王 蓓

（浙江樹人大學(xué) 人文學(xué)院，浙江 杭州 310015）

各類秘書寫作的相關(guān)教程和研究著作中一致認(rèn)為，秘書寫作是一種職場性寫作，這類寫作必須緊密圍繞職業(yè)工作的需求展開。所以究其本質(zhì)而言，秘書的寫作活動首先是一種依托于職業(yè)空間展開的敘事活動。既為空間，就有規(guī)范。但規(guī)范并不僅僅意味著限制，還可以加以拓展與發(fā)揮。本文將針對這種特殊的空間性寫作來探討秘書寫作的規(guī)范與拓展。

在馬克·布洛赫看來，時間是一個不斷變化的連續(xù)同一體[1]。它是流動、充滿變化的生命力象征。空間則是讓變化的存在物得以確定的外在形式，因此相對穩(wěn)定的空間形式是一個事物可以被把握和被認(rèn)識的中介。“在寫作領(lǐng)域，我們可以把寫作劃分為時間性寫作和空間性寫作，文學(xué)寫作是時間性的，科學(xué)寫作是空間性的?！盵2]由于“時間是內(nèi)部意義的根本”[3]279，因此時間性的寫作通常帶有內(nèi)在性的、體驗性的特點；空間是物質(zhì)存在的客觀形式，是外在性的根本，故而空間性的寫作是一種理性的，規(guī)約性的寫作。很明顯，秘書寫作屬于空間性的寫作，它是一種植根于職場目標(biāo)、富于理性邏輯色彩、帶有群體性意識的寫作行為。在結(jié)構(gòu)、主題及語體上，秘書寫作都表現(xiàn)出相對同一性的要求。值得注意的是，由于秘書寫作本身也是“秘書個體與組織管理目標(biāo)互動建構(gòu)的行為過程”，因此，這種空間性寫作在規(guī)約性目標(biāo)的限制下，仍然可以有一定自主發(fā)揮的創(chuàng)作空間。

一、結(jié)構(gòu)的規(guī)范與拓展

秘書寫作的空間性可劃分為外在空間和內(nèi)在空間。外在空間是秘書寫作實踐過程中所處的職場語境，即工作的組織與管理所需要達(dá)成的預(yù)期目標(biāo)，以及與寫作實踐構(gòu)成關(guān)系的相關(guān)活動；內(nèi)在空間即創(chuàng)作的文本本身的存在形式，它是閱讀者得以認(rèn)識和理解秘書寫作意圖的邏輯模式，這種邏輯模式明顯地體現(xiàn)在文本結(jié)構(gòu)的規(guī)范性上，其規(guī)范性不是在具體的寫作過程中生成的，而是一種先于文本創(chuàng)作而存在的普遍性思維方式?！斑@種思維的結(jié)果反映在結(jié)構(gòu)上，就必然使得共性越來越突出、體式越來越趨向同一”。[4]69例如，通常規(guī)范的秘書寫作文本都是單線型的敘事。這種敘事形式的好處在于能讓閱讀者準(zhǔn)確地把握文本的表述意圖，不發(fā)生誤讀，故實用型的寫作基本都是一事一文，決不啰嗦贅述。因此若有多事需要陳述，最好另起爐灶，再做一文。

單線型的敘事結(jié)構(gòu)，最常使用的就是“總-分”的模式。這是最為經(jīng)濟(jì)節(jié)省的接受模式，有利于提高辦公室文書實踐效率。劉勰在《文心雕龍﹒章句》就曾談到：“啟行之辭，逆萌中篇之意”，文章在謀篇布局時，要做到開篇之語契合中篇之意。這種章句帶動篇章的“魚貫相連”寫作模式，能較好地使脈絡(luò)貫穿文內(nèi)，有利于閱讀者的理解。另外需要特別注意的是，“秘書寫作是實用性的寫作，實用性的文章不以欣賞為目的”[5]，重要的是要告訴文件的接受者以信息，所以明白曉暢總是放在文章的第一位?？偲鹁錈o疑較好地概括整篇文章的內(nèi)容，閱讀該句即能提綱挈領(lǐng)地掌握全文的要旨，引起讀者的高度關(guān)注。因此，秘書寫作中的開頭模式無外乎以下五種：概述式、結(jié)論式、目的式、引據(jù)式、提問式。以上模式多少都是以一個文本需要重點關(guān)注的問題入手，由此而展開論述。

