簡(jiǎn)述技工院校檔案管理信息化建設(shè)及創(chuàng)新化管理

袁爽

摘 要：隨著信息化時(shí)代的到來，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是時(shí)代發(fā)展必然趨勢(shì)，也是檔案管理創(chuàng)新的重要體現(xiàn)。本文以技工院校的檔案管理為研究對(duì)象，在闡述技工院校推進(jìn)檔案管理信息化意義的基礎(chǔ)上，對(duì)技工院校推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的具體路徑進(jìn)行分析，然后就技工院校檔案管理普遍存在的問題，提出幾點(diǎn)創(chuàng)新化管理建議，目的促進(jìn)技工院校檔案管理水平提升，并為相關(guān)單位提供參考。

關(guān)鍵詞：技工院校;檔案管理;信息化;管理創(chuàng)新

在當(dāng)前政治經(jīng)濟(jì)大環(huán)境下，技工院校作為技能型人才培養(yǎng)的重要陣地，其發(fā)展受到國家高度重視。檔案在技工院校人才培養(yǎng)工作中有著重要作用，在信息化背景下，技工院校推動(dòng)實(shí)施檔案管理信息化是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然要求?，F(xiàn)如今技工院校保存了大量檔案信息，且隨著信息化時(shí)代的到來，檔案信息復(fù)雜程度更高，若技工院校仍只用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管模式，不僅影響檔案資料的長(zhǎng)期保存，也不利于檔案資料的查閱和使用，使檔案利用率低?？梢?，技工院校實(shí)施檔案管理信息化勢(shì)在必行，是檔案管理創(chuàng)新的體現(xiàn)，在信息化技術(shù)作用下，可促使技工院校檔案管理效率與質(zhì)量大幅提升，也為檔案資料的查閱、使用提供便利。

一、技工院校推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的意義

檔案管理信息化，主要是依托計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料收集、分類、整理、加工利用的一種管理模式。對(duì)技工院校而言，實(shí)施檔案管理信息化，可有效提升檔案管理效率，同時(shí)也對(duì)檔案信息的保管、檔案價(jià)值的發(fā)揮及提升人才利用效率均有促進(jìn)作用。

1.有助于提升檔案管理效率

在技工院校傳統(tǒng)檔案管理模式中，主要是針對(duì)紙質(zhì)材料，且在實(shí)際工作中，檔案材料的收集、歸檔、管理等均需要依靠人工完成，不僅管理過程較復(fù)雜，而且需要耗費(fèi)大量人力、物力、財(cái)力。

另外，在檔案管理過程中，容易受到外部環(huán)境及人為因素影響，致使檔案管理出現(xiàn)遺漏、檔案信息失真等問題出現(xiàn)，加之現(xiàn)有檔案管理人員專業(yè)水平參差不齊，在實(shí)際管理中不能有效利用先進(jìn)的管理技術(shù)和手段，使得檔案管理效率較低。技工院校通過開展檔案信息化管理，可有效解決上述問題，計(jì)算機(jī)軟件管理逐漸替代人工管理，既能有效降低管理成本，還能大幅提高檔案管理效率。

2.有助于檔案信息有效保存

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式中，由于在每次檔案翻閱過程中都會(huì)在一定程度上對(duì)紙質(zhì)檔案造成損害，導(dǎo)致檔案壽命縮短，不利于檔案的永久保存。而且，現(xiàn)如今技工院校人才流動(dòng)問題也較突出，使得檔案遷移增多，期間時(shí)常出現(xiàn)檔案遺失現(xiàn)象。而在技工院校推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)后，通過信息化手段實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案資料的電子化處理，既便于檔案信息長(zhǎng)期存儲(chǔ)，也有利于檔案信息快速傳遞。

3.有助于充分發(fā)揮檔案的價(jià)值

技工院校實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，可讓檔案價(jià)值得到充分發(fā)揮。通過信息化管理，只需要進(jìn)行一次信息錄入，便可實(shí)現(xiàn)信息的反復(fù)利用，同時(shí)在查閱、檢索檔案信息時(shí)更加方便，檔案使用者可根據(jù)實(shí)際所需進(jìn)行檢索，也能基于網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、查詢、比較和調(diào)取，如此一來，可充分發(fā)揮出檔案的價(jià)值作用。

