王勇

摘要：ERP系統(tǒng)以財務(wù)為核心，將人、財、物、產(chǎn)、供銷及相應(yīng)的物流、信息流、資金流、管理流等緊密地集成起來，實現(xiàn)了資源的共享和信息集中化管理，提高了工作效率，優(yōu)化了業(yè)務(wù)運作。本文以中國石油天然氣第一建設(shè)公司四川項目物料模塊和財務(wù)模塊的業(yè)務(wù)集成為背景，淺析ERP系統(tǒng)的采購收貨、物資發(fā)貨和發(fā)票校驗對會計業(yè)務(wù)的影響，同時使得財務(wù)與其他業(yè)務(wù)主數(shù)據(jù)共享，提高數(shù)據(jù)的使用率，將應(yīng)收、應(yīng)付、資產(chǎn)與總賬有機的集成，從而實現(xiàn)財務(wù)模塊與庫存管理、銷售管理、項目生產(chǎn)管理等相結(jié)合。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng) 采購收獲 發(fā)票校驗 會計業(yè)務(wù)

一、采購收貨對會計業(yè)務(wù)的影響

在ERP系統(tǒng)中，采購訂單包含采購訂單的創(chuàng)建和收貨兩個環(huán)節(jié)。

（一）創(chuàng)建采購訂單

在ERP系統(tǒng)中，采購員通常根據(jù)紙版合同建立采購訂單，訂單內(nèi)容包括供貨商、物料編碼、數(shù)量描述、采購數(shù)量、單位、交貨日期、采購凈價、總價、進(jìn)項稅、采購收貨工廠、采購申請等。

（二）采購收貨

在ERP系統(tǒng)中，采購收貨是執(zhí)行采購訂單的一個重要環(huán)節(jié)，按照發(fā)票和貨物的先后順序可分為兩種情況，一種情況是發(fā)票到而貨物未到，通常稱為收發(fā)票；另一種情況：貨物到而發(fā)票未到，通常稱為收貨。在實際操作中，對于收發(fā)票的情況不做處理，收貨的情況需要根據(jù)訂單辦理暫估入庫。

根據(jù)四川項目的組織形式，采購收貨是采辦部（主材采購）和物資管理部門（輔材采購）共同的職責(zé)范圍，貨物運輸?shù)絺}庫后，計劃員、采購員、保管員共同開箱驗貨，待貨物經(jīng)監(jiān)理報驗合格后，保管員在系統(tǒng)中進(jìn)行入庫操作，完成采購收貨，系統(tǒng)通過自動記賬功能生成入庫會計憑證。

（三）舉例說明

如：保管員針對訂單號4700136374、材料供貨商編碼1418619的北京碧海舟腐蝕防護(hù)工業(yè)股份有限公司，辦理物料編碼A23160201320000007的BE-01無機富鋅底漆的入庫，訂單信息顯示總計56千克，單價為23.93元，合計為1340.17元，增值稅（進(jìn)項）為227.83元。

在系統(tǒng)中，保管員點擊“入庫”，物料模塊會自動將原材料增加，并同時生成對應(yīng)的會計憑證：

借：原材料—油漆 1340.17

貸：應(yīng)付賬款—應(yīng)付暫估款—某單位 1340.17

其中，“應(yīng)付賬款—應(yīng)付暫估款”為中間科目“GR/IR”，這個科目在財務(wù)發(fā)票校驗時會沖平。

二、發(fā)票校驗對會計業(yè)務(wù)的影響

基于收貨的發(fā)票校驗，系統(tǒng)可以自動從采購訂單和收貨中獲得相關(guān)數(shù)量和金額信息，完成過賬動作時，數(shù)據(jù)實時傳入財務(wù)會計模塊。

在ERP系統(tǒng)中，發(fā)票校驗分為三步：第一步，采購員根據(jù)紙板發(fā)票在系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)票預(yù)制；第二步，單據(jù)傳遞至財務(wù)，財務(wù)人員完成三單（包括采購訂單、入庫單和發(fā)票）的匹配審核工作；第三步，在系統(tǒng)中做發(fā)票校驗。

操作人員只需輸入采購訂單號，系統(tǒng)會自動根據(jù)采購收貨情況帶出發(fā)票的數(shù)量、金額、稅金等條目。如果發(fā)票金額與入庫金額存在差異，在容差限制額度內(nèi)可以更改。

（一）發(fā)票金額與入庫金額一致

如果發(fā)票金額與入庫金額完全一致，系統(tǒng)自動生成發(fā)票校驗會計憑證。

（二）發(fā)票金額與入庫金額不一致

發(fā)票金額與入庫金額不一致，財務(wù)人員在進(jìn)行發(fā)票校驗時需要手工調(diào)整“原材料”金額。

如：“原材料—油漆”尚未出庫，實際發(fā)票價稅合計金額為1570元，材料為1341.88元，增值稅金額為228.12元，生成會計憑證：

借：應(yīng)付賬款—應(yīng)付暫估款—某單位 1340.17

應(yīng)交稅費—應(yīng)交增值稅（進(jìn)項） 228.12

原材料—油漆 1.71

貸：應(yīng)付賬款—原材料及產(chǎn)品—自購料—某單位 1570

如“原材料—油漆”已經(jīng)出庫，生成會計憑證：

借：應(yīng)付賬款—應(yīng)付暫估款—某單位 1340.17

應(yīng)交稅費—應(yīng)交增值稅（進(jìn)項） 228.12

待攤費用—ERP材料差異集成 1.71

貸：應(yīng)付賬款—原材料及產(chǎn)品—自購料—某單位 1570

由例子可以看出，科目“應(yīng)付賬款—應(yīng)付暫估款”只是一個過渡科目，發(fā)票校驗完成后會結(jié)平，“應(yīng)付賬款—原材料及產(chǎn)品—自購料”的掛賬金額為增值稅發(fā)票價稅合計金額。