例如，在國發(fā)〔2012〕10號文件《國務(wù)院關(guān)于支持農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化龍頭企業(yè)發(fā)展的意見》開篇就是一個目的式的開頭：“農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化是我國農(nóng)業(yè)經(jīng)營體制機(jī)制的創(chuàng)新，是現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展的方向。農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化龍頭企業(yè)（以下簡稱龍頭企業(yè)）集成利用資本、技術(shù)、人才等生產(chǎn)要素，帶動農(nóng)戶發(fā)展專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)?；⒓s化生產(chǎn)，是構(gòu)建現(xiàn)代農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)體系的重要主體，是推進(jìn)農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營的關(guān)鍵。支持龍頭企業(yè)發(fā)展，對于提高農(nóng)業(yè)組織化程度、加快轉(zhuǎn)變農(nóng)業(yè)發(fā)展方式、促進(jìn)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)建設(shè)和農(nóng)民就業(yè)增收具有十分重要的作用。為加快發(fā)展農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營，做大做強(qiáng)龍頭企業(yè)，現(xiàn)提出如下意見”。[6]

一般情況下，“意見”的開頭都是闡明意見提出的依據(jù)。這篇意見分為三個層次提出了支持農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化龍頭企業(yè)發(fā)展的必要性。首先闡明農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化是目前農(nóng)業(yè)發(fā)展的趨勢；其次，順應(yīng)該趨勢的發(fā)展必須依托龍頭企業(yè)的發(fā)展，最后說明加大支持龍頭企業(yè)發(fā)展的力度對我國農(nóng)業(yè)建設(shè)的重要意義。寥寥數(shù)筆，卻以嚴(yán)整的論證結(jié)構(gòu)，層層深入地提出了意見實施的必要性。

從這個角度而言，篇章的結(jié)構(gòu)空間就不僅只是規(guī)范性的布局，同時也集結(jié)了論證的敘事效果，雖然這種敘事的直接目的不是使公文審美化，但它卻通過一種邏輯性的說理方式，使閱讀者在閱讀之后能夠明晰工作要求。由此看來，這種結(jié)構(gòu)形式本身就是一種意義，或者說意義內(nèi)化在空間結(jié)構(gòu)之中。

這種內(nèi)化的性質(zhì)，在行政公文的寫作中表現(xiàn)得更加明顯。同一個文種，由于所面對的對象不一樣，職場空間不同，結(jié)構(gòu)和形式就要做出相應(yīng)的調(diào)整，例如同一文種上行文、下行文或者平行文寫法就不一樣，布局也要隨之變換。如果說在秘書的寫作中，結(jié)構(gòu)布局是規(guī)范，本身就蘊(yùn)含著特定的意義，那么意義本身則需要通過個人理解和把握來傳達(dá)，因此秘書寫作既要遵循結(jié)構(gòu)規(guī)范，又可以在結(jié)構(gòu)的規(guī)約之下產(chǎn)生創(chuàng)造性。

二、主題的規(guī)范與拓展

主題即貫穿文本始末的中心思想，它體現(xiàn)在文本的材料、結(jié)構(gòu)和表達(dá)中，本身就是一種空間性的呈現(xiàn)。秘書寫作的主題“來源于實踐，同時也應(yīng)用于實踐”[4]65，反映出秘書對現(xiàn)實問題的認(rèn)識與理解，展現(xiàn)的是作者思維與現(xiàn)實語境所形成的一種互動關(guān)系。如果說，結(jié)構(gòu)的空間性表現(xiàn)為一種先于秘書寫作實踐的普遍性思維模式，主題的空間性則是與秘書職場語境相關(guān)認(rèn)識的再現(xiàn)。它受制于秘書寫作實踐的具體目的，所從事職業(yè)管理目標(biāo)的特殊性，甚至受制于當(dāng)下意識形態(tài)的話語限制。

在這種特殊語境的影響下，秘書寫作呈現(xiàn)出不同于文學(xué)性創(chuàng)作的傾向。首先，由于秘書的寫作實踐是一種“受命型”的寫作，其主題必然是預(yù)設(shè)的?！懊貢鴮懽鞯母黝愇母迨欠駥懙贸晒?、是否寫得好，不以獨創(chuàng)性、主觀性為標(biāo)準(zhǔn)，而是以是否忠實于制文意圖并準(zhǔn)確地反映出機(jī)關(guān)制文意圖為前提的。”[7]9可見秘書寫作并不以個人感性表達(dá)作為最終目的，故有人提出，這類寫作要“克服表現(xiàn)自我的寫作心態(tài)”[8]。其次，主題先行的原則，也決定了秘書寫作非緣情而發(fā)，而是唯理而作。

