高職院校系級(jí)教學(xué)檔案管理研究

高新娟

摘要：在高職教學(xué)檔案的主體和核心就是系級(jí)的教學(xué)檔案，它是對(duì)高職院校中各系對(duì)教學(xué)管理和教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估的重要依據(jù)。所以，積極研究高職院校各系中教學(xué)檔案的內(nèi)容和作用，正確的認(rèn)識(shí)系級(jí)教學(xué)檔案在管理中所產(chǎn)生的問(wèn)題及其產(chǎn)生的原因，從而為我們今后對(duì)高職院校中系級(jí)教學(xué)檔案管理的加強(qiáng)和探索是十分重要和必要的。

關(guān)鍵詞：高職院校；系級(jí)教學(xué)檔案；對(duì)策

高職院校中的檔案主體是教學(xué)檔案，它對(duì)高職院校對(duì)系級(jí)教學(xué)檔案收集、整理、保存以及利用的重要部分。可是，由于眾多因素的長(zhǎng)期影響和制約, 高職院校中的系級(jí)教學(xué)檔案卻工作十分的薄弱, 長(zhǎng)期以來(lái)高職院校在系級(jí)教學(xué)檔案管理工作當(dāng)中, 系級(jí)的教學(xué)檔案沒(méi)有引起高職院校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視, 在日常的實(shí)踐工作當(dāng)中高職院校往往只是對(duì)文書(shū)檔案給予一些重視，從而忽略了對(duì)系級(jí)教學(xué)檔案的收集和整理工作，導(dǎo)致了系級(jí)教學(xué)檔案的內(nèi)容不全，品質(zhì)不高以及管理分散等現(xiàn)象。由此致使這些系級(jí)教學(xué)檔案殘缺不全不能夠較好地反映出高職院校的教學(xué)活動(dòng)和管理的工作全貌。因此，如何增強(qiáng)高職院校系級(jí)教學(xué)檔案的管理工作，促進(jìn)高職院校教學(xué)評(píng)估工作順利的進(jìn)行以及提高高職院校的教學(xué)質(zhì)量，已成為我們目前高職院校教學(xué)檔案管理工作中所面臨的重要課題。

一、目前系級(jí)教學(xué)檔案工作存在的主要問(wèn)題

1. 有關(guān)人員的檔案意識(shí)淡薄

首先，高職院校對(duì)教學(xué)檔案的重視不夠，缺乏專業(yè)性的指導(dǎo)。在我國(guó)各高職院系中，對(duì)系級(jí)的教學(xué)檔案進(jìn)行收集和整理的工作一般都會(huì)由系教學(xué)秘書(shū)來(lái)進(jìn)行承擔(dān)。但是，一般的教學(xué)秘書(shū)在檔案意識(shí)方面并不是很強(qiáng)，再加上對(duì)檔案管理專業(yè)知識(shí)的掌握不足，常常會(huì)把教學(xué)檔案管理工作想當(dāng)然的認(rèn)為成“故紙”的整理和裝訂，把教學(xué)檔案的管理工作認(rèn)為成額外的附加工作，從而應(yīng)付了事。其次，具體的工作人員對(duì)檔案管理的意識(shí)淡薄。部分教師對(duì)檔案管理的意識(shí)較為淡薄，從而使得檔案的資料收集工作變得相當(dāng)困難。大多數(shù)的教學(xué)和教研人員對(duì)教學(xué)檔案的管理工作認(rèn)識(shí)不夠，把備好課和教好書(shū)作為自己的職責(zé)，認(rèn)為其他的事情與自己無(wú)關(guān)，甚至還會(huì)對(duì)教學(xué)檔案歸檔的工作產(chǎn)生抵觸的態(tài)度。

2. 缺乏規(guī)范性和程序化

由于系級(jí)檔案的管理工作并不十分成熟，相關(guān)的管理人員往往會(huì)忽視工作中的程序和規(guī)范化，使得教學(xué)檔案的管理工作缺乏科學(xué)性。甚至有時(shí)還會(huì)錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案不會(huì)帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，也不能發(fā)揮多大社會(huì)效益，從而將教學(xué)檔案的管理工作當(dāng)成了可有可無(wú)的一項(xiàng)工作。還有一些高職院校對(duì)教學(xué)檔案的管理工作在整個(gè)學(xué)校教學(xué)、管理和研究中的作用理解不足，沒(méi)有制定出相應(yīng)的規(guī)章制度或是實(shí)施的具體細(xì)則，基本都在靠工作人員主觀的理解去進(jìn)行工作。這就造成了部分原始資料，或是沒(méi)有結(jié)論，或是沒(méi)有過(guò)程，或是沒(méi)有總結(jié)，甚至有些干脆就沒(méi)有材料等等。

