對計劃生育檔案信息化問題的探討

倫英君

摘 要：近年來我國社會經(jīng)濟發(fā)展很快，不斷推動著城鎮(zhèn)化的進程，人員流動也日益頻繁。構建計劃生育信息管理系統(tǒng)，對人口信息實行動態(tài)管理，是應對社會新變化、滿足人民新需求的重要手段。完善的計劃生育信息管理系統(tǒng)，能夠創(chuàng)新計劃生育管理工作，提高計劃生育服務質(zhì)量與水平，全面準確掌握人口發(fā)展變化的規(guī)律特點，實現(xiàn)人口計生事業(yè)全面發(fā)展?；诖吮疚脑囮U述計劃生育檔案信息化存在的問題，并提出了可行的改善對策。

關鍵詞：計劃生育；檔案管理；信息化

因為我國人口基數(shù)龐大，增長幅度較大，只有嚴格貫徹落實計劃生育的基本國策，才能實現(xiàn)我國的長治久安，維持社會的和諧穩(wěn)定。但在時代發(fā)展的過程中，我國人口特點也處于不斷變化的過程，面對著新的變化，以往計劃生育檔案管理方式已經(jīng)無法滿足新形勢的要求，所以，計劃生育檔案管理方式的改革勢在必行。隨著信息化技術在計劃生育檔案管理中的廣泛應用，也取得了一定的效果，實現(xiàn)了計劃生育檔案管理工作水平與效率的提升。

1 計劃生育檔案信息化存在的問題

1.1 認識不到位，重視程度低

信息時代讓我們面臨著新的課題，怎樣發(fā)揮計算機技術優(yōu)勢，構建高效合理的檔案信息系統(tǒng)，為人口計生事業(yè)的發(fā)展提供更好的服務。然而，很多計生部門負責人未能站在全局的角度，對新形勢下檔案管理工作認識不充分，單方面認為做好檔案信息化管理作用不大，沒有在思想上引起重視，缺乏較強的檔案意識，在建設檔案信息化過程中出現(xiàn)了應付心理。此外很多單位受到編制、人員等因素影響，缺少專職的檔案管理人員，而就算安排專門檔案人員也通常是身兼數(shù)職，很少靜下心來抓好檔案工作。這樣導致檔案管理工作面臨著“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬局面，導致計生檔案管理工作成效不高。

1.2 管理方式落實，工作效率不高

因為很多計生部門受到計算機管理應用水平的限制，導致難以實現(xiàn)人口計生信息的共享，不利于進行查閱。目前人口計生部門在提供與利用檔案方面，主要為實體檔案，基本依賴于人工進行歸檔[1]。雖然實體檔案有著較廣的利用范圍，適應性也很強，能夠發(fā)揮出原始憑證的作用，但實體檔案利用效率不高，工作量巨大，很難適應計劃生育檔案信息化建設的要求。

1.3 人員配備不足，整體素質(zhì)偏低

從現(xiàn)階段人口計生部門檔案管理人員素質(zhì)來看，學歷層次低、理論知識缺乏、專業(yè)素質(zhì)不高等情況普遍存在著，無法滿足新時期計劃生育信息化條件下的檔案工作發(fā)展要求。很多計生部門檔案管理人員缺少豐富的信息化管理經(jīng)驗，管理觀念薄弱。在培養(yǎng)人口計生部門人才的過程中，重視提高專業(yè)技術人員素質(zhì)和實踐能力，但卻忽視了提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，導致很多檔案管理人員管理水平仍十分落后，思想觀念和管理水平無法跟上時代發(fā)展的步伐，創(chuàng)新力與活力都不強。

1.4 資金匱乏，缺少有效技術指導

實現(xiàn)計劃生育檔案的信息化管理，必須將大量的資金投入到硬件設備投入中，但是人口計生部門經(jīng)費通常由財政進行撥款，經(jīng)費來源中并沒有關于檔案建設方面的資金。就算調(diào)用有限的辦公經(jīng)費，很多時候也只是杯水車薪，無法適應計生檔案信息化工作需求。此外，在檔案信息化建設過程中，面臨著很多新的問題與情況，很多都涉及較強的專業(yè)內(nèi)容，對于這些專業(yè)內(nèi)容應用怎樣入手操作，相關的業(yè)務指導并未跟上，從而不利于人口計生部門檔案信息化工作效率與水平的提升。

