施偉南,沈春玲
(1.浙江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院,浙江 杭州 310021;2.合肥經(jīng)濟(jì)學(xué)院,安徽 合肥 230013)
信息化的財(cái)會(huì)管理模式是新時(shí)期企業(yè)發(fā)展的重要組成部分。信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用,為企業(yè)改變傳統(tǒng)財(cái)會(huì)模式、更新財(cái)務(wù)管理理念創(chuàng)造了新的發(fā)展基礎(chǔ)。企業(yè)要將財(cái)會(huì)管理的信息化建設(shè)作為企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的重中之重,以此為將來發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。企業(yè)財(cái)務(wù)管理者可以借助先進(jìn)的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)及時(shí)地掌握財(cái)務(wù)狀況,了解企業(yè)整體動(dòng)態(tài),并通過系統(tǒng)串聯(lián)各部門,促成各部門的分工協(xié)作,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)的全平臺(tái)管理。同時(shí),企業(yè)財(cái)會(huì)工作者也能夠憑借財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)掌握動(dòng)態(tài)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和最新資金使用情況,并根據(jù)市場(chǎng)數(shù)據(jù)反饋及時(shí)變更財(cái)務(wù)計(jì)劃,調(diào)整運(yùn)營戰(zhàn)略,以此保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)收益。
20世紀(jì)50年代,部分企業(yè)拋棄傳統(tǒng)手工記賬,采用信息手段計(jì)算勞動(dòng)者工資和管理人員薪酬,這標(biāo)志著財(cái)務(wù)信息化的誕生,是財(cái)務(wù)信息化建設(shè)開始的重要標(biāo)志。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,財(cái)務(wù)信息化進(jìn)程隨之加快,財(cái)務(wù)信息處理軟件的開發(fā)也愈加完善,信息化財(cái)務(wù)逐漸被廣泛運(yùn)用。企業(yè)可以應(yīng)用多種信息手段來處理財(cái)務(wù)的相關(guān)工作,財(cái)務(wù)相關(guān)人員不僅提高了工作效率,也更好地履行了自身的工作職責(zé),財(cái)務(wù)部門也因此完善了各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作,加強(qiáng)了部門間的溝通與協(xié)作。
財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的推進(jìn),豐富企業(yè)管理方式的同時(shí),也使得財(cái)務(wù)管理變得更加高效、系統(tǒng)。一方面,企業(yè)可以借助信息化手段對(duì)財(cái)務(wù)進(jìn)行集中化管理,同步處理企業(yè)的資金流、信息流和物流,始終保持它們與財(cái)會(huì)管理相關(guān)內(nèi)容協(xié)同;另一方面,企業(yè)可以通過信息化為會(huì)計(jì)信息處理、資金方案規(guī)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃制定以及物流管理等工作建立起相關(guān)的系統(tǒng)和組織,讓他們能夠在相互配合、相互作用的長效系統(tǒng)機(jī)制中運(yùn)行,從而幫助企業(yè)優(yōu)化財(cái)會(huì)管理。
為了實(shí)現(xiàn)真正意義上的“財(cái)務(wù)處理→財(cái)會(huì)管理”轉(zhuǎn)變,信息化軟件和技術(shù)終端能夠幫助企業(yè)解決傳統(tǒng)時(shí)期只依賴于人工的財(cái)務(wù)處理方法,有效地避免重復(fù)勞動(dòng),降低人工成本,實(shí)現(xiàn)對(duì)龐大、復(fù)雜財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的高效處理,提升整體工作效率。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代,信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來的優(yōu)勢(shì),可以在很大程度上降低甚至彌補(bǔ)過去通過紙媒進(jìn)行財(cái)務(wù)管理時(shí)的不足,先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理模式更加高效地處理各類財(cái)務(wù)性事務(wù),以達(dá)到優(yōu)化財(cái)務(wù)管理和提升企業(yè)效益的目的。不僅如此,企業(yè)通過信息技術(shù)可以構(gòu)建起較為完善的財(cái)務(wù)處理平臺(tái),高效快捷的信息化財(cái)務(wù)管理模式能在不斷運(yùn)行中完成自身平臺(tái)的迭代更新,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)工作的良性循環(huán)管理。
