應收賬款賬籍管理在礦建施工企業(yè)中的應用研究

毛立臣

【摘 要】應收賬款管理是建筑施工企業(yè)的重要管理內容，也是經營管控的難點，其原因是多方面的，如非長期合作即是原因之一，客觀造成債務人多，原因復雜，清欠難度大，清收成本高。面對煤炭行業(yè)經濟下行的深刻影響，如何有效管控施工企業(yè)的應收賬款，本文進行了有效探索，賬籍管理方法在作者企業(yè)經營中也發(fā)揮了較好地作用。

【關鍵詞】應收賬款；賬籍；清收；資金鏈

一、研究背景

受全國宏觀經濟增速趨緩和能源結構變化等綜合因素影響，煤炭行業(yè)已結束本輪較長地發(fā)展周期，煤炭企業(yè)微利經營即將到來。如果煤價繼續(xù)走低，有些煤礦將出現(xiàn)虧損，經營困難局面短期內難以改變。作為煤炭行業(yè)中的煤礦施工企業(yè)，經營形勢將更加嚴峻，應收賬款快速增長，造成礦建施工企業(yè)資金周轉困難，甚至出現(xiàn)資金鏈斷裂，經營難以為繼。如何做好應收賬款管理，是礦建施工企業(yè)重要的經營管理內容。加強以債務人為對象的賬籍管理不失為較好地應收賬款管控方式。

二、研究內容

煤礦施工企業(yè)的產品具有特殊性，一般工期較長，對安全和技術質量要求較高，施工期間的工程款支付層級較多，與施工期相比時間長，完工后保證金預留比例大、質保期長，施工企業(yè)的應收賬款，就是因提供建筑、安裝等施工和勞務而應向建設單位收取的工程款。由于涉及到建設方、監(jiān)理方、施工方或分包方，簽證、決算和審計等多個環(huán)節(jié)，工程款發(fā)生壞帳的可能性較大，從而增加應收款項的管理成本和回收成本，因此，對應收賬款進行有效的分析，加強基礎資料的收集和整理是企業(yè)財務管理的一項重要內容。

（一）賬籍的建立及內容

應收賬款賬籍依戶建冊，一戶一冊，以形成應收賬款的事實為依據(jù)，欠款人為戶頭，分別進行造冊登記，采取活頁式管理。賬籍分為表格（見附表）與文字兩大部分。文字部分包括應收賬款形成的原因、欠款人自然情況與還款能力、超過約定預留金額的說明、責任人清欠狀況、特別事項說明、清欠責任人變更及責任人落實獎罰兌現(xiàn)情況說明等。

（二）賬籍的管理

設立賬籍管理員，賬籍管理員在每月財務結賬后，按戶頭與財務對賬，確保各戶名下的應收賬款余額與財務一致。并且定期對賬籍戶數(shù)進行整理，根據(jù)賬期劃分A、B、C、D四級管理。債務人信譽好，償債能力強、能夠依照合同約定的信用期結算，欠款余額逐漸下降的應收賬款為A類；債務人具備償債能力，卻無端制造爭議拒付部分貨款或雜費，或欠款余額正在上升的應收賬款為B類；債務人資產或經營情況發(fā)生重大變化致使償債能力下降，或因改制、分立、合并等導致債務主體變更，或有轉移隱匿資產現(xiàn)象，或惡意拖欠貨款，以及賬齡1年以上3年以內的應收賬款為C類；債務人資產或經營狀況惡化、瀕臨破產或已經破產，債務人有詐騙嫌疑或為自然人已死亡或被逮捕，以及賬齡達3年的應收賬款為D類。賬籍管理員每月初向應收賬款管理人員報告賬籍戶數(shù)和賬款變動情況。對一個季度內沒有變動的C、D類戶，除按規(guī)定考核清欠責任人外，限期由清欠人做出書面說明，存入賬籍。

如賬籍中某戶應收賬款結清，且無連續(xù)業(yè)務，可以清戶，但該戶賬籍（所有表格和文字）全部整理封存入檔。該戶再次進入，由賬籍管理員自編文字材料，說明前期該戶資信等情況，重新造冊。

（三）賬籍管理責任人職責

在賬籍實施過程中要求明確應收賬款管理人員為第一責任人，設置賬籍管理員專人負責管理賬籍。企業(yè)以賬籍管理員提供的各種數(shù)據(jù)和報表為依據(jù)，進行賬籍管理、賬款變動情況分析，并對相關責任人考核及兌現(xiàn)獎罰。

