淺析發(fā)展醫(yī)院人事檔案管理信息化的重要性

李瑩

[摘 要]通過對目前醫(yī)院人事檔案管理工作現(xiàn)狀以及存在不足的分析，探討如何加強(qiáng)人事檔案管理，提高人事檔案管理信息化技能，更好、更快地為醫(yī)院選拔和使用人才提供更加真實(shí)可靠、完整的信息，進(jìn)一步更好更快捷地提高人事檔案工作的管理水平。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；人事檔案；現(xiàn)狀；信息化管理

醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院對個(gè)人管理的重要憑證和工作基礎(chǔ)，是開發(fā)人力資源的基礎(chǔ)庫，是醫(yī)院考察和選拔領(lǐng)導(dǎo)干部，加強(qiáng)醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)的重要依據(jù)[1]。隨著人事制度的不斷改革和人員流動政策的逐步開放，把人事檔案管理從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)移到現(xiàn)代化信息技術(shù)層面上來，實(shí)現(xiàn)和發(fā)展人事檔案管理信息化，是人事檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，是人事管理工作發(fā)展的必然要求。

1.人事檔案工作的目前現(xiàn)狀

1.1檔案的規(guī)章制度不完善，執(zhí)行力度不夠 人事檔案管理工作一直都是朝著法制化、制度化、規(guī)范化的軌道發(fā)展，它要求有完整規(guī)章制度和科學(xué)的工作制度。收集、整理、鑒定、銷毀、利用、歸檔材料規(guī)范、保密、借閱、轉(zhuǎn)遞等這些規(guī)章制度還不夠完善，不能嚴(yán)格按章辦事和提高人事檔案工作的科學(xué)化管理水平。

1.2對人事檔案管理的意識不足，重視度不夠 人事檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作[2]，它不只是日常抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量和管理的工作量來配備專職人事檔案工作人員，而不是由辦公室的人員兼任，使得人事檔案工作長期的處于被動應(yīng)付的狀態(tài)。

1.3資料信息收集不及時(shí)、不全面，檔案資料不完整 在日常工作中醫(yī)院每年都有晉升專業(yè)技術(shù)職稱、學(xué)歷繼續(xù)教育、調(diào)整工資以及干部任免等，這些材料的收集涉及到醫(yī)院多個(gè)部門，材料時(shí)間不一，收集難度大，而這些都必須形成檔案材料分類整理到每個(gè)人的檔案中。

1.4管理人員專業(yè)性不強(qiáng)，檔案制作不規(guī)范 人事檔案管理是一項(xiàng)繁雜瑣碎且連續(xù)性極強(qiáng)的工作，如果沒有一定的人力投入，就不可能保證檔案管理的質(zhì)量。部分人員雖然知道人事檔案要分類進(jìn)行保存，但由于專業(yè)性不強(qiáng)、培訓(xùn)力度不夠，在分類上把握不準(zhǔn)，隨意性很大，影響了分類的統(tǒng)一性。近幾年，干部檔案材料的分類、裝訂的要求都在不斷的調(diào)整，不斷的按照新的標(biāo)準(zhǔn)來整理。

1.5檔案資料利用度不夠，社會利用效率低 醫(yī)院的人事檔案資料是醫(yī)院廣大醫(yī)務(wù)、科研和管理人員長期從事實(shí)踐活動的結(jié)果，但目前對檔案資料的使用價(jià)值重視不夠，對檔案如何為醫(yī)院的醫(yī)療、科研、管理服務(wù)的目的不明確，人事檔案資料利用領(lǐng)域比較狹小，多數(shù)檔案僅具保存價(jià)值，不能很好地發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)于社會。

2 .信息化對人事檔案管理工作的作用

2.1發(fā)展檔案信息化，提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平 檔案信息化管理是檔案管理工作思想上的一次重要飛躍[3]，它使我們的觀察視野從純手工操作擴(kuò)大到整個(gè)檔案數(shù)字信息化管理，它是一次點(diǎn)到面的轉(zhuǎn)換。檔案信息自動化包括檔案工作的各個(gè)模塊和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范性.檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一套體系.要發(fā)展檔案數(shù)字化信息建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、掌握好兩者相輔相成、互相推進(jìn)的關(guān)系。

