以信息化為手段實現(xiàn)企業(yè)物資精細化管理

□ 北京 卞飛飛

隨著時代不斷的進步，企業(yè)的物資管理也要跟進時代發(fā)展的步伐，這是社會發(fā)展的必然趨勢和要求。對于企業(yè)來說物資管理信息化的建立能對企業(yè)全面發(fā)展起到關(guān)鍵的作用，使企業(yè)物資管理的模式變的越來越數(shù)據(jù)化，物資采購管理變得整體化。利用收集信息、整理信息以及信息反饋的網(wǎng)站，為了保障在物資管理的程序上獲得卓越的成效，向有效性、及時性的方面發(fā)展，從而對企業(yè)物資管理的技術(shù)和效果有極大好處。

一、物資管理中信息化的意義

1.有助于物資采購成本控制。物資采購管理中運用信息化，通過互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)來進行信息搜索，收集的目標(biāo)比較廣泛、并對信息進行整合，從而促使物資入庫、出庫及管理實現(xiàn)統(tǒng)一化、科技化和信息化，在物資采購以及管理方面變得簡單容易，通過信息化的管理在企業(yè)物資上大大減少基礎(chǔ)費用。同時，通過運用信息化，企業(yè)在各大交流平臺上可以定位尋找商家進行業(yè)務(wù)的洽談，進行交易，以便利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來進行物資的整體管理，在管理中減少支出。由此可知，物資采購管理中應(yīng)用信息化，對企業(yè)的發(fā)展和成本的減少有較大好處。

2.有效控制和統(tǒng)計信息，實現(xiàn)共享數(shù)據(jù)資源。根據(jù)相關(guān)物資采購流程管理，運用信息化規(guī)范物資管理的好處在于可以統(tǒng)一企業(yè)物資的管理現(xiàn)狀，對物資數(shù)據(jù)達到及時性，并在物資管理上可以達到全天的控制。在相應(yīng)的狀況下，采購部門在對企業(yè)物資進行核查以便于容易發(fā)現(xiàn)缺少的部分，從而進行采購申請，并且溝通資源管理部門進行數(shù)據(jù)的核對，對整個企業(yè)的數(shù)據(jù)實時性和共享都有極大地好處。例如，管理人員能夠在生產(chǎn)過程中及時的對企業(yè)物資情況進行盤點，以便于在生產(chǎn)中及時供貨并通知生產(chǎn)部進行調(diào)整，通過部門的人員研發(fā)對新產(chǎn)品的投入，并及時對舊產(chǎn)品進行完善，利用物資信息化技術(shù)，為每個部門的工作上都提供了方便性，并促進了企業(yè)的經(jīng)濟效益。

3.提升工作效率信息技術(shù)。在企業(yè)物資計劃管理中對企業(yè)相關(guān)人員的勞動量減輕，大量分擔(dān)勞動，員工的工作任務(wù)也相對減少。信息技術(shù)的發(fā)展主要依賴于互聯(lián)網(wǎng)的進步，在使用信息技術(shù)進行操作時，以往以書寫的方式得以減少，對紙張使用也有極大地節(jié)約，進而對保護環(huán)境做出貢獻。另外，在對企業(yè)物資進行管理同時，要求對計算機設(shè)備的不斷更新并維護，例如在管理某一方面，員工可以通過數(shù)字化計算機來進行管理操作并及時的調(diào)出相對應(yīng)的資料，員工在工作效率上有極大地提升，減少了大量的工作程序，從而提高企業(yè)的內(nèi)部發(fā)展。

二、物資計劃管理信息化現(xiàn)狀

1.文件手工編制，管理質(zhì)量不能保證。目前我國多數(shù)企業(yè)在數(shù)字化的方向上，大多數(shù)基于在紙質(zhì)版上來進行管理，在對數(shù)據(jù)調(diào)整使用時比較麻煩。在企業(yè)整體運營當(dāng)中會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)紙單和相關(guān)的合同，比如在購買材料和使用相關(guān)的數(shù)據(jù)時需要用到文件、保險等資料，在調(diào)用相關(guān)的安全數(shù)據(jù)資料時需要繁瑣的程序，并且對相關(guān)的質(zhì)檢和物資的采購都要進行對應(yīng)的核查，對大量數(shù)據(jù)進行紙質(zhì)版的歸檔具有巨大的工作量，對于信息化管理來說對相關(guān)數(shù)據(jù)進行文件保存，對文件進行調(diào)用時，應(yīng)在程序檢索中輸入相關(guān)的代碼就可以有效的找到文件，再對文件修改或者提取，在紙質(zhì)版的管理時要花費大量的時間尋找，隨著科技不斷發(fā)展計算機技術(shù)也在不斷進步，在文件中找到相關(guān)目標(biāo)是非常簡單的事情。