企業(yè)財(cái)會(huì)信息化建設(shè)能夠?qū)⒇?cái)務(wù)和其他環(huán)節(jié)融為一體,通過同一數(shù)據(jù)和同一口徑使整個(gè)業(yè)務(wù)流程更加順暢。例如“采購計(jì)劃-資金支付-產(chǎn)品入庫-材料領(lǐng)用”流程期間的所有材料信息,各部門都可以通過系統(tǒng)模塊取得,且保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性,同時(shí)實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)運(yùn)營各環(huán)節(jié)相互銜接。例如銷售部門將銷售訂單信息錄入系統(tǒng)后,采購部可根據(jù)訂單情況快速查看產(chǎn)品庫存信息,根據(jù)產(chǎn)品及材料庫存情況計(jì)算出短缺材料,從而生成采購計(jì)劃及訂單,進(jìn)行下一步的“采購-入庫-領(lǐng)用-入庫-出庫-銷售”。整個(gè)鏈條工作無重復(fù),資源優(yōu)化配置,避免了過程性浪費(fèi)。另外,企業(yè)管理者會(huì)綜合考慮成本、利潤、市場(chǎng)需求等多種因素進(jìn)行決策,信息共享可為決策者提供各部門數(shù)據(jù),充分發(fā)揮信息化對(duì)經(jīng)營決策的決定作用。
企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)不僅能豐富財(cái)務(wù)管理方式,還能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)會(huì)管理的內(nèi)容擴(kuò)充,進(jìn)一步幫助企業(yè)開發(fā)管理能力。在財(cái)會(huì)管理信息化建設(shè)過程中,企業(yè)投入大量資金購入或研發(fā)專屬于自己的財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng),利用系統(tǒng)分析出的關(guān)鍵數(shù)據(jù),找到企業(yè)運(yùn)營問題所在并及時(shí)處理;同時(shí),有效管理和監(jiān)控其他輔助性財(cái)務(wù)信息及數(shù)據(jù),使得企業(yè)的經(jīng)營能夠得到財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的有效指導(dǎo),以此給出企業(yè)未來發(fā)展的趨勢(shì)預(yù)測(cè),做出適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的經(jīng)營決策??偟膩碚f,構(gòu)建出一套較為科學(xué)完善的信息化財(cái)務(wù)管理系統(tǒng),對(duì)于企業(yè)發(fā)展而言尤為重要,它能夠更加高效的監(jiān)控企業(yè)的財(cái)務(wù)處理流程,讓人、財(cái)、物都處于有效監(jiān)督之下,資金運(yùn)動(dòng)也得以更加健康和高效。
(四)精準(zhǔn)獲取數(shù)據(jù)信息,降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)
企業(yè)財(cái)會(huì)信息化建設(shè)能大大提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,管理者可通過獲取的相關(guān)數(shù)據(jù)信息,及時(shí)發(fā)現(xiàn)經(jīng)營問題,并采取措施調(diào)整運(yùn)營策略,實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)。例如系統(tǒng)中的銷售回款率、資產(chǎn)負(fù)債率、資金收支等數(shù)據(jù),可為管理決策提供有力保障。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是企業(yè)運(yùn)營發(fā)展是否良性的一種體現(xiàn),僅僅依靠市場(chǎng)走向調(diào)整戰(zhàn)略計(jì)劃是不足以保障企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的。通過對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的分析和處理,并控制好數(shù)據(jù)反饋出的財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn),才是企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲取穩(wěn)固地位的關(guān)鍵一步。通過信息化的財(cái)會(huì)管理方式和財(cái)務(wù)系統(tǒng),決策者能夠更加方便地獲取和了解當(dāng)下的市場(chǎng)行情,管理決策有了科學(xué)參考,企業(yè)在復(fù)雜的市場(chǎng)變化中可能面臨的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)降低。