2.2提高檔案管理工作的效率 一直以來，人事檔案管理主要側(cè)重于檔案的實(shí)體管理，檔案人員往往都是手收集、整理、提供利用，工作量大且效率低，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。實(shí)現(xiàn)和發(fā)展人事檔案管理信息化，人事檔案工作將由傳統(tǒng)的人化向自動化、智能化轉(zhuǎn)變，人事信息檢索查詢、統(tǒng)計(jì)分析等將變得更為快捷、準(zhǔn)確。管理人員也能有更多的精力投身于人力資源的開發(fā)和利用，從而大大提高了人事管理工作效率。

2.3有效保護(hù)紙質(zhì)檔案 人事檔案紙質(zhì)載體是最原始的證據(jù)材料，它的客觀性和證明力是毋庸置疑的。因此，人事檔案紙制載體的保護(hù)顯得尤為重要。通過建立人事檔案理系統(tǒng)，人員信息只需從數(shù)據(jù)庫查詢，減少了與原始材料的接觸，大大延長了原始材料的壽命。

2.4檔案信息儲存更全面、及時(shí)、快速 建立醫(yī)院人事檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，除了要加大數(shù)據(jù)庫信息完整、準(zhǔn)確，提高數(shù)據(jù)庫的查全率和查準(zhǔn)率；還要及時(shí)修改補(bǔ)充信息數(shù)據(jù)庫，確保數(shù)據(jù)庫信息更加全面和具體。通過清晰明了的查詢目錄，根據(jù)索引點(diǎn)擊某個(gè)按鈕就可以輕松地獲得需要的信息，方便快捷。

3.發(fā)展人事檔案管理信息化技術(shù)的方法

3.1建立長期有效的信息化系統(tǒng)的管理制度 要保障人事檔案信息化系統(tǒng)運(yùn)行的安全、規(guī)范，必須在人事檔案原有的規(guī)章制度上建立信息系統(tǒng)的規(guī)章制度，只有在這樣的制度約束下進(jìn)行，才能保障人事檔案信息化有序正常的開展。

3.2強(qiáng)化培訓(xùn)，提高對人事檔案管理信息化的認(rèn)識 單位應(yīng)鼓勵檔案管理工作人員積極參加檔案相關(guān)管理部門組織的檔案和檔案信息系統(tǒng)的相關(guān)培訓(xùn)，應(yīng)組織與人事檔案材料收集密切相關(guān)科室和個(gè)人學(xué)習(xí)宣傳貫徹《檔案法》。

3.3加強(qiáng)信息系統(tǒng)的建設(shè)與維護(hù) 人事檔案管理是一項(xiàng)政治性很強(qiáng)、嚴(yán)密性很高的工作，我們在確?；镜挠布O(shè)備建設(shè)完好的前提下，要加強(qiáng)對信息系統(tǒng)的日常管理與更新維護(hù)，嚴(yán)格管理控制設(shè)置使用權(quán)限，確保人事檔案信息數(shù)據(jù)的存儲安全。

總之，資源信息化是當(dāng)今經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的大趨勢，實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理也是必然趨勢。它對醫(yī)院發(fā)展具有深遠(yuǎn)影響，我們要采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新，充分發(fā)揮人事檔案信息資源的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)檔案信息綜合管理和利用，為醫(yī)院的改革與發(fā)展提供必要的服務(wù)。對醫(yī)院合理配置人員、開發(fā)人才資源，促進(jìn)醫(yī)院快速發(fā)展起著重要的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]胡玉娥.淺談數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用[J].中醫(yī)藥管理雜志，2011，07：689-690.

[2]吳愛霞，沈燕金.淺析醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀[J].醫(yī)學(xué)信息，2011，09：5649.

[3]王紅，王軼紅.試述醫(yī)院人事檔案信息化管理的必要性[J].醫(yī)院管理論壇，2011，10：48-49.