新建本科院校教學(xué)評(píng)估檔案規(guī)范化管理探究——以重慶第二師范學(xué)院為例

蔣娟，羅敏

(重慶第二師范學(xué)院，重慶 400067)

摘要：院系教學(xué)類檔案直接為教學(xué)服務(wù)，在教學(xué)工作中發(fā)揮著重要的作用。本文結(jié)合重慶第二師范學(xué)院轉(zhuǎn)制升本后教學(xué)工作實(shí)際，分析了教學(xué)檔案評(píng)估材料，從教務(wù)處、教學(xué)院系、檔案館室方面提出了加強(qiáng)和規(guī)范教學(xué)檔案服務(wù)教學(xué)的建議與對(duì)策。

關(guān)鍵詞：新建本科院校;教學(xué)檔案;檔案管理

收稿日期：2015-03-02

基金項(xiàng)目：重慶市2013年社會(huì)科學(xué)規(guī)劃項(xiàng)目(2013YBGL172)；重慶第二師范學(xué)院2014年教改項(xiàng)目(JG2014229)

作者簡(jiǎn)介：蔣娟(1976-)，女，重慶市人，重慶第二師范學(xué)院綜合檔案室，副研究館員，從事檔案工作；羅敏(1970-)，女，四川瀘州人，重慶第二師范學(xué)院圖書館，研究館員，從事圖書信息資源管理工作。

中圖分類號(hào)：G271

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1008-6390(2015)05-0170-04

重慶第二師范學(xué)院是一所新近升本的普通高等院校，升本后，改制辦公室把接受專家組評(píng)估驗(yàn)收工作的專題材料移交到學(xué)院檔案室。面對(duì)學(xué)院八年的辛苦工作結(jié)晶，作為檔案室的一員，絲毫沒有懈怠，而是沉下心來認(rèn)真反復(fù)研讀。經(jīng)過前期的不斷積累和精心準(zhǔn)備，隨后在2014年成功申報(bào)重慶市社會(huì)科學(xué)規(guī)劃項(xiàng)目(2013YBGL172)“高校教學(xué)評(píng)估與教學(xué)檔案優(yōu)化管理研究”、申報(bào)重慶第二師范學(xué)院2014年教改項(xiàng)目(JG2014229)“新建本科院校教學(xué)檔案管理工作的研究與實(shí)踐”。為推進(jìn)這兩個(gè)項(xiàng)目的開展，筆者擬通過分析升本后教學(xué)類檔案的總體情況及存在的主要問題，充分結(jié)合教務(wù)處、教學(xué)院系、檔案館室三方面的客觀實(shí)際，同時(shí)兼顧業(yè)務(wù)流程的效率，積極探索一些切實(shí)可行的辦法，促進(jìn)構(gòu)建規(guī)范化的教學(xué)檔案管理模式。

一、專題轉(zhuǎn)制升本教學(xué)類檔案材料的情況匯總

根據(jù)2004年教育部印發(fā)的《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評(píng)估方案(試行)》通知中提出了對(duì)高校本科教學(xué)工作水平進(jìn)行評(píng)估的指標(biāo)體系，共有一級(jí)指標(biāo)7個(gè)，二級(jí)指標(biāo)18個(gè)，觀察點(diǎn)38個(gè)。7個(gè)一級(jí)指標(biāo)中均涉及到教學(xué)檔案,18個(gè)二級(jí)指標(biāo)中有15個(gè)涉及到教學(xué)檔案,38個(gè)觀察點(diǎn)中有25個(gè)與教學(xué)工作密不可分，從我院改制辦移交專題轉(zhuǎn)制升本的88盒檔案來看，我院評(píng)估材料分別從專業(yè)設(shè)置、師生比、師資結(jié)構(gòu)、教師榮譽(yù)、學(xué)生實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)場(chǎng)所、市級(jí)教學(xué)成果、國(guó)家級(jí)市級(jí)精品課程、教學(xué)團(tuán)隊(duì)、質(zhì)量控制、培養(yǎng)方案、教學(xué)效果、教學(xué)管理制度、學(xué)風(fēng)建設(shè)、學(xué)生素質(zhì)拓展等方面著手。

