吳瓊

摘 要：實施全面預(yù)算管理可以加強(qiáng)內(nèi)部控制，優(yōu)化資源分配，對企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展具有十分深遠(yuǎn)的意義。為充分發(fā)揮全面預(yù)算的管理優(yōu)勢，近年來，集團(tuán)型企業(yè)開始廣泛地推行預(yù)算管理信息化建設(shè)。借助信息化技術(shù)，全面預(yù)算在管理效率和管理精確度上均有顯著提升，為企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)提供了重要支持。然而對于大多數(shù)企業(yè)而言，全面預(yù)算信息化建設(shè)仍處在不斷探索的階段，從預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行到預(yù)算考核的各個環(huán)節(jié)仍存在諸多有待完善之處。本文就SAPFM模塊在集團(tuán)型企業(yè)信息化建設(shè)中的應(yīng)用情況及困境做簡單闡述，希望可以為即將或者正在推行全面預(yù)算信息化建設(shè)的財務(wù)人員提供參考。

關(guān)鍵詞：全面預(yù)算；困境；對策；SAPFM模塊；信息化建設(shè)

預(yù)算管理是企業(yè)管理中不可忽視的重要環(huán)節(jié)。將全面預(yù)算的理念融于信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)管理的規(guī)范化、程序化和精確化是企業(yè)財務(wù)轉(zhuǎn)型的目標(biāo)之一。全面預(yù)算的管理過程滲透到企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營的各個領(lǐng)域、層級和環(huán)節(jié)，通過整合業(yè)務(wù)、資金、信息和人員，能夠?qū)⒔?jīng)營中遇到的問題融合在一個系統(tǒng)中進(jìn)行綜合分析。在復(fù)雜多變的實際工作中，應(yīng)用信息化系統(tǒng)可以更有效地實現(xiàn)全面預(yù)算的管理目標(biāo)。信息化系統(tǒng)擁有強(qiáng)大的運(yùn)算能力，能夠完成更大量級的數(shù)據(jù)運(yùn)算，節(jié)省時間成本；也能夠減少人工執(zhí)行導(dǎo)致的偏差，提升工作準(zhǔn)確度。但是，由于信息化系統(tǒng)的有效運(yùn)行會受到復(fù)雜的內(nèi)外部因素影響，也導(dǎo)致在具體實施的過程中面臨諸多困難。隨著信息技術(shù)的價值逐漸被認(rèn)可，企業(yè)信息化無疑是今后持續(xù)發(fā)展方向之一?？紤]到應(yīng)用信息系統(tǒng)可能耗用大量的人力、物力、資金和時間成本，企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的實際情況做出合理預(yù)判，謹(jǐn)慎決策。

一、應(yīng)用SAPFM模塊進(jìn)行全面預(yù)算的概述

應(yīng)用SAP系統(tǒng)的FM（FundsManagement）模塊實施全面預(yù)算主要指通過基金中心和承諾項目來實現(xiàn)對物料、資產(chǎn)、費(fèi)用等項目的預(yù)算管理。承諾項目代表資金的收入和支出，可以看作是全面預(yù)算的項目指標(biāo)，與會計科目之間按照某種規(guī)則進(jìn)行對應(yīng)。當(dāng)編制會計憑證時，系統(tǒng)根據(jù)設(shè)定的邏輯規(guī)則判斷，將入賬金額自動歸集到與會計科目對應(yīng)的承諾項目上。然后，與期初下達(dá)在承諾項目中的預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行比較，達(dá)到對資金收支進(jìn)行管控的目的?；鹬行拇韺︻A(yù)算資金的流入和流出負(fù)責(zé)的單位或部門。一個基金中心并不一定等同于一個利潤中心或者一個成本中心，可能存在一對多的關(guān)系。利潤中心或者成本中心耗用的預(yù)算會自動歸集到基金中心，與基金中心的預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行比對，起到按責(zé)任主體進(jìn)行管控的目的。

SAPFM模塊的強(qiáng)項主要在于預(yù)算管控。應(yīng)用SAPFM模塊實施全面預(yù)算時，企業(yè)需要事先在系統(tǒng)外完成預(yù)算編制及調(diào)整平衡的工作。然后，將審核通過的預(yù)算方案導(dǎo)入到系統(tǒng)中。系統(tǒng)通過基金中心與承諾項目的組合對記賬操作進(jìn)行約束，當(dāng)記賬金額超過預(yù)算上限時會發(fā)出錯誤提示，記賬操作則無法繼續(xù)。

二、全面預(yù)算管理信息化建設(shè)的目標(biāo)

