電子信息媒介下的機(jī)構(gòu)檔案歸類創(chuàng)新性管理探析

劉丹

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和信息管理系統(tǒng)的極速普及，機(jī)構(gòu)檔案管理工作由基本的人治到信息綜合分類管理不斷地進(jìn)行過渡，從而形成了檔案分類管理的基本歸類管理模式，但是對(duì)于基本的區(qū)域機(jī)構(gòu)及社群組織來說，在電子信息檔案綜合管理系統(tǒng)不斷普及的前提下基本的檔案管理工作發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變，不僅是基本管理模式的改變，同時(shí)還圍繞著基本的信息歸類操作原則及信息分類細(xì)則的轉(zhuǎn)變，在多元化電子信息媒體介入的前提下，信息的基本歸類形成了多元化機(jī)制向集中化的系統(tǒng)操作集成轉(zhuǎn)變，從而導(dǎo)致了檔案管理的基本實(shí)踐變革。

關(guān)鍵詞：機(jī)構(gòu)檔案管理；操作模式；信息分類原則，問題研究

1 區(qū)域機(jī)構(gòu)整合化檔案管理體系的基本格局

在現(xiàn)代的機(jī)構(gòu)檔案管理方面，包括著多種形式的組織結(jié)構(gòu)模式。在管理模式方面，包括四個(gè)方面的經(jīng)營形式，一是直接管理形式，對(duì)基本機(jī)構(gòu)的行政及人事檔案進(jìn)行垂直的管理。二是開放平臺(tái)管理，對(duì)企事業(yè)單位的操作及服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行規(guī)劃分析。三是資金服務(wù)性管理，利用一定的平臺(tái)服務(wù)進(jìn)行收費(fèi)保持機(jī)能正常運(yùn)轉(zhuǎn)。四是趨勢(shì)發(fā)展管理，對(duì)管理的層次結(jié)構(gòu)因素進(jìn)行分析找出關(guān)鍵點(diǎn)推動(dòng)其重點(diǎn)發(fā)展。在具體的實(shí)操化管理狀態(tài)中要結(jié)合相應(yīng)的制度原則，創(chuàng)新原則，分析原則，對(duì)既定的管理目標(biāo)進(jìn)行相應(yīng)的優(yōu)化分析，得出科學(xué)有效的結(jié)論，推進(jìn)管理效果的高效集中化，以發(fā)展為探討情況，針對(duì)特定的存在進(jìn)行特定的管理，堅(jiān)持一切從實(shí)際出發(fā)的管理態(tài)度，才能對(duì)實(shí)際檔案信息進(jìn)行深刻有效的管理，從而提高管理機(jī)能的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

2 基本檔案人事管理職能的主體地位凸顯

基本的機(jī)構(gòu)檔案管理的過程中要以具體化、精細(xì)化的任務(wù)為整體導(dǎo)向，即在過程中建立任務(wù)具體責(zé)任模式，使人員在檔案的基本管理中能夠保證擁有與利用豐富的服務(wù)機(jī)會(huì)，以真正獲得真正的管理經(jīng)驗(yàn)。任務(wù)具體的模式是多種實(shí)現(xiàn)方式的集合體，包含著“以具體任務(wù)為定向、以管理為過程、以解決為目的”的共同特征。以任務(wù)為導(dǎo)向的管理還包括人員走出管理的理念，樹立精細(xì)化的管理理念。在具體過程中落實(shí)到每個(gè)人員、每個(gè)小組具體的責(zé)任，在保證進(jìn)度和質(zhì)量的前提下，優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)，多方面進(jìn)行管理搭配，提高效率。

