，由業(yè)務(wù)部門傳遞給財(cái)務(wù)部門，最終由財(cái)務(wù)部門確認(rèn)商品的收入。如果有折扣，財(cái)務(wù)人員在檢查時(shí)，通過票扣的形式進(jìn)行相應(yīng)的處理。若買方與業(yè)務(wù)人員調(diào)整折扣，則需要申請調(diào)整，經(jīng)批準(zhǔn)后方可調(diào)整。在完成折扣處理后，系統(tǒng)將生成相應(yīng)的憑證，通過稅務(wù)系統(tǒng)開具發(fā)票，并將發(fā)票號回填到系統(tǒng)當(dāng)中。由此可見，大部分的業(yè)務(wù)處理工作都需要財(cái)務(wù)部門與人工聯(lián)系起來，但這種線下人工對接方式容易導(dǎo)致業(yè)務(wù)交接錯(cuò)誤，業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)工作處理不規(guī)范。同時(shí)，銷售過程中確認(rèn)依據(jù)和發(fā)貨不一致的問題，也可能會導(dǎo)致賬實(shí)不符，即財(cái)務(wù)部門和銷售部門的信息不一致，出現(xiàn)庫存和數(shù)量的差異。

（三）采購付款業(yè)務(wù)

在財(cái)務(wù)共享模式運(yùn)行前，業(yè)務(wù)部門在采購訂單中填寫簽訂合同的采購信息。倉庫工作人員在相關(guān)產(chǎn)品入庫的同時(shí)填寫入庫單，將入庫單移交給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門根據(jù)信息填寫發(fā)票，然后將訂單、發(fā)票與入庫單進(jìn)行匹配。其次，查看應(yīng)付余額后進(jìn)行預(yù)付款核銷。最后確定付款形式進(jìn)行付款。但在采購過程中，對于預(yù)付款的審核，還需要人工審核合同上的金額。訂單、發(fā)票與入庫單匹配的工作量繁瑣，需要相關(guān)工作人員有足夠的耐心和細(xì)心。財(cái)務(wù)部門在完成所有工作后，無法保證與其他部門進(jìn)行有效的溝通反饋，無法對公司經(jīng)營過程中存在的管理問題提出有效及時(shí)的建議，從而使企業(yè)負(fù)荷運(yùn)營，不僅不能提高整體效率，還會導(dǎo)致企業(yè)成本的增加。采購部門和財(cái)務(wù)部門在信息的獲取和使用上不同步，預(yù)付款的審核會出現(xiàn)銜接不清的問題，無形中增加了集團(tuán)及分公司管理的難度。同時(shí)，由于信息傳遞的滯后和各分公司主營業(yè)務(wù)的差異，各分公司在信息運(yùn)用上存在較大差距，無法準(zhǔn)確獲取每天產(chǎn)生的大量財(cái)務(wù)信息。

四、集團(tuán)企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的必要性及可行性

（一）集團(tuán)企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的必要性

第一，為了適應(yīng)集團(tuán)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)以及大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，從企業(yè)的整體發(fā)展出發(fā)，財(cái)務(wù)共享流程優(yōu)化可以有效降低運(yùn)作成本。財(cái)務(wù)共享的本質(zhì)是信息共享，這在資金集中管理起到重要作用。換句話說，資金的控制權(quán)集中在集團(tuán)總部，資金的使用得到了改善，資本成本也會相對應(yīng)的降低。第二，財(cái)務(wù)共享流程優(yōu)化可以明顯提升顧客滿意度。集團(tuán)企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化是以客戶為中心，對客戶的體驗(yàn)感給予高度重視，減少客戶所需要花費(fèi)的時(shí)間，使業(yè)務(wù)服務(wù)更加安全和高效，最終達(dá)到顯著改善客戶滿意度，為公司吸引了眾多優(yōu)質(zhì)客戶。第三，財(cái)務(wù)共享流程優(yōu)化可以強(qiáng)化內(nèi)部控制及風(fēng)險(xiǎn)管理。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，集團(tuán)的財(cái)務(wù)更趨向于精細(xì)化、透明化、標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)了集中高效化財(cái)務(wù)管理，能夠?qū)Ρ姸噙`規(guī)行為的發(fā)生進(jìn)行強(qiáng)有力的控制，更有效地防范各種財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

