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      基于RPA的采購發(fā)票自動入賬案例剖析

      2023-07-11 21:01:29張巧良孫川吳曉娟
      財會月刊·上半月 2023年7期
      關(guān)鍵詞:財務機器人

      張巧良 孫川 吳曉娟

      【摘要】數(shù)字化勞動力在會計核算中的應用受到廣泛關(guān)注, 但大多屬于理論研究。針對某跨國公司應付模塊下采購發(fā)票自動入賬率僅為10%的現(xiàn)狀進行調(diào)研發(fā)現(xiàn), 供應商發(fā)票、 SAP系統(tǒng)供應商主數(shù)據(jù)與采購訂單等方面存在問題是發(fā)票入賬自動化率低的主要原因。確保技術(shù)能力只是RPA實施的一部分, 針對數(shù)字員工的治理結(jié)構(gòu)的調(diào)整及內(nèi)部控制的重新定義、 流程的標準化和優(yōu)化是提升采購發(fā)票自動入賬率的措施, 針對PTP團隊的關(guān)鍵業(yè)績指標是優(yōu)化策略得以順利實施的重要保障。

      【關(guān)鍵詞】財務機器人;采購發(fā)票;采購訂單;供應商主數(shù)據(jù);自動入賬

      【中圖分類號】F230? ? ? 【文獻標識碼】A? ? ? 【文章編號】1004-0994(2023)13-0105-6

      發(fā)票收發(fā)、 核驗、 入賬等工作業(yè)務量大和邏輯簡單的特征使數(shù)字化勞動力在應付模塊的應用受到廣泛的關(guān)注。但關(guān)于機器人流程自動化(RPA)技術(shù)的適用性、 RPA實施過程中面臨的挑戰(zhàn)及應對措施的研究較少。對于采購業(yè)務僅發(fā)生在國內(nèi)、 供應商主數(shù)據(jù)單一、 采購訂單號碼唯一、 發(fā)票開票內(nèi)容單一的公司來講, 基于RPA的采購發(fā)票自動入賬率可能會比較高; 但對于面向全球的跨國公司來講, RPA的工作效率會大打折扣。

      本文的研究對象是某跨國集團公司設在中國境內(nèi)的財務共享中心, 承載了該集團在中國、 新加坡等12國在內(nèi)的亞太地區(qū)的所有會計核算業(yè)務。該共享中心下設四個團隊, 包括從采購到付款(PTP)、 總賬(RTR)、 從訂單到收款(OTC)和業(yè)務持續(xù)規(guī)劃(BCP), 共有員工160人, 其中, PTP團隊共80人, 主要職能是確保采購發(fā)票及時準確入賬, 并按合同約定的時間準時付款。2020年, 共享中心借助RPA技術(shù)實現(xiàn)了從供應商端開出發(fā)票到SAP入賬的自動化操作。上線RPA的初衷是將財務人員從枯燥繁瑣、 重復性的工作中解放出來, 但實際情況是采購發(fā)票自動入賬率并不高, 共享中心員工和供應商的滿意度降低。本文分析了采購發(fā)票自動入賬率低的原因, 總結(jié)了案例公司的優(yōu)化措施, 希望能夠?qū)ζ髽I(yè)財務自動化的推進有所幫助。

      一、 案例公司基于RPA的采購發(fā)票自動入賬概況

      RPA上線之前, PTP團隊每月要處理上萬張采購發(fā)票, 發(fā)票處理的流程是案例公司下屬法人實體的采購部負責收集發(fā)票并提交財務共享中心, PTP團隊投入大量的人工對發(fā)票上的供應商主數(shù)據(jù)、 發(fā)票數(shù)量和內(nèi)容、 訂單號等信息進行核對, 確認無誤后對發(fā)票進行掃描并將數(shù)據(jù)傳輸至SAP系統(tǒng)。作為一家世界500強公司, 誠實守信是案例公司采購活動遵循的一項重要原則, 鑒于采購發(fā)票的手工處理費時費力, 有時會影響向供應商按時付款, 案例公司采購了RPA技術(shù), 開啟了采購發(fā)票自動入賬的探索。