（四）應收賬款客戶信用管理

在賬籍建立的基礎上，管理部門必須建立健全客戶信用動態(tài)檔案，如實記載客戶的法定名稱、法定地址、主營場所、注冊資本、業(yè)務范圍、經營規(guī)模、資金信用、商業(yè)信譽、資產及財務狀況、法定代表人的自然情況和股東或出資人的有關情況；根據(jù)交易風險的大小，正確認定客戶的信用等級?？己瞬块T必須對客戶信用進行動態(tài)跟蹤調查，廣泛收集掌握客戶檔案記載事項的變動信息；對客戶信息和信用等級的真實、準確性承擔責任。

（五）應收賬款清收管理

企業(yè)要明確每筆應收賬款清欠的業(yè)務執(zhí)行人，并在考核部門建擋備案，按照誰負責誰清收的原則實行終身責任制。有多人共同參與、談判、簽約的合同，除能夠證明反對該筆業(yè)務成交者外，為共同責任人。對領導交辦的業(yè)務，經辦人未表示異議的，經辦人為該筆應收款的清收責任人。

清收責任人員崗位調換、離職，必須對經手的應收賬款進行交接，凡清收責任人員調崗，必須先辦理包括應收賬款在內的工作交接，交接未完的，不得離崗，交接不清的，責任由交者負責，交接清楚后，責任由接替者負責；凡離職的，應提前30日向企業(yè)提出申請，批準后辦理交接手續(xù)，未辦理交接手續(xù)而自行離開者其薪資和離職補貼不予發(fā)放，由此給企業(yè)造成損失的，將依法追究法律責任。離職交接依最后在交接單上批示的生效日期為準，在生效日期前要交接完成，若交接不清又離職時，仍將依照法律程序追究當事人的責任。

按照內部牽制原則，企業(yè)可在財務部下設財務監(jiān)督小組，由財務負責人領導，配置專職會計人員，負責對有關業(yè)務往來帳核算和監(jiān)督，定期對每一筆應收賬款進行分析和核算，保證賬帳相符。應收賬款管理部門要規(guī)范核算，及時反映每筆往來款項，以隨時掌握應收賬款的形成、回收增減變化情況，并按月與客戶核對和清理。對過期的應收賬款逐筆查清原因，及時向領導匯報，分清責任，責成有關人員提出明確的處理意見，制定具體催收計劃，責任到人，考核部門要跟蹤督促執(zhí)行。

建立、完善合同臺賬，注意收集、記錄、整理、保存各類憑證，特別是在變更、解除合同時，一定要及時向對方索取書面憑證，做好法律防范的基礎工作。由于訂立合同把關不嚴或因證據(jù)不足無法追討而給公司造成損失的，要視情況追究有關人員的責任。

定期召開應收賬款會議，對信用政策的執(zhí)行情況進行檢查，分析應收賬款形成原因，評價其合理性和潛在的風險，制定相應的對策，落實專人，采取有效措施解決存在的問題。公司定期或不定期開展清收專項審計，檢查應收賬款內部控制制度執(zhí)行情況，防范因管理不善而出現(xiàn)挪用、貪污及資金體外循環(huán)等問題，對實際問題，要視情況追究有關人員的責任。

（六）運用法律手段清收應收賬款

強化法律意識，充分運用法律手段清收應收賬款。對于A類和B類應收賬款，要認真分析潛在風險，對于即將發(fā)生或已經發(fā)生損失、經協(xié)商清收無效的，應抓住訴訟時機盡快起訴。對于C類和D類應收賬款，應在分析歸類的基礎上有步驟地進行起訴。

因人為因素錯過訴訟時機或超過訴訟時效，造成經濟損失甚至喪失勝訴權的，依照本規(guī)定追究有關人員責任。對于有詐騙嫌疑的案件，應立即報公安機關立案查處。

（七）加強應收賬款壞賬管理

應當在期末分析各項應收賬款的可回收性，并預計可能產生的壞賬損失。對預計可能發(fā)生的壞賬損失，計提壞賬準備。對持有的未到期應收票據(jù)，如有確鑿證據(jù)不能收回或收回的可能性很小時，應將賬面余額轉入應收賬款，并計提相應的壞賬準備。對不能收回的應收款項應當查明原因，追究責任。對有確鑿證據(jù)表明確實無法收回的應收賬款，如債務客戶單位已撤銷、破產、資不抵債等，根據(jù)企業(yè)的管理權限審批，沖銷提取的壞賬準備。

三、賬籍實施的意義

通過建立賬籍，企業(yè)在經營過程中形成的賬期三個月及以上、金額10萬元及以上、集團公司單位以外的各種應收款項，包括工程款、分包勞務收入、掛靠隊伍的管理費和產品銷售收入等進行登記造冊，能夠加強應收賬款管理的基礎工作，明確諸筆應收賬款的清收責任，保證資金正?；鼗\，提高資金調控能力。