（二）集團(tuán)企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的可行性

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的流程優(yōu)化，最終目的是改善財(cái)務(wù)狀況，更好地服務(wù)于業(yè)務(wù)發(fā)展和企業(yè)管理。而改善財(cái)務(wù)狀況，主要包括提升財(cái)務(wù)工作效率、降低基礎(chǔ)工作成本、降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、提高財(cái)務(wù)信息質(zhì)量等方面。結(jié)合集團(tuán)企業(yè)在共享前存在的問題，分析其目前對需求的智能化場景，經(jīng)過理論界和實(shí)證案例的不斷研究，財(cái)務(wù)共享流程優(yōu)化是集團(tuán)企業(yè)問題的高效解決方案。其中，財(cái)務(wù)共享中心業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的規(guī)劃和詳細(xì)設(shè)計(jì)應(yīng)充分考慮企業(yè)財(cái)務(wù)管理的現(xiàn)狀和實(shí)際需求，合理利用新技術(shù)，確保共享中心業(yè)務(wù)流程得以順利優(yōu)化，從而推動企業(yè)管理整體智能化升級。

五、基于財(cái)務(wù)共享模式的業(yè)務(wù)流程應(yīng)用情況

（一）企業(yè)共享模式下的財(cái)務(wù)組織架構(gòu)

目前，我國已建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的集團(tuán)企業(yè)，其財(cái)務(wù)組織架構(gòu)通常包括集團(tuán)財(cái)務(wù)部、分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)部門和財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。其中，業(yè)務(wù)范圍較廣的二級單位根據(jù)業(yè)務(wù)需要設(shè)立了自己的財(cái)務(wù)部門。共享中心則較多設(shè)置為集團(tuán)財(cái)務(wù)部下屬單位或同級單位，采用總部財(cái)務(wù)部管理、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心、子公司和分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)部門支持的財(cái)務(wù)組織架構(gòu)設(shè)計(jì)方案。

（二）財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)分組情況

通常來說，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心以矩陣式原則，按照業(yè)務(wù)范圍設(shè)置工作組。以工業(yè)生產(chǎn)制造業(yè)為例，其財(cái)務(wù)共享中心主要依照業(yè)務(wù)類型開展財(cái)務(wù)核算工作，各部門處理成員單位、集團(tuán)內(nèi)部的財(cái)務(wù)信息，負(fù)責(zé)本模塊的審核、核算。按照業(yè)務(wù)類型，共設(shè)置七個(gè)模塊部門，包括費(fèi)用核算組、資產(chǎn)核算組、收入成本組、資金結(jié)算組、總賬報(bào)表組、單據(jù)檔案組等工作組。

（三）基于財(cái)務(wù)共享模式的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)原則

在集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享流程優(yōu)化的過程中，一方面，要兼顧流程優(yōu)化與整體協(xié)調(diào)相結(jié)合的原則。財(cái)務(wù)共享中心的優(yōu)化并不僅僅是對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行改進(jìn)優(yōu)化，各個(gè)構(gòu)成要素必須協(xié)調(diào)融合，對系統(tǒng)進(jìn)行整體優(yōu)化，才能確保財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)行順暢。例如，共享中心生成的會計(jì)報(bào)告的內(nèi)容和頻率要根據(jù)業(yè)務(wù)環(huán)境的變化和供應(yīng)鏈的需求及時(shí)調(diào)整，會計(jì)人員需要具備建模等方法進(jìn)行數(shù)據(jù)分析的能力。由于報(bào)表所需要的數(shù)據(jù)分散在不同的業(yè)務(wù)部門，需要促進(jìn)業(yè)財(cái)融合，幫助業(yè)務(wù)部門了解財(cái)務(wù)共享中心的內(nèi)涵，熟悉財(cái)務(wù)共享中心的財(cái)務(wù)工作流程，從而提供更準(zhǔn)確、充分的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)支持。

另一方面，集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享流程優(yōu)化需兼顧發(fā)展創(chuàng)新與借鑒先進(jìn)相結(jié)合的原則。在經(jīng)濟(jì)全球化和信息技術(shù)飛速發(fā)展的浪潮下，新興的信息技術(shù)更新迭代速度快，實(shí)時(shí)優(yōu)化財(cái)務(wù)共享中心的設(shè)計(jì)往往需要花費(fèi)大量的財(cái)力和物力，也難以避免在探索過程中走彎路而產(chǎn)生企業(yè)資源浪費(fèi)，所以在借鑒先進(jìn)企業(yè)成熟的解決方案并結(jié)合自身情況完善創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，可以在一定程度上提高優(yōu)化方案實(shí)施的成功率。每個(gè)企業(yè)的管理水平、產(chǎn)業(yè)環(huán)境、共享中心的優(yōu)化條件可能不盡相同，在構(gòu)建共享中心優(yōu)化方案時(shí)，都應(yīng)遵循企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，通過企業(yè)各部門之間的合作，進(jìn)行適合企業(yè)的轉(zhuǎn)型，推進(jìn)共享中心后續(xù)的優(yōu)化進(jìn)程。

