在新形勢下如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作

于洋

摘 要：人事檔案是醫(yī)院寶貴的財富，人事檔案的管理也是醫(yī)院管理中十分重要的一個部分。加強醫(yī)院人事檔案管理工作對于提高整個醫(yī)院的管理水平，日常工作中做好對人事檔案管理人員的合理、科學、規(guī)范的培訓考核工作，通過此模式有利于建立一個以竟爭、擇優(yōu)為導向，充分展示自我才能的選拔機制，利于醫(yī)院加速發(fā)展。醫(yī)院人事檔案管理工作如何完善以及更好地發(fā)展則是醫(yī)院管理者所需要深刻探討的一個重要課題。轉變觀念、加強服務意識、不斷深化服務的質量，建立健全完善制度、加大投入等都是提高醫(yī)院人事檔案管理水平的重要措施。

關鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；管理

人事檔案是根據(jù)一個人的歷史有關材料集中整理而成的，是個人經歷和社會實踐的記錄，是一個人思想品德、業(yè)務能力和工作情況的反映。它是組織、人事部門考察、了解和正確選擇使用一個人的重要依據(jù)。醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院的寶貴財富，在醫(yī)院建設中起著不可替代的作用[1]，為醫(yī)院領導提供各類人才信息和用人依據(jù)，為醫(yī)院人事分配制度改革、各類專業(yè)技術人員的職稱評定和醫(yī)院職工享受各類福利待遇提供依據(jù)，是醫(yī)院人才開發(fā)的重要資源。為了使人事檔案更好地服務醫(yī)院管理和各項工作，必須加強醫(yī)院人事檔案的規(guī)范化、科學化管理。

1 醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1觀念落后，基礎設施陳舊：醫(yī)院人事檔案管理一直采用傳統(tǒng)方式，因管理人員傳統(tǒng)管理觀念根深蒂固，在新時代管理改革中只做到制度上的改革，觀念還停留在落后的年代里，使得基礎設施也比較落后，沒有專業(yè)的管理軟件。檔案資料也缺乏完整性，例如新調任的醫(yī)務人員人事檔案不全，工資情況模糊，部分職稱聘任材料缺少，影響著工作人員以后的職稱申報和社會保障方面的管理。

1.2管理制度落后：社會進入現(xiàn)代化，信息技術成為行業(yè)發(fā)展的推動力。醫(yī)院沒有充分認識到人事檔案管理對人才培養(yǎng)和開發(fā)的重要作用。人事檔案管理不科學、不全面，例如在醫(yī)務人員的管理專長、技術才能、工作業(yè)績、心理素質、誠信等方面的信息缺乏，甚至沒有記錄。傳統(tǒng)制度是“人檔不分離”“檔隨人走”不適應現(xiàn)在人才自由流動的現(xiàn)狀。

1.3管理人員不具備專業(yè)性：醫(yī)院在人事檔案管理人員招聘中大多數(shù)都是非專業(yè)人員，在進入檔案管理工作前也沒有進行檔案管理培訓，所以對專業(yè)的檔案管理知識知之甚少。以至于在后期人事檔案管理工作中得不到制度改革和技術信息引進，在檔案的整理和保存中做不到檔案的安全性和規(guī)范性。而且管理人員大多都是沿用老員工，很少再去聘用專業(yè)的管理人員。

2 醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題

2.1人事檔案管理存在“輕利用，重管理”等問題，沒有改變傳統(tǒng)的工作模式，對于人事材料的收集缺乏及時性以及主動性，只是被動的提供了檔案的資料，沒有關注醫(yī)人事檔案的動態(tài)規(guī)律。此外，也忽視了醫(yī)院工作人員的專業(yè)性水平，沒有建立起系統(tǒng)的管理方案，不能真實的反映出人才的真實信息。

2.2基礎管理條件不足。醫(yī)院人事檔案需要專人進行管理，但在管理的過程中，通常會因為基礎條件差或者相關管理者對于管理工作不夠重視等問題，導致在檔案硬件設施方面的投入不夠，如此便造成了工作效率低以及檔案材料泄露等問題，嚴重影響了日常管理工作。

