論人民檢察院檔案信息化建設(shè)的重要性

喻士　榮欒斌

摘 要：在我國社會經(jīng)濟與科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的大背景下，各檢察機構(gòu)要盡快實現(xiàn)檔案信息化，從而提高檔案管理水平。在各檢察機構(gòu)中，以人民檢察院為例，其檔案管理的信息化、知識化，檔案管理水平的提高，可以更好的為檢察工作服務(wù)，認識到檔案信息化建設(shè)的重要性。

關(guān)鍵詞：人民檢察院；檔案信息化；重要性

人民檢察院的檔案是對各地區(qū)發(fā)展情況的真實記錄，用視頻、圖標或文字等不同方式對歷史進行記錄，也是檢察機關(guān)使用的最原始的就。伴隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，人民檢察院的檔案管理逐漸傾向于信息化，深度挖掘檔案信息，以實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，反映真實的社會信息。

一、對檔案信息化建設(shè)的認識

人民檢察院檔案信息化工作的重點內(nèi)容是利用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)，整合檔案，實現(xiàn)數(shù)字化，從傳統(tǒng)的紙張變?yōu)橐曰ヂ?lián)網(wǎng)為平臺，建立檢察系統(tǒng)，在這一系統(tǒng)內(nèi)實現(xiàn)資源共享，為檢察工作提供便捷的服務(wù)[1]。

目前，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)實現(xiàn)廣泛普及與應(yīng)用，可以有效保證信息的安全，這也為檢察檔案信息化提供了良好的基礎(chǔ)，便于實現(xiàn)檔案數(shù)字化，其收集、處理檔案的方法與方式也與傳統(tǒng)的處理方法有差異。現(xiàn)在檢察檔案信息化已經(jīng)逐步實現(xiàn)，為此，人民檢察院要增加科技的投入，加大建設(shè)的力度，讓檔案管理向著科學(xué)化的方向發(fā)展。

二、檢察檔案信息化建設(shè)的重要性

人民檢察院記錄的檔案多為國家重要的檔案，這些檔案是對人民檢察院檢察各項工作的技術(shù)以及各項工作的憑證，通過查閱這些資料，可以查閱到檢察院變革的歷史，并作為開展其他工作的重要依據(jù)[2]。這些檔案信息化的實現(xiàn)，可以有效提高檢察人員的工作效率，為人民服務(wù)。

1.改變傳統(tǒng)的案件報結(jié)方式

人民檢察院審理完訴訟案件后，都是采用“先報結(jié)，后歸檔”方式，以結(jié)束案件為首要目標，在半年或一年后，對紙質(zhì)的案件檔案進行整理、歸納，但并未注意到案件檔案的時間，存在檔案超過期限歸檔的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理水平降低，有時甚至?xí)斐刹牧蟻G失等情況，檔案的安全性較差。

在檔案實現(xiàn)信息化建設(shè)后，很多檔案從紙質(zhì)文件變?yōu)閿?shù)字化文件，易于保存，同時這也可以實現(xiàn)檔案的實時更新，避免出現(xiàn)檔案管理人員重視結(jié)案忽略歸檔現(xiàn)象的出現(xiàn)，使檔案報結(jié)的過程規(guī)范化，改變檢察人員的觀念，及時歸檔訴訟檔案，提高訴訟檔案管理水平。

2.加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化主要是利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺以及多種數(shù)字化設(shè)備，建立管理體系實現(xiàn)檔案的轉(zhuǎn)化[3]。雖然人民檢察院已經(jīng)初步實現(xiàn)檔案信息化，但在基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)上仍有很多不足，特別是管理體系的構(gòu)建?，F(xiàn)在，市面上提供了很多檔案管理軟件，但因為每個地區(qū)的使用的系統(tǒng)各不相同，盲目使用這些軟件，容易造成檔案信息資源分化，并且，很多檢查院購買的軟件開發(fā)商已經(jīng)不再做軟件開發(fā)，導(dǎo)致使用的軟件無法更新，又缺乏統(tǒng)一的管理，每種數(shù)據(jù)庫的文件存儲形式和方式都不一樣，是可以使用檔案資源有限。而隨著檔案信息化建設(shè)初步完成，人民檢察院增加了技術(shù)和設(shè)備的投入，并且規(guī)范化的系統(tǒng)也已經(jīng)在全國各檢查機構(gòu)推廣使用。

