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      轉(zhuǎn)型期學(xué)校綜合檔案管理優(yōu)化的探討

      2023-07-29 02:08:50嚴(yán)淑玲
      蘭臺(tái)內(nèi)外 2023年17期
      關(guān)鍵詞:中專轉(zhuǎn)型期檔案管理

      摘 要:當(dāng)前,我國(guó)職業(yè)教育呈現(xiàn)高速發(fā)展趨勢(shì),中等職業(yè)教育也進(jìn)入較好的發(fā)展階段。但是,在職業(yè)院校的工作實(shí)踐中,綜合檔案的管理工作問(wèn)題也日益凸顯。本文對(duì)廣西醫(yī)科大學(xué)附設(shè)玉林衛(wèi)生學(xué)校檔案實(shí)際工作情況展開(kāi)研究,探討在學(xué)校歸屬高校管理過(guò)程中,除了在教學(xué)和行政管理等方面做好調(diào)整工作外,還有學(xué)校的檔案工作在現(xiàn)階段穿線的問(wèn)題。原有中專時(shí)期,單一的檔案管理模式如何向科學(xué)化和系統(tǒng)化的高校檔案管理模式過(guò)渡以及如何能夠有效提升綜合檔案管理的工作效率與工作質(zhì)量。

      關(guān)鍵詞:轉(zhuǎn)型期;中專;學(xué)校;檔案管理

      《高等學(xué)校檔案管理辦法》是由教育部和國(guó)家檔案局共同簽訂并以27號(hào)命令的方式頒布,其進(jìn)一步豐富學(xué)校檔案內(nèi)容,擴(kuò)大學(xué)校檔案范圍,確保學(xué)校檔案的依法運(yùn)作,并強(qiáng)調(diào)其具有時(shí)代特征,凸顯“以人為本”“以民生為本”的法律意義。

      學(xué)校檔案是指學(xué)校在各歷史階段的各項(xiàng)管理、教學(xué)及教研活動(dòng)中,直接構(gòu)成有考查價(jià)值的文字材料、圖紙、表格、計(jì)算數(shù)據(jù)以及聲像等,它記錄著學(xué)校的教育教學(xué)活動(dòng)及管理工作,是學(xué)校在管理和發(fā)展過(guò)程中的重要信息來(lái)源,是學(xué)校管理基本工作的部分,也是維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益和經(jīng)濟(jì)利益的一項(xiàng)重要工作,在學(xué)校管理工作中發(fā)揮著十分關(guān)鍵的作用。

      一、轉(zhuǎn)型期學(xué)校檔案管理概述

      所謂過(guò)渡期,就是學(xué)校從低層次提升到高層次的過(guò)程,如中等職業(yè)學(xué)校在歸屬高校管理后,學(xué)校管理、教學(xué)和科研的發(fā)展方向也將隨之改變。原來(lái)的文件保存方式是教育管理的重要組成部分,必須隨著教育事業(yè)的發(fā)展不斷變化,以適應(yīng)學(xué)校今后的發(fā)展需求,要及時(shí)做好綜合檔案信息管理工作。

      1.轉(zhuǎn)型期學(xué)校檔案的特點(diǎn)

      (1)更加重視應(yīng)用和創(chuàng)新等教學(xué)活動(dòng)。學(xué)校作為教育機(jī)構(gòu),其所保留的文件都有規(guī)律可循,必須對(duì)其針對(duì)性管理。高校檔案館在改革后,管理和教育等方面功能更為顯著。在轉(zhuǎn)型期,檔案館教學(xué)特征將從過(guò)去的“單邊輸出”向現(xiàn)在的“開(kāi)放研討”轉(zhuǎn)化,而在這一過(guò)程中,檔案館的教學(xué)將會(huì)更加重視應(yīng)用和創(chuàng)新等教學(xué)活動(dòng)。

      (2)在轉(zhuǎn)型后,高校的教育與科研工作呈現(xiàn)較強(qiáng)的專門(mén)化和科學(xué)化等特征。高校檔案工作應(yīng)以教育和科研為中心,圍繞辦學(xué)開(kāi)展工作。例如,我校是一所醫(yī)科大學(xué),其宗旨是為從事醫(yī)療和健康方面的專業(yè)人員提供服務(wù)。從2019年開(kāi)始,我校的年度科研項(xiàng)目持續(xù)增多,其中,包括大學(xué)類項(xiàng)目和中等職業(yè)類項(xiàng)目。校檔案館按照《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》的要求,對(duì)科技項(xiàng)目資料收集、分類以及保存。

