王燕凝

[摘 ? ? ? ? ? 要] ?教學(xué)秘書(shū)是高校教學(xué)管理工作中的一個(gè)崗位，從表象上看其重要性似乎并不十分突出，但在實(shí)際工作過(guò)程中卻扮演著不可或缺的角色，其直接影響教學(xué)管理工作的銜接性及實(shí)效性。在新時(shí)代背景下要充分發(fā)揮教學(xué)秘書(shū)的角色作用，首先就要進(jìn)一步明確教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理中應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的相關(guān)工作職責(zé)，進(jìn)而結(jié)合中國(guó)高校教育改革的發(fā)展現(xiàn)狀，采取一系列行之有效的工作路徑及方法，以提升教學(xué)秘書(shū)的作用功能。

[關(guān) ? ?鍵 ? 詞] ?高校教學(xué)秘書(shū);教學(xué)管理;職責(zé);發(fā)展路徑

[中圖分類號(hào)] ?G645 ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] ?A ? ? ? ? ? ? ? ? [文章編號(hào)] ?2096-0603（2022）25-0103-03

高等院校是社會(huì)的重要組成部分，承擔(dān)著為社會(huì)培養(yǎng)、輸送高水平、高質(zhì)量、多專業(yè)人才的重任，應(yīng)達(dá)到為社會(huì)做貢獻(xiàn)、促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的目的[1]。高校的主要工作內(nèi)容是教學(xué)，教學(xué)效果與教學(xué)質(zhì)量直接反映高校整體價(jià)值[2]。教學(xué)管理是高校教學(xué)中的重要工作內(nèi)容之一，教學(xué)秘書(shū)則是參與高校教學(xué)管理的主要人員，承擔(dān)的工作非常重要，在高校教學(xué)管理中起到極為重要的作用。從教學(xué)秘書(shū)的工作本質(zhì)上看，教學(xué)秘書(shū)不僅要在高校日常教學(xué)管理中承擔(dān)教學(xué)管理職責(zé)，還需扮演關(guān)系協(xié)調(diào)人員的角色，協(xié)調(diào)各個(gè)部門、各個(gè)學(xué)院的人員，達(dá)到教學(xué)管理和諧有效的目的。在新時(shí)代背景下，高校與高校之間的競(jìng)爭(zhēng)越發(fā)激烈。為了提升競(jìng)爭(zhēng)力，高校積極進(jìn)行改革工作，達(dá)到提升高校競(jìng)爭(zhēng)力的目的。教學(xué)秘書(shū)是高校教學(xué)管理中的重要參與人員，積極明確教學(xué)秘書(shū)的工作職責(zé)，積極進(jìn)行工作創(chuàng)新，完善工作機(jī)制，制定有效發(fā)展路徑，全面提升教學(xué)秘書(shū)的專業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)技能，無(wú)疑可提升高校教學(xué)管理效果，提升高校競(jìng)爭(zhēng)力[3]。

一、教學(xué)秘書(shū)工作職責(zé)

高校教學(xué)管理工作屬于高校教育教學(xué)的重要內(nèi)容，更是核心工作內(nèi)容[4]。教學(xué)秘書(shū)必須明確自己的職責(zé)，準(zhǔn)確定位自己的崗位，結(jié)合高校實(shí)際情況，積極參與到相應(yīng)的教學(xué)管理工作中，充分發(fā)揮自己輔助教學(xué)的作用。筆者分析總結(jié)了新時(shí)代背景下高校教學(xué)秘書(shū)所承擔(dān)的相關(guān)職責(zé)，內(nèi)容如下。