我國諸多企業(yè)對(duì)于財(cái)會(huì)信息化建設(shè)的問題仍存在認(rèn)知局限性,認(rèn)為財(cái)會(huì)管理信息化就是實(shí)現(xiàn)財(cái)會(huì)工作計(jì)算機(jī)化,即財(cái)會(huì)電算化,然而兩者有本質(zhì)區(qū)別。一些企業(yè)盡管已經(jīng)使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行財(cái)務(wù)工作,但也僅僅是簡單的開展項(xiàng)目,并未系統(tǒng)化地應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。企業(yè)財(cái)會(huì)信息化建設(shè)是以財(cái)務(wù)為中心,并向其他部門擴(kuò)展,在技術(shù)內(nèi)設(shè)的各個(gè)階段需要各部門包括管理者、決策者和所有員工在內(nèi)的配合,而部分管理者和工作人員的思想不夠與時(shí)俱進(jìn),對(duì)信息化認(rèn)同度不夠,這在一定程度上影響到企業(yè)財(cái)會(huì)信息化體系建設(shè),降低信息化建設(shè)的有效性。
在企業(yè)的實(shí)際運(yùn)作過程中,諸多企業(yè)的工作環(huán)節(jié)與員工的職責(zé)分配以及操作技術(shù)規(guī)范等沒有明確的、細(xì)化的設(shè)計(jì)和規(guī)定,沒有完整系統(tǒng)的建設(shè)制度作為支撐,這就導(dǎo)致企業(yè)財(cái)會(huì)信息化建設(shè)依據(jù)不夠充分。甚至部分企業(yè)在內(nèi)部控制上沒有科學(xué)的管理決策,無法落實(shí)職責(zé)管理,已制定的管理標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)模糊,不能全面發(fā)揮信息化管理的作用。另外,企業(yè)財(cái)會(huì)工作崗位分工不明確、甚至存在越權(quán)代操作行為,員工積極性不能夠充分調(diào)動(dòng),這將給企業(yè)內(nèi)部財(cái)會(huì)管理工作實(shí)質(zhì)性作用的發(fā)揮帶來負(fù)面影響。
企業(yè)財(cái)會(huì)管理信息化建設(shè),覆蓋公司的各個(gè)層面,涉及的部門和人員眾多;同時(shí),對(duì)系統(tǒng)軟件的運(yùn)行環(huán)境、技術(shù)環(huán)境要求較高,硬件設(shè)施的需求量大。如此,企業(yè)在前期采購階段以及中后期使用和維護(hù)階段,需要花費(fèi)高昂的費(fèi)用和成本。但根據(jù)目前我國國情,大多數(shù)企業(yè)為私營性質(zhì),且企業(yè)規(guī)模屬中小型居多,資金不足成為該類企業(yè)的共性問題,對(duì)于大額的財(cái)會(huì)信息化建設(shè)支出,會(huì)有所排斥甚至抵制,這也成為企業(yè)財(cái)會(huì)信息化建設(shè)實(shí)施的難題之一。
各行各業(yè)都重視信息化人才的培養(yǎng),而信息化人員的短缺導(dǎo)致財(cái)會(huì)信息化發(fā)展進(jìn)程緩慢。以往的財(cái)會(huì)管理方式較為滯后,企業(yè)需要大批引進(jìn)復(fù)合型人才,人才類型受到企業(yè)性質(zhì)的制約,財(cái)會(huì)信息化建設(shè)進(jìn)程也隨之受到影響;現(xiàn)階段的部分財(cái)會(huì)管理者專業(yè)技能水平不夠精湛,對(duì)于財(cái)會(huì)管理軟件和信息系統(tǒng)的應(yīng)用缺少熟練性,亦或財(cái)會(huì)人員缺少計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí),計(jì)算機(jī)人員缺少財(cái)會(huì)專業(yè)知識(shí),再加上私營企業(yè)人員的不穩(wěn)定,信息化操作和管理人員更換頻繁,不僅增加了人員培訓(xùn)等成本,還增加了信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。
基于網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的財(cái)會(huì)信息化,雖然能夠較大程度上提升財(cái)會(huì)工作效率和質(zhì)量,但在安全防護(hù)不夠的情況下,容易受到黑客或病毒攻擊,這會(huì)導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)、商業(yè)機(jī)密、財(cái)務(wù)等重要信息泄露、流失,由此可能給企業(yè)造成較大的經(jīng)濟(jì)損失。在實(shí)際的財(cái)會(huì)工作中,少有財(cái)會(huì)人員會(huì)關(guān)注財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的加密和信息安全防護(hù)方面的內(nèi)容,企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)也容易被非法竊取。同時(shí),部分財(cái)會(huì)人員的專業(yè)技能掌握不足,工作熟練度差,會(huì)在工作的過程中出現(xiàn)失誤,長此以往都會(huì)給企業(yè)發(fā)展帶來隱患。