      (3)高校檔案工作是高校圖書(shū)館的一項(xiàng)重要職能,高校圖書(shū)館的檔案工作對(duì)高校的管理決策具有重要意義。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下,一方面,要充分發(fā)揮中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校的優(yōu)勢(shì);另一方面,要拋棄陳舊的管理觀念,探索適合在轉(zhuǎn)型時(shí)期中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校的新模式。高校檔案館要完善其檔案搜集體系,充實(shí)其搜集種類,明確其保存年限。如何更好地體現(xiàn)學(xué)校的歷史文化特色,是學(xué)校改革的重要內(nèi)容。

      2.轉(zhuǎn)型期學(xué)校檔案管理工作的特點(diǎn)

      (1)改革后的學(xué)校檔案工作要與傳統(tǒng)檔案工作程序相適應(yīng)。在完成改革之后,要及時(shí)梳理管理版本,高校檔案管理工作要對(duì)教委、行業(yè)以及行政部門(mén)等關(guān)于部屬高校檔案管理的要求和規(guī)定有清晰的認(rèn)識(shí),及時(shí)梳理高校的檔案管理工作。

      (2)高校檔案館在改革后,更多地關(guān)注未來(lái)發(fā)展需要。以從中專到大專過(guò)渡為例,在中專階段,學(xué)校所產(chǎn)生的檔案以教學(xué)檔案、行政檔案以及學(xué)生檔案等為主,而中職階段檔案的分類,從保存內(nèi)容上來(lái)講,就相對(duì)較少。在辦學(xué)方式上,多采用基層辦學(xué)方式,為此,在高校檔案工作中必須注重對(duì)高校教學(xué)和研究資料的搜集,以反映高校自身特點(diǎn)和發(fā)展的歷史脈絡(luò)。

      (3)在改革之后,要重視系統(tǒng)修改。轉(zhuǎn)型時(shí)期,學(xué)校各項(xiàng)工作因其所處的位置而發(fā)生變化,因此,學(xué)校的體制和管理也要隨之發(fā)生變化。高校檔案工作要與高校和高校有關(guān)文件的工作要求相一致。

      3.轉(zhuǎn)型期學(xué)校檔案在學(xué)校行政管理工作中的地位

      學(xué)校檔案管理是一項(xiàng)具有歷史性的工作,它直接構(gòu)成一所學(xué)校的教育、教學(xué)和管理等各項(xiàng)活動(dòng)。在《關(guān)于加強(qiáng)高校檔案工作的若干意見(jiàn)》中,國(guó)家檔案局也把它規(guī)定為“全校工作的一部分”“它是全校教育工作的一個(gè)不可或缺的組成部分”。高校檔案工作是一項(xiàng)行政工作,教師隊(duì)伍和大學(xué)管理工作是大學(xué)基層工作的根本。轉(zhuǎn)型期的學(xué)校檔案館與一般工商院校的檔案館一樣,為教育服務(wù)。在這轉(zhuǎn)型期,檔案工作面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)和巨大機(jī)遇。

      二、轉(zhuǎn)型期高校檔案管理的現(xiàn)狀分析

      結(jié)合單位的實(shí)際工作,對(duì)過(guò)渡期間的文件管理問(wèn)題做出剖析:(1)缺乏檔案管理人員。高校對(duì)檔案工作的關(guān)注不夠且缺乏針對(duì)性,存在檔案工作崗位設(shè)置不足、責(zé)任不清等問(wèn)題,致使高校檔案工作人員身兼多職。(2)檔案管理意識(shí)低,沒(méi)有集中管理檔案的意識(shí)。比如,我校各部門(mén)都設(shè)有兼職檔案員,但因缺乏管理檔案意識(shí),且無(wú)崗位績(jī)效,檔案收集存在一定難度,個(gè)別部門(mén)在每年移交檔案到學(xué)校檔案室時(shí)存在拖拉或不交現(xiàn)象。(3)檔案庫(kù)房未達(dá)要求。學(xué)校搬遷至新校區(qū),檔案庫(kù)房建在新的辦公樓,需按照國(guó)家及自治區(qū)檔案庫(kù)房要求建設(shè)。(4)需進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化管理。目前,學(xué)校按照自治區(qū)及市檔案局規(guī)定,使用檔案管理系統(tǒng)軟件,但這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠,離數(shù)字化還有很大差距。

      三、檔案管理工作的改善途徑

      1.分管領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作

      各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)學(xué)校的檔案工作給予充分重視,只有采取這些手段,才可以給檔案管理創(chuàng)造良好的渠道。所以,必須設(shè)置相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu),分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該健全相關(guān)制度,改善工作環(huán)境,更好地提升管理人員的工作水平,利用現(xiàn)代化的科技服務(wù)與資訊科技,以提高檔案的保管性與操作性。