三、物資發(fā)貨對會計業(yè)務(wù)的影響

在ERP系統(tǒng)中，物資發(fā)貨歸屬物資管理部門的職責(zé)范圍，由計劃員和保管員共同完成，計劃員的操作步驟尤為重要，是物資發(fā)貨與會計憑證聯(lián)系的關(guān)鍵。計劃員主要職責(zé)：根據(jù)領(lǐng)料人（施工隊）提供的領(lǐng)料申請單在系統(tǒng)中查詢材料庫存，并做材料“預(yù)留”，同時并根據(jù)材料用途，選擇合適的“移動類型”；保管員主要職責(zé)：領(lǐng)料人（施工隊）打印出領(lǐng)料單，到保管員處領(lǐng)取材料，并打印出庫單簽字確認(rèn)。

在進(jìn)行材料“預(yù)留”時，通常采用“先進(jìn)先出”的原則出庫。但是，由于入庫時間不同，同種物資入庫金額會有差異，計劃員在出庫時也可以指定相應(yīng)的采購批次出庫，使得領(lǐng)料單位的費用歸集趨于合理。

（一）出庫時發(fā)票校驗已做，且發(fā)票金額與入庫金額一致的出庫

發(fā)票金額與入庫金額完全一致，系統(tǒng)會自動按照原入庫金額出庫，生成出庫會計憑證。

如：“原材料—油漆”用于工程施工項目輔助材料的領(lǐng)用，且發(fā)票金額為1568元，在發(fā)票校驗之后物資部門出庫，計劃員根據(jù)材料用途選擇移動類型“Z21”，其系統(tǒng)后臺配置所對應(yīng)的會計科目是“工程施工—合同成本—直接材料費—消耗及輔助材料”，生成會計憑證：

借：工程施工—合同成本—直接材料費—消耗及輔助材料 1340.17

貸：原材料—油漆 1340.17

（二）材料出庫時發(fā)票校驗未做，且發(fā)票金額與入庫金額不一致時

在發(fā)票校驗前物資部門辦理出庫，且發(fā)票金額與入庫金額不一致，系統(tǒng)不會調(diào)整發(fā)票與原入庫不符的金額，出庫時按照原入庫金額出庫，這筆費用將在財務(wù)發(fā)票校驗時自動調(diào)整至“待攤費用—ERP材料差異集成”。計劃員根據(jù)材料用途選擇移動類型“Z55”，系統(tǒng)后臺配置所對應(yīng)的會計科目是“長期待攤費用—原值—臨時設(shè)施”。

如：“原材料—油漆”用于臨時設(shè)施的建設(shè)，發(fā)票金額為1570元，原材料入庫金額為1340.17元，在發(fā)票校驗之前材料出庫，會生成會計憑證：

借：長期待攤費用—原值—臨時設(shè)施 1340.17

貸：原材料—油漆 1340.17

（三）出庫時發(fā)票校驗已做，且發(fā)票金額與入庫金額不一致

在發(fā)票校驗后物資部門辦理出庫，且發(fā)票金額與入庫金額不一致，出庫時系統(tǒng)會自動按照原入庫金額與發(fā)票校驗所產(chǎn)生“原材料”的金額差異出庫，發(fā)票校驗時“原材料”在借方就增加出庫金額，反之就減少出庫金額。

如：“原材料—油漆”用于工程施工項目一般物資的領(lǐng)用，但發(fā)票金額為1570元，原材料入庫金額為1340.17元，在發(fā)票校驗之后物資部門出庫，系統(tǒng)會自動調(diào)整發(fā)票校驗“原材料”差異與原入庫金額差異1.71元，發(fā)票校驗時“原材料”在借方金額為1.71元，所以出庫系統(tǒng)會自動增加原材料金額，調(diào)整為1341.88元。計劃員根據(jù)材料用途選擇移動類型“Z53”，其系統(tǒng)后臺配置所對應(yīng)的會計科目是“制造費用—一般物料消耗”，并生成會計憑證：

借：制造費用—一般物料消耗 1341.88

貸：原材料—油漆 1341.88

（四）針對分包商價撥領(lǐng)料的詳細(xì)描述

針對分包隊伍領(lǐng)用材料，且根據(jù)分包合同需要材料價撥的情況，ERP系統(tǒng)可以做到出庫直接掛接分包商編碼并形成債權(quán)。

如：“原材料—油漆”用于工程施工外包隊伍領(lǐng)用，且發(fā)票金額為1568元，根據(jù)工程施工合同需要價撥材料的，計劃員會選擇移動類型“Z33”，其系統(tǒng)后臺配置所對應(yīng)的會計科目是“預(yù)付賬款—ERP集成科目”，并生成會計憑證：

借：預(yù)付賬款—ERP集成—某分包商 1340.17

貸：原材料—油漆 1340.17

四、總結(jié)

如果沒有上線ERP系統(tǒng)，將無法將材料入庫、出庫、到貨材料發(fā)票有機結(jié)合，項目成本歸集不及時，手工核簽費時費力。上線系統(tǒng)后，正確理解和掌握ERP系統(tǒng)采購收貨、物資發(fā)貨和發(fā)票校驗的集成性對會計業(yè)務(wù)的影響，可以為物料數(shù)據(jù)分析和成本數(shù)據(jù)分析提供有力的依據(jù)，并為企業(yè)管理者提供及時的決策支持。

（作者單位：中國石油天然氣集團(tuán)公司第一建設(shè)公司）