加快高校人事檔案管理信息化建設(shè)的思考

王馨苑

【摘 要】高校人事檔案是高校重要的信息資料庫，隨著知識經(jīng)濟和信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)滿足不了時代的發(fā)展要求，高校人事檔案管理的現(xiàn)狀令人堪憂，人事檔案的信息化管理顯得尤為重要。本文將從轉(zhuǎn)變管理觀念、人事檔案管理規(guī)范化、加快人事檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)、加強人才隊伍建設(shè)等幾個方面探討加快高校人事檔案管理信息化建設(shè)的措施。

【關(guān)鍵詞】高校人事檔案；檔案管理；信息化管理

0 引言

高校人事檔案是高校教職工的教學(xué)實踐、工作業(yè)績、科研成果等經(jīng)歷的原始記 錄，是高校評定教師職稱、考核獎懲等的重要依據(jù)。高校人事檔案管理信息化是指將電子計算機和現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于高校人事檔案管理活動中，為高校人事檔案信息的記載、存檔、檢索和傳輸?shù)忍峁└咝Х?wù)，真正實現(xiàn)高校人事檔案的資源共享和高效利用。受傳統(tǒng)管理模式的影響，現(xiàn)代高校人事檔案管理普遍存在以下亟待改進的問題：高校人事檔案管理意識淡薄，對人事檔案管理的重視程度不夠；檔案真實性得不到保障，人事檔案的管理缺乏規(guī)范化；人事檔案管理軟件開發(fā)和應(yīng)用滯后；缺乏專業(yè)的檔案管理的高素質(zhì)人才。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息化管理也被越來越多的應(yīng)用到高校人事檔案的管理中，其必要性和可行性也日益突顯。

1 加快高校人事檔案管理信息化建設(shè)的措施

1.1 轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理觀念

很多檔案管理人員的檔案管理意識還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的層面，無法意識到信息化管理給檔案管理帶來的便利?，F(xiàn)如今是知識經(jīng)濟和信息技術(shù)發(fā)展的時代，人才檔案的信息量也在激增，這就需要信息化輔助紙質(zhì)的檔案管理。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)首先要意識到高校人事檔案的重要性，加大對人事檔案信息化管理的投入，加大檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，為信息化管理提供有利條件。高校的檔案管理人員也要積極轉(zhuǎn)變觀念，樹立信息化服務(wù)的意識，不斷學(xué)習(xí)檔案管理系統(tǒng)，加強專業(yè)素養(yǎng)，利用信息化管理手段為高校人事檔案體系的不斷完善提供更專業(yè)的服務(wù)。

1.2 高校人事檔案管理規(guī)范化

要加快高校人事檔案管理信息化建設(shè)，除了樹立良好的意識，也要建立健全高校人事檔案管理的各項規(guī)章制度，這樣才能保障檔案管理的各項具體工作有法可依，使檔案管理活動更規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化。我們在建立檔案電子信息庫的時候一定要嚴(yán)格保證檔案的真實性、安全性和規(guī)范性，這是加快檔案信息化管理的前提，同時，我們也能利用信息化技術(shù)，及時更新數(shù)據(jù)庫信息，做好安全傳輸和人事檔案保密工作，從而保證檔案管理的規(guī)范化和動態(tài)化。

1.3 加快人事檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)

隨著人事檔案信息量的不斷增加、不斷更新，高校人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)將成為高校人事檔案管理的必經(jīng)之路。首先，要保障基礎(chǔ)技術(shù)設(shè)施的健全完善，實現(xiàn)高校辦公自動化及政務(wù)公開化，為人事檔案管理信息化系統(tǒng)的應(yīng)用打好基礎(chǔ)。高校可以通過局域網(wǎng)絡(luò)，建立高校人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，實現(xiàn)信息資源共享。實現(xiàn)人事檔案信息的資源共享要特別注意查閱權(quán)限和管理權(quán)限的系統(tǒng)設(shè)置。在查閱權(quán)限上，要根據(jù)不同的用戶類別給予不同的查閱權(quán)限；在管理權(quán)限上，要按照系統(tǒng)管理員的級別和權(quán)限，設(shè)置不同的檔案修改、分類、傳輸?shù)裙δ埽员ＷC人事檔案的安全性和保密性。人事檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)，同時要注重數(shù)據(jù)庫的更新，管理員要及時上傳人事檔案的更新信息，保證人事檔案的動態(tài)性和實效性，使人事檔案信息化管理更好地為高校人才隊伍培養(yǎng)和建設(shè)提供有利條件。檔案系統(tǒng)的開發(fā)可以在高校人才服務(wù)或者人才推薦上面進行創(chuàng)新性研究，改變以往人才數(shù)據(jù)庫單向查詢的局限性功能。為了體現(xiàn)高校人事檔案的服務(wù)性質(zhì)，系統(tǒng)可以針對不同的人才類型匹配不同的崗位需求，幫助用人單位或者人才本身做一個雙向查閱或者選擇功能，這樣一來更能體現(xiàn)信息化管理人性化的一面。

1.4 加強檔案管理人才隊伍建設(shè)

高校人事檔案管理是一項專業(yè)性較強的工作，尤其是檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理向信息化管理轉(zhuǎn)型的時代，檔案管理需要專業(yè)性和技術(shù)性更強的高素質(zhì)人才。要想加快高效人事檔案信息化管理的進程，就要在選人、育人方面加大力度。在選人方面，要注重選擇既有檔案管理專業(yè)知識又具備計算機技術(shù)應(yīng)用能力的復(fù)合型人才。在育人方面，要加大人才技能培養(yǎng)的資金和設(shè)施投入，同時，要注重人才隊伍檔案管理意識的培養(yǎng)，不斷發(fā)揮人的主觀能動性，將高校人事檔案的管理推向信息化和便利化。

2 結(jié)語

加快高校人事檔案的信息化管理任重而道遠，我們既然能清醒的認識到目前我國大部分高校檔案管理存在的弊端，也深深明白推動高校人事檔案管理信息化的必然趨勢，就應(yīng)該群策群力，不斷探討更多的有利于加快高校人事檔案信息化管理的可行性措施。文中提到的優(yōu)化措施只是起到拋磚引玉的作用，希望更多的高校檔案管理人員能夠不斷完善專業(yè)技能，不斷學(xué)習(xí)數(shù)字化科學(xué)技術(shù)，更好地為高校人事檔案管理貢獻力量。

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[責(zé)任編輯：薛俊歌]