      2.引導(dǎo)并樹(shù)立良好的檔案觀

      首先,要建立一套針對(duì)檔案管理的科學(xué)觀念。為學(xué)校提供各種材料和信息,是學(xué)校檔案工作的最終目標(biāo)。其次,要加大相關(guān)資料的過(guò)濾和輸入,以提高資料的使用率,進(jìn)而提升資料的品質(zhì)。再次,要增強(qiáng)整體性,檔案管理工作是一項(xiàng)規(guī)模龐大且綜合性很強(qiáng)的“工程”,必須與校方及有關(guān)部門(mén)的負(fù)責(zé)人溝通和配合,才能保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。最后,要有先進(jìn)的管理理念。在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候,引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)方法和技能,提升檔案管理水平和效率。

      3.強(qiáng)化檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

      在檔案工作中,既能凸顯其專業(yè)化,又能凸顯其政治屬性。所以,在高校檔案工作中,必須具備一定的政策素養(yǎng)和政治思想素養(yǎng)。檔案管理人員不僅要熟悉黨和國(guó)家一系列的方針、政策和法規(guī),還要在各歷史時(shí)期起到帶頭作用,把黨和高校在各時(shí)期的決定和部署貫徹下去,這就是檔案管理人員的政治素養(yǎng)。

      目前,我國(guó)檔案工作已進(jìn)入電子政務(wù),檔案工作人員的工作內(nèi)容、工作方式以及工作方法等都已發(fā)生重大變化。所以,要對(duì)技術(shù)人員的門(mén)檻嚴(yán)格管控,通過(guò)應(yīng)用技術(shù)為學(xué)生提供更好的檔案管理服務(wù)作為根本標(biāo)準(zhǔn),建立與技術(shù)相匹配的現(xiàn)代檔案管理體系,這是確保高校檔案工作可持續(xù)發(fā)展和健康發(fā)展的必要前提。要將品德和工作績(jī)效作為選拔任用的主要依據(jù),讓那些愿意工作、能工作和會(huì)工作的優(yōu)秀人才被選拔出來(lái)。同時(shí),對(duì)新入職的員工定期開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn),保證他們思想穩(wěn)定,學(xué)習(xí)能力強(qiáng),工作積極性高。同時(shí),在工作中表現(xiàn)優(yōu)異的員工,要及時(shí)將他們提升到關(guān)鍵崗位上。

      4.提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量

      檔案工作者的培養(yǎng)和教育工作是決定其質(zhì)量的重要因素。其特點(diǎn)是:第一,為政策制定者提供客觀、科學(xué)的數(shù)據(jù)支持,以便做出各項(xiàng)重要決策;第二,可以為高校的教師評(píng)選和職稱評(píng)定等工作提供參考依據(jù);第三,能夠?yàn)樵撔5耐鶎脤W(xué)生補(bǔ)充相應(yīng)的學(xué)生信息和提交學(xué)生要求的有關(guān)資料;第四,能夠?yàn)閷W(xué)生建立檔案資料,提升后勤服務(wù)管理的效率與能力。

      5.加快數(shù)字設(shè)計(jì)

      “文件集成”系統(tǒng),一改以往的文件和文件分開(kāi)管理與人工處理麻煩的做法,將文件和文件的管理有機(jī)融合在一起,是現(xiàn)代化學(xué)校文件管理的一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)。與此同時(shí),在研發(fā)檔案管理計(jì)算機(jī)軟件時(shí),要將其與具體工作緊密聯(lián)系起來(lái),不能簡(jiǎn)單地照搬照抄,而是要根據(jù)自己的檔案工作現(xiàn)狀,因材施教,主動(dòng)尋求上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和計(jì)算機(jī)信息部門(mén)支持,挑選并研發(fā)適合學(xué)校自身檔案工作發(fā)展的軟件。完善的電子化檢索系統(tǒng)是有效利用數(shù)字化信息的手段,它可以將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的高密度存貯與快速、準(zhǔn)確運(yùn)轉(zhuǎn)的特點(diǎn)發(fā)揮出來(lái),對(duì)檔案資料的準(zhǔn)確、快速和全面查找起到促進(jìn)作用,并通過(guò)利用機(jī)讀的形式,提高利用率,有利于原件保存。所以,建立和普及一套完整的計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng),是實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理自動(dòng)化和現(xiàn)代化的重要方面,也是提升學(xué)校檔案開(kāi)發(fā)和利用價(jià)值的重要課題。

      當(dāng)前,隨著技術(shù)不斷發(fā)展,計(jì)算機(jī)已經(jīng)變成各種管理工作的基礎(chǔ),在手動(dòng)管理方式下,文件歸檔系統(tǒng)的缺點(diǎn)就變得更加突出。其文件管理與檔案管理體系是兩種完全不同的流程,因?yàn)閮烧叻蛛x,導(dǎo)致文件管理所積累的資料,不能被檔案管理員使用,而在檔案管理過(guò)程中,需要重新收集這些資料,這不僅導(dǎo)致人力浪費(fèi),還體現(xiàn)出在檔案管理中存在的不足之處。