3 機(jī)構(gòu)信息化檔案管理體系主要問題

3.1 管理體系建設(shè)問題

深入分析現(xiàn)代的機(jī)構(gòu)檔案管理模式，可以感受到在管理方面的核心競爭力的缺乏，但由于目前管理體系不夠完善，因而也導(dǎo)致管理模式的建設(shè)體系建設(shè)與飛速發(fā)展的信息趨勢(shì)不相適應(yīng)，而組織結(jié)構(gòu)化的管理體系建設(shè)與整體制度體系建設(shè)密不可分，據(jù)有關(guān)調(diào)查顯示：目前有82%的人們對(duì)基本的人事檔案體系建設(shè)不夠滿意，而有32%的個(gè)人和78.5%的產(chǎn)業(yè)用戶對(duì)機(jī)構(gòu)檔案制度管理體系建設(shè)不夠滿意；目前還沒有建立科學(xué)、規(guī)范、高效的“管理機(jī)構(gòu)”，有43.2%的社會(huì)群體對(duì)企事業(yè)單位的檔案信息管理的信用度不夠認(rèn)可，這說明政府還么有把信用體系建設(shè)納入到機(jī)構(gòu)整體事業(yè)管理發(fā)展戰(zhàn)略當(dāng)中，這就會(huì)導(dǎo)致事業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大但由于管理體系不夠完善，因而會(huì)制約現(xiàn)代企事業(yè)機(jī)構(gòu)單位的發(fā)展。

3.2 制度體系建設(shè)問題

盡管企事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)模式取得了長足進(jìn)步，而且在未來也有很好的發(fā)展前景，但目前仍然沒有建立科學(xué)、完善、高效的運(yùn)營管理制度。在管理方面，由于沒有相關(guān)的制度進(jìn)行規(guī)制，就會(huì)使很多不法分子有機(jī)可圖，無論是社會(huì)還是個(gè)人的利益都有可能受損，因而會(huì)導(dǎo)致人們對(duì)管理失去信心?？梢钥隙ǖ恼f，目前在管理服務(wù)中上當(dāng)受騙的個(gè)人比比皆是，很多社會(huì)矛盾糾紛都無法順暢的解決，很多人也就只能忍氣吞聲、不了了之。這說明管理在運(yùn)營制度方面仍然不夠完善，這是需要檔案管理未來發(fā)展戰(zhàn)略中必須認(rèn)真加以考慮的問題，否則就會(huì)制約企事業(yè)單位的未來發(fā)展。

3.3 檔案規(guī)劃制度的問題

檔案管理規(guī)劃制度的不合理和中途不斷地改變也是導(dǎo)致管理方案不斷改變的重要因素。整體的檔案規(guī)劃體系與整體的管理方案是相互配套實(shí)行的，一方面出現(xiàn)問題勢(shì)必影響另一方面的進(jìn)度實(shí)施。但是在現(xiàn)實(shí)中配套管理方案的規(guī)劃往往成為了被忽略的重要因素，從而使整體規(guī)劃管理體系缺乏了整體管理方案的導(dǎo)航，導(dǎo)致進(jìn)度的落后，不能如期完成管理工作。所以選擇一個(gè)完美合理的方案是解決整體信息檔案管理的首要因素。只有這樣才能為高效率的檔案管理實(shí)施打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4 協(xié)調(diào)解決信息化檔案管理問題的路徑研究

4.1 創(chuàng)新性的組織搭配模式

創(chuàng)新性管理模式是一種新的理念文化。它是源于歐美發(fā)達(dá)國家的一種工程高校管理理念，同時(shí)，創(chuàng)新性管理業(yè)是社會(huì)分工的精細(xì)化的體現(xiàn)，是現(xiàn)代管理模式的必然要求，是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上實(shí)行的一種全新型管理運(yùn)營模式，并將常規(guī)管理引向更加深入高效的管理模式，是一種以最大限度地減少技術(shù)管理所占用的時(shí)間和社會(huì)資源和降低時(shí)間成本為主要目標(biāo)的全新的管理模式。