（一）承接領(lǐng)導(dǎo)交代的教務(wù)工作

教學(xué)秘書(shū)屬于專職工作，第一職責(zé)是服從上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)安排，積極做好領(lǐng)導(dǎo)的左臂右膀，積極貫徹領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的命令，準(zhǔn)確解讀領(lǐng)導(dǎo)的表述，保證教學(xué)工作能夠規(guī)范、有序、順利、高效完成[5]。在日常教學(xué)管理期間，教學(xué)秘書(shū)必須積極遵循高校教務(wù)處的相關(guān)部署要求，積極完善部署工作，結(jié)合實(shí)際情況合理安排教師、教學(xué)、考試等多項(xiàng)教學(xué)管理工作，積極匯集學(xué)院內(nèi)外產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)，制作成相應(yīng)的報(bào)表，主動(dòng)輔助領(lǐng)導(dǎo)制作教學(xué)日歷、教學(xué)計(jì)劃，完成教科書(shū)購(gòu)置、報(bào)刊書(shū)刊訂購(gòu)與日?；A(chǔ)管理等工作，保證各項(xiàng)工作能夠順利、有效完成，提升高校的教學(xué)管理實(shí)效性與及時(shí)性。教學(xué)秘書(shū)還需第一時(shí)間了解、學(xué)習(xí)、掌握國(guó)家、政府頒布的最新教育政策，并準(zhǔn)確解讀相關(guān)政策，明確上層領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)想法，了解教師以及學(xué)生的實(shí)際需求，在需求合理的情況下，盡可能向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)爭(zhēng)取滿足教師及學(xué)生的合理要求，改善學(xué)院教學(xué)管理情況。

（二）教學(xué)檔案管理

高校展開(kāi)各種教學(xué)活動(dòng)的時(shí)候均會(huì)形成大量信息數(shù)據(jù)。正常情況下，活動(dòng)舉辦人員需在舉辦活動(dòng)期間詳細(xì)記錄各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)，構(gòu)建相應(yīng)的教學(xué)活動(dòng)檔案。在構(gòu)建檔案的過(guò)程中，必須保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性以及真實(shí)性，通過(guò)教學(xué)活動(dòng)檔案真實(shí)、準(zhǔn)確地反映學(xué)院教育教學(xué)工作過(guò)程及成效。教學(xué)檔案還是學(xué)校教學(xué)管理的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，更是高校的重要財(cái)富。教學(xué)秘書(shū)承擔(dān)著教學(xué)檔案管理工作，主要進(jìn)行收集、匯總、統(tǒng)計(jì)、分析各種信息數(shù)據(jù)、文件文檔以及統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，還需詳細(xì)記錄各個(gè)教學(xué)研究過(guò)程以及教學(xué)活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程，做好相應(yīng)的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)工作，為后期提升教學(xué)管理質(zhì)量提供數(shù)據(jù)及經(jīng)驗(yàn)支撐。

（三）教學(xué)質(zhì)量監(jiān)督監(jiān)察

想要保證高校始終進(jìn)行高質(zhì)量及高水平教育教學(xué)，不僅要提升教師的教學(xué)能力，做好高校教學(xué)教育管理工作，還要建立符合高校實(shí)際情況的考核機(jī)構(gòu)，而教學(xué)秘書(shū)則承擔(dān)著定期檢查考核以及隨機(jī)抽查監(jiān)督等重任。若發(fā)現(xiàn)教學(xué)期間或教學(xué)管理期間有不足及問(wèn)題發(fā)生，需詳細(xì)分析不足及問(wèn)題的誘發(fā)原因，從根源解決問(wèn)題，提出相應(yīng)的改進(jìn)策略。實(shí)際工作期間，教學(xué)秘書(shū)可抽查、監(jiān)督以及檢查教育教學(xué)過(guò)程，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題與不足，并在第一時(shí)間反饋給上層領(lǐng)導(dǎo)，并向上層領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)自己深思熟慮后的問(wèn)題、不足及解決方案。