（一）提升全面預(yù)算的效率

以銷售預(yù)算為起點，全面預(yù)算是企業(yè)制定的對未來一定期間內(nèi)業(yè)務(wù)發(fā)展的總體規(guī)劃，本質(zhì)更類似于為實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略提出的可行性預(yù)測方案。全面預(yù)算的各項指標(biāo)之間具有很強(qiáng)的內(nèi)在聯(lián)系和邏輯關(guān)系，往往牽一發(fā)而動全身?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的收集、整理，預(yù)算指標(biāo)的分配、下達(dá)是一個需要多方溝通、協(xié)調(diào)的過程。信息化系統(tǒng)可以高效地完成數(shù)據(jù)運(yùn)算、存儲、分析等工作，一定程度上實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動處理。數(shù)據(jù)可視化、視頻會議、線上調(diào)研等豐富了全面預(yù)算的工作方式。通過公共的線上平臺可以隨時咨詢、討論預(yù)算相關(guān)事宜；無紙化的信息傳遞節(jié)省了各層級審批的時間成本；通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)展示平臺可以實時掌握預(yù)算數(shù)據(jù)的執(zhí)行情況，及時進(jìn)行分析和決策。借助信息化系統(tǒng)，部分預(yù)算工作由線下轉(zhuǎn)移到線上，提高了相關(guān)人員的參與度，實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部各部門、各環(huán)節(jié)的高效協(xié)同。

（二）確保全面預(yù)算的規(guī)范性

人工控制由于受到主觀因素的影響，在執(zhí)行過程中難免出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、操作不規(guī)范等問題。系統(tǒng)控制可以將審核標(biāo)準(zhǔn)明確化、固定化、程序化，有效地避免了人工審核造成的標(biāo)準(zhǔn)偏差。推進(jìn)預(yù)算管理信息化系統(tǒng)體系的建設(shè)，實現(xiàn)從立項申請、業(yè)務(wù)實施、會計入賬到資金支付的全流程數(shù)據(jù)聯(lián)通，獲取動態(tài)數(shù)據(jù)，實時對預(yù)算支用情況進(jìn)行監(jiān)督和管理。當(dāng)企業(yè)需要調(diào)整預(yù)算方案或者預(yù)算實施方式時，無需從頭進(jìn)行數(shù)據(jù)收集、預(yù)算編制、指標(biāo)分配等工作，只需對已有的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和對應(yīng)關(guān)系進(jìn)行更新即可。調(diào)整內(nèi)容可以在系統(tǒng)里留痕存檔，確保數(shù)據(jù)記錄的連貫性以便后期復(fù)核，達(dá)到規(guī)范操作的目的。

（三）深化全面預(yù)算的考核效果

預(yù)算考核應(yīng)當(dāng)是一個動態(tài)的、綜合的過程，貫穿于整個預(yù)算執(zhí)行的過程中和完成后。僅憑年終考核結(jié)果，難以深入地對企業(yè)經(jīng)營業(yè)績和預(yù)算執(zhí)行情況做出雙向考核。制定適合的考核標(biāo)準(zhǔn)和考核周期，既有利于盡早發(fā)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營中存在的問題和風(fēng)險，也有利于對部門和員工作出更科學(xué)的評價。信息化系統(tǒng)擁有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)采集、篩選、處理和分析能力，應(yīng)用得當(dāng)可以為精確預(yù)算管控、細(xì)化考核標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)分配考核權(quán)重等提供有力的技術(shù)支持。數(shù)據(jù)查詢和信息聯(lián)通共享功能還有助于解決考評過程中由于信息不對等引發(fā)的爭議，保證考評程序的公平、公開。各預(yù)算執(zhí)行單位和部門可以實時掌握預(yù)算的支出情況，如有問題及時采取措施調(diào)整。發(fā)揮預(yù)算考核的導(dǎo)向性作用，激勵執(zhí)行者合理的規(guī)劃預(yù)算資源。

三、應(yīng)用SAPFM模塊實施全面預(yù)算管理的困難點

（一）SAPFM模塊的功能無法涵蓋全面預(yù)算的所有環(huán)節(jié)

