○陳惕

（江蘇廣播電視大學(xué)財(cái)務(wù)處 江蘇 南京 210036）

○楊承訓(xùn)

會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，高校會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映學(xué)校在管理運(yùn)行過(guò)程中形成的重要?dú)v史資料和證據(jù)，是學(xué)校在教學(xué)、科研、行政管理、后勤服務(wù)中經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史記錄，是學(xué)校發(fā)展決策的重要依據(jù)。高校會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、經(jīng)濟(jì)合同和協(xié)議、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，是高校檔案卷宗的重要組成部分。會(huì)計(jì)檔案由于具有信息量大、時(shí)效性強(qiáng)、查閱頻繁等的特點(diǎn)，加上電子檔案的使用，給會(huì)計(jì)檔案的管理提出了新的挑戰(zhàn)。加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，堵塞漏洞，消除隱患，防止舞弊行為，保證單位會(huì)計(jì)檔案的安全完整是高校會(huì)計(jì)檔案管理的重要任務(wù)。本文通過(guò)高校會(huì)計(jì)檔案的保管方面的實(shí)踐提出會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題以及在管理過(guò)程中如何采取相應(yīng)的措施，尋求解決的辦法。

一、單位會(huì)計(jì)檔案的形成及保管、查閱狀況

1、單位會(huì)計(jì)檔案的傳遞

會(huì)計(jì)檔案形成過(guò)程為：審核制單—出納結(jié)算—債權(quán)債務(wù)賬目登記—稽核—?dú)w檔。即首先由業(yè)務(wù)受理會(huì)計(jì)對(duì)原始憑證審核，保證所受業(yè)務(wù)合法、合規(guī)，內(nèi)容真實(shí)完整，再由復(fù)核員復(fù)核后，傳遞給出納辦理結(jié)算；出納收到相關(guān)業(yè)務(wù)資料后，及時(shí)辦理結(jié)算，并妥善保管好已發(fā)生的各項(xiàng)收支原始憑證，不得遺失和涂改，工作日結(jié)束后，將憑證按序號(hào)整理打包交賬目登記員進(jìn)行賬目登記；之后將憑證傳遞給稽核，稽核員進(jìn)行全面稽核后，交檔案管理員按檔案管理要求整理、裝訂、歸檔、存放。

2、單位會(huì)計(jì)檔案的存放及保管

單位會(huì)計(jì)檔案的存放及保管須堅(jiān)持以下幾點(diǎn)：要建立檔案保管庫(kù)（柜），要有相應(yīng)的防火器材、消毒藥劑、安全會(huì)計(jì)檔案室；做到妥善保管，存放有序，查找方便，切實(shí)防火、防水、防霉，保證其完整無(wú)損；應(yīng)設(shè)置“會(huì)計(jì)檔案?jìng)洳楸怼奔皶r(shí)記載會(huì)計(jì)檔案的保存數(shù)、借閱數(shù)和歸檔數(shù)。

3、單位會(huì)計(jì)檔案的查閱

檔案室要設(shè)立“會(huì)計(jì)檔案查詢登記簿”，為防止丟失和泄密，必須嚴(yán)格執(zhí)行以下規(guī)定：第一，內(nèi)部調(diào)閱時(shí)，一般只允許在檔案室或規(guī)定地方查閱，并指定專人協(xié)同查閱，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)上級(jí)主管單位或單位領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)，應(yīng)做好登記記錄。第二，外部借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)；借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。第三，公安、司法檢察院機(jī)關(guān)和有關(guān)單位處理案件或因特殊需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，須管理部門的正式公函，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，指定專人陪同查閱，對(duì)所需資料可抄錄、復(fù)印，但不得將原件借出，登記簿要注明查閱結(jié)果，以備查考。借閱會(huì)計(jì)檔案人員不得在案卷中亂畫(huà)、標(biāo)記，拆散原卷冊(cè)，也不得涂改抽換、攜帶外出。

二、目前會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

1、原始單據(jù)遺失

原始單據(jù)的遺失會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)人員的工作造成不利影響。如目前有的火車票不是紙質(zhì)的，不宜用膠水等粘貼，更不能用訂書(shū)機(jī)裝訂，且經(jīng)過(guò)審批、報(bào)銷、審核、制單等多道程序后，原始單據(jù)極易從報(bào)銷單上剝落，一旦遺失，日后會(huì)計(jì)人員查閱會(huì)計(jì)憑證時(shí)，將無(wú)法提供完整的信息，從而影響會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性。