以當(dāng)下企業(yè)發(fā)展以及財(cái)會(huì)工作的現(xiàn)狀來看,企業(yè)需要加強(qiáng)財(cái)會(huì)人員教育培訓(xùn),將財(cái)會(huì)信息化的的優(yōu)勢(shì)及必要性對(duì)全員進(jìn)行溝通,增強(qiáng)對(duì)財(cái)會(huì)信息化建設(shè)地認(rèn)同度,同時(shí)幫助財(cái)會(huì)工作人員和管理人員了解大數(shù)據(jù)技術(shù)環(huán)境的要求和特征,樹立新的工作觀念和管理思想,重視發(fā)揮信息技術(shù)在財(cái)會(huì)工作中的作用。根據(jù)企業(yè)目前所處行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境可知,企業(yè)要獲得長效發(fā)展,財(cái)會(huì)管理信息化建設(shè)是促進(jìn)管理優(yōu)化的重要方式之一。財(cái)會(huì)信息化使得財(cái)務(wù)管理方式從傳統(tǒng)的線下轉(zhuǎn)為線上,財(cái)會(huì)工作的效率不僅得以大幅提升,信息化技術(shù)也得以廣泛應(yīng)用。信息化的不斷發(fā)展和企業(yè)內(nèi)部體制的變革相互促進(jìn),整個(gè)企業(yè)也逐漸意識(shí)到財(cái)會(huì)信息化建設(shè)的重要性。當(dāng)重要性的認(rèn)識(shí)在整個(gè)企業(yè)不斷深入后,企業(yè)的內(nèi)部人員更愿意自發(fā)地參與到財(cái)會(huì)信息化的建設(shè)進(jìn)程中去,并積極運(yùn)用信息化技術(shù)完成自身工作,如此相輔相成、自下而上的變革,才能不斷提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。而企業(yè)的管理層,則要更加積極地投入到財(cái)會(huì)信息化建設(shè)中,帶頭引領(lǐng)內(nèi)部員工逐漸提升建設(shè)意識(shí),讓財(cái)務(wù)資源在有效的信息化管理下被合理利用。
信息化高速發(fā)展的今天,企業(yè)的財(cái)會(huì)管理模式變革勢(shì)必促使財(cái)會(huì)工作者身份的轉(zhuǎn)變,財(cái)會(huì)人員綜合素質(zhì)的提高對(duì)于財(cái)會(huì)信息化建設(shè)地長遠(yuǎn)發(fā)展有著重要影響。企業(yè)財(cái)會(huì)信息化建設(shè)需要信息化技術(shù)作為支撐,企業(yè)除了要從內(nèi)部提升工作人員和管理者的財(cái)務(wù)信息化意識(shí)之外,還要加大信息化技術(shù)的培訓(xùn)力度。定期開展財(cái)會(huì)專業(yè)技術(shù)、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)知識(shí)培訓(xùn)與講座,多支持專業(yè)人才的交叉學(xué)習(xí)和信息交流,鼓勵(lì)科研鉆研并制定相應(yīng)激勵(lì)政策;可聯(lián)合高校、社會(huì)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等進(jìn)行人才聯(lián)合培養(yǎng),保證專業(yè)人才對(duì)于企業(yè)的輸送;在企業(yè)內(nèi)設(shè)置專項(xiàng)系統(tǒng)維保工作團(tuán)隊(duì),鼓勵(lì)本公司內(nèi)部競(jìng)選,增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部獨(dú)立解決問題的能力。企業(yè)管理者要注重人才的選拔和聘用,設(shè)置定期考評(píng)、考核,制定專業(yè)知識(shí)、技能考核與評(píng)估時(shí)間計(jì)劃表,不斷強(qiáng)化財(cái)會(huì)工作和管理人員的工作能力。針對(duì)需要實(shí)時(shí)更新的財(cái)會(huì)管理信息系統(tǒng),培養(yǎng)兼顧財(cái)務(wù)管理和信息化業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才,也是管理者在財(cái)會(huì)信息化建設(shè)中的工作重點(diǎn),這樣既保證財(cái)務(wù)信息平臺(tái)的高效處理,還能夠根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略調(diào)整及時(shí)變更財(cái)務(wù)管理任務(wù),始終保證人員素質(zhì)提升與企業(yè)發(fā)展同步。
