互聯(lián)網(wǎng)背景下人力資源與社會(huì)保障局檔案管理研究

摘 要：在新時(shí)代背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)成為促進(jìn)社會(huì)發(fā)展、實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)及服務(wù)升級(jí)的重要因素，在國(guó)內(nèi)的各行業(yè)工作中，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為行業(yè)內(nèi)部的管理工作提供優(yōu)秀的技術(shù)條件，為保障管理工作的協(xié)調(diào)運(yùn)行奠定基礎(chǔ)。本文以人力資源與社會(huì)保障局的檔案管理工作為中心，探究在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的影響下，管理部門內(nèi)部檔案管理工作的開展意義，并且總結(jié)了運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)化管理工作效果的有效策略與方式。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)技術(shù);管理服務(wù);人力資源與社會(huì)保障局;檔案管理;工作發(fā)展

人力資源與社會(huì)保障局（以下簡(jiǎn)稱人社局）為社會(huì)管理作出了巨大的貢獻(xiàn)以及保障，從工作職責(zé)來(lái)看，人社局需要落實(shí)并貫徹國(guó)家與上級(jí)部門的人力資源及社會(huì)保障法律法規(guī)，因此優(yōu)化內(nèi)部的管理工作，是人社局貫徹法律法規(guī)、履行自身工作職責(zé)所不可懈怠的工作任務(wù)。檔案管理工作作為內(nèi)部管理服務(wù)工作的重心，是整體工作階段中不可忽略的工作內(nèi)容，部門人員需要采取正確的工作方針，解決檔案管理工作中所存在的問(wèn)題，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)部門內(nèi)管理工作的持續(xù)發(fā)展。

一、人力資源與社會(huì)保障局檔案管理工作的工作問(wèn)題

1.檔案管理缺乏效率

檔案管理工作的內(nèi)容較為寬泛，從當(dāng)前的檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)看，由于管理者對(duì)檔案管理工作內(nèi)容的分配缺乏合理性與結(jié)構(gòu)性，因此在實(shí)際的工作開展過(guò)程中，工作人員無(wú)法正確認(rèn)識(shí)到自身的管理職責(zé)以及工作范圍，使檔案管理工作出現(xiàn)拖延處理、信息錯(cuò)位等現(xiàn)象，造成部門內(nèi)的檔案管理工作效率受到較大的影響，并且對(duì)后續(xù)的檔案審核以及存儲(chǔ)等工作造成巨大的阻礙。從造成檔案管理工作效率低下的主觀原因來(lái)看，由于現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展速度較快，人力資源管理以及社會(huì)服務(wù)保障等工作所產(chǎn)出的檔案數(shù)據(jù)正在逐漸增加，在此基礎(chǔ)上，檔案管理部門仍采用傳統(tǒng)的技術(shù)及工作模式進(jìn)行檔案管理工作，使現(xiàn)階段的工作效率相較于以往有所降低，久而久之，部門內(nèi)的待處理檔案會(huì)隨著時(shí)間的推移而不斷積累，為后續(xù)的工作開展造成消極影響。

2.檔案信息管理缺乏準(zhǔn)確性

從人社局的工作職責(zé)來(lái)看，需要同時(shí)兼顧城鄉(xiāng)就業(yè)規(guī)劃、技能人才鑒定以及市場(chǎng)資源的規(guī)劃等管理工作，在此過(guò)程中，需要針對(duì)不同工作領(lǐng)域所產(chǎn)出的檔案信息進(jìn)行全面的管理與分類，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)工作的協(xié)調(diào)發(fā)展，并且為社會(huì)服務(wù)工作提供保障;從管理部門的角度來(lái)看，為了將大批量的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行集中處理與統(tǒng)計(jì)，部門需要投入大量的人力成本以及技術(shù)成本，以此來(lái)維持檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。但是，由于部分管理部門缺乏高效率的技術(shù)條件作為支撐，導(dǎo)致檔案管理工作對(duì)人工的依賴性較強(qiáng)，久而久之，當(dāng)投入的人力成本無(wú)法滿足管理工作需求時(shí)，檔案管理必然容易出現(xiàn)因人為因素而造成的管理問(wèn)題，對(duì)檔案信息統(tǒng)計(jì)與處理的準(zhǔn)確性造成較大的影響。

