劉佳

【摘要】 高職院校教務(wù)處教學(xué)檔案管理的科學(xué)化、信息化具有重要意義。教學(xué)檔案管理對于學(xué)校的教學(xué)工作有著深遠的影響，同時也是促進學(xué)校教學(xué)順利進行的重要保障。本文闡述了高職院校教務(wù)處教學(xué)檔案管理的重要性，對高職院校教務(wù)處教學(xué)檔案管理的特征以及加強高職院校教務(wù)處教學(xué)檔案管理的措施進行了論述分析，旨在提高教學(xué)檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】 高職院校 教務(wù)處 教學(xué)檔案管理 重要性 特征 措施

一、高職院校教務(wù)處教學(xué)檔案管理的重要性

教務(wù)處是收集、形成教學(xué)檔案的重要部門，這主要是由教務(wù)處的工作內(nèi)容所決定的。通常教務(wù)處的主要職責(zé)是負責(zé)學(xué)校教學(xué)管理文件和教學(xué)管理規(guī)章制度的建設(shè)工作。根據(jù)專業(yè)人才培養(yǎng)方案，負責(zé)全校的教學(xué)運行與管理工作。負責(zé)學(xué)校教學(xué)水平評估和年度教學(xué)工作報告的起草工作。負責(zé)教師教學(xué)工作量的審核工作。負責(zé)全校課程建設(shè)及與課程建設(shè)相關(guān)的項目建設(shè)與管理工作。負責(zé)教改與教研工作的組織與管理。負責(zé)各級教學(xué)成果獎的組織、評選、推薦和成果認定工作。負責(zé)全校教材建設(shè)與管理工作。負責(zé)學(xué)校實踐教學(xué)基地建設(shè)整體規(guī)劃的制定工作。負責(zé)學(xué)校實踐教學(xué)基地建設(shè)與管理工作。負責(zé)校級以上各類與教學(xué)相關(guān)的競賽組織與管理工作。負責(zé)學(xué)校教學(xué)管理委員會日常工作。建立和保持與本部門工作業(yè)務(wù)相關(guān)的學(xué)會、協(xié)會、研究會的聯(lián)系與溝通。完成上級主管部門和學(xué)校交辦的其他工作。這么多的教學(xué)工作，教學(xué)檔案同樣是門類非常多，非常復(fù)雜。而且各個二級學(xué)院的教學(xué)檔案最終都會匯總到教務(wù)處，需要教務(wù)處對這些教學(xué)檔案加以科學(xué)的、分門別類的管理，以備日后隨時查詢。教務(wù)處的科室比較多，其中教學(xué)檔案的種類也相應(yīng)地復(fù)雜一些。比如教務(wù)處的教務(wù)科，主要負責(zé)學(xué)生校內(nèi)期末考試、校外的大學(xué)英語四六級考試、教師的調(diào)課等，這些教學(xué)檔案都是學(xué)生非常關(guān)心也是必須隨時查詢的，所以更加要分門別類地整理好。再比如教研科主要針對的是教師，比如教師的教學(xué)工作量、教學(xué)計劃、各類教學(xué)成果的評審檔案，這些重要的教學(xué)檔案用于探究教學(xué)改革的有效方案和學(xué)校將來的評估。不管是教研科、教材科、教務(wù)科，還是教務(wù)處的其他科室，都有利用檔案資料的需求，因此，進行科學(xué)合理的檔案建立，能夠方便各科室利用所需資料，所以說教務(wù)處教學(xué)檔案的建立與管理具有重要意義。

二、高職院校教務(wù)處教學(xué)檔案管理的特征

高職院校教務(wù)處教學(xué)檔案管理不論對于教務(wù)處自身，還是各二級學(xué)院，甚至于學(xué)校都有著重要的意義。（1）教學(xué)檔案的來源廣泛。教學(xué)檔案是學(xué)校各個部門匯總的集合，來源非常廣泛，不僅包括教務(wù)處自身的教學(xué)檔案，還有各個二級學(xué)院的教學(xué)檔案，其他行政職能部門的文件，涉及到教師、學(xué)生各個方面，可以說囊括了學(xué)校的各個層次，這些檔案如果缺乏有效的分類、保存，可想而知學(xué)校的教學(xué)會變得多么的混亂，因此必須加強高職院校教務(wù)處教學(xué)的檔案管理。（2）教學(xué)檔案的時間具有階段性和不穩(wěn)定性的特點。所謂的階段性是指教學(xué)檔案不是每天每時每刻都有新的檔案進入到教務(wù)處，而是集中在特定的某一個階段。比如學(xué)生期末考試的成績會在學(xué)期末大量進入，學(xué)生大學(xué)英語四六級考試成績會在特定的時間進入。如果教務(wù)處沒有對這些檔案進行規(guī)范化的保存，那么檔案很可能會丟失，造成損失和教學(xué)事故。教學(xué)檔案的不穩(wěn)定性指的是教學(xué)檔案的時間不是一成不變的、確定的，而是可變的、不穩(wěn)定的、流動的，所以一旦教學(xué)檔案進入教務(wù)處，就需要檔案管理人員按照規(guī)定進行整理，以便更好地管理教學(xué)檔案。（3）教學(xué)檔案內(nèi)容具有專業(yè)性。高職院校專業(yè)眾多、特色鮮明，各專業(yè)的教學(xué)檔案都有其自身的特點和價值，對學(xué)校的教學(xué)改革具有重要作用。基于此，這些教學(xué)檔案要按照專業(yè)和類別進行整理，這樣才能為各二級學(xué)院提供了解本專業(yè)自身特點的研究材料。