SAPFM模塊可以在預(yù)算執(zhí)行的過程中對資金的使用情況進(jìn)行有效的監(jiān)督和管理。雖然能夠支持簡單的預(yù)算編制操作，但并不是其強(qiáng)項。集團(tuán)型企業(yè)通常業(yè)務(wù)龐雜，預(yù)算管理的每個環(huán)節(jié)會有許多細(xì)節(jié)性的信息化訴求。SAPFM模塊之外，企業(yè)還需要考慮上線預(yù)算編制系統(tǒng)、企業(yè)績效考核系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)等協(xié)同聯(lián)動，才能實現(xiàn)預(yù)算管理全流程的信息化。而受到資金儲量、基礎(chǔ)硬件配置、技術(shù)人員不足等因素影響，以SAPFM模塊為起點的全面預(yù)算信息化建設(shè)必將是一個漫長的過程。需要企業(yè)有充足的資源準(zhǔn)備、堅定的信念，有計劃、有步驟地持續(xù)推進(jìn)。

（二）預(yù)算管理基礎(chǔ)薄弱

應(yīng)用信息化系統(tǒng)后，企業(yè)預(yù)算管理的薄弱之處會逐漸顯露出來，甚至衍生出各種不規(guī)范的行為。近年來，市場發(fā)展呈現(xiàn)出動蕩多變的趨勢，過度依賴歷史數(shù)據(jù)或者某一單項指標(biāo)編制出來的預(yù)算方案容易脫離實際。編制過程缺少溝通和平衡的步驟，具體執(zhí)行預(yù)算的各責(zé)任單位在拿到預(yù)算指標(biāo)后，難以根據(jù)自身的實際情況進(jìn)行細(xì)化分解。在SAPFM模塊的強(qiáng)管控模式下，為解決入賬問題，拆東墻補(bǔ)西墻，騰挪轉(zhuǎn)借預(yù)算額度的情況時有發(fā)生?；鶎訂T工對全面預(yù)算的理解不足，常常將預(yù)算管理看作費(fèi)用控制，缺乏學(xué)習(xí)信息化系統(tǒng)的積極性。不會高效地操作軟件，針對同一個事項需要反復(fù)溝通、提報，反而耗時費(fèi)力。缺少既懂預(yù)算管理又懂IT技術(shù)的復(fù)合型人才，在信息系統(tǒng)的持續(xù)優(yōu)化、基層員工的培訓(xùn)、預(yù)算管控的精細(xì)化等方面后繼乏力。集團(tuán)型企業(yè)經(jīng)營范圍廣、員工人數(shù)多，想要真正意義上實現(xiàn)全面預(yù)算是一項十分具有挑戰(zhàn)的工作。上線SAPFM模塊會引發(fā)預(yù)算執(zhí)行方式的巨大改變，但是短時間內(nèi)預(yù)算管理制度不健全、管理意識不到位、責(zé)任劃分不清晰、績效考核標(biāo)準(zhǔn)不明確等問題仍然存在。

（三）預(yù)算系統(tǒng)內(nèi)的管控邏輯復(fù)雜

將預(yù)算方案層層分解至各預(yù)算責(zé)任單位后，如何落實執(zhí)行，引導(dǎo)日常經(jīng)營不偏離預(yù)算目標(biāo)是工作的重難點。SAPFM模塊利用承諾項目、基金中心與會計憑證關(guān)鍵字段（會計科目、成本中心和利潤中心等）的對應(yīng)關(guān)系，自動將實際支出的金額歸集到業(yè)務(wù)項目，分別進(jìn)行預(yù)算管控。全面預(yù)算涉及采購、生產(chǎn)、研發(fā)、銷售等部門，每個部門內(nèi)部又有若干個業(yè)務(wù)項目。業(yè)務(wù)背景不同，項目需要遵循的預(yù)算管控邏輯也不盡相同。預(yù)算指標(biāo)之間本就存在復(fù)雜的勾稽關(guān)系，又要與記賬規(guī)則、會計科目等進(jìn)行耦合，增加了設(shè)置管控邏輯的難度，間接提升了維護(hù)成本。

例如采購機(jī)器設(shè)備，根據(jù)金額、數(shù)量、使用期限、使用目的的不同，可能會用到“在建工程”、“固定資產(chǎn)”、“低值易耗品”等不同的會計科目進(jìn)行核算?？此贫际遣少彉I(yè)務(wù)，實際上卻延伸出外購資產(chǎn)、在建工程轉(zhuǎn)固或者低值資產(chǎn)攤銷等不同的業(yè)務(wù)背景。由此，也應(yīng)當(dāng)選擇不同的時間節(jié)點來完成預(yù)算占用、預(yù)算釋放等操作。預(yù)算管理人員在設(shè)計預(yù)算管控邏輯時，應(yīng)當(dāng)盡量嚴(yán)謹(jǐn)、詳細(xì)、精確。系統(tǒng)控制不同于人工控制，靈活度較差，如果設(shè)置不完善，SAPFM模塊的強(qiáng)管控模式可能會影響會計核算的及時性和準(zhǔn)確性。