3.檔案審核與統(tǒng)計(jì)缺乏協(xié)調(diào)性

從目前的檔案管理工作內(nèi)容來(lái)看，檔案信息的審核工作能夠?qū)o(wú)效的檔案信息進(jìn)行剔除，并且在保障工作的科學(xué)性與合理性的同時(shí)，提高管理工作的準(zhǔn)確性。檔案統(tǒng)計(jì)工作則能夠?qū)⑤斎氲臋n案信息進(jìn)行有效管理，并且按照檔案的信息內(nèi)容進(jìn)行全面的分類與統(tǒng)計(jì)，對(duì)于防止檔案信息缺失具有重要的意義;從工作的開展角度來(lái)看，檔案審核與檔案統(tǒng)計(jì)工作具有相輔相成的工作職能，且兩項(xiàng)工作在檔案管理工作中發(fā)揮著不可替代的作用，但由于部分管理人員無(wú)法認(rèn)識(shí)到兩種工作潛在的規(guī)律及聯(lián)系，并且對(duì)兩項(xiàng)工作的定位缺乏明確性，導(dǎo)致檔案管理中的審核工作與信息統(tǒng)計(jì)工作缺乏一定的協(xié)調(diào)性。從該問(wèn)題對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生的影響來(lái)看，由于檔案審核與統(tǒng)計(jì)在實(shí)際工作當(dāng)中無(wú)法協(xié)調(diào)開展，導(dǎo)致檔案管理信息在部分情況下無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享以及順利流通，這樣一來(lái)，檔案管理工作的真實(shí)性與精準(zhǔn)性勢(shì)必會(huì)在一定程度上受到影響，并且影響到工作的實(shí)際效果。

4.工作質(zhì)量偏低

工作反饋是衡量檔案管理工作質(zhì)量的重要標(biāo)尺，檔案管理工作質(zhì)量包括管理效果、管理效率、工作效益等諸多內(nèi)容，而從當(dāng)前部分人社局的檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)看，其工作質(zhì)量普遍處于中等偏低狀態(tài)，并且長(zhǎng)時(shí)間無(wú)法出現(xiàn)突破性發(fā)展。造成管理工作質(zhì)量偏低的原因體現(xiàn)在多個(gè)方面，一是管理人員自身所具備的專業(yè)素質(zhì)及工作能力，對(duì)于影響工作質(zhì)量具有主導(dǎo)作用，當(dāng)管理崗位工作人員的個(gè)人能力無(wú)法適應(yīng)實(shí)際工作需求時(shí)，檔案管理工作必然會(huì)出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，并且對(duì)工作的整體效果產(chǎn)生不利影響;二是管理技術(shù)及管理方法同樣是影響工作效率的重要原因。例如，部分部門仍然沿用紙質(zhì)檔案進(jìn)行檔案信息的儲(chǔ)存管理，并且缺乏預(yù)防檔案信息缺失的技術(shù)及設(shè)備，因此部門需要花費(fèi)更多的人工成本來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行核查，使工作的整體效益有所降低。

二、互聯(lián)網(wǎng)條件下的檔案管理工作優(yōu)勢(shì)