（四）教學(xué)組織管理

高校領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)著制定、決策學(xué)院政策的職責(zé)，但因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)工作繁忙，承擔(dān)的責(zé)任比較多，所以制定決策的時(shí)候所采用的資料均由教學(xué)秘書(shū)收集，教學(xué)秘書(shū)結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)需求收集相應(yīng)數(shù)據(jù)資料與文件材料后，進(jìn)行適當(dāng)整理與匯總，然后將相關(guān)材料一一匯報(bào)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，輔助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)明確學(xué)院教學(xué)管理中存在的問(wèn)題或發(fā)展趨勢(shì)，教學(xué)秘書(shū)也可結(jié)合自己收集的資料、調(diào)查的結(jié)果，在匯報(bào)過(guò)程中針對(duì)部分教學(xué)問(wèn)題以及教學(xué)管理問(wèn)題提出一定的建議。比如每學(xué)期進(jìn)行期中教學(xué)檢查這一工作的時(shí)候，教學(xué)秘書(shū)需主動(dòng)收集本部門需要的各項(xiàng)教學(xué)基礎(chǔ)文件，積極做好各個(gè)學(xué)期的學(xué)生公開(kāi)課、學(xué)生座談會(huì)以及學(xué)生評(píng)議課的開(kāi)展工作，同時(shí)還需將學(xué)生座談會(huì)中學(xué)生反饋的學(xué)習(xí)問(wèn)題及時(shí)匯報(bào)給上層領(lǐng)導(dǎo)與教學(xué)管理部門，若教師在教學(xué)過(guò)程中發(fā)生問(wèn)題并妨礙教學(xué)正常開(kāi)展，教學(xué)秘書(shū)需將相關(guān)問(wèn)題上報(bào)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，輔助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解教師的教學(xué)情況與學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，結(jié)合實(shí)際情況制定符合教師與學(xué)生需求的相關(guān)決策，提升教師教學(xué)效率、學(xué)生學(xué)習(xí)效果。

二、教學(xué)秘書(shū)發(fā)展路徑

（一）完善培訓(xùn)活動(dòng)

想要提升教學(xué)秘書(shū)的專業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)，就需積極構(gòu)建符合高校實(shí)際狀況的培訓(xùn)活動(dòng)與培訓(xùn)方案，提高教學(xué)秘書(shū)的各項(xiàng)能力，幫助教學(xué)秘書(shū)盡快適應(yīng)高校教學(xué)管理工作，督促教學(xué)秘書(shū)及時(shí)轉(zhuǎn)變自身角色，積極參與到日常教學(xué)管理工作中。（1）入職培訓(xùn)：教學(xué)秘書(shū)成功就職后，高校需結(jié)合教學(xué)秘書(shū)工作的特殊性，安排教學(xué)秘書(shū)參與相應(yīng)的入職培訓(xùn)，通過(guò)符合實(shí)際情況的入職培訓(xùn)，可幫助教學(xué)秘書(shū)及時(shí)將所學(xué)知識(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)楣ぷ骷寄?，及時(shí)了解教學(xué)管理工作內(nèi)容，充分明確日常工作涉及的范圍，掌握基本工作流程，了解高校教學(xué)管理現(xiàn)狀，準(zhǔn)確定位自己的職責(zé)與所扮演的角色。（2）經(jīng)驗(yàn)交流：高校的教學(xué)秘書(shū)數(shù)量不少，部分教學(xué)秘書(shū)的經(jīng)驗(yàn)豐富，長(zhǎng)期在高校進(jìn)行教學(xué)管理工作。針對(duì)這一情況，高校需定時(shí)組織教學(xué)秘書(shū)進(jìn)行年度或季度經(jīng)驗(yàn)交流，通過(guò)相應(yīng)平臺(tái)或相應(yīng)活動(dòng)，讓教學(xué)秘書(shū)充分展示自我，讓高校各個(gè)學(xué)院內(nèi)的教學(xué)秘書(shū)互相交流經(jīng)驗(yàn)及方法。新入職或工作年限較短的教學(xué)秘書(shū)可獲得經(jīng)驗(yàn)豐富以及工作年限較長(zhǎng)教學(xué)秘書(shū)的指導(dǎo)，教學(xué)秘書(shū)可充分吸納自己需要的知識(shí)與技能，結(jié)合自己的實(shí)際工作方法，找出更符合實(shí)際情況的高效工作方法，持續(xù)提升教學(xué)秘書(shū)的整體工作水平。（3）定時(shí)培訓(xùn)：考慮到高?，F(xiàn)今處于改革狀態(tài)，高校教學(xué)管理工作會(huì)伴隨著時(shí)代變化逐步變化。針對(duì)這一情況，需制定相應(yīng)的教學(xué)秘書(shū)定時(shí)培訓(xùn)計(jì)劃與調(diào)研制度，安排教學(xué)秘書(shū)每年進(jìn)行1～2次的調(diào)研學(xué)習(xí)，提升教學(xué)秘書(shū)的專業(yè)能力與職業(yè)技能，滿足高校教學(xué)管理工作需求，持續(xù)提升高校教學(xué)管理質(zhì)量及效果。

