摘 要:檔案管理工作是當(dāng)前新背景與新形勢下各高校的重點(diǎn)工作之一,一個(gè)學(xué)校的發(fā)展歷史主要通過其檔案來記載,所以檔案的資源性對高校的意義十分重大,同時(shí),檔案管理也是當(dāng)前高校管理中的重要內(nèi)容。本文重點(diǎn)研究分析當(dāng)前各高校檔案管理中存在的不足與問題。
關(guān)鍵詞:高校檔案管理;規(guī)范化;信息化
學(xué)校的教育教學(xué)、后勤保障、管理、教科研等有關(guān)活動(dòng)都是高校檔案的首要來源,是學(xué)校根本教學(xué)與職能活動(dòng)的全面體現(xiàn)。隨著改革開放的發(fā)展,學(xué)校事業(yè)蓬勃發(fā)展,檔案記載了這一發(fā)展過程中產(chǎn)生的寶貴信息,見證了歷史的發(fā)展,我們在落實(shí)收集、歸檔、整理等這些檔案管理工作的過程中,一定要從為歷史負(fù)責(zé)的角度出發(fā)。高校的規(guī)劃與未來都是以檔案為根基的。所以,科學(xué)規(guī)范的檔案管理是高校管理工作的一個(gè)重要組成部分,本文主要闡述了新時(shí)期高校檔案工作的重要內(nèi)容以及應(yīng)重視的幾個(gè)問題。
1 高校檔案管理工作的主要內(nèi)容
高校檔案包括:與教學(xué)工作相關(guān)的文件資料,包括上級機(jī)關(guān)下發(fā)的和本校、院系等部門頒發(fā)的,與設(shè)置專業(yè)有關(guān)的文件,學(xué)生的學(xué)籍資料,教師教學(xué)過程中的教學(xué)資料、工作總結(jié)、教學(xué)計(jì)劃等,與教學(xué)相關(guān)的質(zhì)量評估、研究分析、改革、教師培訓(xùn)、調(diào)查等信息資料,教學(xué)日志、優(yōu)秀教案、班級考勤、典型畢業(yè)論文設(shè)計(jì)和教學(xué)策略,與教材相關(guān)的使用建議資料等。高校檔案管理工作從總的方面來講可以分為以下幾個(gè)方面:
1.1 教學(xué)實(shí)踐的相關(guān)檔案管理
與教學(xué)有關(guān)的教學(xué)日志和課程規(guī)劃,與畢業(yè)生有關(guān)的各類實(shí)習(xí)報(bào)告、實(shí)習(xí)總結(jié)和計(jì)劃、畢業(yè)設(shè)計(jì)、考研數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等相關(guān)材料,人才培訓(xùn)規(guī)劃,與教學(xué)和畢業(yè)有關(guān)的規(guī)劃、綱要等材料都是此類檔案管理的管理對象。
1.2 專業(yè)建設(shè)的相關(guān)檔案管理
與建設(shè)重點(diǎn)專業(yè)、學(xué)科、課程、新辦專業(yè)、課程有關(guān)的申報(bào)資料、批復(fù)文件等,論證一些修改和新制定的教學(xué)規(guī)劃、項(xiàng)目立項(xiàng)等所用的材料,教研室、支部以及行政的年度總結(jié)計(jì)劃,會議紀(jì)要等材料是此類管理主要管理目標(biāo)。
1.3 師資建設(shè)的相關(guān)檔案管理
與教師資源相關(guān)的師資水平、教師隊(duì)伍構(gòu)造、建設(shè)教師隊(duì)伍計(jì)劃、培養(yǎng)年輕教師規(guī)劃等師資全面狀況是師資建設(shè)類檔案管理的管理對象。
1.4 學(xué)籍相關(guān)檔案管理
由上級部門或本校頒發(fā)的與學(xué)籍有關(guān)的管理資料;在校學(xué)生的基本情況、名單、統(tǒng)計(jì)表等;由各科教師簽字確認(rèn)的成績單;與學(xué)業(yè)有關(guān)的學(xué)生成績單;這些都是學(xué)籍檔案管理的主要對象。學(xué)籍變更情況材料(包括:留級、退學(xué)、休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等)及學(xué)生學(xué)籍處分文件;外語四、六級和計(jì)算機(jī)考試成績材料;畢業(yè)資格審核、畢業(yè)生名冊、歷屆招生及分配去向等。
2 高校檔案管理工作應(yīng)注意的幾個(gè)問題
2.1 立足于法,搞好建章立制工作
檔案工作是制度建設(shè)的根基,在當(dāng)前形勢下,檔案工作要求我們的檔案管理工作要依法進(jìn)行,制度建設(shè)有待加強(qiáng)。各高校的檔案管理制度多是以《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《中華人民共和國檔案法》以及相關(guān)法律法規(guī)為基礎(chǔ)制定的。高校在這些法律的基礎(chǔ)上,根據(jù)自身的實(shí)際情況編制《檔案庫房管理制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作人員工作職責(zé)》、《檔案保密制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等。從而達(dá)到按標(biāo)準(zhǔn)立卷、按范圍歸檔、按規(guī)定借閱、俺方案管理庫房、按條例保密、按目標(biāo)開發(fā)使用的目的,使檔案管理工作的進(jìn)行萬無一失。使學(xué)校的檔案工作更加縝密,工作有序,有章可依,杜絕混亂無序情況的出現(xiàn)。