2.3人事檔案動態(tài)管理水平差。隨著我國信息化水平的提升，醫(yī)院人力資源情況的動態(tài)性不斷增強，人才流動性也開始增加。醫(yī)院人員變動頻率的加快有效的促進了醫(yī)院人員開展科研工作，而關于此類工作的成果均需要記錄在人事檔案中，但一些醫(yī)院人事檔案管理的信息收集以及錄入工作較差，致使資料流失，影響了人事檔案的時效性以及完整性。

2.4管理人員選擇不當。人事檔案管理工作性質較為復雜，需要耐心細致的進行，因此，選擇管理人員是慎重[2]。但一些醫(yī)院由于人員數(shù)量不足以及對管理人事檔案工作不重視，在選擇人事檔案管理員時，安排了一些責任心不強或者馬馬虎虎的管理員，嚴重影響了人事檔案的管理工作。

3 做好醫(yī)院人事檔案工作的對策

3.1完善人事檔案管理制度：建立和健全醫(yī)院的人事檔案管理首先應當完善人事檔案的管理制度。制度管理是人事檔案管理工相頃利開展的保障，因而醫(yī)院應該根據(jù)醫(yī)院的實際情況，建立規(guī)范化、精細化的制度。實施規(guī)范、科學、完善檔案管理制度，讓檔案管理工作有章可循，促進檔案管理水平的提高。醫(yī)院人事檔案管理人員要結合人事檔案的實際情況，對檔案管理工作制度進行細致、規(guī)范地管理，包括人事檔案收集制度、檔案保管保密制度、檔案材料鑒別存檔制度和檔案檢查核查制度。同時，檔案管理人員要熟悉醫(yī)院職工，為醫(yī)院選拔人刁提供可靠、真實的依據(jù)。

3.2提高檔案管理人員的專業(yè)素質：提高檔案管理人員的專業(yè)素質是做好檔案工作的前提。要提高管理人員的專業(yè)素質，第一要加強管理人員的思想道德建設，要培養(yǎng)為人民服務和無私奉獻的良好品質；第二，管理人員要積極地進行學習，主動了解與檔案管理工作相關的前沿技術和知識，運用以人為本的綜合管理形式和先進、科學、現(xiàn)代化的檔案管理方法；第三，醫(yī)院要建立公平合理的獎懲制度，提高職工的積極性、責任感和創(chuàng)造性，從而促進醫(yī)院管理水平的提高。

3.3加強人事檔案的動態(tài)管理：醫(yī)院要建立動態(tài)的人事管理制度，檔案管理人員要對人事檔案進行及時地更新和維護，包括對醫(yī)務人員的技術檔案的收集整理等，這樣才能為醫(yī)院選用人才提供真實、準確的依據(jù)。

3.4引進先進的人事檔案管理方法：醫(yī)院要重視人事檔案管理工作，走出傳統(tǒng)的人工管理階段，加大資金投人，引進計算機先進設備和現(xiàn)代化管理模式，積極應用電腦檔案管理軟件，建立醫(yī)院人事檔案信息庫、檢索系統(tǒng)和信息存儲，不斷提高人事檔案管理的工作效率，實現(xiàn)人事檔案管理網(wǎng)絡化、電子化和現(xiàn)代化。檔案管理人員要利用科學技術手段準確、及時、動態(tài)、高效地管理和處理檔案信息，提高檔案信息的利用率和使用價值。

綜上所述，當今隨著社會經濟的發(fā)展，我國醫(yī)院人事檔案的管理水平也有所提升，因而醫(yī)院的人事管理工作呈現(xiàn)出較為良好的發(fā)展趨勢，可以說，完整的人事檔案的管理能夠有效的提高醫(yī)院的管理能力，從而促進管理工作的有效開展。

參考文獻

[1] 何躍進，葉君君. 加強醫(yī)院人事檔案的規(guī)范化管理[J]. 行政事業(yè)資產與財務，2013，7（2）：204.

[2] 李晶茹. 淺談醫(yī)院人事檔案管理工作[J]. 管理觀察，2013，9（30）：154-155.