4.2 創(chuàng)新性工作管理方式的運(yùn)用

現(xiàn)代創(chuàng)新管理有三個(gè)層次：第一個(gè)層次是制度規(guī)范化，第二層次是方案精細(xì)化，第三個(gè)層次組織分工協(xié)調(diào)化。創(chuàng)新化管理就是落實(shí)到每個(gè)人具體的分工管理責(zé)任，將管理精細(xì)化、方向化，它要求每一個(gè)管理者都要把工作做到位。要把具體的工作步驟化并保證每天的工作要完成，每天都要對(duì)當(dāng)天的情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，及時(shí)處理瑕疵等等。實(shí)質(zhì)上的創(chuàng)新化管理是整個(gè)項(xiàng)目工作的運(yùn)行核心。管理要做好，需要有效運(yùn)用創(chuàng)新技術(shù)與手段來對(duì)整體管理工作進(jìn)行精確指導(dǎo)、促進(jìn)整體管理的有效運(yùn)作。在實(shí)施創(chuàng)新化管理的過程中，最為重要的是邏輯性與創(chuàng)新思維相結(jié)合的意識(shí)。創(chuàng)新的境界就是將管理中的不確定性與可操作性完美地結(jié)合起來，從這個(gè)角度來講，創(chuàng)新化管理具有把整體管理引向成功的確定性方向。

4.3 信息檔案管理模式開發(fā)系統(tǒng)的規(guī)劃性操作

信息管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)本質(zhì)上就是通過科學(xué)方法的綜合性分析，充分考慮外界的影響因素，進(jìn)行機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)的優(yōu)化選擇從而提出符合實(shí)際情況的設(shè)計(jì)方案從而提高系統(tǒng)的安全性，可靠性。在具體細(xì)化分析背景的要求之下，通過系統(tǒng)設(shè)計(jì)師設(shè)計(jì)出合理的系統(tǒng)規(guī)范設(shè)計(jì)，充分考慮可變和工程可控性的因素從而提高系統(tǒng)工程的合理性，防止造成系統(tǒng)信息的混亂。其實(shí)系統(tǒng)工程的開發(fā)操控系數(shù)在很大程度上受項(xiàng)目設(shè)計(jì)師的設(shè)計(jì)水平和開發(fā)部門的開發(fā)能力決定的.要充分考慮系統(tǒng)模式的規(guī)范性要求，而且還要兼顧到信息管理系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)適用性和使用功能耐久性。一般情況下，系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要滿足以下的性能規(guī)范：

1.系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的安全性

所謂系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的安全性設(shè)計(jì)是指在不影響信息系統(tǒng)正常工作的前提下，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)能夠承受各種外界環(huán)境因素的影響，有一定的防災(zāi)害性能。并且能夠在一定的突發(fā)狀況下面前有一定的防控強(qiáng)度。安全性是系統(tǒng)建設(shè)的剛性要求，任何系統(tǒng)的建設(shè)都要將設(shè)計(jì)的安全性作為第一考慮因素。

2.系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的經(jīng)濟(jì)性與適用性

經(jīng)濟(jì)性建立在安全性的前提條件之下的，只有保證了系統(tǒng)結(jié)構(gòu)模式的安全性，才能夠考慮建筑系統(tǒng)工程的經(jīng)濟(jì)性和適用性。在一般的情況下，系統(tǒng)工程首先要有良好的內(nèi)部穩(wěn)定條件和設(shè)計(jì)前景規(guī)劃，進(jìn)而創(chuàng)造出良好的檔案信息服務(wù)系統(tǒng)。

5 結(jié)語

滿足于趨向化多元化的檔案信息服務(wù)要求是滿足于檔案信息基本服務(wù)的有效前提，對(duì)于在信息媒介影響下的機(jī)構(gòu)檔案的信息管理在滿足于檔案信息高效率操作的前提下，對(duì)于既定和傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行有效的創(chuàng)新，充分提高檔案信息的適用性和信息系統(tǒng)的操作完善性。

參考文獻(xiàn)

[1]楊恩紅.人事檔案工作發(fā)展思路的探索[D].山東大學(xué) 2008

[2]韓曉偉.數(shù)字化干部人事檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)[D].山東大學(xué) 2008