2、會(huì)計(jì)檔案保管不到位

第一，現(xiàn)在職工工資銀行代發(fā)后明細(xì)回單、學(xué)生獎(jiǎng)助學(xué)金發(fā)放表、學(xué)生貸款下放表、各種費(fèi)用發(fā)放表、會(huì)議通知等都是打印制單的。而會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類；定期保管期限又分為3年、5年、10年、15年、25年5類，25年期間一部分的原始憑證墨粉退色，經(jīng)濟(jì)內(nèi)容變模糊，有關(guān)部門如需查閱、復(fù)印取證會(huì)相當(dāng)困難。第二，個(gè)別原始憑證原件遺失了，均用復(fù)印件替代，時(shí)間長(zhǎng)了墨粉也會(huì)退色，相關(guān)的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容將無(wú)法識(shí)別。第三，每學(xué)年收取學(xué)生學(xué)費(fèi)，學(xué)費(fèi)票據(jù)也是用打印機(jī)打印出來(lái)的，票據(jù)一式四聯(lián)，存根聯(lián)裝訂成會(huì)計(jì)憑證，幾年下來(lái)，字跡會(huì)不清晰。

3、原始票據(jù)紙張不過(guò)關(guān)（熱敏紙現(xiàn)象）

現(xiàn)在報(bào)銷憑據(jù)中經(jīng)常出現(xiàn)商場(chǎng)、超市、餐飲、出租車的消費(fèi)單據(jù)，這些單據(jù)是用熱敏紙打印的，熱敏紙打印的單據(jù)是不能永久保存的，上面的字跡會(huì)隨著時(shí)間變淡、消失，保存時(shí)間由熱敏紙質(zhì)量決定。

綜上所述，高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理存在的主要問(wèn)題是認(rèn)識(shí)不足、管理不規(guī)范、設(shè)施條件不能滿足規(guī)定要求。特別是檔案?jìng)鬟f、存放、保管及查閱過(guò)程中的管理粗放，會(huì)導(dǎo)致管理的安全隱患。隨著信息技術(shù)和現(xiàn)代化設(shè)備的廣泛使用，磁質(zhì)檔案的備份、存儲(chǔ)應(yīng)用也必須引起重視。

三、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的措施

會(huì)計(jì)檔案管理工作應(yīng)始終作為會(huì)計(jì)人員職能的組成部分。只有建立了合理及時(shí)的管理制度、具備了充分的檔案管理意識(shí)及檔案技能的會(huì)計(jì)人員，才能具備檔案管理的基礎(chǔ)。檔案整理工作的目的是便于檔案的保管和利用，檔案是歷史的記載，是一切活動(dòng)的真實(shí)記錄。它要求會(huì)計(jì)檔案工作者，必須正確處理會(huì)計(jì)檔案工作同其他各項(xiàng)工作之間的關(guān)系，明確自己的職責(zé)，自覺(jué)做好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，并通過(guò)多種有效方式滿足各方面對(duì)檔案的各種需求。

1、加強(qiáng)原始憑證的裝訂前的整理與核對(duì)

第一，整理檢查會(huì)計(jì)憑證日期、順序號(hào)，如有顛倒須重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因；檢查附件有否漏缺，是否隨附齊全。第二，在整理會(huì)計(jì)憑證時(shí)仔細(xì)查閱對(duì)應(yīng)的原始單據(jù)，看原始單據(jù)是否遺失、貼貼是否牢固。第三，對(duì)較大的單據(jù)，如工資單、學(xué)生獎(jiǎng)助學(xué)金發(fā)放表、教材清單借款合同等要折成記賬憑證大小。折疊的順序：先自下而上，后從右向左，且用力壓平，在折疊部位的左下角反折成三角形，且要避開(kāi)裝訂線，以便翻閱，保持?jǐn)?shù)字完整。第四，原始憑證來(lái)源廣泛，規(guī)格不一，特別是醫(yī)療費(fèi)單據(jù)、銷貨發(fā)票等，毛邊、缺角較多，為了整齊劃一，可在不影響單據(jù)內(nèi)容的前提下，用直尺將單據(jù)的兩邊對(duì)齊劃線，將多余部分剪去，不宜修剪的則粘貼。