      (一)采購發(fā)票自動入賬流程

      采購發(fā)票自動入賬流程如圖1所示。

      其中, 發(fā)票影像的形成因發(fā)票來源不同而略有差異。來自中國大陸地區(qū)的增值稅發(fā)票, 由供應商將發(fā)票原件寄送到案例公司的發(fā)票收發(fā)中心進行紙質(zhì)發(fā)票的掃描; 國外PDF版發(fā)票則由供應商發(fā)送到指定的功能郵箱, 功能郵箱能夠?qū)l(fā)票影像自動上傳到OCR系統(tǒng)。ICC匹配與驗證過程如圖2所示。

      (二)上線RPA后采購發(fā)票自動入賬的效果

      一方面, 上線RPA提升了公司的稅收合規(guī)性, 因為增值稅發(fā)票可以自動實現(xiàn)真?zhèn)悟炞C與認證(程平和俞津,2022)。另一方面, 上線RPA實現(xiàn)了公司財務數(shù)據(jù)的可追溯, 因為影像管理系統(tǒng)可以將不同國家和地區(qū)、 不同項目產(chǎn)生的原始憑證掃描形成電子文檔, 傳送至財務共享中心, 保證了數(shù)據(jù)資料不被遺失且來源鏈條清晰(杜海霞等,2021)。

      理論上講, 上線RPA可以提升財務工作效率, 保證供應商貨款的及時支付, 進而提升財務人員的幸福感和供應商的滿意度(陳志斌等,2022)。但實際情況是財務部門員工、 客戶和供應商的滿意度不升反降。調(diào)查發(fā)現(xiàn), 案例公司將外購的RPA技術(shù)直接投入應用, 僅關(guān)注了如何基于當前的SAP環(huán)境從技術(shù)層面實現(xiàn)自動化對接, 包括: 如何實現(xiàn)從供應商端到SAP端的供應商主數(shù)據(jù)的對接; 如何實現(xiàn)從供應商采購發(fā)票到SAP 采購訂單的比對和對接; 如何反饋用戶錯誤信息; 如何與稅務局的增值稅發(fā)票端聯(lián)網(wǎng)核查, 進一步驗證發(fā)票的真?zhèn)魏瓦M行發(fā)票認證等。由于沒有良好的標準化基礎, RPA缺乏成長的土壤, 很大程度上延緩了自動化的發(fā)展進程(PwC,2017)。如圖3所示, 到2020年年末, 采購發(fā)票的自動入賬比率僅為 10%左右。

      依據(jù) Everest集團(2018)的 Smart RPA 成熟度模型, 就技術(shù)層面而言, 案例公司僅處于中等偏下水平, 沒有結(jié)合公司特征評估RPA技術(shù)的復雜程度以及需要進行的流程優(yōu)化, 外購的RPA技術(shù)直接投入使用, 使得采購發(fā)票的自動入賬率很低, PTP團隊員工需要投入更多的精力和時間進行檢查和核對, 將所有存在問題的發(fā)票都梳理出來, 分類匯總并退回供應商, 導致采購發(fā)票不能及時、 準確入賬。財務人員通過加班加點完成的工作, 很難避免人為操作失誤, 造成發(fā)票金額錄錯、 會計科目錄錯、 供應商名稱錄錯等問題, 造成供應商貨款被錯付或無法如期支付, 直接影響供應商訂單的交付, 進而造成客戶滿意度低下。此外, 為提升財務報表的準確性, 根據(jù)權(quán)責發(fā)生制原則, 總賬團隊(RTR)需要收集整理費用的發(fā)生, 進行費用的預提, 次月再根據(jù)發(fā)票的入賬進行費用的沖減, 由此增加了RTR團隊的工作量。

      二、 應付模塊下發(fā)票入賬自動化率低的原因

      (一)問題型魚骨圖和根原因分析

      本文通過以下三個步驟收集采購發(fā)票入賬自動化率低的原因: 首先, PTP團隊收集自動入賬失敗的案例。其次, 收集OCR反饋的錯誤信息。OCR反饋的錯誤信息主要包括以下六個方面: 收貨問題、 訂單(PO)問題、 供應商主數(shù)據(jù)問題、 貨物價格差異、 數(shù)量差異、 SAP/OCR技術(shù)問題。最后, 根據(jù)前兩步的結(jié)果, 通過對失敗類別的分類匯總和趨勢分析, 梳理出原因并在魚骨圖上呈現(xiàn)出可視化報告。由于OCR技術(shù)返回的原因分類比較籠統(tǒng), 本文結(jié)合平時入賬時的錯誤原因登記和OCR返回的報錯信息, 通過頭腦風暴對各層次類別找出所有可能原因, 如圖4所示。需要說明的是, 在問題型魚骨圖中, 各要素與特性值之間不存在原因關(guān)系, 而是結(jié)構(gòu)構(gòu)成關(guān)系。