3. 教學(xué)管理事務(wù)性與檔案管理專業(yè)性的矛盾

在高職院校中教學(xué)的管理工作具有事務(wù)性和綜合性的特點(diǎn)。目前我國(guó)各高職院校中系級(jí)的檔案管理人員多數(shù)由教學(xué)秘書(shū)來(lái)進(jìn)行兼任，他們一般身兼數(shù)職，每天都有繁忙日常事務(wù)，再加上許對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)的不熟，使得他們不會(huì)有很多的精力去顧及檔案的管理工作。系級(jí)教學(xué)檔案保存目前有兩種方法：其一是由系級(jí)的相關(guān)人員自行進(jìn)行保存；其一則是在學(xué)校檔案人員的指導(dǎo)下進(jìn)行管理。目前各高職院校對(duì)檔案管理并沒(méi)有統(tǒng)一的要求，所以，這兩種檔案保存方法都是可以的。但是，我們也要清楚的認(rèn)識(shí)到，這種沒(méi)有統(tǒng)一管理的方式，很容易就會(huì)造成檔案的部分流失，使檔案的完整性得不保證。

二、加強(qiáng)高校院系教學(xué)檔案管理的主要措施

1. 強(qiáng)化檔案意識(shí)

首先，領(lǐng)導(dǎo)的重視是高職院校做好系及教學(xué)檔案管理工作的關(guān)鍵。所以，在進(jìn)行系級(jí)檔案管理工作時(shí)，務(wù)必要爭(zhēng)取到各院系領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，把各院系的檔案管理工作納入到各院系的教學(xué)工作計(jì)劃中來(lái)。其次，要強(qiáng)化各院系中教學(xué)、科研以及管理人員對(duì)教學(xué)檔案管理的意識(shí)。他們對(duì)教學(xué)檔案管理工作的意識(shí)強(qiáng)弱，直接會(huì)影響檔案形成和歸檔的完整性。因此，一定要對(duì)他們的檔案管理意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化，使他們真正的明確自身所承擔(dān)的檔案歸檔義務(wù)和依法對(duì)檔案進(jìn)行利用的權(quán)利。

2. 健全檔案管理制度

檔案管理的制度是開(kāi)展檔案管理工作的行為準(zhǔn)則和依據(jù)。沒(méi)有有效的、科學(xué)的檔案管理制度，就不會(huì)有主要的、完整的院系級(jí)檔案，同時(shí)高職學(xué)院中個(gè)院系的檔案工作也會(huì)存在欠缺。因此，我們要制定或完善高職院校的檔案歸檔制度，明確檔案歸檔的范圍、時(shí)間和手續(xù)等。讓系級(jí)檔案制度內(nèi)容更具體、更明確、更細(xì)致，從而讓教學(xué)、科研以及管理人員都能明確的知道哪些資料擁有保存和利用的價(jià)值。

3. 提高檔案人員的素質(zhì)

高職學(xué)院中的各系要設(shè)立專職的教學(xué)檔案管理工作人員。目前，我國(guó)各高職院校中各個(gè)院系的檔案人員多數(shù)都由教學(xué)秘書(shū)進(jìn)行兼任，可他們卻對(duì)檔案知識(shí)一知半解，對(duì)教學(xué)檔案的收集、歸類和整理等都較為隨意。因此，要做好高職院校中系級(jí)教學(xué)檔案的管理工作，就要努力的提高教學(xué)檔案管理人員的自身在檔案管理工作方面的素質(zhì)。只有這樣一方面加強(qiáng)檔案管理專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，另一方面加強(qiáng)案管理知識(shí)的專業(yè)培訓(xùn)。才能不斷的取長(zhǎng)補(bǔ)短，集合眾長(zhǎng)，從而提高高職院校系級(jí)檔案管理工作的水平。

4. 做好教學(xué)檔案管理的監(jiān)管和服務(wù)工作

高職院校中的教學(xué)督導(dǎo)人員和行政管理部門對(duì)教學(xué)檔案的管理狀況要特別的注意，要及時(shí)的對(duì)高職院校中系級(jí)教學(xué)檔案管理中的成績(jī)和不足進(jìn)行評(píng)議，要對(duì)系級(jí)檔案管理工作中的不足提出具有針對(duì)性地整改意見(jiàn)，從而逐步的提高高職院校系級(jí)教學(xué)檔案的管理水平。于此同時(shí)，我們還要用積極的態(tài)度開(kāi)展系級(jí)檔案管理的服務(wù)工作，并不斷的提高管理服務(wù)工作的水平。而高職院校中教務(wù)檔案的管理人員還要樹(shù)立期為第一線教學(xué)工作服務(wù)的信念。不斷地完善要為教學(xué)一線服務(wù)的具體辦法。

結(jié)論：

綜上所述，高職院校中系級(jí)的教學(xué)檔案管理工作，已經(jīng)成為了整個(gè)高職院校教學(xué)管理工作中重要組成部分。所以，做好高職院校系級(jí)教學(xué)檔案的管理工作, 認(rèn)真地為高職院校教學(xué)活動(dòng)服務(wù)，對(duì)加強(qiáng)高職院校教學(xué)的管理、質(zhì)量的提高以及教學(xué)研究的開(kāi)展，都有著十分重要的積極意義和作用。

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