2、實(shí)行檔案服務(wù)創(chuàng)新

第一，一些重要的原始憑證原件遺失了，以復(fù)印件代替的，再用掃描儀將復(fù)印件進(jìn)行掃描，備份電子檔，專項(xiàng)保管。第二，用打印機(jī)打印制單的各種費(fèi)用發(fā)放表，向報(bào)銷經(jīng)手人說(shuō)明檔案保存的重要性，請(qǐng)經(jīng)手人同時(shí)提供一份電子檔案，專項(xiàng)保管。學(xué)生收費(fèi)記錄在收費(fèi)系統(tǒng)中定期備份電子檔案，按系部、年級(jí)、專業(yè)、班級(jí)編號(hào)等分類后，由專人保管。第三，商場(chǎng)、超市、餐飲、出租車的消費(fèi)單據(jù)，熱敏紙問(wèn)題會(huì)計(jì)人員暫時(shí)得不到解決，只能向有關(guān)方面進(jìn)行反映，希望得到重視，能夠改進(jìn)消費(fèi)打印紙的質(zhì)量。第四，會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)，對(duì)于那些重要的原始憑證，比如各種經(jīng)濟(jì)合同、存出保證金收據(jù)、涉外文件、契約等，為了便于日后查閱，可以不附在記賬憑證之后，另編目錄，單獨(dú)保管，然后在相關(guān)的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號(hào)，以便日后核對(duì)。第五，將憑證管理與資金管理同等重視。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確分工，責(zé)任到人，樹(shù)立起良好財(cái)務(wù)檔案意識(shí)，牢固按照《關(guān)于財(cái)務(wù)檔案管理工作的規(guī)定》的辦法實(shí)行“誰(shuí)財(cái)務(wù)，誰(shuí)立卷，邊財(cái)務(wù)邊收集整理，審結(jié)卷成”的原則，實(shí)行定期檢查制度，使會(huì)計(jì)檔案管理走上正規(guī)軌道；建立健全會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，狠抓落實(shí)規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、調(diào)閱等各項(xiàng)工作程序，使財(cái)務(wù)檔案管理工作有章可循；明確責(zé)任，統(tǒng)一格式，限期歸檔，明確整理方法、傳遞程序、歸檔要求，制定保管的安全、保密制度；確保會(huì)計(jì)檔案?jìng)鬟f有序，不丟失不損壞、不泄密，保證會(huì)計(jì)檔案的完整、及時(shí)、規(guī)范。第六，會(huì)計(jì)檔案管理場(chǎng)所設(shè)計(jì)科學(xué)。如保持裝訂和保管地點(diǎn)相鄰，以使檔案歸架及時(shí)、查詢方便等；規(guī)范檔案管理工作，合理設(shè)置財(cái)務(wù)檔案室；規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管的期限和銷毀管理，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，提高檔案整體工作的質(zhì)量和效果。第七，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。加強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化職業(yè)道德，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)；加強(qiáng)檔案管理的法制意識(shí)，依法歸檔觀念；對(duì)檔案人員進(jìn)行多途徑、多形式的培訓(xùn)教育，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案管理人員的實(shí)際工作能力及責(zé)任心。

四、發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)督、反映功能

會(huì)計(jì)檔案是審計(jì)部門最重要、最直接的資料。會(huì)計(jì)檔案從宏觀看能記錄和反映國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位開(kāi)展經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要?dú)v史資料和證據(jù)。從微觀看是反映各單位開(kāi)展經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)辦理會(huì)計(jì)手續(xù)、進(jìn)行會(huì)計(jì)核算、執(zhí)行會(huì)計(jì)制度的情況。因此它能起到最直接的監(jiān)督作用。

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們?cè)谏a(chǎn)生活中對(duì)檔案利用提出了更多的需求，因此也對(duì)檔案整理工作提出了更高的要求。整理有序的檔案能方便人們檢索利用，人們?cè)诶脵n案的同時(shí)也能檢驗(yàn)出檔案整理工作和服務(wù)工作的整體水平，在不斷增長(zhǎng)的需求下對(duì)檔案整理工作和服務(wù)創(chuàng)新提出更高要求，使檔案整理與服務(wù)創(chuàng)新相互促進(jìn)、共同發(fā)展，從而有力地推動(dòng)檔案整理水平和質(zhì)量的提升。

[1]財(cái)政部、教育部：高等學(xué)校會(huì)計(jì)制度（試行）[S].1998.

[2]財(cái)政部、國(guó)家檔案局：會(huì)計(jì)檔案管理辦法[S].1984.

[3]丁杰：如何做好檔案管理工作[J].現(xiàn)代商業(yè)，2010（2）.