      根據(jù)收集的自動入賬失敗業(yè)務數(shù)據(jù), 結(jié)合魚骨圖中列示的問題, 將找出的各要素進行整理, 明確其從屬關(guān)系, 進行原因歸類, 最后根據(jù)問題成因歸納為五個方面, 如表1所示。由于供應商發(fā)票、 SAP系統(tǒng)供應商主數(shù)據(jù)、 SAP系統(tǒng)采購訂單、 OCR技術(shù)方面的問題數(shù)量占到總問題數(shù)量的89%, 本文重點對這四個方面的問題進行分析。

      (二)基于SAP系統(tǒng)采購訂單和供應商主數(shù)據(jù)的問題分析

      1. SAP系統(tǒng)采購訂單問題。

      (1)采購訂單的下單問題。根據(jù)合規(guī)性和內(nèi)控的要求, 所有和供應商的交易必須在SAP系統(tǒng)申請采購訂單, 審批通過后產(chǎn)生15位采購訂單號碼, 供應商根據(jù)采購訂單開具發(fā)票。采購的商品類別分為貨物采購和服務采購。對于貨物采購, 根據(jù)物資需求計劃, 基于生產(chǎn)計劃和庫存確定采購流程。在生產(chǎn)計劃安排中, 采購訂單是不可或缺的環(huán)節(jié), 因此, 在物料清單需求的采購流程中, 完全可以實現(xiàn)對于沒有采購訂單不允許進行采購活動的控制。對于服務采購, 雖然有采購的內(nèi)控流程, 但需求者和審批者并沒有嚴格執(zhí)行, 造成有些供應商只有發(fā)票沒有采購訂單。因此, 服務采購的不規(guī)范是一個比較嚴重的問題。

      (2)采購訂單的價差和量差問題。部分審批通過的采購訂單的價格與供應商的發(fā)票價格出現(xiàn)差異的主要原因在于采購價格的更新, 因為供應商已經(jīng)遵循合同約定按照新價格開具發(fā)票, 但是SAP系統(tǒng)的價格沒有及時更新。采購部門在SAP下單的數(shù)量與供應商發(fā)票上的開票數(shù)量不符的情況則多發(fā)生于服務采購和固定資產(chǎn)采購, 因為這兩類性質(zhì)的采購發(fā)票通常需要根據(jù)完工程度分批次開具。

      2. SAP系統(tǒng)供應商主數(shù)據(jù)問題。SAP系統(tǒng)供應商主數(shù)據(jù)的問題可歸納為供應商的名稱、 代碼、 銀行信息、 納稅人識別號、 地址、 郵箱和賬期等方面, 具體表現(xiàn)為唯一合作的供應商在SAP系統(tǒng)中有一個以上的供應商代碼, 其原因包括: 任何有采購需求的部門都可以去網(wǎng)站申請新建供應商; 唯一合作的供應商在1個幣種下有2個以上的開戶銀行信息; 有的供應商已經(jīng)變更了名稱、 納稅人識別號、 地址等信息, 但SAP系統(tǒng)沒有更新; 一個供應商有一個以上的付款賬期; SAP系統(tǒng)維護的供應商郵箱與供應商發(fā)送發(fā)票的郵件地址不符, 等等。