2 計劃生育檔案信息化改善對策

2.1 檔案人員要重新做好角色定位

以往的計生檔案基本由人工進行管理，檔案人員通常兼任著檔案保管員的任務，負責對檔案進行管理、保護。然而在現(xiàn)階段計生檔案信息化背景下，檔案人員需要盡快重新做好角色定位，認真學習先進的信息化檔案管理知識，提高自身綜合素質(zhì)，更快適應工作環(huán)境。只有做好以上幾點，才能將更優(yōu)質(zhì)的計生檔案信息及知識服務提供給社會。

2.2 努力爭取領導重視與支持

只有領導提高重視、加大支持力度，才能為檔案信息化建設提供更好的發(fā)展條件。對人口計生部門來說，要在人口計生工作的整體規(guī)劃中納入信息化建設，實行辦公自動化、信息化、區(qū)域網(wǎng)總體方案的過程中，也要將檔案信息化融入其中。必須將檔案信息化建設具體分類、信息安全、公用信息資源管理、存檔閱檔等標準規(guī)范進行明確，不斷細化責任，保證相關標準規(guī)范能夠得到貫徹落實。此外，還要加大專項資金的投入力度，保證檔案信息化建設需要的場地、人員、裝備等落到實處。

2.3 統(tǒng)籌規(guī)劃，突出重點，整體推進

計劃生育檔案信息化建設是一項系統(tǒng)工程，需要統(tǒng)籌規(guī)劃，堅持科學布局，只有這樣才能避免出現(xiàn)重復建設的情況。第一，按照《全國檔案信息化建設實施綱要》中強調(diào)的數(shù)字化建設意見，加強檔案室與檔案使用部門的合作力度，保證最大限度優(yōu)化檔案信息資源配置[2]；第二，抓好檔案管理業(yè)務基礎建設，確保檔案的收集完整、整理有序、鑒別準確、安全保密，加快檔案數(shù)據(jù)庫的建設；第三，充分發(fā)揮全國人口信息網(wǎng)絡的優(yōu)勢，抓好文書檔案、計生檔案的入檔工作，這樣有利于實現(xiàn)計劃生育檔案信息的共享，加快檔案開放與利用，滿足不同使用者的實際需求。

2.4 構建網(wǎng)絡化管理體系，實施檔案分級管理

在全省人口信息數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一使用的前提下，加快計算機網(wǎng)絡建設速度，采用技術先進、功能齊全、安全可靠的計劃生育檔案信息服務網(wǎng)絡。為讓檔案信息更加保密和安全，要嚴格界定各種信息資料的密級，根據(jù)用戶、數(shù)據(jù)、信息授予不同的單位、部門及使用者，有針對性的授予使用權限。此外，在授予權限后，使用者具備查看權，能夠獲取相關信息，人口計生系統(tǒng)內(nèi)部與上級主管部門的檔案信息資源共享得以實現(xiàn)，這樣不僅方便了使用者，還提高了計劃生育檔案利用效率，最終實現(xiàn)了計劃生育檔案的信息化管理。

3 結語

總之，計劃生育檔案的信息化管理，能夠滿足時代發(fā)展的要求，并能提高檔案管理工作水平與效率，減少檔案管理工作成本，在計劃生育檔案管理工作中發(fā)揮著重要作用。所以，作為計劃生育工作者，要通過加強學習掌握更多先進的信息化技術，保證計劃生育檔案管理各項工作順利開展，有效提升計劃生育檔案管理水平。

參考文獻

[1]臧芬芬.推進人口與計劃生育檔案管理信息化的思考[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2015，06：28.

[2]溫曉巖.基層計劃生育檔案現(xiàn)代化管理[J].中外企業(yè)家，2014，17：194-195.