2.2 明確分工,理清責(zé)任,強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)
為了做好檔案管理工作,建議成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組,成員組成建議為:校長(院長)任組長,副校長(副院長)任副組長,各系、各處負(fù)責(zé)人為小組主要成員。從宏觀角度出發(fā)的各項(xiàng)檔案管理工作全部由該小組負(fù)責(zé),實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的的信息化與規(guī)劃化。在日常工作的過程中,各單位要把檔案管理工作納入重點(diǎn)內(nèi)容,及時(shí)的檢查、總結(jié)和驗(yàn)收各工程建設(shè)、科研教學(xué)與各項(xiàng)活動(dòng)的檔案管理工作。檔案管理工作最理想的情況就是:各職能部門負(fù)責(zé)執(zhí)行、檔案部門實(shí)施、統(tǒng)一歸黨委領(lǐng)導(dǎo)。
2.3 不斷提高檔案管理人員工作水平
服務(wù)是檔案管理工作的核心,為全體師生使用和查閱不同的檔案資料提供便利,服務(wù)于教育和管理育人工作。由于檔案管理工作主要是為高校的師生服務(wù),服務(wù)對象都是高素質(zhì)人員,并且主要是為教學(xué)管理和科研成就提供服務(wù),這就要求檔案管理人員必須具備較高的個(gè)人素質(zhì),所以加強(qiáng)對新技術(shù)、新知識的學(xué)習(xí)、能夠與知識經(jīng)濟(jì)同步發(fā)展是對檔案管理工作人員的基本要求。管理性、知識性、準(zhǔn)確性、嚴(yán)密性和服務(wù)性較強(qiáng)的檔案管理工作要求檔案管理人員的服務(wù)意識必須提高,工作中要發(fā)揮創(chuàng)新意識,通過將管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化和管理手段的信息科技化來到達(dá)提升檔案管理管理人員工作水平和文化素質(zhì)的目的。
2.4 加快高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化與現(xiàn)代化建設(shè)
對于各高校要?jiǎng)?chuàng)建的網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化檔案館,高校管理人員可以從以下兩個(gè)方面入手,一是技術(shù),二是行政,以檔案管理規(guī)劃與準(zhǔn)則為基礎(chǔ),結(jié)合本校實(shí)際情況,制定相關(guān)的規(guī)章制度,尤其是各階段網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程計(jì)劃,使全校的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)在檔案館和全校網(wǎng)絡(luò)中同步進(jìn)行,行動(dòng)統(tǒng)一、思想一致,致力于高質(zhì)量軟件的開發(fā)應(yīng)用,在全文數(shù)據(jù)庫、大型文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫以及教學(xué)科研數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建上投放大量的人力物力財(cái)力,打破過去高校檔案管理按條塊分配、各負(fù)其責(zé)的落后狀況,使高校的檔案信息達(dá)到真正意義上的共享。
3 小結(jié)
作為學(xué)校基礎(chǔ)管理工作之一,檔案管理工作在學(xué)校管理中意義重大,也是評判高校管理工作好壞的準(zhǔn)則之一,高校管理水平的提升與檔案管理工作和管理水平有著直接的關(guān)系。
參考文獻(xiàn)
[1]張九玲.對高校檔案管理現(xiàn)代化的思考[J].內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報(bào)(教育科版),2013(6):38-39.
[2]張紅梅.新時(shí)期檔案館功能拓展與新建[J].工程建設(shè)與檔案,2012(3):76-77.
[3]朱金鳳.對高校數(shù)字檔案館建設(shè)的思考[J].蘭臺世界,2009(2):21-22.
[4]周秀英.對高校檔案創(chuàng)新服務(wù)的思考[J].紹興文理學(xué)院學(xué)報(bào),2013(4):73-76.
作者簡介
王喜民(1971-),男,甘肅成縣人,漢族,大學(xué)本科學(xué)歷,甘肅隴南師專檔案管理員,助理館員。endprint