      (三)基于供應商發(fā)票視角的問題分析

      1. 供應商發(fā)票的合規(guī)問題。首先, 供應商發(fā)票上的開票內(nèi)容, 例如單價、 數(shù)量、 料號、 規(guī)格型號沒有嚴格按公司采購部門在SAP系統(tǒng)提交的采購訂單的信息開具。其次, 采購部門已經(jīng)按照內(nèi)部控制要求在SAP系統(tǒng)中申請了采購訂單, 但是供應商發(fā)票上沒有備注訂單號碼或訂單號碼標注錯誤, 或者發(fā)票上只標注訂單號碼而缺少行次等, 這些都會造成OCR自動化識別失敗, 這是因為OCR機器人完全根據(jù)設定的規(guī)則去固定的位置探索對應的信息。以SAP系統(tǒng)的訂單號碼超過一行, 但發(fā)票上只備注訂單號碼而缺少行次的情形為例。根據(jù)要求, 發(fā)票不僅需要在備注欄標注訂單號碼, 而且需要標注訂單的行次, 這樣方便OCR比對SAP采購訂單的行次, 比如訂單號碼8900000下了5行采購訂單, 而每一行的采購商品不一致, 根據(jù)OCR邏輯, 系統(tǒng)會先去匹配訂單號碼, 然后通過訂單號碼的行次去比對SAP系統(tǒng)中訂單號碼的行次, 找到對應的單價進行進一步比對, 否則會造成OCR自動化識別失敗。

      2. 供應商發(fā)票的價差和量差問題。供應商開票價格與采購訂單價格不符、 數(shù)量與采購訂單數(shù)量不符都會造成OCR自動化識別失敗。比如, 采購一臺價值100萬元的設備, 合同約定先預付總價款的30%, 工程進行一半時再付總價款的40%, 最后驗收合格后支付另外30%的尾款, 這就要求采購訂單完全根據(jù)合同約定去審批, 數(shù)量合計1, 采購訂單第一行至第三行的數(shù)量依次為0.3、 0.4和0.3, 單價為100萬元, 三行合計100萬元。要求供應商完全根據(jù)采購訂單開票, 如果供應商發(fā)票數(shù)量都是開具1, 則OCR信息匹配失敗。

      3. 供應商發(fā)票的郵寄問題。RPA上線之前, 我國大陸地區(qū)的供應商將發(fā)票郵寄到案例公司在各地的法人實體采購部門, 港澳臺地區(qū)和國外供應商將PDF版發(fā)票通過郵件發(fā)送給公司的采購方, 再由采購方將發(fā)票提交財務共享中心。RPA上線之后, 雖然案例公司下屬的各個法人實體都以郵件的方式通知供應商發(fā)票寄送方式的變化, 但不少供應商依舊按照原來的方式傳遞發(fā)票。特別地, 財務共享中心針對國外供應商的電子發(fā)票建立的專屬功能郵箱可以與OCR系統(tǒng)直接對接, 但不少供應商并不按要求向指定的功能郵箱發(fā)送發(fā)票, 造成OCR第一時間對接失敗。

      (四)基于OCR技術(shù)視角的問題分析

      首先, OCR畢竟是機器人, 可以達到的成效極為有限。主要問題有三類: 一是現(xiàn)有的OCR技術(shù)只能識別一個訂單號碼, 如果一個訂單號碼出現(xiàn)多個行次, 則無法識別; 二是OCR影像系統(tǒng)的識別度偏低, 有些發(fā)票上字跡輕的字符識別錯誤, 導致傳輸SAP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錯誤; 三是現(xiàn)行OCR平臺的運營和維護還有待完善, 在使用過程中, 無論是面臨網(wǎng)速故障還是反饋速度慢的問題, 都需要花費員工大量的時間和精力去解決。其次是SAP系統(tǒng)版本問題。目前SAP系統(tǒng)的版本比較低, 功能有限, 比如只能實現(xiàn)SAP采購訂單第一行和OCR對接。

      三、 提升應付模塊下發(fā)票入賬自動化率的措施

      在實際工作中, 受很多客觀因素的影響, 采購發(fā)票自動入賬率不可能達到100%。比如, 國家機關(guān)、 行政事業(yè)單位不會根據(jù)企業(yè)個性化需求去開發(fā)票, 而且來自不同部門的收據(jù)也是五花八門, 沒有特定的規(guī)則, 致使OCR無法識別; 再比如來自壟斷行業(yè)的供應商, 包括中國電信、 中國移動、 中國聯(lián)通、 供水供電公司等, 實施票據(jù)統(tǒng)一化管理, 不會根據(jù)客戶的要求在發(fā)票的備注欄輸入采購訂單號碼及其他相關(guān)信息(田高良等,2019)。在與案例公司相關(guān)專業(yè)人士進行充分溝通的基礎上, 認為將采購發(fā)票自動入賬率設定為80%比較合理。