2.物資采購歸口管理不夠明確?，F(xiàn)如今，一些企業(yè)為了能夠簡單快速地為企業(yè)發(fā)展提供更加先進的設(shè)備，采取分散自由采購方式，將企業(yè)采購權(quán)的任務(wù)分散下去，企業(yè)在采購時通過高效并且自由化的方式，來為企業(yè)的貨物提供及時的資源，但是卻存在大量的問題。主要有兩種：一種是這種采購方式?jīng)]有形成主體統(tǒng)一，有重復(fù)采購的問題，對企業(yè)經(jīng)濟效益有不利的影響；二是由于企業(yè)在發(fā)展過程中沒有完善的管理制度，對員工的管理沒有管制性，企業(yè)采購中存在著大量的隱患。

3.供求信息有效性不足。按照企業(yè)的需求來進行合理采購，供求信息的可靠度是企業(yè)和物資供應(yīng)商之間進行交易的重要準(zhǔn)則，需要根據(jù)目前企業(yè)存貨狀態(tài)來進行合理交易。及時對信息的真實性做到了解，對目前物資信息出現(xiàn)假象的一種狀態(tài)進行改善。在對供貨商和物資之間進行交易時，也要對數(shù)據(jù)信息的真實性來進行驗證，對物資和供貨商的全面信息進行了解，如果出現(xiàn)信息不全面的狀態(tài)就會對以后工作造成影響，后續(xù)的質(zhì)量和保障問題就有危險。同時，如果不夠了解供應(yīng)商的具體情況，應(yīng)當(dāng)及時在企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)庫中調(diào)取相關(guān)資料來進行篩選。

4.實現(xiàn)采購一體化。在傳統(tǒng)的物資供應(yīng)中，企業(yè)按部就班進行所需物資的領(lǐng)用處于被動狀態(tài)，由于部門之間交流不夠緊密，各部門對相應(yīng)物資都要做到相應(yīng)的存量，在此情況下，各部門之間都會出現(xiàn)物資冗余。物資使用較快的部門不斷獲取新物資，導(dǎo)致浪費大量的金錢和貨物。所以，在物資采購管理信息化中，需要對物資進行統(tǒng)一化與規(guī)范化的管理，對以往的管理方式做出改變，通過在生產(chǎn)單位設(shè)置物資進行提前報備，再讓采購部門相關(guān)人員進行合適的購買。對部門之間都有相關(guān)的儲存，并根據(jù)實際的消耗數(shù)來制定采購計劃。假如在實際應(yīng)用中出現(xiàn)了超額問題，物資管理部門應(yīng)按照具體情況進行停止。通過這種方式來減少物資的浪費，使企業(yè)在經(jīng)濟上避免了額外支出，進一步提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

5.與供貨商之間缺乏溝通。在企業(yè)中存在采購的次數(shù)多少，此外，材料供應(yīng)商在批量生產(chǎn)中也存在大規(guī)模生產(chǎn)問題。在市場的供求上沒有達到統(tǒng)一的步調(diào)，供貨商對相關(guān)的市場需求沒有一個全面的了解，另外，數(shù)據(jù)利用水平不高，供貨商的信息和產(chǎn)品質(zhì)量掌握也不夠全面，供求關(guān)系也是物資管理的相關(guān)依據(jù)。企業(yè)需要對供貨商的信息有全面的記錄。目前存在數(shù)據(jù)缺少真實性和有效性等大量問題，例如，物資管理對應(yīng)的商家數(shù)據(jù)多，信息的完善性不足，對產(chǎn)品質(zhì)量的評價不統(tǒng)一，供應(yīng)商根據(jù)記錄選擇，對供應(yīng)商信息了解較少。人力資源部應(yīng)當(dāng)在管理方面加強對人才的培養(yǎng)，對產(chǎn)品的完善和研究，應(yīng)當(dāng)有較完善的制度體系。在物資管理方面上也是對優(yōu)秀人才的缺乏，在企業(yè)物資管理人員的管理中由于人員技術(shù)不熟練，對管理中的問題在一段時間中會顯現(xiàn)而出。

三、基于信息技術(shù)物資計劃管理措施

1.內(nèi)部管理實現(xiàn)信息化。物資采購管理不僅是與供應(yīng)商進行溝通，企業(yè)內(nèi)部各個環(huán)節(jié)之間也做到互相及時溝通，并對各部門之間物資的需求做全面的了解，對后續(xù)的物資供應(yīng)商打下基礎(chǔ)?；诖?，通過計算機技術(shù)來建立電子信息，進行各部門之間的分類管理和統(tǒng)計，詳細記錄并分析各部門物資情況，通過信息系統(tǒng)的精準(zhǔn)分析，從而保證信息具有較高的可靠性。對各部之間也要進行實際深入，通過觀察和記錄數(shù)據(jù)，制定相應(yīng)的計劃，對各部門的相關(guān)物資支出有大概的了解，并且在物資的控制上做到及時制止浪費。