從表1可見，教學(xué)類檔案占評(píng)估材料的86.4%，說明教學(xué)類檔案在學(xué)院轉(zhuǎn)制升本中的重要性，做好教學(xué)檔案既是學(xué)院檔案工作的重點(diǎn)也是難點(diǎn)。教務(wù)處作為教學(xué)工作的牽頭部門，如何利用部門職能功能，做好教學(xué)檔案服務(wù)教學(xué)，是闡述的重點(diǎn)。

二、教務(wù)處做好教學(xué)檔案工作，服務(wù)于教學(xué)

高校教學(xué)檔案是在教學(xué)過程中形成的具有保存價(jià)值的文字材料，包括教學(xué)思想、教學(xué)管理與實(shí)踐、教學(xué)改革與研究等諸項(xiàng)活動(dòng)的原始教學(xué)記錄，是教學(xué)活動(dòng)從計(jì)劃到組織，從規(guī)劃到落實(shí)，從預(yù)測(cè)結(jié)果到信息反饋，它是普通高校辦學(xué)水平和辦學(xué)實(shí)力的真實(shí)寫照。

(一)做好教師的課堂教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)檔案

從我院轉(zhuǎn)制升本的評(píng)估材料88盒檔案中，教學(xué)質(zhì)量控制有8盒，占9%，可見教學(xué)質(zhì)量控制的比重。眾所周知，教學(xué)質(zhì)量始終是學(xué)院生存和發(fā)展的

表1　教學(xué)類材料總體情況

生命線。我院制定了《重慶第二師范學(xué)院課堂教學(xué)質(zhì)量評(píng)估實(shí)施辦法》《重慶第二師范學(xué)院關(guān)于開展學(xué)年度系部級(jí)教學(xué)工作考核的通知》以及期初、期中、期末檢查等文件和辦法，建立和堅(jiān)持實(shí)施“三全”教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控體系，即全體教師的課堂教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)，全過程的教學(xué)工作檢查，全方位的系部教學(xué)工作考核。我院實(shí)施系部級(jí)教學(xué)工作考核，突出了規(guī)范管理，保證了教學(xué)正常運(yùn)行，加強(qiáng)了教學(xué)基本建設(shè)，促進(jìn)了教學(xué)水平的提升。具體來說就是通過學(xué)生評(píng)教、督導(dǎo)評(píng)教、同行互評(píng)以及系領(lǐng)導(dǎo)評(píng)價(jià)等，客觀、公正、準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)教師的課堂教學(xué)工作，全民參與，這樣就全面客觀地反映了教師的教學(xué)水平。教務(wù)處制定了學(xué)年度系(部)級(jí)教學(xué)工作考核的辦法，通過對(duì)教學(xué)單位的全面考核，進(jìn)一步規(guī)范院系的教學(xué)工作；制定了《重慶第二師范學(xué)院教學(xué)檢查規(guī)定》，明確了開學(xué)、期中、期末檢查以及隨機(jī)抽查的辦法和具體內(nèi)容。學(xué)院狠抓教學(xué)質(zhì)量，每?jī)赡昱e辦一次“優(yōu)秀教案”、“優(yōu)秀多媒體課件”評(píng)選活動(dòng)，通過評(píng)選活動(dòng)，鼓勵(lì)教師注重教學(xué)基本環(huán)節(jié)，研究教學(xué)內(nèi)容和教學(xué)方法，促進(jìn)教師將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用于教學(xué)中；學(xué)院每?jī)赡昱e行一次中青年教師課堂教學(xué)技能競(jìng)賽，促進(jìn)教師不斷提高教學(xué)水平；我院開展了“五說”(即書記院長(zhǎng)說辦學(xué)、教務(wù)處長(zhǎng)說教學(xué)、系主任說專業(yè)、教師說課程、學(xué)生說學(xué)習(xí))系列活動(dòng)，組織了教師說課競(jìng)賽，在全院范圍內(nèi)營(yíng)造了教師研究教學(xué)內(nèi)容、研究教材、研究學(xué)生、研究教學(xué)方法的良好氛圍。這些教學(xué)工作包括了教學(xué)的各個(gè)環(huán)節(jié)和各個(gè)時(shí)間段，教學(xué)工作落實(shí)后都以檔案保存，系統(tǒng)的教學(xué)質(zhì)量控制檔案真實(shí)反映了教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控的全過程。復(fù)雜的教師課堂教學(xué)評(píng)價(jià)檔案，需要教學(xué)質(zhì)量科花點(diǎn)功夫整理檔案，把學(xué)生評(píng)價(jià)、督導(dǎo)聽課的意見和建議匯總成冊(cè)，反饋給教學(xué)單位及任課教師，既是我們考核教師的佐證材料，同時(shí)又有利于教師教學(xué)水平的提高。