4.有助于提升人才利用效率

因技工院校是培養(yǎng)技能型人才的重要陣地，所以決定了其人才利用的重要性。推進(jìn)檔案管理信息化，不僅能應(yīng)用在學(xué)校教職工人事檔案管理中，還能應(yīng)用在學(xué)生人事檔案管理中。其中，對(duì)于學(xué)生人事檔案管理，可通過大數(shù)據(jù)信息化模式實(shí)現(xiàn)差異化管理，在實(shí)際工作中，可根據(jù)就業(yè)需求進(jìn)行人才檢索與匹配，讓個(gè)人簡(jiǎn)歷與崗位更加適配，也能根據(jù)人才培養(yǎng)情況不斷調(diào)整優(yōu)化培訓(xùn)計(jì)劃和激勵(lì)機(jī)制，更好地發(fā)揮人才潛力。

二、技工院校推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的具體路徑

在技工院校，其檔案內(nèi)容主要包括招生、教學(xué)、管理、科研方面的文獻(xiàn)資料，對(duì)于技工院校而言，這些文獻(xiàn)資料不僅是其成長(zhǎng)與發(fā)展的真實(shí)記錄，也是學(xué)校各項(xiàng)工作開展的重要基礎(chǔ)。為此，就需要技工院校及時(shí)革新管理思想，改變傳統(tǒng)落后的檔案管理模式和手段，重視先進(jìn)技術(shù)作用的發(fā)揮，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，促進(jìn)檔案管理效率與質(zhì)量提升。具體需要從以下幾個(gè)方面著手：

1.加快紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，并實(shí)現(xiàn)同步歸檔

在信息化時(shí)代背景下，檔案管理的重要性不言而喻，對(duì)于技工院校而言，除了要做好原始資料的保管與分類管理工作以外，還需要加強(qiáng)檔案資料的利用，也要注重檔案信息服務(wù)效率的提升，借助科學(xué)先進(jìn)的管理方式，為檔案使用者提供更加便利的服務(wù)，這也有助于檔案利用率提升及檔案價(jià)值發(fā)揮最大化?；诖?，技工院校在實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理過程中，應(yīng)加快紙質(zhì)檔案的電子化、數(shù)字化處理，檔案管理人員應(yīng)利用掃描儀、照相機(jī)、計(jì)算機(jī)、Photoshop等軟件技術(shù)，讓原始檔案信息以電子檔案形式進(jìn)行存儲(chǔ)、編輯，這既能延長(zhǎng)檔案存儲(chǔ)時(shí)間，又能大幅提升檔案管理效率。但需要明確的是，在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)過程中，也仍然需要重視紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步歸檔，這是出于電子檔案管理模式下保障檔案信息安全的考慮，這樣即便電子文件出現(xiàn)損壞，也能有原版紙質(zhì)文件對(duì)照，而且相比較電子檔案，原版紙質(zhì)檔案在法律效應(yīng)上更具有效率。因此，技工院校在推進(jìn)檔案管理信息化時(shí)，仍不能忽視紙質(zhì)文件管理，應(yīng)保證紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔、立卷，讓電子檔案與紙質(zhì)檔案能夠相互對(duì)應(yīng)。

2.完善檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理

任何一項(xiàng)工作開展，都離不開相應(yīng)制度的支持，完善規(guī)范檔案管理制度，不僅能有效推動(dòng)技工院校檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，也能保障檔案信息合理使用。首先，技工院校應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案管理信息化建設(shè)的必要性和意義，在此基礎(chǔ)上加大投入力度，借助先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，為檔案信息存儲(chǔ)、管理與使用創(chuàng)造有利條件。其次，以規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，從檔案管理人員抓起，落實(shí)完善有效管理責(zé)任機(jī)制與監(jiān)督機(jī)制，發(fā)揮制度作用，有效約束檔案管理人員的工作行為，使其能認(rèn)真負(fù)責(zé)地開展檔案整理、數(shù)據(jù)更新等工作，確保在檔案信息化管理中重要信息不被泄漏，同時(shí)又能提升檔案信息的利用率。最后，及時(shí)更新現(xiàn)有設(shè)備設(shè)施，針對(duì)檔案信息的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等工作，發(fā)揮專業(yè)軟件系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)，建立形成標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理流程，通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，切實(shí)提升檔案管理的效率與質(zhì)量，也為檔案信息能最大限度被應(yīng)用打下良好基礎(chǔ)。

3.提升檔案管理人員專業(yè)水準(zhǔn)

