對(duì)檔案實(shí)施以“件”為單位歸檔的探討

龐靜

[摘 要]結(jié)合檔案管理工作的特點(diǎn)，積極探討了檔案以“件”為單位進(jìn)行歸檔的方法。實(shí)踐表明，檔案以“件”為保管單位進(jìn)行整理、保管、利用是一種切實(shí)可行的方法，也是一種先進(jìn)的管理模式。

[關(guān)鍵詞]檔案歸檔；可行性；具體做法

國(guó)家檔案局于2000年12月6日頒布了《歸檔文件整理規(guī)則》，并自2001年1月1日起正式實(shí)施，這是我國(guó)檔案工作改革的一項(xiàng)重大舉措。提出了破卷為件的文書歸檔方法，這是新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)歸檔文件整理規(guī)范化、檔案管理科學(xué)化的一項(xiàng)重要標(biāo)準(zhǔn)。以件管理的文書檔案，不僅遵循了文件的形成自然規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，還有利于區(qū)分不同文件的價(jià)值，從而更加有利于文件的保管和利用，是文書檔案歸檔工作朝著更加符合自然規(guī)律和接近客觀規(guī)律的一次改革。

一、以“件“為單位歸檔的可行性分析

與傳統(tǒng)的文書立卷所暴露的繁瑣、復(fù)雜和效率低的弱點(diǎn)相比，傳統(tǒng)立卷整理程序、整理方法及檢索利用等方面與當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展已經(jīng)格格不入，采取以“件”為保管單位進(jìn)行整理則可以解決這些問(wèn)題，這種新歸檔文件整理方法的優(yōu)點(diǎn)表現(xiàn)在：

1.適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理檔案的需要。隨著現(xiàn)代化程度的提高，計(jì)算機(jī)技術(shù)在管理中日益普及。傳統(tǒng)的案卷級(jí)加文件級(jí)手工檢索方式不僅增加了數(shù)據(jù)錄入量，還影響檢索速度，不能滿足經(jīng)濟(jì)社會(huì)高速運(yùn)作的要求。同時(shí)，繁瑣的立卷程序使檔案管理軟件的設(shè)計(jì)過(guò)于復(fù)雜，計(jì)算

機(jī)輔助管理難以實(shí)現(xiàn)，影響了計(jì)算機(jī)在檔案部門的使用，所以在實(shí)施以“件”為保管單位的歸檔辦法有利于檔案工作的計(jì)算機(jī)管理，為檔案信息化的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。

2.減輕了檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。由于發(fā)展的目標(biāo)是以增加經(jīng)濟(jì)效益為目的，以最低的人員投入獲得較高的經(jīng)濟(jì)效益，因而多數(shù)企業(yè)檔案人員身兼數(shù)職，工作繁忙。實(shí)行新《規(guī)則》后歸檔文件是隨辦隨歸檔，將整理工作化整為零，減輕了集中整理的壓力，從而大大減輕了立卷人員的工作強(qiáng)度。

3.降低了檔案人員的業(yè)務(wù)“門檻”。檔案大部分采用裝訂形式，檔案人員在具體立卷工作中不僅要考慮文件的類別劃分，照顧案卷厚度等問(wèn)題，還要擬寫出反映卷內(nèi)文件內(nèi)容的案卷標(biāo)題，這就要求立卷人員既要有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，又要熟悉本單位的業(yè)務(wù)，同時(shí)更要具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)、具有一定的文化素養(yǎng)和一定的實(shí)際操作能力。而實(shí)施以“件”為保管單位的歸檔方法，則不需要訂卷及擬寫案卷標(biāo)題.并便于拾遺補(bǔ)漏。據(jù)調(diào)查，每年需要拾遺補(bǔ)漏文件有時(shí)高達(dá)20余份，從而降低了立卷人員的實(shí)際操作難度。

4.解決了檔案利用時(shí)的保密問(wèn)題。傳統(tǒng)的立卷方法所產(chǎn)生的案卷都是由較多文件組成，在提供利用時(shí)，有時(shí)利用者往往只得要其中的一份文件。但因不能拆卷，檔案部門只能整卷提供，極易造成泄密事件的發(fā)生。實(shí)施以“件”為保管單位的歸檔方法，就會(huì)解決檔案利用時(shí)的保密問(wèn)題。