（四）剛性有余，靈活不足

SAPFM模塊是通過比對入賬金額是否超過預(yù)算上限來完成管控的。一旦入賬金額超過預(yù)算上限，系統(tǒng)則會報錯，終止記賬操作，達(dá)到強(qiáng)管控的效果。企業(yè)為達(dá)到事前控制的目的，通常要求員工在業(yè)務(wù)實際發(fā)生前先進(jìn)行立項申請，得到領(lǐng)導(dǎo)審批后才能開展活動，事后再進(jìn)行報銷。立項申請通過后，系統(tǒng)會在相應(yīng)的會計科目和成本中心下，以立項編號的形式鎖住預(yù)算，一經(jīng)設(shè)定，不能隨意更改。這就要求業(yè)務(wù)人員在立項申請時就要了解清楚業(yè)務(wù)的全貌，能夠合理地預(yù)估費(fèi)用性質(zhì)和金額。但實際工作中，一個合同中可能同時涉及購買資產(chǎn)、耗材或者勞務(wù)服務(wù)等多項業(yè)務(wù)。業(yè)務(wù)人員難以在申請預(yù)算時就準(zhǔn)確地區(qū)分開各類經(jīng)濟(jì)事項，并與會計科目進(jìn)行匹配。因立項時會計科目、成本中心、利潤中心選錯導(dǎo)致后期需要重復(fù)調(diào)整預(yù)算的情況頻繁發(fā)生。業(yè)務(wù)人員不理解明明有預(yù)算卻無法入賬核銷的情況，難免出現(xiàn)消極情緒。完成整個預(yù)算調(diào)整程序可能需要花費(fèi)幾天甚至幾周的時間，如果業(yè)務(wù)人員責(zé)任心不強(qiáng)，會導(dǎo)致由于預(yù)算金額不足單據(jù)長時間無法報銷入賬的問題，影響會計核算的及時性。SAPFM更強(qiáng)調(diào)預(yù)算的剛性執(zhí)行，容易造成預(yù)算“一刀切”，難以滿足靈活多變的實際業(yè)務(wù)需求。

四、應(yīng)用SAPFM模塊進(jìn)行全面預(yù)算的對策

SAPFM模塊的優(yōu)勢在于可以直接提取預(yù)算和實際的數(shù)據(jù)進(jìn)行比較分析，實時查詢、跟蹤預(yù)算支用的進(jìn)度，確保預(yù)算計劃得到剛性執(zhí)行。但是預(yù)算指標(biāo)調(diào)控不足，設(shè)置造成延誤會計入賬等問題，更適合信息化建設(shè)初期的集團(tuán)企業(yè)。由于SAPFM模塊主要是針對預(yù)算執(zhí)行的環(huán)節(jié)進(jìn)行管控，企業(yè)可以從以下幾個方面逐步完善信息化建設(shè)。

（一）夯實預(yù)算管理基礎(chǔ)，樹立全員參與意識

企業(yè)應(yīng)當(dāng)在充分調(diào)研、考察的基礎(chǔ)上，結(jié)合實際情況不斷完善全面預(yù)算的管理制度體系，選擇科學(xué)合理的預(yù)算管理方式。規(guī)范制度標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化組織機(jī)構(gòu)，明確權(quán)責(zé)劃分，重視人才儲備。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視并組織推動全面預(yù)算的工作，深化預(yù)算管理理念，樹立全員參與意識。全面預(yù)算的基礎(chǔ)在于人才培養(yǎng)，包括專業(yè)人員的儲備和基層員工的培訓(xùn)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)置專職的預(yù)算管理崗位，組織協(xié)調(diào)推進(jìn)全面預(yù)算的編制、執(zhí)行、分析和考核等工作。招聘預(yù)算管理人員時，要從理論知識和實操經(jīng)驗兩個方面進(jìn)行綜合考量。制定培訓(xùn)計劃，定期組織業(yè)務(wù)人員參加培訓(xùn)。培訓(xùn)應(yīng)當(dāng)以加深員工對全面預(yù)算的理解與重視為目的，既要有基礎(chǔ)知識的講解，又要包括軟件系統(tǒng)的實操。從實際出發(fā)，當(dāng)全面預(yù)算發(fā)生變化或者人員流動頻繁時，適當(dāng)增加培訓(xùn)頻率，鞏固培訓(xùn)成果。