（二）培養(yǎng)綜合能力

教學(xué)秘書(shū)的綜合能力直接影響高校教學(xué)管理工作水平，所以需結(jié)合教學(xué)秘書(shū)必須擁有的綜合能力，明確相應(yīng)能力標(biāo)準(zhǔn)，制訂符合教學(xué)秘書(shū)需求的能力培養(yǎng)方案，持續(xù)、有效地提升教學(xué)秘書(shū)的能力。（1）提升教學(xué)秘書(shū)的交際能力：教學(xué)秘書(shū)參與大量教學(xué)管理工作，需要和各個(gè)部門的工作人員溝通交流，還需及時(shí)了解教師與學(xué)生的想法、需求，需要妥善處理相應(yīng)的人際關(guān)系，在學(xué)院中營(yíng)造理想的工作氛圍，以更好的態(tài)度進(jìn)行日常工作。相較于社會(huì)環(huán)境，高校環(huán)境更單純，但也是一個(gè)小型社會(huì)，各個(gè)教師、學(xué)生的愛(ài)好、性格、專業(yè)特長(zhǎng)以及學(xué)術(shù)造詣等均不一樣。在這種情況下，教學(xué)秘書(shū)必須以充足耐心開(kāi)展這些煩瑣工作。在日常工作期間，盡可能聽(tīng)取更多人的意見(jiàn)，實(shí)現(xiàn)求同存異，從多個(gè)角度及多個(gè)方面看待事物，結(jié)合實(shí)際情況，合理協(xié)調(diào)關(guān)系，處理相關(guān)問(wèn)題，尊重他人性格，滿足學(xué)生及教師的合理需求。教學(xué)秘書(shū)還需積極和教師溝通交流，以更耐心的態(tài)度明確教師和教師的關(guān)系，盡可能以科學(xué)方法將學(xué)院教師有效團(tuán)結(jié)在一起，營(yíng)造更和諧、友好的教學(xué)氛圍，改善學(xué)院教學(xué)工作質(zhì)量。（2）增強(qiáng)自我修養(yǎng)：教學(xué)秘書(shū)想要成功且稱職，則必須掌握多門才藝，成為“雜學(xué)大家”。教學(xué)秘書(shū)不僅要充分了解本學(xué)院的專業(yè)知識(shí)特點(diǎn)與相關(guān)工作要求，而且需要了解其與學(xué)院教學(xué)管理工作有重合性、銜接性及聯(lián)系性的其他學(xué)院、部門工作體系及結(jié)構(gòu)體系，充分了解各個(gè)學(xué)院的教學(xué)需求，明確每一個(gè)專業(yè)的各門課程間的相關(guān)性，主動(dòng)熟悉相應(yīng)的教學(xué)環(huán)節(jié)與教學(xué)過(guò)程，掌握對(duì)應(yīng)的教學(xué)規(guī)律，積極學(xué)習(xí)心理學(xué)、管理學(xué)、教育學(xué)等學(xué)科的專業(yè)知識(shí)，結(jié)合這些知識(shí)優(yōu)化自身專業(yè)技能，科學(xué)指導(dǎo)教學(xué)管理活動(dòng)。高校教學(xué)秘書(shū)還需積極強(qiáng)化自身修養(yǎng)，培養(yǎng)良好、適宜的學(xué)習(xí)習(xí)慣，強(qiáng)化專業(yè)知識(shí)與業(yè)務(wù)技能學(xué)習(xí)，不斷提高自身綜合素質(zhì)和綜合能力。

