信息化背景下的社區(qū)檔案管理研究

許乃戈

摘 要：在經(jīng)濟飛速發(fā)展的數(shù)字化時代背景下，大數(shù)據(jù)信息管理也愈來愈多，但檔案的管理愈來愈繁瑣，技術要求也愈來愈高等。這樣，檔案管理工作的創(chuàng)新工作和可持續(xù)發(fā)展就變得特別關鍵。文章從檔案管理信息化問題出發(fā)，分析了開展檔案信息化建設的需要性，對當前互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字化建設中出現(xiàn)的新問題做出了總結，并探討了在數(shù)字化條件下文檔存儲管理模式的創(chuàng)新工作和發(fā)展趨勢。

關鍵詞：信息化背景;社區(qū)檔案管理;策略

引言

關于檔案管理的問題已受到普遍的關注，數(shù)字化管理已是歷史的趨勢。隨著時代的歷史前進，檔案管理能力需進一步的增強同時但效率亟待進一步提高。檔案管理機關要達到這一要求，就必須將先進設備和信息技術運用到管理活動當中。為使管理變得更加科學高效，信息化將成為一種最高效的快捷途徑。本研究以現(xiàn)代化對檔案管理機關的影響為主要內容，研究了在這個進程中出現(xiàn)的問題，并提供了可行性意見。

一、信息化時代下檔案管理工作中存在的問題

（一）管理方法過時

目前，檔案管理部門工作人員仍然采取半傳統(tǒng)方式進行管理工作，存檔信息主要通過紙質文書錄入，而在這個數(shù)據(jù)快速增長的年代，要處理的數(shù)據(jù)信息也越來越多，由于主要通過紙質文書錄入存檔，信息很容易遺漏或缺頁，如果存檔數(shù)據(jù)信息不全面，單位的長遠發(fā)展就會受影響[1]。同時，用信息化手段管理資源也只是為了處理記錄信息，而只是實現(xiàn)了簡單的分類整理方式，不便于對今后資源的檢索和調用，從而導致了出現(xiàn)形態(tài)性、單一性的記錄數(shù)據(jù)方式。

（二）檔案管理不受重視

一般都認為檔案管理只需要整理資料記錄，不需要整合，甚至有些公司的檔案經(jīng)理還兼任著企業(yè)的某些職務，沒有專心從事檔案管理事業(yè)。另外，許多公司主管都覺得歸檔管理很重要，沒有為企業(yè)創(chuàng)造真正效益，缺乏管理的必要。而資料保管往往是企業(yè)開展運作中最為關鍵的一環(huán)，缺少了資料保管業(yè)務將無法開展。如，若資料保管員工長時間忽略了自己的職責，企業(yè)工作人員的信息就會流失，企業(yè)合作伙伴的信息就會遭到泄漏，公司今后在對某些信息進行操作時出現(xiàn)信息遺落，不能正常運行。

（三）檔案管理信息更新不及時

信息化時代背景下，公司必須把檔案管理工作放在關鍵地位。但由于數(shù)據(jù)增長過快，檔案管理工作人員必須不斷更新工作技術和更換儀器設備。如果檔案管理部門效率沒有提升，就很容易影響整個企業(yè)的工作進度，甚至出現(xiàn)了耽誤整個項目工作進度的現(xiàn)象。大部分企業(yè)雖然都安裝了信息化工程的文檔存儲設備，但是由于相應人員知識不夠，認知水平良莠不齊，信息系統(tǒng)沒有很好地進行運用，從而導致了大批公共資源的耗費[2]。而且信息更新不及時，設備使用率低下，也造成了信息系統(tǒng)效率低下的這一局面。

（四）信息化建設的標準規(guī)范體系還未建立健全

標準規(guī)范是中國文檔信息化發(fā)展的主要基礎之一，盡管現(xiàn)有一些技術規(guī)范已經(jīng)出臺，但還無法實現(xiàn)中國文檔信息化建設高速、合理的增長。如利用相關信息技術，使現(xiàn)有各種高質量的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和與各級文檔局數(shù)字資源庫互連的管理工作無統(tǒng)籌性技術規(guī)范，使館藏文檔電子化管理操作還急需系統(tǒng)技術規(guī)范，電子文檔網(wǎng)站信息系統(tǒng)開發(fā)與應用管理工作的技術規(guī)范系統(tǒng)還需要進一步健全。

二、檔案管理模式創(chuàng)新

（一）創(chuàng)新人才隊伍建設

檔案管理人才是整個創(chuàng)新體系的基礎所在，人才隊伍素質的好壞可以直接關系到企業(yè)檔案管理的發(fā)展成效。因此，企業(yè)管理方面，必須加強對檔案保管人員的培訓力度，盡量的借助企業(yè)人才來給員工提供一個更大的進修和培訓平臺;另外，也必須建立起一個公平合理的激勵機制，繼而從根本上提高檔案保管人才的專業(yè)主動性[3]。

（二）創(chuàng)新檔案資料使用方法

目前，在許多企業(yè)中的檔案管理機關確實都無法拿出更多的資金，來同資金投入到檔案管理工作的改革創(chuàng)新工作中，可是采用合理可行的資源使用方法卻可以很好的填補這些缺陷。長此以往，伴隨著中國檔案事業(yè)的不斷進步和發(fā)展壯大，一個企業(yè)的實現(xiàn)速度將會日益增長，繼而還可以在行業(yè)市場中為自身爭取更多的份額。

（三）強化了檔案管理的信息化軟硬件設施和檔案大數(shù)據(jù)應用體系建設

各級各類政府檔案機關可借助現(xiàn)有的工作成績與經(jīng)驗，將辦公自動化、政務上網(wǎng)工程、互聯(lián)網(wǎng)站管理等系統(tǒng)連通，以各級檔案部門的局域網(wǎng)為基礎，連接計算機網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，完善基礎設施建設。，以全國各大檔案機構的局域網(wǎng)為依托，聯(lián)網(wǎng)計算機、數(shù)據(jù)庫，加強信息基礎設施建設。完善的軟硬件設施的管理與使用還必須建立先進的應用系統(tǒng)，應用體系的建立是檔案現(xiàn)代化管理的重要保證。

結束語

綜上所述，檔案系統(tǒng)信息化建設是目前全國檔案管理工作中存在的一個迫切任務。我們要深入了解檔案信息化建設對檔案事業(yè)發(fā)展的重要意義，并進一步研究和廣泛運用檔案信息資料，以推進檔案信息化建設的進程。

參考文獻

[1] 郭立. 基于信息服務生態(tài)系統(tǒng)的社區(qū)檔案管理研究[J]. 山西檔案，2018（3）：135-137.

[2] 林慧玲. 信息化背景下的社區(qū)檔案管理研究[J]. 蘭臺世界，2013（32）：72-73.

[3] 楊倩青. 常態(tài)化疫情防控下社區(qū)檔案管理工作的幾點思考[J]. 北京檔案，2022（5）：42-43.