2.加強物資領(lǐng)料計劃審批。在通常情況當(dāng)中，企業(yè)在物資領(lǐng)料計劃申請與審批工作方面都是企業(yè)內(nèi)部相關(guān)人員進行操作，并通過紙質(zhì)方式進行填寫然后再對物資材料提交審批申請，盡管這一方式能夠令企業(yè)在物資的管理上有效的減少費用開支，但是出現(xiàn)的問題還是比較多。首先，在填寫物資申請表的同時沒有對各部門之間物資剩余量進行盤查，對剩余物資沒有相關(guān)的數(shù)量概念，對依然還有存在的物資進行發(fā)放，需要的物資和不需要的物資沒有專業(yè)的管理，因此，部分相關(guān)工作人員便會利用企業(yè)漏洞來達到自己的經(jīng)濟目的，從而在物資管理上對企業(yè)進行內(nèi)部的攻破。其次，每一批物資審批時都需要耗費大量的程序和時間，物資的不及時到位對企業(yè)工作的開展造成了極大影響，而這也是企業(yè)物資管理工作滯后的主要原因。除此之外，在進行物資審批工作過程當(dāng)中，需要各部之間的管理人員進行等待，這對企業(yè)人員的工作時效也造成了極大影響。

3.建立人才培養(yǎng)體系。企業(yè)進行物資采購管理工作的核心是建立人才培養(yǎng)管理體系。建立人才培養(yǎng)體系，對企業(yè)的人力和財力方面有不小消耗，并且也要和企業(yè)相關(guān)部門做到緊密聯(lián)系。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對相關(guān)管理人員進行系統(tǒng)的培養(yǎng)。人力資源部門在開始應(yīng)聘中應(yīng)當(dāng)挑選有管理經(jīng)驗的優(yōu)秀能力者，對相關(guān)有管理經(jīng)驗的進行融入企業(yè)，這樣在后續(xù)企業(yè)工作中進行簡單的培訓(xùn)，在工作上就不會出現(xiàn)問題從而減少培訓(xùn)費用的支出。企業(yè)應(yīng)針對這些員工開展崗前培訓(xùn)工作，定期的為員工開展培訓(xùn)活動為出現(xiàn)的問題做出有效和規(guī)范解答，從而讓員工可以快速增加自身專業(yè)知識，對相關(guān)技能更加熟練。其次，需要嚴(yán)格把控員工的審核過程，對員工的思想品德進行考察，對員工的知識素養(yǎng)進行考試。再其次，企業(yè)還應(yīng)成立培訓(xùn)班，不定時的為員工增加知識促進不斷進步，在年末進行統(tǒng)一的考核，保障員工在工作素養(yǎng)上有好的基礎(chǔ)，并為企業(yè)創(chuàng)造更多的價值。

4.物資供應(yīng)與出庫管理。企業(yè)建立專門的資源管理部門。物資部是項目的材料管理職能部門，在整個項目團隊的配合下，對材料進行采購、運輸、儲存、領(lǐng)用、轉(zhuǎn)移、維修等工作。在整個項目過程中，企業(yè)要對整個資源部門進行統(tǒng)一的管理和指導(dǎo)，對每個相關(guān)程序做出把控，嚴(yán)格按照規(guī)定對企業(yè)中相關(guān)數(shù)據(jù)和資源進行管理的發(fā)放和使用。此外，因為物資管理往往會涉及到企業(yè)相關(guān)支出問題，因此作為資源部門管理人員，首先應(yīng)該對自己的職業(yè)素養(yǎng)嚴(yán)格要求，確保物資供應(yīng)以及出庫中沒有虛假的信息。

總之，物資管理實現(xiàn)信息化是一項比較復(fù)雜且完整化的工程，企業(yè)目前處于發(fā)展階段，要不斷地增強企業(yè)水平，應(yīng)當(dāng)在企業(yè)物資管理方面也同步提升，為企業(yè)后續(xù)保障工作打下良好的基礎(chǔ)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)在管理信息化的基礎(chǔ)上不斷提升當(dāng)前的設(shè)備和人員技術(shù)，讓物資管理信息化在整個企業(yè)中起到支撐的作用。物資采購對企業(yè)的發(fā)展有著重要的影響，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對物資管理加大投入，采取科學(xué)有效的方式去促進發(fā)展。