對(duì)普通高中學(xué)校學(xué)籍檔案信息化管理相關(guān)問題的幾點(diǎn)探討

摘 要：信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)的廣泛普及，對(duì)普通高中學(xué)校的學(xué)籍檔案管理帶來一定的沖擊。作為高中學(xué)校的檔案管理部門，應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)，開發(fā)出一套符合自身發(fā)展的檔案管理信息系統(tǒng)，將學(xué)生的檔案資料管理實(shí)現(xiàn)更細(xì)致、更全面的工作目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍；檔案；信息化管理

學(xué)籍檔案，顧名思義，是一個(gè)學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)經(jīng)歷的記錄，現(xiàn)階段，我國(guó)很多普通高中學(xué)校還采取的是傳統(tǒng)的紙質(zhì)學(xué)籍檔案，只有將學(xué)籍檔案實(shí)現(xiàn)信息化才能使通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源共享。如今，信息化時(shí)代的到來，信息技術(shù)對(duì)很多工作都帶來了便捷，并且節(jié)約了辦公成本。本文將結(jié)合筆者幾年來的學(xué)籍檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，提出幾點(diǎn)學(xué)籍檔案管理信息化相關(guān)問題的探討。

1 學(xué)生學(xué)籍檔案信息化的原因

學(xué)籍檔案信息通常是記錄一個(gè)人在校期間的學(xué)習(xí)經(jīng)歷，是學(xué)生處于某所學(xué)校的法律身份及資格，學(xué)生在校期間的表現(xiàn)情況和綜合發(fā)展情況的信息都可以在學(xué)籍檔案中體現(xiàn)出來。現(xiàn)階段，我國(guó)普通高中學(xué)校大多數(shù)還保存的是紙質(zhì)的學(xué)籍檔案，由于高中學(xué)校的學(xué)生每年都在招收，紙質(zhì)學(xué)籍檔案的只會(huì)越來越多，并且紙質(zhì)資料不易保存，時(shí)間久了會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)檔案損壞現(xiàn)象，并且很難修復(fù)，給查閱帶來很大地不便。因此我國(guó)高中學(xué)校的紙質(zhì)學(xué)籍檔案存在如下四個(gè)問題：

1.1 紙質(zhì)學(xué)籍檔案不易保管

盡管現(xiàn)如今的造紙技術(shù)已經(jīng)得到很大的進(jìn)步，但是紙質(zhì)的學(xué)籍檔案始終存在不易保管等諸多問題，紙張存儲(chǔ)本身容易產(chǎn)生破損，并且在檔案管理室還要嚴(yán)格控制室溫及濕度，注意防火、防水、防止有害物質(zhì)等給學(xué)籍檔案產(chǎn)生的侵害。學(xué)籍檔案的管理房間要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定控制好各項(xiàng)指數(shù)。例如，如果天氣濕潤(rùn)，則空氣的濕度較大，勢(shì)必會(huì)給紙質(zhì)檔案的保存帶來危害，如果沒有按照標(biāo)準(zhǔn)保存學(xué)籍檔案，紙張很容易受到侵蝕。普通高中的學(xué)生不斷增多，紙質(zhì)學(xué)籍檔案的數(shù)量也在激增，大量的紙質(zhì)檔案不僅占用越來越多的空間，并且對(duì)保管的相關(guān)要求越來越多。我國(guó)大多數(shù)普通高中學(xué)校并未嚴(yán)格按照保存措施實(shí)施，如果發(fā)生火災(zāi)、地震等自然災(zāi)害或盜竊等意外事故時(shí)，學(xué)生的學(xué)籍檔案勢(shì)必會(huì)受到不可挽回的損失。與此同時(shí)，保存學(xué)籍檔案還需要耗費(fèi)人力和時(shí)間，對(duì)這些資料分門別類地整理，以供后期的查閱。

1.2 后期查閱不便

我國(guó)的普通高中學(xué)校隨著辦學(xué)時(shí)間的逐漸遞增，學(xué)生會(huì)越來越多，學(xué)籍檔案資料也會(huì)越來越多。面對(duì)數(shù)量龐大的學(xué)籍檔案，大多數(shù)學(xué)校提供不同的房間分散放置，一旦后期需要查閱學(xué)生的學(xué)籍檔案時(shí)，需要根據(jù)不同的入學(xué)時(shí)間查找相應(yīng)的學(xué)籍檔案，取閱及歸還等都非常不便。很多高中學(xué)校的學(xué)生學(xué)籍檔案管理都沒有提供更加細(xì)致的分類標(biāo)準(zhǔn)，大多數(shù)學(xué)校是按照學(xué)生的入學(xué)時(shí)間及班級(jí)進(jìn)行分類保存，如果在后期查閱時(shí)并不清楚學(xué)生的入學(xué)時(shí)間及班級(jí)時(shí)，查閱工作將無法進(jìn)行。

2紙質(zhì)學(xué)籍檔案將會(huì)產(chǎn)生一定的成本投入。高中學(xué)校的學(xué)生數(shù)量在不斷增加，隨之而來的便是學(xué)籍檔案數(shù)量的持續(xù)增加，紙質(zhì)學(xué)籍檔案的保存需要一定的空間，并且需要學(xué)校提供一定的人力進(jìn)行管理，如果檔案出現(xiàn)損失，修復(fù)學(xué)籍檔案還需要耗費(fèi)一定的人力和物力。另外，紙張的大量使用不僅產(chǎn)生了成本，而且還不利于環(huán)保。

