摘要:高校教學(xué)檔案內(nèi)容多元，有自身的特色。文章分析了高校教學(xué)檔案的形成特點(diǎn)和存在的問(wèn)題，并提出了在檔案的收集與利用過(guò)程中建立網(wǎng)絡(luò)體系、進(jìn)行系統(tǒng)收集、加強(qiáng)整體建設(shè)、拓寬服務(wù)領(lǐng)域等措施。

關(guān)鍵詞:高校；教學(xué)檔案；收集；利用

在教育體制改革的新時(shí)期，高校出現(xiàn)了多種辦學(xué)模式，高校檔案工作也呈現(xiàn)出內(nèi)容多元化和信息數(shù)字化的時(shí)代特征。在檔案的收集和利用中，必須堅(jiān)持集中統(tǒng)一、監(jiān)督指導(dǎo)、信息集中及文檔一體化的原則，突出教學(xué)、科研、學(xué)籍檔案的中心地位。實(shí)踐中，有必要認(rèn)真分析教學(xué)檔案的形成特點(diǎn)，探討實(shí)用有效的收集和利用方法，從而促進(jìn)高校檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，使校園檔案網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)行法制化、制度化管理，更好地為高等院校的各項(xiàng)工作服務(wù)。

高校教學(xué)檔案的形成特點(diǎn)和存在的問(wèn)題

檔案的類型不同，形成的周期不同 教育部發(fā)布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》將高校檔案分為黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、基建類、設(shè)備儀器類、出版類、外事類、財(cái)會(huì)類等11個(gè)一級(jí)類目，在原來(lái)的基礎(chǔ)上增加了學(xué)生類。這些檔案的類型不同，其形成周期也是不同的。如，文書(shū)檔案的形成周期是以一個(gè)自然年為一年，科研檔案是以每個(gè)科研項(xiàng)目（課題）的完結(jié)為一個(gè)周期，學(xué)生檔案的形成是以學(xué)年度為周期。而教學(xué)檔案的形成周期在高校檔案中，是數(shù)量最多最復(fù)雜的一類。從《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》來(lái)看，教學(xué)檔案由三部分組成：第一部分是按自然年度形成的教學(xué)管理性文件材料；第二部分是按學(xué)年度形成的專業(yè)性教學(xué)材料；第三部分是按學(xué)生培養(yǎng)周期，即三年或四年為一個(gè)培養(yǎng)周期的學(xué)生學(xué)籍檔案。這些材料的形成周期不同，又分散在不同的部門和各專業(yè)任課教師手中，如果管理不善，就容易造成文件材料收集不完整甚至丟失的現(xiàn)象。

檔案內(nèi)容的豐富性和利用人群的廣泛性 高校教學(xué)檔案內(nèi)容豐富，利用廣泛，成為高校檔案中一大新特點(diǎn)。它的利用人群有高校的領(lǐng)導(dǎo)者、管理者、教師、員工和在校生還有社會(huì)公職人員及其他高校。它的內(nèi)容包含了教師在教書(shū)育人以及學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)情況、思想表現(xiàn)。主要包括：（1）上級(jí)教育主管機(jī)關(guān)下達(dá)的指令性、指導(dǎo)性文件，即教育改革、教學(xué)計(jì)劃、專業(yè)和課程設(shè)置、招生、畢業(yè)生分配等方面的計(jì)劃、指示、規(guī)定、辦法等；（2）綜合性教學(xué)文件材料，即學(xué)校制定的各種教學(xué)制度、辦法、規(guī)定、條例，教學(xué)工作的各種統(tǒng)計(jì)表；（3）招生工作的材料，即招生計(jì)劃、簡(jiǎn)章、專業(yè)介紹、新生名冊(cè)、招生工作總結(jié)等；（4）學(xué)生學(xué)籍管理材料，即新生登記表、學(xué)生學(xué)籍表、成績(jī)表、在校生名冊(cè)、學(xué)生學(xué)籍變更（升級(jí)、留級(jí)、休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)）材料；（5）學(xué)生獎(jiǎng)懲材料；（6）教學(xué)計(jì)劃、方案，教學(xué)大綱，教學(xué)改革方案、總結(jié)；（7）教材方面的材料，即自編、主編教材的正本；（8）教學(xué)實(shí)習(xí)、生產(chǎn)實(shí)習(xí)方面的材料，即計(jì)劃、大綱、總結(jié)、實(shí)習(xí)結(jié)果鑒定、實(shí)習(xí)報(bào)告等；（9）課堂教學(xué)材料，即課程安排表、教師任課安排、典型講義、教案；（10）優(yōu)秀的、典型的畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計(jì)及評(píng)定意見(jiàn)；（11）師資培訓(xùn)的計(jì)劃、考核及總結(jié)，出國(guó)進(jìn)修、教師工作量的規(guī)定、教師教學(xué)質(zhì)量獎(jiǎng)勵(lì)、教學(xué)情況調(diào)查表；（12）夜大學(xué)、函授部、各類培訓(xùn)班、進(jìn)修班形成的文件材料。同時(shí)還有根據(jù)各高校的辦學(xué)特色形成的文件和材料。