教學(xué)質(zhì)量科要根據(jù)這些重要的教學(xué)檔案來探究教學(xué)改革的有效方案。教學(xué)質(zhì)量科對(duì)教師的教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行有效評(píng)估，而評(píng)估的主要依據(jù)就來自于教師的教學(xué)執(zhí)行計(jì)劃、教案、學(xué)生考試結(jié)果的分析等，把這些資料裝訂成冊(cè)，建立檔案，有利于教學(xué)質(zhì)量科做好監(jiān)督和提高教師教學(xué)質(zhì)量的工作。

(二)做好學(xué)科專業(yè)建設(shè)檔案

我院始終以人才培養(yǎng)為根本任務(wù)，以專業(yè)建設(shè)為通覽，堅(jiān)持把教學(xué)作為提高學(xué)院辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益的重點(diǎn)和關(guān)鍵。在學(xué)院改制評(píng)估材料中，專業(yè)設(shè)置和專業(yè)建設(shè)共7盒檔案，占整個(gè)評(píng)估材料的8%。學(xué)院與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)畢業(yè)生就業(yè)情況統(tǒng)計(jì)，先后撤銷了“聲像技術(shù)”等人才需求趨于飽和的專業(yè)，新增了“學(xué)前教育”、“動(dòng)漫設(shè)計(jì)與制作”、“小學(xué)教育”、“商務(wù)英語”、“食品質(zhì)量與安全”和“房地產(chǎn)開發(fā)與管理”等人才需求緊缺專業(yè)。目前，我院已基本形成了服務(wù)地方基礎(chǔ)教育的師范類和服務(wù)地方第三產(chǎn)業(yè)的應(yīng)用類兩大專業(yè)群。旅游管理專業(yè)建設(shè)成為教育部教改試點(diǎn)專業(yè)、重慶市高職教育示范專業(yè)。計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、經(jīng)濟(jì)信息管理、物業(yè)管理、市場(chǎng)營(yíng)銷、工商企業(yè)管理5個(gè)專業(yè)被批準(zhǔn)為市級(jí)高職教改試點(diǎn)專業(yè)。這些學(xué)科專業(yè)的建設(shè)，有利于優(yōu)化學(xué)科，提高畢業(yè)生就業(yè)率。通過查閱招生就業(yè)處移交的檔案，我院近幾年畢業(yè)生初次就業(yè)率為80%左右，略高于重慶市同期平均水平。

通過做好學(xué)科專業(yè)建設(shè)檔案，既是教學(xué)本科評(píng)估的需要，同時(shí)又是下一步我院申請(qǐng)學(xué)士學(xué)位授予權(quán)的需要。學(xué)士學(xué)位授權(quán)單位和授權(quán)專業(yè)評(píng)審是在硬件保證的情況下評(píng)審學(xué)校本科辦學(xué)的基本質(zhì)量，是對(duì)學(xué)校本科辦學(xué)資質(zhì)的認(rèn)定，對(duì)學(xué)校的生存發(fā)展具有重要的意義。可見，學(xué)科專業(yè)建設(shè)檔案在申請(qǐng)學(xué)士學(xué)位授予權(quán)中占有相當(dāng)分量。