三、加強高職院校教務(wù)處教學(xué)檔案管理的措施

1、改變教學(xué)檔案管理的觀念。教務(wù)檔案管理的職責(zé)是為學(xué)校的教師和學(xué)生服務(wù)的，而以前高職院校教務(wù)處的檔案管理更加看重的是如何管理，基本沒有涉及到服務(wù)這個概念。信息時代的到來對于檔案管理也是一個重要的挑戰(zhàn)和新的機遇。要想讓這些教學(xué)檔案更快更好地得到保存和處理，就必須使得信息有效快速傳播出去，這樣才能實現(xiàn)教學(xué)檔案的價值。教學(xué)檔案的管理需要從“重管理、輕服務(wù)”轉(zhuǎn)變成“服務(wù)與管理并重”，這樣才能適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展和社會的需求。有了這樣的理念，教務(wù)處檔案管理可以從服務(wù)范圍和服務(wù)措施來著手。所謂服務(wù)范圍，既包括學(xué)校各個部門，又要包括學(xué)生和學(xué)生的家長。所謂的服務(wù)措施指的是教學(xué)檔案可以實現(xiàn)多樣化的操作，比如教務(wù)處可以在教務(wù)處網(wǎng)站的首頁上建立教學(xué)檔案室，這樣教師、學(xué)生可以從中獲取自己想要查詢的檔案，這樣節(jié)省了雙方的時間。④另外還可以在某一個時間段中開通教務(wù)處教學(xué)檔案網(wǎng)上在線解答功能，教師、學(xué)生需要的檔案不用再到教務(wù)處進行復(fù)印，而是可以在線提問，教務(wù)處檔案管理人員在線解答，網(wǎng)上服務(wù)可以有效解決教師和學(xué)生的檔案要求，對想要的信息提交申請，就可以足不出戶得到想要的資料，十分方便。

2、建立健全教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度。基于教學(xué)檔案管理的重要性，學(xué)校應(yīng)該建立完善教學(xué)檔案管理規(guī)章制度，以保障教學(xué)檔案管理的規(guī)范化和合理化。教學(xué)檔案規(guī)章制度的擬定需要教務(wù)處人員的全程參與，根據(jù)教務(wù)處工作的特點來制定相應(yīng)的規(guī)章制度。經(jīng)過學(xué)校初步擬定后，形成一個操作性和實用性強的對學(xué)校發(fā)展有利的教學(xué)檔案管理制度。反之如果沒有學(xué)校規(guī)章制度作為后盾，教務(wù)處檔案人員對相關(guān)工作就不會予以充分的重視，那么教學(xué)檔案管理同樣也得不到很好的發(fā)展。因此，健全規(guī)章制度對于有效管理教學(xué)檔案發(fā)揮重要的作用。在規(guī)章制度的保障下，教學(xué)檔案的建立和管理工作中出現(xiàn)的紕漏將會大大減少，確保教學(xué)檔案管理工作得以高質(zhì)量的完成。

3、提高教學(xué)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，高職院校的迅猛發(fā)展，對于教學(xué)檔案管理工作來說挑戰(zhàn)和機遇是并存的。對于高職院校來說，如何培養(yǎng)出一批專業(yè)性強的教學(xué)檔案管理人員，是一個不可忽視的課題。對于教學(xué)檔案管理者自身來說，要想適應(yīng)時代的發(fā)展，就要不斷地更新自己的知識體系，提高教學(xué)檔案管理水平，使教學(xué)檔案得到充分利用。

結(jié)束語

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，為高職院校教學(xué)檔案管理提供了技術(shù)支持。教務(wù)檔案管理也變得規(guī)范化以及信息化，不但節(jié)省時間，而且提高了教學(xué)檔案管理人員的工作效率，使教學(xué)檔案的價值得到充分利用。

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