（二）規(guī)范預(yù)算管理流程，優(yōu)化系統(tǒng)性能

定期對全面預(yù)算的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行流程梳理。預(yù)算編制不要過于繁瑣，可以適當(dāng)精簡審批流程，避免對同一事項多次收集數(shù)據(jù)的重復(fù)性工作。制定的預(yù)算指標(biāo)應(yīng)當(dāng)可分解、易量化，下發(fā)給各級預(yù)算責(zé)任部門進(jìn)行充分討論后，再形成最終的預(yù)算方案。預(yù)算執(zhí)行是全面預(yù)算中最重要、最難控制的環(huán)節(jié)，既要加強(qiáng)對關(guān)鍵科目、關(guān)鍵節(jié)點的管理，也要確保預(yù)算執(zhí)行的可操作性。SAPFM模塊可以規(guī)范流程、保證預(yù)算按程序執(zhí)行。企業(yè)可以根據(jù)自身的業(yè)務(wù)特征對系統(tǒng)進(jìn)行個性化改制，以便最大限度發(fā)揮系統(tǒng)控制的作用。SAPFM模塊的預(yù)算管控規(guī)則是嵌入在會計記賬規(guī)則中的，設(shè)置系統(tǒng)規(guī)則時會涉及到復(fù)雜的指標(biāo)勾稽關(guān)系和計算邏輯。預(yù)算管理人員應(yīng)當(dāng)積極聽取業(yè)務(wù)部門的反饋意見，重視系統(tǒng)的易操作性。優(yōu)化信息系統(tǒng)的性能，達(dá)到普通員工經(jīng)過簡單培訓(xùn)即可完成常規(guī)業(yè)務(wù)的程度。

（三）建設(shè)信息化系統(tǒng)體系，實現(xiàn)協(xié)同效應(yīng)

企業(yè)可以將SAPFM模塊作為信息化建設(shè)的起點，逐步實現(xiàn)與資金付款系統(tǒng)、費(fèi)用報銷系統(tǒng)、企業(yè)績效管理系統(tǒng)等軟件的聯(lián)通，形成信息化系統(tǒng)體系。打通采購、生產(chǎn)、銷售、財務(wù)、運(yùn)營等各個環(huán)節(jié)的底層數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的聯(lián)動和交互，發(fā)揮協(xié)同效應(yīng)。例如，審批資金支出時可以調(diào)取立項申請單，查看是否已經(jīng)得到預(yù)算審批；審核費(fèi)用報銷時可以自動校驗是否發(fā)生超標(biāo)準(zhǔn)、超預(yù)算的業(yè)務(wù)；考核績效時，可以提取預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)作為評價指標(biāo)等等。建立信息化系統(tǒng)體系，可以加強(qiáng)預(yù)算管理與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)之間的聯(lián)系，進(jìn)行預(yù)算分析和預(yù)算考核時將財務(wù)因素和非財務(wù)因素都考慮進(jìn)來。

（四）加強(qiáng)管理會計與財務(wù)會計的融合

管理會計和財務(wù)會計都是企業(yè)財務(wù)工作的重要組成部分，兩者雖然分工不同，但是在許多方面是存在共性的。應(yīng)用SAPFM模塊進(jìn)行全面預(yù)算管理，核心思想是通過“基金中心”、“承諾項目”與“成本中心”、“會計科目”的映射關(guān)系來完成數(shù)據(jù)歸集，而后進(jìn)行預(yù)算管控。設(shè)計預(yù)算管控邏輯時，應(yīng)當(dāng)充分考慮業(yè)務(wù)事項、預(yù)算指標(biāo)和會計核算之間的關(guān)系。例如，外購和自建固定資產(chǎn)都是企業(yè)經(jīng)常發(fā)生的業(yè)務(wù)。在設(shè)置系統(tǒng)時，關(guān)鍵科目的選擇會直接影響財務(wù)會計的核算，匯總出不同的預(yù)算支用結(jié)果。兼顧管理會計和財務(wù)會計的雙重需求，避免設(shè)置過于復(fù)雜的邏輯規(guī)則，才能更好地發(fā)揮信息系統(tǒng)在預(yù)算管理過程中的作用。

五、結(jié)束語

全面預(yù)算的效率效果受到制度體系、組織結(jié)構(gòu)、信息系統(tǒng)、人員素質(zhì)等多方因素的共同影響。加強(qiáng)信息化建設(shè)已經(jīng)成為企業(yè)提升預(yù)算管理水平的必然選擇。只有從實際情況出發(fā)，合理規(guī)劃，才能讓全面預(yù)算與信息化系統(tǒng)相得益彰，發(fā)揮更大的作用。

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