1.有利于突破傳統(tǒng)管理工作模式的限制

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)逐漸融入不同行業(yè)的管理工作當(dāng)中，并且為工作開展創(chuàng)造了更加有利的條件以及環(huán)境。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的幫助下，人社局的檔案管理工作能夠有效突破傳統(tǒng)工作模式的限制，并且取得比以往更加優(yōu)質(zhì)的工作成就。例如，在檔案的儲(chǔ)存工作中，傳統(tǒng)管理工作需要針對(duì)每一份檔案信息進(jìn)行核查與篩選，并且采用人工統(tǒng)計(jì)的方式將檔案信息進(jìn)行入庫(kù)與校驗(yàn)等工作。盡管這種工作方式能夠最大化地保障檔案信息的完整度及精確化，但同時(shí)以人工統(tǒng)計(jì)技術(shù)為主的檔案管理審核所耗費(fèi)的時(shí)間成本以及人力成本較高，不利于大批量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)管理需求。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的幫助下，部門可以通過(guò)利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)代替部分人工操作，如云系統(tǒng)能夠兼顧審核與信息儲(chǔ)存為一體，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的穩(wěn)定性以及信息存儲(chǔ)的長(zhǎng)久性。因此，在互聯(lián)網(wǎng)的影響下，檔案管理工作能夠突破傳統(tǒng)工作模式的局限性，取得更加優(yōu)質(zhì)的管理工作效果。

2.有利于增強(qiáng)檔案管理工作的整體效率

在互聯(lián)網(wǎng)背景下，工作人員可以借助互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)創(chuàng)造出有利于檔案管理工作的工具，從而根據(jù)檔案管理工作的需求作出對(duì)應(yīng)的管理策略，使管理工作的整體效率得到顯著提高。

首先，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，工作人員能夠借助程序編寫來(lái)設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，并且使系統(tǒng)能夠根據(jù)檔案審核以及管理的需求進(jìn)行實(shí)際工作，這樣一來(lái)，具有檔案管理功能的互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)能夠減少實(shí)際工作對(duì)人工操作的依賴，使檔案管理工作的各項(xiàng)結(jié)構(gòu)更加合理且明確。其次，由于互聯(lián)網(wǎng)具有信息流通性的優(yōu)勢(shì)，因此從事不同階段檔案管理工作的工作人員能夠以互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)作為媒介，實(shí)現(xiàn)管理過(guò)程中的信息交互與流通，使檔案管理工作能夠具備信息真實(shí)性、準(zhǔn)確性的工作特征。因此，隨著檔案管理工作的內(nèi)容不斷變化，工作人員可以借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)創(chuàng)造工作條件，使實(shí)際工作能夠滿足管理工作的變化需求，為提高整體工作效率奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.有利于減少人為因素所導(dǎo)致的信息誤差

從檔案管理工作人員的工作角度來(lái)看，管理人員自身的工作素質(zhì)、專業(yè)能力以及工作心態(tài)都是影響工作效果的重要因素，而在實(shí)際的工作過(guò)程中，個(gè)人因素也將成為產(chǎn)生檔案管理工作誤差的導(dǎo)火索。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的影響下，檔案管理工作能夠突破人工單一化操作的局限，實(shí)現(xiàn)人機(jī)交互的工作模式，繼而減少因人為因素而產(chǎn)生的工作誤差，為檔案管理的秩序化發(fā)展提供技術(shù)條件。例如，網(wǎng)絡(luò)智能化審核能夠代替人工審核，并對(duì)大批量的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行智能篩查，使互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠在一定程度上減少檔案管理工作的煩瑣性，避免工作的重復(fù)性對(duì)職員心態(tài)造成影響。此外，由于人機(jī)交互的工作模式能夠以人工操作作為主導(dǎo)，因此檔案信息的處理仍然能夠以管理原則作為基礎(chǔ)，并且能夠保證工作的可靠性與穩(wěn)定性。

4.有利于實(shí)現(xiàn)管理工作的創(chuàng)新發(fā)展

在檔案管理工作的發(fā)展過(guò)程中，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠作為主要的技術(shù)依據(jù)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展提供源源不竭的技術(shù)動(dòng)力。例如，管理者可以根據(jù)已有的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)條件，對(duì)工作中有待改善的環(huán)節(jié)進(jìn)行及時(shí)調(diào)整，并且通過(guò)決策的方式來(lái)制定和調(diào)整工作內(nèi)容，使檔案管理工作的流程、開展方法、管理分類等工作都能夠得到顯著優(yōu)化，并且符合新時(shí)期檔案管理工作的需求，使檔案管理工作能夠在新時(shí)代進(jìn)一步創(chuàng)新發(fā)展。