值得注意的是，在秘書寫作過程中，理性的認(rèn)識并不和主題一樣是預(yù)先給定的，它是作者通過不斷地實踐，對自己寫作空間中相關(guān)活動所形成的理解與感知。準(zhǔn)確地把握寫作空間中的客觀規(guī)律和思維方式，才能展開契合職場語境的寫作實踐。因此，要突出主題，必須做到如下幾點：首先，秘書寫作中，主題雖然是預(yù)先給定的，仍然要受制于外在空間規(guī)則的限制，需要作者通過調(diào)研，分析等相關(guān)活動不斷地進(jìn)行提煉。其次，由于主題的意義不能含糊晦澀，因此選擇呈現(xiàn)主題的形式要簡潔明快。再次，主題所表現(xiàn)的價值判斷要切合當(dāng)下社會生活實際的價值標(biāo)桿，符合工作需求的思想基礎(chǔ)，如實反映作文的最初目的及意義。

主題雖然在寫作實踐的空間演繹中有一定的限制和規(guī)范，但這并不意味著主題是以恒定的面目出現(xiàn)的，主題性的寫作同樣也是一種主體性的寫作，在措辭、風(fēng)格、意圖、立場等方面體現(xiàn)著寫作者不同的個性，從而使主題存在拓展的空間和余地。

這一點在起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿中表現(xiàn)得最為明顯。同一個主題的演講，呈現(xiàn)出來的氣氛和言說方式是大不相同的。比如在清華大學(xué)100年校慶上，北大校長周其鳳和耶魯大學(xué)校長萊文的演講稿的風(fēng)格就迥然不同。兩者都是對清華大學(xué)校慶表示祝賀，萊文作為國外高校的校長，重點闡釋清華大學(xué)在世界教育中的重要地位和卓越貢獻(xiàn)；周其鳳則是以清華大學(xué)和北大精神對譜寫中國高等教育和科學(xué)文化事業(yè)發(fā)展史的華彩樂章作為切入點?？梢娧葜v不僅要契合主題，還要體現(xiàn)演說者的個體身份。因此在秘書寫作過程中，除了對主題限制性的準(zhǔn)確把握之外，還要充分發(fā)揮個人的主觀能動性，將主題鮮活地彰顯出來，讓接受者清晰把握文本的意圖。

有人說秘書寫作是一種兩難的寫作，這種認(rèn)識非常準(zhǔn)確地看到了秘書寫作對主題把握的艱難狀態(tài)，一方面是“對客觀實際、現(xiàn)實問題的分析和思考”，另一方面“是要求充分發(fā)揮主觀性的。創(chuàng)造性地體現(xiàn)出方針政策精神和領(lǐng)導(dǎo)(機(jī)關(guān))制文意圖，關(guān)鍵在于要將精神和意圖與客觀實際很好地結(jié)合起來?！盵7]9這種結(jié)合充分體現(xiàn)了主題空間的限制性和拓展性的辯證關(guān)系，同時也對秘書的寫作能力提出了更高要求。

三、語言的確定性和不確定性的把握

秘書寫作所使用的語言，從表面上看，是按照一定規(guī)則結(jié)構(gòu)起來的序列，更接近于時間的線性特征，但是語言又是多種要素在同一空間上的聚合。索緒爾把語言看成符號的系統(tǒng)，他認(rèn)為對這個系統(tǒng)應(yīng)該進(jìn)行共時的研究。他強(qiáng)調(diào)這種研究方法是“研究同一個集體意識感覺到的各項同時存在并構(gòu)成系統(tǒng)的要素間的邏輯關(guān)系和心理關(guān)系”[9]。語言符號本身也只有在這種邏輯和心理關(guān)系中才能獲得存在的意義。

秘書寫作的語言，同樣也是如此。語言表達(dá)的確定性，即文本主題意圖確切傳達(dá)，必須是放在言語的鏈條上來探討符合這種空間規(guī)則的聚合關(guān)系。最終的結(jié)果是，這個系統(tǒng)所表現(xiàn)出來的整體意義遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于其符號的局部意義。例如，在政府的工作報告中，我們時常會見到非常嚴(yán)格的修飾語順序，這本身就是寫作者對中心意圖確切表達(dá)所作的努力，例如在2014年3月5日在第十二屆全國人民代表大會第二次會議上的政府工作報告里有這樣的陳述：

“面對世界經(jīng)濟(jì)復(fù)蘇艱難、國內(nèi)經(jīng)濟(jì)下行壓力加大、自然災(zāi)害頻發(fā)、多重矛盾交織的復(fù)雜形勢，全國各族人民在以習(xí)近平同志為總書記的黨中央領(lǐng)導(dǎo)下，從容應(yīng)對挑戰(zhàn)，奮力攻堅克難，圓滿實現(xiàn)全年經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展主要預(yù)期目標(biāo)，改革開放和社會主義現(xiàn)代化建設(shè)取得令人矚目的重大成就?！盵10]