電子化、多載體的發(fā)展趨勢(shì)要求越來(lái)越高 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、攝影技術(shù)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的普及發(fā)展，檔案工作向電子化、數(shù)碼化方向發(fā)展已是大勢(shì)所趨，檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)也由原來(lái)單一紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為不同載體檔案的共存，這是檔案發(fā)展的劃時(shí)代變化。高等院校作為教育的最前沿也不例外，每年都會(huì)產(chǎn)生大量不同載體的文件材料。檔案數(shù)量大幅度增加，匯集的信息資料也越來(lái)越多，不僅要收集文字、圖表形式的傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，還要收集照片、錄像、VCD、磁帶等音像檔案，以及牌匾、錦旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。同時(shí)對(duì)檔案信息開(kāi)發(fā)利用的速度和效率的要求也越來(lái)越高，傳統(tǒng)的管理模式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的快節(jié)奏，必須加強(qiáng)現(xiàn)代化管理力度，滿足高科技信息時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案的需求。

運(yùn)行中的信息資料處于分散、零亂的狀態(tài) 近幾年，高校面臨各種改革，辦學(xué)模式、辦學(xué)特色也在發(fā)生變化。由于院校合并或高校設(shè)立若干個(gè)分校，在客觀上形成多校區(qū)、異地辦公、辦學(xué)的現(xiàn)象，由此也形成信息資料在運(yùn)行階段處于分散、零亂的狀態(tài)。有的教學(xué)部門為了方便自己使用，不向檔案部門移交檔案，又無(wú)專人保管，導(dǎo)致檔案遺失、破損現(xiàn)象嚴(yán)重，給檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用工作帶來(lái)了困難。

高校教學(xué)檔案的收集應(yīng)注意的問(wèn)題

建立校園網(wǎng)絡(luò)體系，層層把好文源關(guān) 高校的教學(xué)檔案都是由各學(xué)院、系部產(chǎn)生，并分散在各部門、各個(gè)教師手中的。高校檔案部門，首先要從管理體制上嚴(yán)把文件入口關(guān)，建立校園各部門兼職檔案員網(wǎng)絡(luò)體系，負(fù)責(zé)收集本部門的不同類別的檔案，高校檔案館的教師同時(shí)要加強(qiáng)檔案歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，采取有力措施，加強(qiáng)歸檔收集力度，加強(qiáng)考核。確保進(jìn)館的檔案齊全、完整，凡不齊全、不完整的要責(zé)其收集完整，需返工的一定要返工，直至歸檔齊全。每學(xué)期定期或不定期召開(kāi)網(wǎng)絡(luò)人員會(huì)議，通報(bào)階段性收集工作所取得的成績(jī)，布置下一階段的工作。并對(duì)兼職檔案員職責(zé)進(jìn)行考核，對(duì)收集工作完成出色的網(wǎng)絡(luò)人員給予一定的精神和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，以調(diào)動(dòng)大家的積極性，真正發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)人員的整體力量。