三、互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理工作的發(fā)展目標(biāo)

1.實(shí)現(xiàn)檔案管理協(xié)同化

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，應(yīng)當(dāng)借助互聯(lián)網(wǎng)信息流通化的優(yōu)勢(shì)，保障檔案信息管理過(guò)程中的管理協(xié)同化，以此來(lái)發(fā)揮不同管理部門的工作職能，減少檔案管理工作中的管理誤差，提高管理工作的整體效率。例如，在進(jìn)行公務(wù)員信息統(tǒng)計(jì)及相關(guān)事項(xiàng)處理工作的過(guò)程中，人社會(huì)局工作人員需要對(duì)公務(wù)員的檔案信息進(jìn)行分類處理，并且摘取其個(gè)人信息作為標(biāo)準(zhǔn)的檔案內(nèi)容。在此過(guò)程中，工作人員需要確保檔案信息的審核與信息統(tǒng)計(jì)實(shí)現(xiàn)協(xié)同化，保證檔案信息管理過(guò)程的各項(xiàng)工作能夠齊頭并進(jìn)，確保檔案信息分類過(guò)程的工作效率得到提高。

2.實(shí)現(xiàn)檔案管理精準(zhǔn)化

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息內(nèi)容的精準(zhǔn)化，是檔案管理工作的工作要義，在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，工作人員應(yīng)當(dāng)通過(guò)采取有效的工作手段，構(gòu)建科學(xué)合理的工作流程，防止檔案信息在管理過(guò)程中出現(xiàn)統(tǒng)計(jì)偏差等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)管理工作的精準(zhǔn)化。例如，在市場(chǎng)人才規(guī)劃工作的檔案管理過(guò)程中，工作人員需要根據(jù)人才的分類來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行對(duì)應(yīng)的管理，必要時(shí)采用標(biāo)簽化管理方式進(jìn)行信息統(tǒng)計(jì)，使檔案信息的整體內(nèi)容更加明確且清晰，為后續(xù)的檔案資料調(diào)動(dòng)工作提供便利服務(wù)。

四、檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的結(jié)合策略

1.培養(yǎng)相關(guān)專業(yè)人才

在互聯(lián)網(wǎng)背景下，為了充分發(fā)揮出互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的使用優(yōu)勢(shì)，并且將其技術(shù)功能運(yùn)用于人社局的檔案管理工作中，必須要具備充足的專業(yè)人才資源，以此來(lái)為創(chuàng)新互聯(lián)網(wǎng)管理方式提供人才條件。首先，從現(xiàn)階段人社局的檔案管理工作角度來(lái)看，管理部門必須要引導(dǎo)員工參與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的培訓(xùn)及學(xué)習(xí)，使每一位工作人員都能夠具備一定的互聯(lián)網(wǎng)操作能力，使工作人員的專業(yè)能力能夠適應(yīng)管理創(chuàng)新過(guò)程的技術(shù)要求。其次，人社局需要通過(guò)有效的方式引進(jìn)專業(yè)人才，并根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)背景下的檔案管理發(fā)展內(nèi)容來(lái)選擇技能型人才，針對(duì)性聘請(qǐng)能夠勝任新技術(shù)管理崗位的工作人員，從而確保互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠有效融入檔案管理工作之中。

2.借助管理制度維持技術(shù)管理服務(wù)