該句是一個復(fù)雜句，句中有一個較長的狀語，即“面對世界經(jīng)濟(jì)復(fù)蘇艱難、國內(nèi)經(jīng)濟(jì)下行壓力加大、自然災(zāi)害頻發(fā)、多重矛盾交織的復(fù)雜形勢”。這個狀語呈現(xiàn)的是國內(nèi)社會發(fā)展所面臨的挑戰(zhàn)和困難。這四個限定式短語其實是一組并列關(guān)系，但為什么一定要選擇這樣的組合關(guān)系來表達(dá)呢？通過分析，發(fā)現(xiàn)該句的第一個層次是“面對世界經(jīng)濟(jì)復(fù)蘇艱難、國內(nèi)經(jīng)濟(jì)下行壓力加大”，描述的是關(guān)于經(jīng)濟(jì)局面的挑戰(zhàn)，首先強(qiáng)調(diào)的是世界，然后才是國內(nèi)，這昭示著我國的經(jīng)濟(jì)首先是置身于整個全球化浪潮當(dāng)中，然后描述由外轉(zhuǎn)內(nèi)；后兩句講的是自然和社會的兩方面的發(fā)展阻力，前者是外因，后者是內(nèi)因。所以這組并列關(guān)系的短語，其實是從內(nèi)外兩個方面強(qiáng)調(diào)了國家發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)，四個并列的短語從不同的層面來呈現(xiàn)國家發(fā)展所取得的成就來之不易。這個句子雖然沒有感情色彩強(qiáng)烈的修飾語，但是卻用嚴(yán)密的語言表述將敘述效果準(zhǔn)確地傳達(dá)出來。

語言雖然有嚴(yán)密客觀的一面，但是“語言既是話語，又是姿態(tài)。對說話者來說，話語突出姿態(tài)，姿態(tài)又加重選擇用詞的分量；對聽話者來說，話語和姿態(tài)在配合一致或?qū)Ρ戎谢ハ嗟玫秸f明?！盵3]166也就是說，語言本身是帶有一定的態(tài)度傾向的，對一個事態(tài)的描述，我們既可以用褒揚(yáng)的方式，也可以用貶義的詞語來表達(dá)，這就需要秘書在寫作時，根據(jù)語境的需要，準(zhǔn)確地拿捏用語分寸。它不僅需要秘書在寫作前期準(zhǔn)確地把握主題意圖，還需要在寫作過程中，嚴(yán)密地控制寫作材料，謹(jǐn)慎用詞。

長期以來，人們普遍認(rèn)為秘書寫作是一種被動性寫作，因此過于強(qiáng)調(diào)秘書寫作的規(guī)范性，從而忽視了秘書寫作的創(chuàng)作性。以空間性敘事的觀點來看秘書寫作，其規(guī)范性表現(xiàn)為結(jié)構(gòu)布局、敘述主題、語言表達(dá)應(yīng)符合文種，而拓展性則強(qiáng)調(diào)在寫作過程中如何更加科學(xué)、明晰、精準(zhǔn)地表述文本的寫作意圖。因此，在秘書寫作中，既要積極地學(xué)習(xí)寫作的規(guī)則，同時也要看到這種規(guī)范性并不制約創(chuàng)作主體主觀精神與才情的發(fā)揮，從而最大程度地將文本的敘事效果表達(dá)出來。

[1]倪梁康．縱意向性：時間·發(fā)生·歷史——胡塞爾對它們之間內(nèi)在關(guān)聯(lián)的理解[EB/OL]．(2010-05-28)．http://www．a(chǎn)isixiang．com/data/33960．htm l．

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[3][法]米·杜夫海納．審美經(jīng)驗現(xiàn)象學(xué)[M]．韓樹站,譯．北京：文化藝術(shù)出版社，1996．

[4]丁曉昌，楊劍宇．秘書寫作[M]．北京：高等教育出版社，2012．

[5]李艷婷，王瑞玲．現(xiàn)代職業(yè)秘書寫作[M]．北京：北京大學(xué)出版社，2012：2．

[6]《國務(wù)院關(guān)于支持農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化龍頭企業(yè)發(fā)展的意見》[EB/OL]．(2012-03-08)．http://www．gov．cn/zwgk/2012-03/08/content_2086230．htm．

[7]汪東發(fā)，張鑫．現(xiàn)代秘書寫作[M]．武漢：武漢大學(xué)出版社，2011．

[8]楊珈緯，楊碩林．秘書寫作論[J]．廣西社會科學(xué)，2001(4):174．

[9][瑞士]費爾迪南·德·索緒爾．普通語言學(xué)教程[M]．高名凱,譯．北京：商務(wù)印書館，2001:143．

[10]李克強(qiáng)．第十二屆全國人民代表大會第二次會議政府工作報告[EB/OL]．http://baike．baidu．com/link?url=m3xK-QroynawjNiUEDg-DbeS9bQwSDIb_ratDQsTym4-mwc8sEqcZCJt0gIXD4DORDcs-2m7odUku1eX1fpohq．