（三）提升現(xiàn)代化辦公手段

信息化時(shí)代背景下，信息化技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)積極進(jìn)入各行各業(yè)，并取得了卓越的成果。高校與時(shí)俱進(jìn)，積極引入信息化設(shè)備與信息化技術(shù)。在這種情況下，教學(xué)秘書(shū)也應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念及工作模式，實(shí)現(xiàn)日常工作現(xiàn)代化、信息化以及科學(xué)化，持續(xù)提升教學(xué)管理效果與質(zhì)量。多數(shù)教學(xué)秘書(shū)均具備較好的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能及手段，所以在信息化設(shè)備引入后，能夠很快上手應(yīng)用這些設(shè)備，能夠有效轉(zhuǎn)變工作模式。但是，伴隨著社會(huì)發(fā)展速度的加快，信息化技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷推陳出新，教學(xué)秘書(shū)必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷提升自身的現(xiàn)代化辦公手段，改進(jìn)現(xiàn)有辦公效率和辦公質(zhì)量。考慮到部分教學(xué)秘書(shū)的認(rèn)知比較單純或存在一定偏差，高校必須積極轉(zhuǎn)變其認(rèn)知與理解，積極安排教學(xué)秘書(shū)進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，增加教學(xué)秘書(shū)對(duì)相關(guān)技術(shù)與技能的了解與掌握。高校還需積極和兄弟學(xué)校溝通，了解其教學(xué)管理期間所用軟件及硬件，積極學(xué)習(xí)兄弟學(xué)校的先進(jìn)方面，提升教學(xué)秘書(shū)的業(yè)務(wù)技能水平，改善教學(xué)管理質(zhì)量。以微信公眾號(hào)為例，教學(xué)秘書(shū)需積極創(chuàng)建高校獨(dú)有的微信公眾號(hào)，要求每個(gè)學(xué)生、教師均關(guān)注這個(gè)微信公眾號(hào)。公眾號(hào)會(huì)在第一時(shí)間將高校各項(xiàng)決策與各個(gè)學(xué)院的決策推送給學(xué)生、教師等，學(xué)生及教師可結(jié)合實(shí)際情況與個(gè)人需求，主動(dòng)配合高?；?qū)W院決策。若學(xué)院內(nèi)或是高校范圍內(nèi)舉辦知識(shí)競(jìng)賽等活動(dòng)，公眾號(hào)還需自動(dòng)推送這一信息，并附上電子報(bào)名流程，學(xué)生可結(jié)合個(gè)人意愿決定是否參賽。若決定參賽則按照電子報(bào)名流程在相關(guān)頁(yè)面報(bào)名，不會(huì)被時(shí)間及空間限制，可隨時(shí)隨地操作，只需要在報(bào)名最后截止時(shí)間前完成操作便可。公眾號(hào)會(huì)自動(dòng)匯總相關(guān)信息，并以統(tǒng)一格式提供給教學(xué)秘書(shū)，進(jìn)而滿足學(xué)生的實(shí)際需求。教學(xué)秘書(shū)還需結(jié)合工作需求，積極掌握遠(yuǎn)程會(huì)議系統(tǒng)、通信設(shè)備以及電子郵政系統(tǒng)等多種功能，達(dá)到隨時(shí)隨地進(jìn)行信息有效傳輸與交換的目的，改進(jìn)高校教學(xué)管理的質(zhì)量與效果。