企業(yè)財(cái)會(huì)管理信息化建設(shè)離不開規(guī)范化的財(cái)會(huì)管理制度。財(cái)務(wù)部門不是獨(dú)立存在的,它需要與各個(gè)部門相互配合,而部門間的配合依賴于相關(guān)制度和流程的制定,并且要求企業(yè)能夠嚴(yán)格按照制度的內(nèi)容實(shí)施。在信息化建設(shè)制度方面,首先要確定財(cái)會(huì)信息化建設(shè)的最終目標(biāo),借鑒參考優(yōu)秀企業(yè)建設(shè)經(jīng)驗(yàn),圍繞自身實(shí)際發(fā)展合理設(shè)置各財(cái)會(huì)工作環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)合理分工;其次是保障信息化建設(shè)制度的科學(xué)性和系統(tǒng)性,在方式選取和參數(shù)設(shè)置上,都以適應(yīng)自身財(cái)會(huì)信息化建設(shè)需求為基礎(chǔ);最后是明確財(cái)會(huì)信息崗位,使得每一個(gè)崗位工作人員都能夠掌握信息化工作要點(diǎn),切實(shí)發(fā)揮自身工作職能,以滿足和匹配信息化建設(shè)需求。在內(nèi)部財(cái)會(huì)制度方面,則需要不斷完善財(cái)會(huì)信息化管理、固定資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)收支平衡管理等環(huán)節(jié),將信息化建設(shè)工作與內(nèi)部審計(jì)、外部監(jiān)督等流程結(jié)合起來,動(dòng)態(tài)適應(yīng)目前財(cái)會(huì)市場(chǎng)變化。財(cái)會(huì)信息化的建設(shè)離不開信息數(shù)據(jù)的支持,對(duì)財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)的優(yōu)化,能夠讓財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在各部門之間有效傳達(dá),因此對(duì)于管理者而言,財(cái)務(wù)信息的建設(shè)流程設(shè)計(jì)也需要更加完善。
在信息化和大數(shù)據(jù)高速發(fā)展的今天,財(cái)務(wù)信息化的管理不僅要保障數(shù)據(jù)的真實(shí)性,還要重視財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的安全問題。信息化下,部門間的緊密合作促使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的共享程度越來越高,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的泄露風(fēng)險(xiǎn)也隨之增加。企業(yè)在財(cái)會(huì)信息化建設(shè)過程中,要不斷強(qiáng)化安全方面的建設(shè)工作,強(qiáng)調(diào)網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí),提高財(cái)會(huì)相關(guān)工作者掌握防火墻、殺毒軟件的應(yīng)用和管理,注意數(shù)據(jù)的備份,定期更換財(cái)務(wù)密鑰;嚴(yán)格財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)使用權(quán)限,加大監(jiān)督,增強(qiáng)人員的保密意識(shí),簽訂商業(yè)保密協(xié)議,確保數(shù)據(jù)安全。同時(shí)應(yīng)建立一套能夠切實(shí)有效保障企業(yè)發(fā)展的財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)使用與審批制度,讓信息的使用能夠在安全的、完善的監(jiān)控體系下進(jìn)行。企業(yè)管理者也要系統(tǒng)地建立起風(fēng)險(xiǎn)管控機(jī)制,做好財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,根據(jù)評(píng)估結(jié)果及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施,更好地提升企業(yè)的整體風(fēng)控能力。
隨著時(shí)代的發(fā)展,企業(yè)進(jìn)行財(cái)會(huì)信息化建設(shè)是順應(yīng)當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的必然趨勢(shì),是企業(yè)實(shí)現(xiàn)長足發(fā)展的必然要求。財(cái)會(huì)管理的信息化建設(shè),離不開企業(yè)各級(jí)人員對(duì)財(cái)會(huì)信息化認(rèn)識(shí)的提高以及財(cái)務(wù)管理思想的更新,在強(qiáng)化人員培訓(xùn)、注重信息化人才培養(yǎng)、組建專業(yè)化團(tuán)隊(duì)的基礎(chǔ)上,企業(yè)更要結(jié)合市場(chǎng)環(huán)境,不斷優(yōu)化自身財(cái)會(huì)管理,規(guī)范信息化建設(shè)流程,加強(qiáng)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制;充分開發(fā)、利用財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng),提升企業(yè)管理的實(shí)際成效,保障企業(yè)的整體經(jīng)濟(jì)利益,增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力,為國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。