（四）基于財(cái)務(wù)共享模式的業(yè)務(wù)流程實(shí)施保障

1.組織結(jié)構(gòu)保障

健全的組織結(jié)構(gòu)是企業(yè)生存的基礎(chǔ)，也是實(shí)施流程優(yōu)化的基石，而企業(yè)要重構(gòu)原有的組織結(jié)構(gòu)，需要比構(gòu)建新的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)本身考慮的更多。因此，集團(tuán)企業(yè)需要將財(cái)務(wù)流程再造的總體目標(biāo)與重構(gòu)的組織結(jié)構(gòu)相結(jié)合，確保再造項(xiàng)目的后續(xù)實(shí)施能順利進(jìn)行，為財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)提供了整體環(huán)境，使其它沒有開展財(cái)務(wù)流程再造的流程應(yīng)能適應(yīng)再造流程的運(yùn)行速度，從而避免集團(tuán)整體運(yùn)營效果被這些流程降低的情況。

2.人力資源保障

在人力資源保障方面，共享中心的財(cái)務(wù)人員不僅要專業(yè)、有能力幫助企業(yè)做出戰(zhàn)略決策，更重要的是要與供應(yīng)鏈各部門進(jìn)行溝通與合作。只有企業(yè)各部門突破業(yè)務(wù)壁壘，從自身專業(yè)角度提供可靠的數(shù)據(jù)支持，才能提高優(yōu)化方案的成功率，保證財(cái)務(wù)共享中心的穩(wěn)定運(yùn)行。除此之外，更多的高級財(cái)務(wù)管理人員從基礎(chǔ)會計(jì)工作中解放出來，他們需更加充分地發(fā)揮管理職能，積極參與集團(tuán)的經(jīng)營決策，進(jìn)一步推動財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的優(yōu)化建設(shè)。

3.公司制度保障

隨著外部環(huán)境的變化和各地業(yè)務(wù)的發(fā)展，業(yè)務(wù)流程管理制度也需要不斷的修改和完善。首先，新業(yè)務(wù)的開發(fā)帶動了業(yè)務(wù)流程的變化。其次，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，以公司的實(shí)際情況作為出發(fā)點(diǎn)，明確新的信息需求，通過信息來固化業(yè)務(wù)流程，提高內(nèi)部控制能力。因此，公司采用財(cái)務(wù)共享服務(wù)，需進(jìn)行統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程管理，健全企業(yè)管理機(jī)制，進(jìn)一步提高業(yè)務(wù)流程的管理質(zhì)量。

4.信息技術(shù)保障

財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)需要強(qiáng)大的信息技術(shù)支持，需要不斷的更新和維護(hù)系統(tǒng)來適應(yīng)集團(tuán)業(yè)務(wù)的發(fā)展。因此，在財(cái)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)之初，就需要將系統(tǒng)的優(yōu)化和升級納入計(jì)劃當(dāng)中。集團(tuán)企業(yè)業(yè)務(wù)量龐大，每天在系統(tǒng)中生成大量的信息和數(shù)據(jù)，為了保證系統(tǒng)的運(yùn)行不會因數(shù)據(jù)信息的增加和系統(tǒng)加載緩慢而出現(xiàn)問題，企業(yè)需要持續(xù)維護(hù)和升級系統(tǒng)，確保其正常運(yùn)行。此外，對于以信息技術(shù)為支撐的財(cái)務(wù)共享中心來說，確保系統(tǒng)的信息安全也是非常重要的。系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫會將對集團(tuán)尤為重要的業(yè)務(wù)處理后的信息存儲起來，因此，系統(tǒng)的安全性也需要加強(qiáng)。

六、結(jié)論

論文經(jīng)過多方資料搜證，可以了解到大多數(shù)集團(tuán)企業(yè)的核心業(yè)務(wù)流程是費(fèi)用報(bào)銷流程、銷售應(yīng)收流程、采購應(yīng)付流程和資金結(jié)算流程。因此，將此四項(xiàng)業(yè)務(wù)優(yōu)先納入財(cái)務(wù)共享流程優(yōu)化中，有助于推動集團(tuán)對財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的進(jìn)一步探索。同時(shí)，基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新設(shè)計(jì)和構(gòu)建，根據(jù)財(cái)務(wù)共享模式優(yōu)化思路，繪制出財(cái)務(wù)共享業(yè)務(wù)流程，從組織結(jié)構(gòu)、人力資源、公司制度、信息技術(shù)四個(gè)方面提出業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的保障措施，為集團(tuán)企業(yè)全面實(shí)現(xiàn)基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化提供理論支持和技術(shù)保障。

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