制定規(guī)范，確定收集范圍 依據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》，教學(xué)檔案分為八個(gè)二級(jí)類目：綜合、學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐、學(xué)位、畢業(yè)生、教材。但涉及具體的每個(gè)高校，在收集歸檔檔案時(shí)又有不同的內(nèi)容。本科院校和高職院校有不同，綜合類大學(xué)和理工科大學(xué)也有不同，同時(shí)，因?yàn)檗k學(xué)的方向和辦學(xué)的理念不同產(chǎn)生的教學(xué)材料不同，在實(shí)際收集過(guò)程中，要根據(jù)本校的具體情況作具體對(duì)待，對(duì)收集范圍進(jìn)行增減，對(duì)增加的歸檔項(xiàng)目要及時(shí)寫入收集范圍表中。還有高校檔案館（室）要隨著變化的教學(xué)方案、教學(xué)大綱制定各教學(xué)部門對(duì)教學(xué)檔案的歸檔方案，對(duì)案卷質(zhì)量、門類、載體、歸檔時(shí)間均要提出要求。

堅(jiān)持系統(tǒng)性、特色性原則 當(dāng)今教育體制的改革，使許多院校合并，由此也產(chǎn)生在一個(gè)高校中有幾個(gè)全宗的問(wèn)題，這就使得高校的檔案更豐富多彩。但不同的高校有自己不同的辦學(xué)理念和特色。如，高職類的學(xué)院就必須以學(xué)生的實(shí)際操作能力、動(dòng)手能力為主，那么，在實(shí)際收集檔案材料過(guò)程中，就要重點(diǎn)考慮收集教師在實(shí)踐教學(xué)、典型教案和學(xué)生在專業(yè)基本技能課程、項(xiàng)目等方面的材料。收集過(guò)程要堅(jiān)持系統(tǒng)性、特色性的原則，全面又要突出教學(xué)重點(diǎn)、教學(xué)特色。為了避免盲目性，檔案館（室）應(yīng)根據(jù)本校管理體制的運(yùn)行方式和教學(xué)檔案產(chǎn)生的特點(diǎn)制定出一個(gè)比較詳細(xì)的資料收集范圍、標(biāo)準(zhǔn)，使收集人員在收集時(shí)有據(jù)可依。

加強(qiáng)對(duì)檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的整體建設(shè)，促進(jìn)教學(xué)檔案的健康發(fā)展 在不斷加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)中，從抓教學(xué)檔案的收集歸檔為切入口，促進(jìn)教學(xué)檔案的整體發(fā)展。一是要從抓文源入手，嚴(yán)把文件質(zhì)量關(guān)，規(guī)范學(xué)校的發(fā)文字號(hào)，規(guī)范收、發(fā)文程序，統(tǒng)一規(guī)定檔案的表格設(shè)計(jì)。如，學(xué)年度第X學(xué)期講座（報(bào)告）計(jì)劃表，教師調(diào)課、代課、停課申請(qǐng)表，教學(xué)人員外出審批單，學(xué)生學(xué)籍表、成績(jī)單、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）任務(wù)書(shū)、優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）成果統(tǒng)計(jì)表等統(tǒng)一規(guī)定行文紙張和各類表格的規(guī)格（樣式），從根本上規(guī)范各類教學(xué)文件材料的質(zhì)量。二是建立管理網(wǎng)絡(luò)，強(qiáng)化管理機(jī)制。在學(xué)校檔案專職人員為主的基礎(chǔ)上，各教學(xué)部門、系部明確一名教學(xué)秘書(shū)為學(xué)校兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交工作，兼職檔案員的工作納入年終考核，形成一個(gè)以高校檔案館為中心的強(qiáng)有力的管理網(wǎng)絡(luò)。三是建立案卷類目，加強(qiáng)基層管理。學(xué)校檔案館結(jié)合各教學(xué)部門產(chǎn)生的檔案的內(nèi)容和規(guī)律，幫助院系做好平時(shí)立卷工作，建立案卷類目，各類文件對(duì)號(hào)入座，分類管理，為年終歸檔和學(xué)年度歸檔打好基礎(chǔ)。