在信息時(shí)代背景下，檔案信息呈現(xiàn)出復(fù)雜性、多元化等特征，檔案管理難度加大，對(duì)檔案管理人員也有更高要求。技工院校在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)過程中，也不可忽視檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，應(yīng)結(jié)合檔案信息化管理的具體要求和特點(diǎn)，加強(qiáng)檔案管理人員的信息化能力培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括刻錄技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，讓檔案管理人員能熟練運(yùn)用這些技術(shù)來開展檔案管理工作，提升檔案管理質(zhì)量。同時(shí)，檔案管理人員要全面了解數(shù)據(jù)資料，能在短時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確找到所需檔案信息，提升檔案服務(wù)質(zhì)量水平。再者，在信息化背景下，檔案管理人員也要不斷提升自身的知識(shí)儲(chǔ)備，應(yīng)重視管理學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、目錄學(xué)等學(xué)科專業(yè)的學(xué)習(xí)，不斷提升自身專業(yè)水平，從而有效開展檔案信息化管理工作。最后，在對(duì)檔案管理人員教育培訓(xùn)中，也要重視強(qiáng)化其工作責(zé)任心，要求其在具體工作中，能夠及時(shí)有效處理各種問題，并及時(shí)總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，不斷提升自身信息化管理能力。

4.做好檔案信息的安全防護(hù)

在信息化管理作用下，技工院校檔案管理效率與質(zhì)量大幅提升，但隨之也面臨檔案信息安全問題，尤其是在開放網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息極其容易受到外部攻擊和侵襲，如黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)病毒侵蝕等，使得檔案信息被泄露，也勢(shì)必會(huì)給技工院校帶來巨大經(jīng)濟(jì)損失。對(duì)此，技工院校應(yīng)同步推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)與檔案信息安全建設(shè)，提升檔案管理效率的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息安全的有效防護(hù)。首先，從檔案管理人員抓起，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的職業(yè)道德培育和法治宣傳，增強(qiáng)其檔案信息化管理意識(shí)，并在實(shí)際工作中，能夠嚴(yán)格落實(shí)國家相關(guān)規(guī)定，注重檔案信息保密工作的開展，尤其是要自覺維護(hù)一些重要性機(jī)密文件資料的安全，避免出現(xiàn)檔案信息被盜用、篡改的風(fēng)險(xiǎn)。

與此同時(shí)，檔案管理人員也要不斷強(qiáng)化自身的檔案信息安全意識(shí)，在日常檔案管理中，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案學(xué)信息化管理的規(guī)章制度，注重個(gè)人隱私信息的保護(hù)，構(gòu)建完善的安全網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，保障檔案信息安全，以促進(jìn)檔案信息價(jià)值的有效發(fā)揮。其次，建立健全檔案信息安全制度，為提升檔案信息的安全性提供制度保障，需要及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)，包括內(nèi)部病毒防御機(jī)制、用戶準(zhǔn)入機(jī)制等。

同時(shí)，對(duì)檔案管理系統(tǒng)執(zhí)行權(quán)限訪問機(jī)制，未經(jīng)授權(quán)的用戶，不可訪問檔案管理系統(tǒng)，由此保證檔案內(nèi)容的完整性和真實(shí)性。另外，積極引進(jìn)數(shù)據(jù)加密等技術(shù)，確保數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?。尤其是重要程度高、需長(zhǎng)時(shí)間保存檔案資料，應(yīng)實(shí)現(xiàn)專人專管，避免出現(xiàn)越權(quán)辦事現(xiàn)象。最后，加大安全設(shè)備投入力度，單獨(dú)設(shè)置電子檔案處理的設(shè)備，同時(shí)所接入的網(wǎng)絡(luò)也應(yīng)是獨(dú)立的校園內(nèi)部網(wǎng)，保證網(wǎng)絡(luò)安全性。對(duì)于電子檔案準(zhǔn)入，可通過統(tǒng)一用戶口令進(jìn)行約束，但需要定期進(jìn)行更換，降低信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，即便有人事變動(dòng)，也不會(huì)出現(xiàn)信息泄露。

三、技工院校檔案管理信息化建設(shè)中主要存在的問題

檔案信息化管理，可促進(jìn)技工院校檔案管理效率與質(zhì)量提升，同時(shí)也要注意技工院校實(shí)現(xiàn)內(nèi)涵式發(fā)展。但目前技工院校在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)過程中，仍然存在諸多問題，主要為以下幾個(gè)層面：

1.檔案信息化管理思維薄弱

目前技工院校的檔案管理工作主要有學(xué)校人事科負(fù)責(zé)，在實(shí)際工作中，除了管理單位的人事檔案，還需要管理學(xué)校基建檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案等。但目前大多數(shù)技工院校的檔案管理仍然停留在手工操作階段，且人員分配不足，大多負(fù)責(zé)檔案管理的人員為兼職人員，專業(yè)水平不高，在工作中通常按部就班，對(duì)檔案信息化管理認(rèn)識(shí)不足，缺乏對(duì)檔案信息管理重要意義的認(rèn)識(shí)，加之管理制度不夠完善，以至于檔案信息化管理水平不高。