      四、轉(zhuǎn)型后學(xué)校檔案管理模式

      1.統(tǒng)一集中,歸口管理

      改革之后,各單位都要根據(jù)國(guó)家關(guān)于學(xué)校檔案管理的規(guī)定,建設(shè)合格的檔案室,并配備專職的工作人員管理檔案,做到檔案有專人負(fù)責(zé),并要求各單位把產(chǎn)生的所有檔案資料都集中到學(xué)校檔案室統(tǒng)一管理。通過(guò)整合,不僅可以提高檔案的使用壽命,而且可以保證檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和安全性。本中心將對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范和歸檔管理,為今后查檔和閱檔提供必要的渠道。通過(guò)利用與保存將檔案資料集中起來(lái),實(shí)現(xiàn)人、財(cái)、物以及資源節(jié)約,提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。

      2.建立健全規(guī)章制度

      制度建設(shè)是學(xué)校檔案管理工作的基礎(chǔ),也是學(xué)校檔案管理工作走向制度化和規(guī)范化的基礎(chǔ)。這一轉(zhuǎn)變,使得高校對(duì)檔案工作的重要性有了新的認(rèn)識(shí)。在介紹和借鑒其他院校存檔經(jīng)驗(yàn)的同時(shí),根據(jù)院校的自身特點(diǎn)和強(qiáng)項(xiàng)學(xué)科,編寫(xiě)適合院校未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)的存檔查閱項(xiàng)目、保存時(shí)間及有關(guān)檔案管理辦法。學(xué)校應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家制定的相關(guān)檔案政策和法律法規(guī),并根據(jù)自身特點(diǎn),按照檔案標(biāo)準(zhǔn)化的管理程序,制定一套完整的、系統(tǒng)的以及具有可操作性的檔案保存與轉(zhuǎn)遞辦法,確保檔案工作有法可依,有章可循。只有這樣,才能保證學(xué)校綜合檔案工作能夠走上科學(xué)化和規(guī)范化的道路。

      3.做好前端管理工作,是檔案管理業(yè)務(wù)的核心

      所謂前端控制,是指將文件的接收和存檔等管理工作融入日常辦公中,而那些具有參考和搜索價(jià)值的文件,在收到文件初期就必須要開(kāi)展存檔管理工作,如記錄收文、編碼、分級(jí)以及掃描等,把這部分的后期管理工作分散到平時(shí)文件管理上,這樣不僅為今后的存檔管理提供了便利,還能增強(qiáng)各機(jī)構(gòu)存檔收集管理的意識(shí)。此外,為了及時(shí)完成檔案歸納和總結(jié)等工作,學(xué)校還需要在各部門(mén)配備專職檔案工作人員,并按時(shí)向檔案館遞交檔案資料。在實(shí)踐技能上,高校檔案館應(yīng)對(duì)其加強(qiáng)技術(shù)訓(xùn)練,提高其專業(yè)技能。

      4.通過(guò)購(gòu)置現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)軟件,從根源上搞好檔案信息化管理工作

      我校購(gòu)買(mǎi)歸檔保管軟件,在歸檔保管初期,做好檔案資料的錄入管理工作,以及文檔的數(shù)字化管理操作,盡可能做到資料管理數(shù)字化。

      5.認(rèn)真做好資料收集管理工作,是我校檔案管理走向特色化的重要基石

      檔案部門(mén)所接收的材料,應(yīng)當(dāng)具備某種價(jià)值,為今后工作提供參考。檔案是可以反映學(xué)校工作特點(diǎn)和校園文化活動(dòng)的文件。將學(xué)校的檔案資料整理工作做好,可以助力學(xué)??蒲泄ぷ骱屠碚撗芯康拈L(zhǎng)遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展。

      五、總結(jié)

      轉(zhuǎn)型既是對(duì)高校檔案工作的正面推動(dòng),又是對(duì)高校檔案工作的考驗(yàn),它將推動(dòng)高校檔案工作進(jìn)一步發(fā)展。學(xué)校應(yīng)借鑒國(guó)外院校的先進(jìn)檔案管理模式,構(gòu)建符合自身特點(diǎn)的檔案管理模式。在這一轉(zhuǎn)變中,我們要理順?biāo)悸?、明確定位,探討適宜的經(jīng)營(yíng)模式,抓住機(jī)會(huì)以及用改革的方法來(lái)推動(dòng)高校檔案事業(yè)發(fā)展。

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      作者簡(jiǎn)介:嚴(yán)淑玲(1982—),女,壯族,廣西靖西人,本科,講師,研究方向:檔案管理、檔案信息化、檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用等。

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