（四）完善相關(guān)制度

因教學(xué)秘書(shū)所服務(wù)的對(duì)象大都是以本科及以上文化水平為主，所服務(wù)對(duì)象有豐富知識(shí)及自主思想，多數(shù)人均比較聰明。想要成功且及時(shí)地服務(wù)這一類群體，教學(xué)秘書(shū)必須與時(shí)俱進(jìn)，積極學(xué)習(xí)，提升自己的知識(shí)與素養(yǎng)，將學(xué)習(xí)變成終身性與常態(tài)化學(xué)習(xí)。教學(xué)秘書(shū)工作量很大，工作內(nèi)容十分煩瑣，所以經(jīng)常出現(xiàn)精神崩潰的現(xiàn)象。高校需根據(jù)教學(xué)管理工作的實(shí)際需求，明確教學(xué)管理的相關(guān)需要，積極完善符合教學(xué)秘書(shū)需求的相關(guān)制度。（1）構(gòu)建合理、科學(xué)的激勵(lì)制度：增加上層領(lǐng)導(dǎo)和教學(xué)秘書(shū)的溝通交流頻率，幫助上層領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)秘書(shū)工作的壓力及困難，結(jié)合實(shí)際情況第一時(shí)間解決教學(xué)秘書(shū)面臨的壓力與困難，并對(duì)教學(xué)秘書(shū)提供充足的鼓勵(lì)、贊揚(yáng)及認(rèn)可，達(dá)到精神激勵(lì)的目的。（2）構(gòu)建合理的工作質(zhì)量控制制度：為保證教學(xué)秘書(shū)不會(huì)被個(gè)人因素影響，始終堅(jiān)持端正、認(rèn)真的工作態(tài)度進(jìn)行日常工作，還需結(jié)合現(xiàn)有管理制度，構(gòu)建并完善相應(yīng)的工作質(zhì)量控制制度，安排責(zé)任心強(qiáng)且實(shí)習(xí)教學(xué)秘書(shū)工作的質(zhì)控監(jiān)督人進(jìn)行質(zhì)量控制，約束教學(xué)秘書(shū)的不良行為，減少教學(xué)秘書(shū)工作中的偷懶?；㈦S心所欲行為，有效管理教學(xué)秘書(shū)。若發(fā)現(xiàn)教學(xué)秘書(shū)工作態(tài)度不端正、工作不認(rèn)真，則需記錄在案，并與其交流了解相關(guān)情況。（3）合理調(diào)整薪酬制度：教師需將激勵(lì)制度與工作質(zhì)量控制制度有效結(jié)合，以兩者分析結(jié)果為績(jī)效管理制度的數(shù)據(jù)支撐。結(jié)合激勵(lì)制度實(shí)施情況與工作質(zhì)量控制結(jié)果合理調(diào)整教學(xué)秘書(shū)的薪資，讓工作態(tài)度端正認(rèn)真、工作質(zhì)量及水平始終較高的教學(xué)秘書(shū)獲得更多獎(jiǎng)金，對(duì)工作態(tài)度不端正、工作質(zhì)量及水平不高的教學(xué)秘書(shū)進(jìn)行懲罰，實(shí)現(xiàn)績(jī)效獎(jiǎng)金合理，從而促使教學(xué)秘書(shū)積極工作。

三、結(jié)語(yǔ)

教學(xué)秘書(shū)是高等教育教學(xué)管理中的一個(gè)重要崗位，進(jìn)入新時(shí)代，我們要進(jìn)一步明確教學(xué)秘書(shū)崗位的各項(xiàng)職責(zé)，并且要積極落實(shí)相關(guān)職責(zé)。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，高校教育改革不斷深化，高校教學(xué)秘書(shū)更要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新發(fā)展路徑，從而不斷提升自身的各項(xiàng)工作能力。

參考文獻(xiàn)：

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編輯 鄭曉燕