      (一)構(gòu)建針對數(shù)字員工的治理結(jié)構(gòu), 清晰設定關(guān)鍵業(yè)績指標

      財務共享中心對原有流程的優(yōu)化、 對原有組織的變革、 對陳舊觀念的重塑勢必面臨一定的阻力。一個項目能否得到管理層的支持是這個項目作能否成功的關(guān)鍵, 員工的參與和支持是流程優(yōu)化順利進行的重要保障。案例公司與RPA供應商溝通, 為RPA治理和監(jiān)督建立了任務型的項目團隊, 由采購總監(jiān)負責, 團隊成員來自公司的IT部門、 發(fā)票收發(fā)中心、 PTP部門和供應商主數(shù)據(jù)管理中心, 主要職責是跟蹤、 優(yōu)化RPA流程和相關(guān)員工的培訓。將對供應商貨款支付的及時性和準確性作為該團隊績效考核的關(guān)鍵業(yè)績指標, 如表2所示。

      (二)優(yōu)化基于RPA的采購內(nèi)部控制

      RPA要求組織對風險和內(nèi)部控制有新的理解。只有建立了適當?shù)膬?nèi)部控制, RPA的使用才不會增加組織的整體風險。內(nèi)部控制是指, 在RPA環(huán)境中實施確保可靠報告、 遵守相關(guān)法規(guī)和降低風險機制的能力。如果沒有適當?shù)膬?nèi)部控制, 組織將無法依賴RPA輸出, 這反過來會對RPA相關(guān)性能產(chǎn)生負面影響。

      1. 對供應商代碼的新建流程實施嚴格控制。針對SAP系統(tǒng)中2萬多家供應商代碼中近2年有交易的只有7000余家供應商、 代碼重復的供應商超過400家的情況進行原因調(diào)查發(fā)現(xiàn): 上線RPA之前, 公司的每個需求者都可以新建供應商, 而內(nèi)控系統(tǒng)缺乏防呆措施。為此, 公司采取了兩項措施提升SAP系統(tǒng)供應商數(shù)據(jù)的準確性。首先, 確保SAP系統(tǒng)中現(xiàn)有供應商信息的準確性。如圖5所示: 一方面, 凍結(jié)2年以上沒有交易的供應商, 清理重復供應商代碼; 另一方面, 對最近2年之內(nèi)有交易的供應商, 要求其務必回傳確認目前的開票信息, PTP團隊根據(jù)供應商確認的開票信息, 重新與SAP系統(tǒng)供應商信息進行校對和糾正。其次, 對新建供應商代碼的流程實施嚴格控制, 確保SAP系統(tǒng)不會出現(xiàn)供應商代碼重復的問題。

      2. 優(yōu)化采購的內(nèi)部控制流程。首先, 不允許沒有預算的采購行為發(fā)生。其次, 采購價格差異是實際采購成本與預算采購成本的差, 在標準成本核算制度下, 可以通過設置“價格差異”賬戶進行歸集, PTP團隊實時從“價格差異”賬戶中下載采購價格差異明細表, 然后發(fā)送給采購部門并通知管理層, 以便及時分析差異產(chǎn)生的原因, 并實施例外管理, 以此來降低采購價格差異。最后, 嚴格審核采購申請, 尤其是固定資產(chǎn)和服務的訂單要完全根據(jù)合同的約定下單。同時, 設置“數(shù)量差異”賬戶, PTP團隊實時從“數(shù)量差異”賬戶中下載采購量差異明細表, 通知相應的部門經(jīng)理確定對應的采購申請人, 以引起足夠重視。

      (三)標準化供應商的發(fā)票開具行為

      由于案例公司的很大一部分采購發(fā)生在中國境內(nèi), 因此, 創(chuàng)建標準化操作流程文檔, 提供增值稅發(fā)票標準模板, 并將標準模板和采購訂單一起發(fā)送給供應商, 明確告知供應商公司有權(quán)退回因不符合要求導致系統(tǒng)無法處理的發(fā)票。另外, 根據(jù)每家國外供應商的發(fā)票信息在OCR系統(tǒng)設置模板, 輔導機器人去固定的地方識別供應商主數(shù)據(jù)及采購訂單號碼、 數(shù)量、 單價等信息, 并告知供應商, 為了保證及時準確地收到貨款, 如果供應商信息發(fā)生變更, 或者發(fā)票模板發(fā)生變化, 需要及時通知案例公司的財務共享中心。

