事業(yè)單位檔案的信息化管理探析

郭星妤

[摘 要]隨著社會信息化時代的到來，人們對信息技術(shù)的依賴性越來越大，信息化管理技術(shù)對提高事業(yè)單位管理工作的質(zhì)量和水平有著重要的推動作用。事業(yè)單位檔案管理的信息化是現(xiàn)代化管理體制發(fā)展的必然方向，它能不斷提高管理工作質(zhì)量，且讓管理工作走向規(guī)范化和科學(xué)化。本文將對事業(yè)單位檔案的信息化管理進行簡單探討，了解信息化管理的必然趨勢和實現(xiàn)信息化管理的有效策略。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案管理；信息化管理

一、事業(yè)單位檔案信息化管理的必然性

事業(yè)單位檔案信息化管理具有一定的必然性，檔案信息化管理就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案便成為數(shù)字信息的方式來儲存重要的用戶信息，并且合理使用這些重要的信息檔案。這種電子儲存方式具有其獨特的優(yōu)勢，能長期有效的保存，且不會變質(zhì)和遺失，電子管理方式能實現(xiàn)資源在線共享，建立單位與客戶之間的聯(lián)系和交流，因此，事業(yè)單位實現(xiàn)檔案信息化管理具有一定的必然性。

（一）科技進步的必然結(jié)果

事業(yè)單位檔案信息化管理是我國現(xiàn)代化高科技不斷發(fā)展的必然結(jié)果。隨著科技的不斷進步，人類研究和使用的信息技術(shù)在不斷提高，信息技術(shù)對人們工作和生活的影響越來越大，它是人們獲取信息的重要途徑。且隨著計算機專業(yè)軟件的開發(fā)和使用，很多專業(yè)的管理軟件層出不窮，且在實際工作中得到很多的利用。如現(xiàn)在被廣泛使用的人事管理軟件、財務(wù)管理軟件以及辦公室管理軟件等，這些都被廣泛的應(yīng)用在檔案管理工作中，且具有很強的實用性。

（二）管理水平提高的有效方式

事業(yè)單位檔案信息化管理能夠促進工作人員努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化先進管理軟件技術(shù)，并且能操作計算機相關(guān)軟件，不斷提高檔案管理工作的水平和質(zhì)量。檔案信息化管理是利用計算機軟件進行管理工作，其具有很強的技術(shù)性和規(guī)范性，很多軟件中已經(jīng)設(shè)計好相關(guān)的項目和儲存信息內(nèi)容，工作人員只要根據(jù)實際檔案情況填寫內(nèi)容，這樣既能減少工作任務(wù)，又能完善檔案內(nèi)容，并且提高檔案管理工作的水平，是一種有效的檔案管理方式。

二、檔案信息化管理的有效策略

（一）進行檔案信息網(wǎng)站的有效建設(shè)

檔案網(wǎng)站，也就是企事業(yè)單位的在網(wǎng)絡(luò)上成立的信息站點，是通過網(wǎng)頁的途徑來進行檔案信息的提供和服務(wù)。實施檔案資源的網(wǎng)上咨詢、查找、電子文件直接提供或者實時歸檔。它也是對于檔案實行數(shù)字化轉(zhuǎn)變的主要目的，也是信息化檔案發(fā)展的重要手段和目標。在進行信息化檔案建設(shè)的時候，應(yīng)該將檔案管理體系納入企事業(yè)單位的相關(guān)信息管理系統(tǒng)中，從而實現(xiàn)系統(tǒng)一體化建設(shè)，對于本單位的相關(guān)部門的各項信息進行資源共享和統(tǒng)籌考慮，將實現(xiàn)系統(tǒng)管理中的綜合效益。選取適合的具有升級換代功能和開發(fā)功能的檔案管理體系是有效實現(xiàn)檔案上網(wǎng)的條件之一。只有符合進行網(wǎng)絡(luò)管理的條件才能夠使得相關(guān)檢索功能變得強大，才能夠?qū)τ谟嬎銠C的實際優(yōu)勢充分發(fā)揮，為不同的用戶提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。標準化相關(guān)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，選擇的產(chǎn)品要符合我國內(nèi)外的相關(guān)標準，能夠確保產(chǎn)品進行及時的更新?lián)Q代，從而有效避免重新開發(fā)。

（二）強化事業(yè)單位檔案信息化管理

強化事業(yè)單位檔案信息化管理，首先從提高管理人員綜合素質(zhì)開始，管理人員要不斷強化信息化管理工作意識，在工作中積極努力學(xué)習(xí)計算機技術(shù)，掌握基本的操作方法，這樣才能開展實踐工作。單位要定期對管理人員進行培訓(xùn)，并且要開展培訓(xùn)評估工作，對于進步明顯的員工進行獎勵，實現(xiàn)工作人員內(nèi)部的優(yōu)勝劣汰，從而達到增強檔案管理人員管理意識的目的。只有檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)得到提高，他們才能將檔案信息化管理工作落實到位，并且不斷深入進行信息化管理模式的探索，不斷完善新的信息化管理體制。

（三）擴充事業(yè)單位檔案信息資源，加快基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)

檔案信息化管理必然為檔案信息資源的擴大提供有力的條件，信息化檔案管理使得工作人員可以利用網(wǎng)絡(luò)力量，通過收索引擎，收集和整理單位檔案信息資源，并且及時根據(jù)新的信息情況，更新現(xiàn)有的檔案信息，實現(xiàn)資源的及時性和共享性。單位要加快信息化管理基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)，信息化管理是以計算機為基礎(chǔ)，要為管理工作購買質(zhì)量好的設(shè)備，保證設(shè)備的使用壽命，防止檔案信息的損壞和丟失。事業(yè)單位要加大設(shè)備購買和圍護的投資力度，在設(shè)備采購階段，要采買儲存量大的數(shù)字設(shè)備，方便管理人員儲存大量的有用信息。在計算機中安裝專業(yè)的防毒軟件，且使用性能強大的計算機硬盤，從而確保檔案資源的安全，更好地實現(xiàn)檔案信息化管理。

（四）合理使用和建設(shè)單位檔案信息化管理的收索引擎

檔案信息化管理要合理使用相關(guān)的收索引擎，從而更好更快的找到所需要的檔案資源。收索引擎是目前計算機中自帶的一種相關(guān)功能，它可以通過輸入關(guān)鍵字而立即收索相關(guān)資料，這樣既能節(jié)省時間，又能及時完成工作。在事業(yè)單位檔案信息化管理中，單位管理人員要合理利用計算機這一功能，建立自己內(nèi)部的收索引擎，以便于管理人員更好地開展工作，方便領(lǐng)導(dǎo)及時掌握相關(guān)信息。從而實現(xiàn)檔案信息化管理，且發(fā)揮信息化管理的作用，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

三、結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位檔案信息化管理具有一定的歷史必然性，同時信息化管理對提高管理工作的質(zhì)量和效率有著重要的促進作用。因此，事業(yè)單位要加強單位信息化管理設(shè)備的相關(guān)建設(shè)，不斷提高硬件設(shè)施，為檔案信息化管理提供優(yōu)質(zhì)的基礎(chǔ)設(shè)備，保證信息化管理工作正常有效的開展。同時，還要充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，不斷擴充單位信息資料，實現(xiàn)資源共享和長久保存。

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