鄭立新
這次中央文化企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級項目,主要建設(shè)的軟件系統(tǒng)包括資源加工系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、協(xié)同編輯系統(tǒng)和發(fā)布系統(tǒng)四大模塊。由于協(xié)同編輯系統(tǒng)涉及編輯的參與配合,涉及編輯工作流程的再造以及編輯工作習(xí)慣的改變,因此,從一定程度上可以說,這是這次數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級項目中難度最大的一個子項目。
本文結(jié)合中國少年兒童新聞出版總社(以下簡稱中少總社)全媒體出版平臺實(shí)施經(jīng)驗,從出版社數(shù)字化轉(zhuǎn)型的總體規(guī)劃、協(xié)同編輯系統(tǒng)軟件的選擇、項目組織管理、項目需求調(diào)研、編輯流程的規(guī)范化等幾個方面簡單地談?wù)剠f(xié)同編輯系統(tǒng)實(shí)施時應(yīng)注意的一些問題。
一、為何選擇協(xié)同編輯系統(tǒng)
在出版的數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中,出版社要努力成為數(shù)字出版轉(zhuǎn)型的主體,努力成為數(shù)字產(chǎn)品出版商和閱讀服務(wù)供應(yīng)商,不應(yīng)當(dāng)被技術(shù)和渠道所綁架,簡單地做內(nèi)容供應(yīng)商甚至是資源供應(yīng)商。因此,數(shù)字化轉(zhuǎn)型應(yīng)該納入出版社的總體戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃,而不是簡單地建設(shè)幾個數(shù)字出版系統(tǒng)。
協(xié)同編輯系統(tǒng)并不是完全孤立的系統(tǒng),協(xié)同編輯系統(tǒng)要解決的主要問題是編輯的數(shù)字化轉(zhuǎn)型,也就是說,編輯工作從選題策劃、約稿、編、審、校到最后形成圖書或數(shù)字化產(chǎn)品的整個業(yè)務(wù)流程都應(yīng)該納入到數(shù)字化轉(zhuǎn)型的范圍。
中少總社早在2010年9月成立數(shù)字出版中心時,就把數(shù)字化轉(zhuǎn)型納入總社發(fā)展的總體戰(zhàn)略規(guī)劃。在做協(xié)同編輯系統(tǒng)的時候,李學(xué)謙社長明確提出要形成全媒體的出版能力和全媒體推送能力。所謂的全媒體出版能力,就是完成單一介質(zhì)出版向全媒體出版的轉(zhuǎn)變,提供多種介質(zhì)的產(chǎn)品滿足讀者的多樣化閱讀需求;所謂的全媒體產(chǎn)品推送能力,就是完成由閱讀產(chǎn)品供應(yīng)商向閱讀服務(wù)供應(yīng)商的轉(zhuǎn)變,實(shí)現(xiàn)線上、線下對讀者的全方位、立體化、個性化的服務(wù)。
二、協(xié)同編輯系統(tǒng)軟件的選擇
軟件的好壞各有各的說法,只有是否適合自己的軟件,沒有萬能的軟件。每個出版社情況各不相同,應(yīng)根據(jù)自己的實(shí)際情況選擇適合自己的軟件。比如:專業(yè)出版社和大眾出版社的需求就完全不同,專業(yè)出版社更注重內(nèi)容的結(jié)構(gòu),對外部的表現(xiàn)形式不像大眾出版社那么重視;而少兒出版社的圖文書特別多,整個編輯過程對圖文、版式等表現(xiàn)形式要求特別高,離開了圖和版式,編輯就無法工作。
以中少總社的情況為例,我們的書報刊中,80%以上都是圖文并茂的;中少總社所有的出版物都是以Indesign軟件進(jìn)行排版的,而且90%以上的排版工作都是在社內(nèi)完成的。所以,我們在協(xié)同編輯系統(tǒng)的選型時,首先考慮的問題是:版式一定要跟著編輯流程走,系統(tǒng)一定要與Indesign軟件完美地結(jié)合;系統(tǒng)的開放性和流程的靈活性;技術(shù)方的團(tuán)隊的實(shí)力。
三、項目的組織管理
各個出版社的實(shí)際情況不一樣,需求也各不相同。因此,協(xié)同編輯系統(tǒng)不僅僅是安裝一個軟件,它離不開項目實(shí)施,離不開個性化的開發(fā),所以項目的實(shí)施團(tuán)隊一定是由技術(shù)方和出版社共同組成,互相配合的。
對于出版社來說,一方面需要對技術(shù)方的實(shí)施團(tuán)隊提出要求,在簽訂協(xié)議的時候要充分考慮實(shí)施團(tuán)隊的人員構(gòu)成,要看項目經(jīng)理的專業(yè)背景和實(shí)操能力,看項目組成員的實(shí)操能力。實(shí)施團(tuán)隊一定要駐社開發(fā)實(shí)施。另一方面,數(shù)字出版是“一把手工程”,協(xié)同編輯系統(tǒng)項目的實(shí)施是自上而下推進(jìn)的,出版社內(nèi)部實(shí)施團(tuán)隊要突出管理特性。因此,要建立社長領(lǐng)導(dǎo)下的出版社項目實(shí)施團(tuán)隊,進(jìn)行充分授權(quán)。確保項目實(shí)施的個性化需求有決策人,項目實(shí)施過程中的問題有人拍板。
從中少總社的情況來看,領(lǐng)導(dǎo)充分重視數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作,將全媒體出版平臺的建設(shè)列入中少總社數(shù)字出版“十二五”規(guī)劃,作為出版社的核心工作。社長親自規(guī)劃項目,主管領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)項目團(tuán)隊與編輯部門的關(guān)系,對項目實(shí)施團(tuán)隊(數(shù)字出版中心)進(jìn)行充分授權(quán)。同時,為確保項目能夠順利實(shí)施,將全媒體出版平臺建設(shè)列入數(shù)字出版中心和編輯部門的工作考核。