      就大陸地區(qū)的供應商而言, 要求按照下述規(guī)則開具發(fā)票: 購買方信息必須準確無誤; 數(shù)量和單價必須與采購訂單保持一致; 同一張發(fā)票只能出現(xiàn)一種稅率; 發(fā)票需加蓋發(fā)票專用章, 且發(fā)票專用章必須蓋在空白區(qū), 勿遮蓋發(fā)票金額和備注欄信息; 發(fā)票密碼區(qū)不能打印在規(guī)定范圍之外; 字跡清晰, 不得壓線、 錯格, 發(fā)票二維碼四角不能缺失; 發(fā)票備注欄里必須包括采購訂單號碼和案例公司對應的內(nèi)部編號; 若采購訂單有多條行項目, 開具發(fā)票需要在備注欄里注明行項目編碼, 且與開票明細的行項目次序一致; 一張發(fā)票盡量對應一個采購訂單, 如有多個訂單對應, 備注欄內(nèi)需按照開票順序注明其訂單號; 若采購訂單上有案例公司的物料號, 需把物料號打印在增值稅發(fā)票的“規(guī)格型號”區(qū)域內(nèi), 且與備注欄內(nèi)的采購訂單行項目次序?qū)?等等。

      四、 結(jié)論與啟示

      RPA的實施過程由五個階段組成, 分別是流程的選擇、 流程的自動化、 自動化流程的運行、 自動化流程的監(jiān)控和異常管理。

      首先, 流程的性質(zhì)決定了它是否適合采用RPA。一般而言, 使用多個系統(tǒng)和結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的數(shù)字形式的勞動密集型、 重復性、 高容量、 基于規(guī)則的任務非常適合使用RPA實現(xiàn)自動化, 而分散的流程是自動化的最大障礙之一。在從采購到付款的流程中, 最適合自動化的領(lǐng)域是供應商數(shù)據(jù)管理和供應商付款, 由于每個國家的發(fā)票處理方式不同、 對掃描圖像解釋的過程依賴性, 決定了采購發(fā)票的處理、 采購訂單差異解決并不適合作為RPA的試點。亞太區(qū)各大市場的采購流程缺乏統(tǒng)一化和標準化是影響采購發(fā)票入賬自動化率低的主要原因。

      其次, 初始RPA的實施通常始于組織選擇其首選軟件供應商和合作伙伴組織, 該組織除了為RPA治理和監(jiān)督建立組織結(jié)構(gòu), 還提供RPA技術(shù)方面的咨詢。未充分評估與RPA實施相關(guān)的潛在風險、 缺乏適當?shù)腞PA特定治理機制和強有力的內(nèi)部控制也是案例公司采購發(fā)票自動入賬率低的主要原因。數(shù)字工人的實施引入了創(chuàng)建機器人治理新元素的需求。對于初步進行RPA試點的組織, 通常會通過設立諸如卓越中心之類的集中治理機構(gòu)來推進RPA的實施。隨著RPA應用能力成熟度的提升, 有的組織將基于RPA的治理新元素合并到其現(xiàn)有的治理框架中, 并將其視為更廣泛的持續(xù)改進工作的一部分。

      最后, RPA實施的一個顯著特征是它通常不是由組織的IT部門驅(qū)動, 而是由參與業(yè)務運營的部門驅(qū)動。因此, RPA的技術(shù)復雜性要求組織考慮要達到的自助服務水平。雖然在會計和財務工作中更廣泛地實施RPA仍處于早期階段, 但隨著對可以自動化的任務的廣泛識別以及個人和組織績效的提高, RPA在會計任務中的采用會顯著增加。RPA正在改變財會人員的工作方式, 使其在組織的數(shù)字化轉(zhuǎn)型中發(fā)揮獨特作用, 但也要求財會人員拓展其在業(yè)務流程和改進、 異常分析以及機器人軟件開發(fā)、 測試和支持方面的職業(yè)勝任能力。這就要求包括會計師在內(nèi)的流程負責人更加精通技術(shù), 并具備更好的編碼技能, 以減少對IT部門RPA支持的依賴。

      【 主 要 參 考 文 獻 】

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