高校教學(xué)檔案的利用應(yīng)注意的問(wèn)題

建立并開(kāi)放校園檔案網(wǎng)站 信息時(shí)代高校檔案館對(duì)社會(huì)的服務(wù)理念和方式將會(huì)發(fā)生根本性的變化，高校檔案館服務(wù)的重點(diǎn)對(duì)象也會(huì)由向本校教職工轉(zhuǎn)向社會(huì)大眾，以人為本的服務(wù)將占據(jù)主導(dǎo)地位。高校要開(kāi)辟校園檔案網(wǎng)站，把提供檔案信息聯(lián)網(wǎng)查詢服務(wù)作為一個(gè)重要發(fā)展方向，有針對(duì)性地將教學(xué)檔案向社會(huì)開(kāi)放。應(yīng)主要著眼于四個(gè)方面：一是向教職員工提供直接滿足利用需要的教學(xué)檔案內(nèi)容，在網(wǎng)上直接提供開(kāi)放檔案全文閱覽工作；二是向社會(huì)開(kāi)放學(xué)生素質(zhì)教育取得優(yōu)異成績(jī)、獲獎(jiǎng)情況的學(xué)籍檔案；三是向社會(huì)開(kāi)放有關(guān)教學(xué)管理、特色辦校的發(fā)展思路；四是在開(kāi)放作息時(shí)間上改變傳統(tǒng)的時(shí)間表，滿足社會(huì)各階層人士多樣化的需要。

計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)檢索，方便快捷 高校的檔案信息資源會(huì)隨著學(xué)校的發(fā)展日益增多，對(duì)高校的檔案管理現(xiàn)代化的程度要求越來(lái)越高，僅憑已有的《卷內(nèi)文件目錄》、《案卷目錄》、《全引目錄》、《全宗目錄》是不夠的，還必須采用現(xiàn)代化的檢索手段，通過(guò)文件級(jí)著錄卡形式，將文件的組卷年度、分類號(hào)、保管期限、案卷級(jí)檔號(hào)、正題名、主題詞、文件形成日期、順序號(hào)、卷內(nèi)頁(yè)號(hào)、責(zé)任者等信息錄入計(jì)算機(jī)，采用計(jì)算機(jī)檢索方式，完成計(jì)算機(jī)管理，實(shí)現(xiàn)變傳統(tǒng)手工管理為現(xiàn)代化管理，引進(jìn)高速掃描系統(tǒng)，將檔案文件以圖像形式高密度存儲(chǔ)于光盤，在一定技術(shù)條件下實(shí)現(xiàn)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查閱檔案原文，提高查全率和查準(zhǔn)率。

拓寬服務(wù)領(lǐng)域，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù) 高校的教學(xué)檔案是學(xué)校檔案的主體、核心及重點(diǎn)，同時(shí)也是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志之一。目前，許多高校檔案的利用還處于被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)，不知如何主動(dòng)服務(wù)。其實(shí)，教學(xué)檔案利用范圍十分廣泛，包含的信息也十分豐富。如，學(xué)籍檔案可以統(tǒng)計(jì)歷屆學(xué)生的畢業(yè)率、結(jié)業(yè)率、延期畢業(yè)率、退學(xué)率以及教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、師資水平、生源狀況等等，主動(dòng)對(duì)其可以方便編研加以分析，提供給教學(xué)管理部門，可以方便對(duì)教學(xué)管理進(jìn)行評(píng)估，為制定教學(xué)管理措施，改進(jìn)教學(xué)方法，提高教學(xué)質(zhì)量提供信息支持。高校檔案館還應(yīng)拓寬服務(wù)領(lǐng)域，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。要深入學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)第一線，進(jìn)行各種活動(dòng)，專題收集。收集的過(guò)程既是宣傳檔案工作的過(guò)程，又是互相學(xué)習(xí)交流的過(guò)程，可及時(shí)了解和掌握行政、教學(xué)工作中新產(chǎn)生的文件材料的內(nèi)容及其對(duì)檔案的需求情況，抓住學(xué)校教學(xué)工作中有辦學(xué)特色、有突出教育教學(xué)效果的材料重點(diǎn)收集，專題專卷，既能豐富高校館藏檔案，也能激發(fā)各個(gè)部門積累、收集、移交檔案的積極性，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：

熊友菊（1962—），女，深圳職業(yè)技術(shù)學(xué)院綜合檔案室副研究館員，研究方向?yàn)闄n案學(xué)。（本欄責(zé)任編輯：尚傳梅）