2 普通高中學(xué)校學(xué)籍檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

普通高中學(xué)校由于學(xué)生的學(xué)籍檔案信息量龐大，因此將這些信息匯總起來統(tǒng)一進(jìn)行數(shù)據(jù)管理工作量較大，要想建立信息管理系統(tǒng)需要分如下幾個(gè)步驟進(jìn)行設(shè)計(jì)：

首先，要將學(xué)籍檔案管理的相關(guān)信息系統(tǒng)劃分出模塊。可以分成學(xué)籍管理員系統(tǒng)、班主任系統(tǒng)以及學(xué)生系統(tǒng)這三個(gè)子系統(tǒng)，不同系統(tǒng)針對(duì)不同的用戶開展工作。在校專門從事學(xué)籍檔案管理的人員可通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)籍檔案的綜合管理工作。班主任則可以通過信息管理系統(tǒng)對(duì)學(xué)生的日常成績(jī)的查詢和分析進(jìn)行信息化處理。學(xué)生通過信息管理系統(tǒng)可以查詢學(xué)校的相關(guān)公告、課程安排及查詢考試成績(jī)等。

其次，根據(jù)使用對(duì)象的不同制定相應(yīng)的權(quán)限。學(xué)校可以根據(jù)不同的適用對(duì)象采取不同等級(jí)權(quán)限管理，有管理員、普通用戶及學(xué)生用戶三種不同類型，其中管理員的權(quán)限最高，可以對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行全方位地管理，而學(xué)生用戶的權(quán)限最低，僅能從事信息查詢及錄入。

第三，錄入學(xué)籍檔案信息。在學(xué)校建立學(xué)籍檔案時(shí)，首先需要將學(xué)生的信息通過填寫學(xué)籍表的形式收集起來，之后通過相應(yīng)的管理人員將這些內(nèi)容錄入到學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)中。每年的高中學(xué)校學(xué)生人數(shù)都在不斷遞增，這樣的方式有效減輕了學(xué)籍檔案管理人員的工作量。

3 學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理應(yīng)注意的問題

3.1 將電子信息與社會(huì)對(duì)接

學(xué)籍檔案信息將伴隨每一位高中生一生，因此這些學(xué)籍信息不僅是為了記錄學(xué)生在高中階段的日常信息，更重要的是為學(xué)生在今后步入社會(huì)，尋找合適的工作崗位提供參考依據(jù)。部分高中學(xué)生畢業(yè)后可能直接選擇就業(yè)，此時(shí)，學(xué)校應(yīng)當(dāng)與企業(yè)及時(shí)合作，為招聘企業(yè)提供在校學(xué)生的相關(guān)信息，幫助企業(yè)了解學(xué)生在高中階段的學(xué)習(xí)情況及能力水平，為學(xué)生提供更好地就業(yè)機(jī)會(huì)。

3.2 做好學(xué)籍檔案信息的保密工作

每一名高中學(xué)生的學(xué)籍檔案信息都是個(gè)人的資料信息，學(xué)校在對(duì)這些信息進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)當(dāng)注重其安全性及保密性。在學(xué)校從事學(xué)籍管理的部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格相關(guān)的管理制度，保證學(xué)生學(xué)籍檔案信息的安全性，做到準(zhǔn)確和完整地記錄學(xué)生的相關(guān)信息，不像其他人及單位透露學(xué)生的相關(guān)信息，幫助學(xué)生做好保密工作。

3.3 針對(duì)絕密檔案要做到特殊處理

普通高中學(xué)校有部分學(xué)生的檔案信息屬于絕密信息，此時(shí)學(xué)籍檔案管理部門應(yīng)當(dāng)特別針對(duì)絕密的檔案采取特殊的處理技術(shù)，可以利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)將這些信息進(jìn)行加密處理，這樣可以有效保護(hù)好絕密檔案的安全性，這些信息不會(huì)被隨意篡改或刪除。與此同時(shí)，保存好這部分檔案的原始資料，甄別好檔案工作的真?zhèn)?，防止有假冒信息冒充絕密信息。這部分信息如沒有特殊情況，不得隨意供人查閱。

3.4 對(duì)原有的紙質(zhì)學(xué)籍檔案進(jìn)行存檔

由于計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，導(dǎo)致學(xué)校的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)存在一定的不穩(wěn)定性，并且電子文件經(jīng)過篡改不易發(fā)現(xiàn)痕跡。這就給普通高中學(xué)校的學(xué)籍檔案信息管理帶來新的挑戰(zhàn)。為了有效保證學(xué)籍檔案信息的真實(shí)有效，保證這些信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全，在學(xué)生對(duì)學(xué)籍檔案信息進(jìn)行錄入后，應(yīng)當(dāng)將最初的紙質(zhì)學(xué)籍表進(jìn)行存檔，一旦后期需要查閱和共享時(shí)，可以將紙質(zhì)學(xué)籍檔案信息與電子檔案信息相互參照，統(tǒng)一管理。

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作者簡(jiǎn)介

李春娥（1974-），女，漢族，福建漳平，福建省漳平一中，大專，教員，小學(xué)高級(jí)教師，研究方向：學(xué)籍檔案信息化管理。