此外,出版社項目團(tuán)隊要有專業(yè)的人員與技術(shù)方團(tuán)隊進(jìn)行有效的溝通,能協(xié)調(diào)編輯部門與技術(shù)方在項目實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題,能確保項目進(jìn)度及時完成。從中少總社來說,數(shù)字出版中心項目團(tuán)隊可以做到與技術(shù)團(tuán)隊的有效溝通,是出版社與技術(shù)團(tuán)隊溝通的責(zé)任人,項目中的一般需求項目團(tuán)隊即可決策拍板。
四、需求調(diào)研的重要性
需求調(diào)研是對編輯業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理的過程,通過需求調(diào)研形成規(guī)范化的編輯業(yè)務(wù)流程,將有助于協(xié)同編輯系統(tǒng)項目的順利實(shí)施。
需求是否明確,是協(xié)同編輯系統(tǒng)項目能否順利完成的一個重要因素。大多數(shù)出版社沒有做過協(xié)同編輯系統(tǒng),對系統(tǒng)的需求并不明確,需要借助技術(shù)方的實(shí)施能力,幫助出版社明確項目需求。技術(shù)方團(tuán)隊作為外來人員,并不了解出版社的具體情況。因此,技術(shù)方需要做的第一件工作,必須是需求調(diào)研,而不是安裝軟件。
在項目的需求調(diào)研階段,技術(shù)方需派出能力較強(qiáng)、有項目實(shí)施經(jīng)驗的產(chǎn)品經(jīng)理,對出版社的編輯業(yè)務(wù)流程進(jìn)行調(diào)研,并根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果寫出需求規(guī)格書,在需求規(guī)格書的基礎(chǔ)上進(jìn)行產(chǎn)品設(shè)計,然后才能進(jìn)行技術(shù)開發(fā)和項目實(shí)施。產(chǎn)品設(shè)計最好能畫出原型圖,出版社在需求規(guī)格書和原型圖的基礎(chǔ)上進(jìn)行需求確認(rèn)。在需求確認(rèn)階段,項目組可將系統(tǒng)原型展示給系統(tǒng)的關(guān)鍵用戶——前期使用的編輯和相關(guān)的專家,征求意見。
中少總社在協(xié)同編輯系統(tǒng)項目實(shí)施的初期,制定了詳細(xì)的需求調(diào)研計劃,需求調(diào)研的時間長達(dá)2個月。需求調(diào)研的主要工作包括:訪談、需求規(guī)格書的制定、基于原型圖基礎(chǔ)上的產(chǎn)品設(shè)計、需求確認(rèn)等。需求不明確的時候,還需要技術(shù)方開需求說明會,向全體編輯講解。需求規(guī)格書更新了好幾個版本,最后一版的需求規(guī)格書長達(dá)218頁。
五、編輯業(yè)務(wù)的規(guī)范化
協(xié)同編輯系統(tǒng)和我們整個編輯業(yè)務(wù)流程密切相關(guān),需要在規(guī)范化編輯業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上,對原有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化,實(shí)現(xiàn)編輯業(yè)務(wù)工作的協(xié)同作業(yè),及編輯業(yè)務(wù)流程的有效和可控。
編輯流程是從選題計劃開始的,涵蓋整個編輯業(yè)務(wù)流程。協(xié)同編輯系統(tǒng)可以通過編輯流程的設(shè)定,確保編輯流程的完整性和合理性,通過編輯計劃和派工的設(shè)定明確責(zé)任,控制進(jìn)度。
中少總社全媒體出版系統(tǒng)采用的是先鋒單位實(shí)施法,最先在低幼出版中心實(shí)施。低幼中心的編輯業(yè)務(wù)流程管理非常規(guī)范,在實(shí)施全媒體出版系統(tǒng)之前,已經(jīng)將整個編輯業(yè)務(wù)流程梳理成10個環(huán)節(jié),每個環(huán)節(jié)分為10個關(guān)鍵業(yè)務(wù)點(diǎn),并按此進(jìn)行考核。在全媒體出版平臺的實(shí)施時,我們又對這些業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了優(yōu)化,確保系統(tǒng)能做的事情一定不讓編輯手工來做。
在傳統(tǒng)的編輯業(yè)務(wù)流程中,還存在很多不規(guī)范的地方,比如文件命名不規(guī)范、時間控制問題、編輯工作質(zhì)量控制問題等。在實(shí)施全媒體出版平臺時,我們先后制定了一系列的業(yè)務(wù)流程規(guī)范,尤其是數(shù)字出版方面的業(yè)務(wù)流程規(guī)范,比如:各種電子圖書、電子期刊的出版業(yè)務(wù)流程,文件命名規(guī)范等。
此外,根據(jù)圖書、報紙、期刊元數(shù)據(jù)標(biāo)引的要求,必須對編輯工作提出一定的要求。在中少總社全媒體出版平臺中,我們要求編輯部負(fù)責(zé)人在做選題計劃時,必須填入圖書、報紙、期刊的基本信息;責(zé)編在上文稿的時候,必須對文稿的版式進(jìn)行標(biāo)引;文稿、圖片中的一些關(guān)鍵字的填寫也是編輯必須完成的工作。
總之,協(xié)同編輯系統(tǒng)是出版社數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級過程中的一個編輯業(yè)務(wù)流程再造工程,只有將出版社戰(zhàn)略、數(shù)字出版技術(shù)和管理的因素融合在一起,才能確保項目的順利完成。
(作者單位系中國少年兒童新聞出版總社)