3.促進檔案資源共享的實現(xiàn)

實現(xiàn)檔案資源共享，是檔案管理人員最根本的目的，可以充分體現(xiàn)出檔案的價值。在檢察檔案還未實現(xiàn)信息化之前，人民檢察院會開設(shè)閱覽室，要求院內(nèi)檢察人員提出申請，在閱覽室內(nèi)閱讀檔案，或是通過檔案外借、檔案管理人員復(fù)制檔案等方式瀏覽檔案，不利于檔案資源共享。但隨著檢察檔案信息化的建設(shè)，人民檢察院建立了信息平臺，給每位檢察人員分發(fā)登錄號碼與密碼，在信息平臺查找自己需要的檔案，不受時間與地域的限制。而且，人民檢察院還在平臺上設(shè)立了“一站式”搜索，檢察人員可以通過檢索口，搜索文字檔案與表格檔案，只要輸入標題，信息平臺就會提供所有相關(guān)的答案資料，提高檔案的利用率。

檔案信息化的建設(shè)促使信息平臺的建設(shè)，讓檢察人員不再需要翻閱大量的紙質(zhì)文件，通過對數(shù)字化檔案的搜索即可查閱檔案，實現(xiàn)檔案資源共享。

除以上三點外，檢察檔案信息化的建設(shè)還有利于強化管理制度，隨著網(wǎng)絡(luò)信息平臺的建立，檔案管理者可以根據(jù)部門領(lǐng)導(dǎo)職位設(shè)定權(quán)限，制定檔案保密政策，明確提出各部門的崗位職責(zé)與操作的規(guī)范，讓檔案管理工作變得有序，實現(xiàn)規(guī)范化管理；強化檢查人員與檔案管理人員的檔案意識，實現(xiàn)檔案自動化管理，由于各級檢查人員的檔案意識較弱，沒有注意到檔案的重要性，造成檔案資源利用不足。因此，人民檢察院可以通過教育培訓(xùn)的方式，組織檔案管理人員進行技術(shù)培訓(xùn)，更新專業(yè)知識，創(chuàng)新知識體系，熟練掌握管理技能，強化檔案意識。檔案管理人員在學(xué)會相應(yīng)的技術(shù)后，可以對掃描完成的文字、表格、影像、聲音進行加工，把這些內(nèi)容壓縮成數(shù)字，進行存儲，實現(xiàn)文件與檔案的自動化管理。

三、總結(jié)

實現(xiàn)人民檢察院檔案信息化的建設(shè)，有利于促進檢查檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，提高檔案管理水平，用科學(xué)的方式管理檔案，讓管理方式向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。因此，人民檢察院要重視檔案信息化建設(shè)，充分認識到它的重要性，抓住機遇，加大投入力度。檔案信息化不僅改變傳統(tǒng)刑事案件的報結(jié)方式，還加強了檔案基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)，建立信息平臺，讓檔案信息不受空間與時間的限制，實現(xiàn)資源共享，使人民檢察院的工作模式趨于現(xiàn)代化。

參考文獻：

[1]劉彥君.檢察機關(guān)檔案信息化建設(shè)探析[J].城建檔案，2012，10：66-67.

[2]陸淵.檢察院檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的原則與重點[J].中國檔案，2012，12：62-63.

[3]閆淑英，曲雯雯.基層檢察院檔案信息化關(guān)鍵問題探討[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2012，08：248.

（作者單位：漣水縣人民檢察院）