管理制度是檔案管理工作的行動(dòng)指南，對(duì)于管理工作的發(fā)展具有主導(dǎo)作用，在互聯(lián)網(wǎng)的影響下，人社局的檔案管理制度同樣應(yīng)當(dāng)?shù)玫酵晟?，保障新制度能夠適應(yīng)管理工作對(duì)制度的需求，以此來(lái)優(yōu)化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用效果。首先，部門管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理的工作問(wèn)題進(jìn)行制度規(guī)劃，如為了避免檔案管理工作的規(guī)劃缺乏明確性，工作人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合已有的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)水平，為每一位在崗工作人員制定相應(yīng)的工作范圍，從而提高互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及員工的工作效益。其次，部門管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理工作的開展需求來(lái)進(jìn)行制度規(guī)劃，如為了確保檔案管理工作能夠適應(yīng)大批量的檔案信息處理需求，管理人員應(yīng)當(dāng)在傳統(tǒng)檔案管理模式的基礎(chǔ)上進(jìn)行工作結(jié)構(gòu)的創(chuàng)新，并且合理調(diào)配檔案收集、信息處理、信息驗(yàn)證與審核、信息調(diào)研等工作結(jié)構(gòu)，使互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的功能能夠更好地服務(wù)于檔案管理的各項(xiàng)工作，優(yōu)化互聯(lián)網(wǎng)背景下的檔案管理工作開展效果。

3.實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)選擇的針對(duì)性

為了解決現(xiàn)階段檔案管理工作所存在的問(wèn)題，使互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠?yàn)楣芾砉ぷ魈峁└觾?yōu)質(zhì)的服務(wù)，人社局工作人員應(yīng)當(dāng)明確檔案管理工作所存在的工作缺陷及根本原因，通過(guò)對(duì)管理技術(shù)、管理手段等進(jìn)行優(yōu)化，使互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用能夠有利于針對(duì)性地解決管理問(wèn)題。例如，為了解決檔案信息處理過(guò)程中的工作低效率問(wèn)題，工作人員必須精準(zhǔn)判斷導(dǎo)致該工作問(wèn)題的主要成因，即檔案信息的多樣化以及輸出批量化，使工作的難度大幅度提高，使工作效率大打折扣。

對(duì)此，工作人員需要采取互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的智能化處理技術(shù)，并將技術(shù)運(yùn)用于批量檔案信息的處理工作中，以此來(lái)減少個(gè)體員工的管理工作量，降低檔案處理工作環(huán)節(jié)的時(shí)間成本。

4.結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的整合化

從檔案管理工作的內(nèi)容來(lái)看，工作人員要根據(jù)工作需要來(lái)進(jìn)行檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案設(shè)計(jì)等多項(xiàng)工作，隨著對(duì)檔案管理工作的重視程度不斷提高，檔案管理工作的工作環(huán)節(jié)也逐漸產(chǎn)生復(fù)雜化的特征。為了滿足工作發(fā)展的需求，部門工作人員必須要以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)作為媒介，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的整合化。例如，在檔案收集以及檔案整理工作的過(guò)程中，工作人員可以提前運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)收集的檔案信息進(jìn)行篩選，剔除其中的無(wú)效檔案信息及其他不符合條件的檔案信息，從而使檔案收集工作能夠具備檔案預(yù)處理的工作職能，以此來(lái)降低檔案整理正式工作的難度，使不同的工作步驟產(chǎn)生一定的整合化性質(zhì)。

五、結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，在互聯(lián)網(wǎng)背景下，人社局的檔案管理工作能夠得到顯著優(yōu)化，且由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)具有較強(qiáng)的普適性及高效性，能夠作為創(chuàng)新檔案工作的關(guān)鍵要素，對(duì)人社局的未來(lái)發(fā)展具有重要作用。因此，工作人員應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的現(xiàn)狀，在實(shí)際工作中發(fā)揮出互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的使用優(yōu)勢(shì)，使檔案管理工作能夠突破傳統(tǒng)工作模式的限制，為工作的協(xié)調(diào)化運(yùn)行提供充足的技術(shù)條件。

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（作者單位：鄆城縣人力資源和社會(huì)保障局）

作者簡(jiǎn)介：楊霞（1982—），女，漢族，山東鄆城人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。