5..檔案部門在提供利用或?qū)n案進(jìn)行掃描、復(fù)印時(shí)，必須將案卷拆成散頁(yè)才能進(jìn)行，拆卷再裝訂的過(guò)程不僅增加檔案人員的工作量，同時(shí)也破壞了檔案原件。實(shí)施以“件”為保管單位后，既節(jié)省了人力物力，又便于掃描、復(fù)制和提供利用。

二、具體做法

1.隨辦隨歸。我們?cè)趯?shí)際指導(dǎo)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，基層檔案人員對(duì)“隨辦隨歸”的認(rèn)識(shí)存在一定的偏差，有人認(rèn)為隨辦隨歸的做法其主要內(nèi)容是無(wú)論收文發(fā)文，只要形成一件就歸檔一件，不進(jìn)行其它形式的整理，這種做法違背了檔案歸檔原則，把檔案管理變成了文件管理。實(shí)際工作中，我們強(qiáng)調(diào)，“隨辦隨歸”中的“辦”指的是辦結(jié)而不是辦理，因此文件應(yīng)在辦理程序結(jié)束后才能歸檔。我們?cè)诩m正這種認(rèn)識(shí)偏差的同時(shí)，針對(duì)各單位的實(shí)際情況開展了方向性的指導(dǎo)工作，對(duì)于那些檔案數(shù)量不太多的單位，結(jié)合平時(shí)的工作，做到隨辦結(jié)，隨存檔，將整理工作做在平時(shí)。對(duì)形成文件較多的單位，在隨辦結(jié)隨歸檔的同時(shí)，其檔案部門一年一次接收歸檔為多次接收歸檔。

2.歸檔鑒定。根據(jù)檔案鑒定工作的原則（即根據(jù)需要和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，用歷史的、全面的、發(fā)展的、效益的觀點(diǎn)，正確分析和鑒別檔案保存價(jià)值，限確劃分檔案的保管期限），首先建立明確的檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)，其次確定歸檔與不歸檔文件的范圍，有效預(yù)防了“有文必檔”情況的發(fā)生。

3.科學(xué)排列。有的單位將全部歸檔文件直接按時(shí)間或文號(hào)順序排列，造成按事由途徑查找文件不便等問(wèn)題。歸檔文件應(yīng)當(dāng)按事由排列，在此前提下，歸檔文件在事由內(nèi)和事由間的排序具有較大的靈活性。在事由內(nèi)既可按文件形成時(shí)間的先后順序排列，也可按文件的重要程度進(jìn)行排列；在事由間除了按事由形成的時(shí)間和重要程度排列外，還可以按事由具有的共同屬性分別集中排列，例如：按責(zé)任者或承辦部門進(jìn)行排列，按不同問(wèn)題集中排列，如：村委選舉、村干部任免等有關(guān)村務(wù)問(wèn)題形成的文件分別集中排列。另外，還應(yīng)結(jié)合本單位的實(shí)際情況選擇歸檔文件的排列方法，實(shí)行了文件隨辦隨歸的單位宜采用按不同事由形成時(shí)間的先后順序進(jìn)行排列；而檔案管理現(xiàn)代化水平較低的單位宜采用按事由具有的共同屬性進(jìn)行排列，這樣便于手工檢索。

4.分類方法。由于新《規(guī)則》對(duì)歸檔文件的分類方法賦予了很大的靈活性，根據(jù)試點(diǎn)單位的具體情況，結(jié)合目前大部分單位檔案管理采取手工與計(jì)算機(jī)并用的特點(diǎn)，對(duì)黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理四大類檔案的分類采用了年度一問(wèn)題一保管期限分類法。

三、結(jié)論

總之，通過(guò)在實(shí)施以“件”為保管單位的歸檔辦法，我們認(rèn)為《規(guī)則》的應(yīng)用既適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的需要，又立足于未來(lái)的現(xiàn)代化管理，并由于具有較大的靈活性和很強(qiáng)的可操作性，受到了檔案工作人員的歡迎，必將成為今后檔案立卷發(fā)展的趨勢(shì)。

參考文獻(xiàn)：

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