表2　2014年畢業(yè)生就業(yè)單位性質(zhì)結(jié)構(gòu)情況

表3　2014屆師范類畢業(yè)生就業(yè)情況

(三)做好日常的學(xué)籍管理及等級(jí)考試檔案工作

教務(wù)處教學(xué)檔案除了教學(xué)計(jì)劃、人才培養(yǎng)方案、質(zhì)量工程、精品課程等宏觀的檔案，還有常規(guī)的檔案管理就是學(xué)籍管理及等級(jí)考試檔案。因?yàn)閷?duì)于學(xué)生而言，成績(jī)是每一位在校大學(xué)生最直接關(guān)心和關(guān)注的，最能直觀感受的，所以對(duì)于等級(jí)考試科來說，教學(xué)檔案的建立和管理也非常重要。我院作為師范類學(xué)校且在向應(yīng)用型本科轉(zhuǎn)型過程中，每學(xué)期學(xué)校都有很多不同的考試，如:期末考試、全國(guó)大學(xué)英語四六級(jí)考試、英語專業(yè)四八級(jí)、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試、書法等級(jí)考試、職業(yè)資格鑒定考試等等。這些考試對(duì)學(xué)生來說都是非常重要的，而這些考試的檔案資料也是學(xué)生們經(jīng)常要查閱利用的。

從查閱檔案的類別統(tǒng)計(jì)表4可以看出，學(xué)籍類檔案的查閱占整個(gè)查閱的55%，學(xué)籍類查閱主要是學(xué)生畢業(yè)證遺失補(bǔ)辦、核實(shí)學(xué)歷證明、出國(guó)留學(xué)、過級(jí)證明(英語四六級(jí)、計(jì)算機(jī)、普通話、書法等過級(jí)證明)、部隊(duì)深造、考研等都需要查閱學(xué)籍檔案，因此教務(wù)處運(yùn)行科做好日常的學(xué)籍管理及等級(jí)考試檔案工作是非常重要的和必要的。

不管是教學(xué)質(zhì)量科、考試考務(wù)科，還是教務(wù)處的其他科室，都有利用檔案資料的需求和存檔的必要，因此，建立科學(xué)合理的檔案，能夠方便各科室利用所需資料，為教學(xué)服務(wù)，為師生服務(wù)。

表4　2007年至2014年檔案查閱登記統(tǒng)計(jì)

從我院改制辦移交的教學(xué)評(píng)估檔案來看，它不僅僅只是來源于教務(wù)處，還來源于學(xué)校其他部門，尤其是教學(xué)單位。因此，教學(xué)檔案需要在教務(wù)處的宏觀指導(dǎo)下，攜手系部教學(xué)部門做好檔案工作。

三、教務(wù)處聯(lián)手教學(xué)單位做好教學(xué)檔案工作

(一)教務(wù)處健全規(guī)章制度，有效指導(dǎo)教學(xué)檔案工作

教務(wù)處教學(xué)檔案的宏觀管理，需要制度保障，學(xué)院要完善規(guī)章制度來保障教務(wù)處教學(xué)檔案的管理工作。規(guī)章制度的擬定，需要根據(jù)高校教學(xué)檔案的特點(diǎn)制定出可操作、便于執(zhí)行的管理制度。有效的規(guī)章制度是教務(wù)處教學(xué)檔案管理工作規(guī)范化的重要依據(jù)。教學(xué)管理制度建設(shè)是高等學(xué)校教學(xué)基本建設(shè)之一。學(xué)院以加強(qiáng)規(guī)范管理為目標(biāo)，以增強(qiáng)管理的針對(duì)性和有效性為基本原則，以相關(guān)法律和法規(guī)、教育政策為依據(jù)，以依法實(shí)施教育教學(xué)管理的宗旨修訂完善規(guī)章制度，使學(xué)院的教育教學(xué)管理更有利于學(xué)生成長(zhǎng)成才、符合教育教學(xué)規(guī)律。我院相繼制定和完善了《重慶第二師范學(xué)院教改項(xiàng)目管理辦法》《重慶第二師范學(xué)院課程學(xué)習(xí)及考核管理辦法》《重慶第二師范學(xué)院教學(xué)團(tuán)隊(duì)建設(shè)實(shí)施辦法》《重慶第二師范學(xué)院特色專業(yè)建設(shè)》《重慶第二師范學(xué)院自編教材管理規(guī)定》等教學(xué)管理制度，有了規(guī)章制度的保障，教學(xué)檔案管理人員的管理意識(shí)和管理能力才得到迅速提高，因此，健全規(guī)章制度對(duì)于有效管理教學(xué)檔案發(fā)揮重要作用。在規(guī)章制度的保障下，教學(xué)處對(duì)教學(xué)檔案的建立和管理工作提綱挈領(lǐng)，綱舉目張，各二級(jí)院系在教務(wù)處的統(tǒng)籌安排下，對(duì)檔案工作有了大體的了解，便于教學(xué)檔案的歸檔工作。