2.信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢，軟硬件投入不足

目前技工院校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢，甚至有的還未開始進(jìn)行，其中很大部分原因是經(jīng)濟(jì)條件不允許，在經(jīng)費(fèi)有限的情況下，檔案管理信息化所需的軟硬件不足，加之一些技工院校對(duì)檔案管理人員要求不高，以至于許多原始檔案資料未能及時(shí)掃描錄入和歸檔，不利于后續(xù)的檔案有效利用。

3.檔案管理不夠規(guī)范，信息缺失

由于許多技工院校并未形成完善的檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案收集歸檔時(shí)存在諸多問題，難以保證檔案及時(shí)全面地收集歸檔。即便有相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，也存在制度執(zhí)行不到位的情況，難以發(fā)揮制度的作用，管理效率低下，檔案信息資源得不到充分利用。

4.管理人員專業(yè)水準(zhǔn)與信息化建設(shè)需求不匹配

現(xiàn)階段技工院校檔案管理人員的專業(yè)水準(zhǔn)與信息化建設(shè)需求并不匹配，主要因?yàn)榧脊ぴ盒?duì)檔案管理人員教育培訓(xùn)力度不夠，尚未形成完善系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃，且培訓(xùn)內(nèi)容針對(duì)性不強(qiáng)，難以有效提升檔案管理人員專業(yè)水平，也難以實(shí)現(xiàn)信息化管理。

四、技工院校檔案創(chuàng)新化管理的措施

1.提高檔案信息化管理思維

在信息時(shí)代背景下，技工院校檔案管理創(chuàng)新，須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。因此技工院校必須樹立信息化管理思維，積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，這期間要對(duì)檔案管理信息建設(shè)的具體要求予以明確，在此基礎(chǔ)上，從加大軟硬件投入、完善信息化管理制度、加強(qiáng)專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)等方面著手，為檔案信息化管理水平提升奠定良好基礎(chǔ)。

2.加快信息化建設(shè)進(jìn)程

技工院校要順應(yīng)新時(shí)代發(fā)展要求，加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，一方面，要積極爭(zhēng)取籌措資金，加大軟硬件建設(shè)投入，在硬件設(shè)備方面，購置先進(jìn)的檔案管理服務(wù)器，配置高性能計(jì)算機(jī)設(shè)備、掃描儀、光盤，建設(shè)防火防潮規(guī)范的庫房等;在軟件方面，搭建檔案管理信息化平臺(tái)，積極引入維護(hù)信息安全的殺毒、防火墻、安全漏洞及保密等軟件技術(shù)。同時(shí)，提高檔案管理人員的職業(yè)技能，要求其在日常工作中充分利用信息化軟件技術(shù)做好原始檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、歸檔工作。

3.建立健全檔案管理制度

首先，結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)具體要求，建立完善的管理制度與系統(tǒng)框架，引入適合的檔案管理平臺(tái)或軟件，建立健全檔案信息化管理的數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范運(yùn)行制度。其次，建立完善的檢查審核制度，同步開展紙質(zhì)檔案與電子檔案歸檔工作，確保二者完全吻合。也要加大制度執(zhí)行力度，定期對(duì)歸檔文件的完整性和檔案管理流程的完備性進(jìn)行檢查。最后，建立完善的檔案數(shù)據(jù)傳輸與使用規(guī)范化制度，明確檔案查閱、使用權(quán)限，避免出現(xiàn)檔案信息被泄漏、篡改，有效保證檔案信息的完整性和真實(shí)性。

4.加強(qiáng)專業(yè)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

在檔案管理中，檔案管理人員是主體，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，也勢(shì)必需要促進(jìn)檔案管理人員的轉(zhuǎn)型升級(jí)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，不斷提升自身的專業(yè)技能與知識(shí)儲(chǔ)備。這就需要技工院校重視對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的教育培訓(xùn)，制訂完善、系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃，在培訓(xùn)內(nèi)容方面，應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用等，同時(shí)針對(duì)培訓(xùn)合格人員予以相應(yīng)資質(zhì)證，通過實(shí)施持證上崗的方式，提升檔案管理專業(yè)水平。與此同時(shí)，重視專業(yè)檔案管理人員的引進(jìn)，讓專業(yè)本領(lǐng)過硬的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。

五、結(jié)語

總之，在信息化時(shí)代，技工院校推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行，具體應(yīng)從實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變、完善信息化管理制度、做好檔案信息防護(hù)、提升檔案管理人員信息化能力等方面著手，充分發(fā)揮信息化管理優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)檔案管理效率與質(zhì)量提升，進(jìn)而充分發(fā)揮出檔案在技工院校人才培養(yǎng)與發(fā)展中的作用。

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（作者單位：山東交通技師學(xué)院）