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      醫(yī)院人事檔案管理之我見

      2015-10-14 01:51:49彭佳
      卷宗 2015年10期
      關鍵詞:主要問題人事檔案建議

      彭佳

      摘 要:人事檔案是進行組織工作、人事工作中所不可或缺的重要參考資料。所以加強人事檔案的管理,充分利用檔案的資源優(yōu)勢,可以更好地為醫(yī)院進行人才選拔和合理使用人才,提供真實的第一手材料。

      關鍵詞:醫(yī)院;人事檔案;主要問題;建議

      人事檔案是各個機關以及企事業(yè)單位,在對所屬人員進行管理時所形成的,以個人為個體單位而進行集中保存的一種特殊檔案。它主要用于對一個人進行全面、歷史的考察,并對其進行深入了解。同時,人事檔案也是黨組織進行組織工作、人事工作中所不可或缺的重要參考資料。所以,加強人事檔案的管理,充分利用檔案的資源優(yōu)勢,可以更好地為醫(yī)院進行人才選拔和合理使用人才,提供真實的第一手材料。

      1 做好醫(yī)院人事檔案管理工作的原則

      1、安全性原則

      安全性原則是干部人事檔案管理的基本原則,在檔案管理工作中的“六防”原則,要完全執(zhí)行,所謂的“六防”即防火、防蟲、防潮、防盜、防腐和防強光照射,自始至終把安全放在首位,把好人事檔案室安全關。

      2、規(guī)范化原則

      依照現(xiàn)行的《干部檔案工作條例》、《干部人事檔案工作目標管理暫行辦法》及上級檔案管理規(guī)定,建立健全各項管理制度,檔案人員具有較強責任心,積極主動收集缺少材料;嚴把材料“入口關”,加大送交材料鑒別力度。

      3、保密性原則

      醫(yī)院人事檔案工作人員必須要謹記保密性的原則,嚴格保證檔案內(nèi)容不被泄露,以嚴格地紀律性和嚴肅性規(guī)范自己的工作。堅持每半年對人事檔案案卷進行一次檢查核對,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

      4、服務原則

      強化服務意識,增強服務功能,以“全、準、新”的信息量,為組織、領導決策和職工的排疑解惑服務。積極為干部選拔任用、政審、技術職稱評定、辦理離退休、住房分配、薪酬待遇等工作提供服務支持。

      2 做好醫(yī)院人事檔案管理工作的價值

      人事檔案對于個人來說可以說是身份的證明和象征,年齡、參加工作時間、工種、專業(yè)技術職稱、工資水平、工齡以及退休時間等等,都是要通過人事檔案來確認的,所以人事檔案有著非常重要的作用。

      3 醫(yī)院人事檔案管理中存在的主要問題

      1.對人事檔案管理的重要性認識不到位。

      一些醫(yī)院的領導認為,本單位的主管業(yè)務是醫(yī)療,是主業(yè),人事檔案管理則是輔助性、服務性工作,屬于兼顧的范圍。由于單位領導對人事檔案管理的認識不足,此項工作往往被忽視。

      2.人事檔案內(nèi)容陳舊、材料不齊全。

      科室以及個人都沒有主動將各種進修以及培訓工作的業(yè)績、科研成果等個性化的材料進行歸檔處理;個人業(yè)務能力及其工作表現(xiàn)等資料都相對缺乏;部分人事檔案材料較為陳舊,只是一些簡單的干部履歷、個人或其家屬的政治情況、入黨、入團志愿書等材料,無法對醫(yī)院工作人員的真實情況進行全面、歷史性地反映。

      3.檔案工作人員不熟悉人事及相關政策,審核不嚴格,工作失誤,致使檔案材料缺失、失真。

      一名合格的醫(yī)院人事檔案管理人員,需要了解檔案記載個人所經(jīng)歷的一個時期內(nèi)的人事政策。人事檔案的審核關系到個人的職稱晉升、工資對應和職務任用等,尤為重要。要求人事檔案管理人員要仔細審核所有的入檔材料,確保人事檔案的真實性。

      4.人事檔案的管理方式與手段相對落后。

      有些醫(yī)院特別是一些基層醫(yī)院,人事檔案管理目前仍以手工操作為主。對其計算機的應用只處于比較低水平的狀態(tài),現(xiàn)代化的管理方式以及手段相對滯后。人事檔案被損毀、丟失或是涂改的現(xiàn)象仍然時有發(fā)生。有的檔案字跡難以識清,無法辨認,未進行修復和技術處理等。

      4 改進醫(yī)院人事檔案管理工作的建議

      人事檔案管理是基礎性工作,涉及全體在檔人員的切身利益,必須引起高度重視。

      1.強化醫(yī)院領導檔案管理意識,完善人事檔案隊伍建設

      強化領導檔案管理意識,是做好這項工作的第一要素。把干部人事檔案工作與醫(yī)院各項工作聯(lián)系起來,確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性,真正做到人盡其才,才盡其用。設立人事檔案專人管理制度。

      2.系統(tǒng)學習與定期培訓,提高檔案管理人員的素質(zhì)與能力

      許多醫(yī)院人事檔案管理人員都沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓,經(jīng)過培訓的人員也是僅限于崗位上的傳幫帶,從兩方面加強自身學習是非常必要的,一方面是政治素質(zhì)的學習。人事檔案工作者必須具有高度的保密觀念和良好的保密習慣。二是業(yè)務能力的提升。人事檔案工作者在工作實踐中,要不斷學習檔案理論及相關學科的新知識,要自覺地學習不同時期出臺的相關人事政策。

      3.制定統(tǒng)一規(guī)范的人事檔案管理模式

      醫(yī)院現(xiàn)行的人事檔案管理模式基本分為3種:有的自己存檔,有的單位交由上級主管部門存檔,有的單位委托人才交流中心存檔,筆者認為,在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一制定規(guī)范化的檔案管理模式,分別制定企業(yè)、事業(yè)、國家機關、自主存檔人員人事檔案管理標準和流程,除公務員的檔案由組織人事部門按管理權限建立并管理,其余人員的檔案,打破身份、學歷、職稱、行業(yè)、地域等各種限制,交由當?shù)卣耸虏块T所屬人才交流機構統(tǒng)一管理。

      4.利用現(xiàn)代技術將人事檔案信息以影像、數(shù)字化等形式保留,以供查閱。

      工作中經(jīng)常會遇到當事人前來查閱當時的信息,由于當時管理上的不重視,很多信息無從查閱。面對這樣的情況,人事檔案管理人員應妥善保留相關資料,利用現(xiàn)代化信息手段,及時錄入相關信息,便于后人查詢。

      5.將信息管理系統(tǒng)應用到人事檔案管理工作中去

      可以利用計算機技術以及網(wǎng)絡信息技術更加方便地為醫(yī)院進行各種信息存儲、加工、檢索等,更好地服務于人事工作。主要是通過在計算機中輸入相關的人事檔案信息,并對其進行檢索、查詢和輸出,在對人員素質(zhì)狀況以及人員知識結構進行了解的過程中,可以為醫(yī)院提供更好地參考數(shù)據(jù),更加方便地選拔人才,提高工作效率和現(xiàn)代化管理程度。

      參考文獻

      [1]牛曉英.淺談市場經(jīng)濟條件下的人事檔案管理工作[J].勞動保障世界,2008,(11)

      [2] 潘姝. 人事檔案管理現(xiàn)狀及對策[J].麗水學報,2005,(03) 1008-6749.2005.03.040.

      [3] 呂春影. 人事檔案管理中存在的問題及完善措施[J].蹼陽職業(yè)技術學院學報,2004,(04).1672-9161.

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