(二)院系教學(xué)部門實(shí)行全員化的檔案管理模式

實(shí)行教學(xué)檔案的全員管理，有利于教學(xué)檔案的收集整理。我院崗位職責(zé)對(duì)各部門都有明確的要求，對(duì)教務(wù)處各科室、二級(jí)教學(xué)部門教師各自承擔(dān)的角色都進(jìn)行了明確的定位，其中教學(xué)處是“領(lǐng)導(dǎo)的助手和聯(lián)系各系主任和教師的橋梁”、各系主任“是聯(lián)系各系教師的紐帶”，分管教學(xué)的校領(lǐng)導(dǎo)是“教學(xué)管理的總指揮”。具體操作就是每位教師將本學(xué)期所上課程教學(xué)日志、教案等交給教學(xué)秘書，教學(xué)秘書負(fù)責(zé)檢查驗(yàn)收各類教學(xué)材料并進(jìn)行歸檔管理；各系分管教學(xué)主任負(fù)責(zé)期中教學(xué)檢查材料、畢業(yè)論文、聽課記錄、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)安排等材料的檢查驗(yàn)收，在期末或者學(xué)年度末按照教學(xué)檔案管理的相關(guān)文件，部分交學(xué)院教務(wù)處，部分系上留存查閱，通過這樣管理模式，教學(xué)單位任課教師、教學(xué)秘書、分管教學(xué)的系主任的通力配合，確保了教學(xué)檔案的歸檔。

(三)檔案室加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案歸檔質(zhì)量

目前高校教學(xué)單位檔案管理工作大多由教學(xué)秘書或辦公室主任兼任，沒有專職的檔案管理人員，其檔案業(yè)務(wù)水平有待進(jìn)一步提高，因此學(xué)院檔案館室必須加強(qiáng)對(duì)這些兼職檔案員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平。具體做法，其一，增強(qiáng)檔案意識(shí)，培訓(xùn)檔案管理方面的基本知識(shí)，使教學(xué)秘書或辦公室主任懂得科學(xué)管理檔案的具體工作方法，學(xué)會(huì)收集、整理、分類、編目、裝盒等基本技能，以便提高院系教學(xué)檔案的質(zhì)量，發(fā)揮其利用價(jià)值，發(fā)揮院系教學(xué)檔案的服務(wù)功能；其二，要求檔案管理工作人員學(xué)會(huì)科學(xué)地保護(hù)檔案，懂得最基本的檔案保護(hù)技術(shù)；其三，結(jié)合學(xué)院教學(xué)管理軟件，對(duì)教學(xué)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和實(shí)際操作技術(shù)的培訓(xùn)，提高管理人員使用計(jì)算機(jī)管理檔案的水平，事半功倍，避免重復(fù)歸檔做無用功。

做好檔案工作的有序規(guī)范化管理可以說是學(xué)校千秋萬代的事業(yè)，我院雖然成功轉(zhuǎn)制升本，但如果要接受新一輪的本科教學(xué)水平評(píng)估以及申請(qǐng)學(xué)士學(xué)位授予權(quán)的合格驗(yàn)收，教學(xué)檔案還需要協(xié)調(diào)多方面的歸檔工作和業(yè)務(wù)流程，特別是通過“以評(píng)促建”這樣一個(gè)難得的機(jī)會(huì)，把學(xué)院的教學(xué)檔案工作做得更扎實(shí)有效，從而促進(jìn)學(xué)校升本后的全面規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

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[責(zé)任編輯王南山]