新時(shí)期基層檔案管理工作的新途徑

李雅覃

摘 要：基層檔案管理是針對(duì)基層單位而言，在對(duì)檔案開(kāi)展有關(guān)的管理工作的時(shí)候，要做到科學(xué)合理。檔案的有關(guān)管理工作包括收集檔案，對(duì)檔案的整理以及將檔案歸檔查找，還有對(duì)檔案的維護(hù)等等?；鶎訂挝辉诠芾頇n案的時(shí)候，管理工作不足，沒(méi)有強(qiáng)烈的管理意識(shí)，而且基層單位中缺少檔案管理的人才，沒(méi)有人才的依托，對(duì)檔案的管理就顯的能力不足。鑒于此，文章主要針對(duì)新時(shí)期基層檔案管理工作的新途徑進(jìn)行了分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：基層檔案管理；現(xiàn)狀；創(chuàng)新途徑

1 導(dǎo)言

隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，各行各業(yè)都處于改革創(chuàng)新的大潮中，檔案管理屬于單位內(nèi)部管理工作中的重要組成部分，自然也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)。要確?；鶎訖n案管理的有效性就應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)改革與創(chuàng)新，不斷提升基層檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)水平，增強(qiáng)檔案管理工作的實(shí)效性，充分發(fā)揮出檔案資料的價(jià)值。

2 檔案管理工作創(chuàng)新的重要意義

2.1 社會(huì)的發(fā)展要求創(chuàng)新

創(chuàng)新一直以來(lái)都是促進(jìn)人類(lèi)社會(huì)不斷發(fā)展與文明進(jìn)步的不竭動(dòng)力，而創(chuàng)新也直接代表了一個(gè)社會(huì)是否處于積極發(fā)展的狀態(tài)。在檔案事業(yè)發(fā)展的過(guò)程中，過(guò)去的傳統(tǒng)檔案管理理念已不能滿足現(xiàn)代檔案管理工作的需求，只有通過(guò)創(chuàng)新才能夠促進(jìn)檔案事業(yè)源源不斷地發(fā)展。

2.2 促進(jìn)檔案管理事業(yè)發(fā)展

要加快基層檔案管理工作的健康發(fā)展，首先必須要從企業(yè)發(fā)展的角度出發(fā)，結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況，讓基層檔案管理工作的開(kāi)展能夠與當(dāng)前的企業(yè)發(fā)展形勢(shì)相符合，做到緊跟企業(yè)發(fā)展腳步，為檔案工作的持續(xù)發(fā)展打下基礎(chǔ)。

3 新時(shí)期基層檔案管理工作現(xiàn)狀

3.1 對(duì)檔案的重視程度不足

檔案工作不受重視是企業(yè)管理的一大誤區(qū)。一是企業(yè)認(rèn)為發(fā)展實(shí)體經(jīng)濟(jì)才是企業(yè)提檔增效的根本，而檔案工作對(duì)于促進(jìn)生產(chǎn)力的發(fā)展，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的這一功能并不顯見(jiàn)，檔案工作得不到重視或是流于形式。二是檔案管理機(jī)構(gòu)常下設(shè)于綜合辦公室，作為辦公室的一項(xiàng)基本職能，檔案管理工作往往置于主辦業(yè)務(wù)之后抽空完成，工作質(zhì)量得不到保障。三是檔案管理制度不規(guī)范，不健全，亦或根本沒(méi)有制定相應(yīng)的管理制度。

3.2 收集整理工作意識(shí)有待加強(qiáng)

由于基層檔案管理工作人員沒(méi)有或少有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)檔案知識(shí)培訓(xùn)，再加上各企業(yè)沒(méi)有制定與企業(yè)實(shí)際發(fā)展需要相適應(yīng)的“三合一” 制度，造成很多文件未歸檔，歸錯(cuò)檔，保管范圍涵蓋不精確，保管期限劃分混亂。很多企業(yè)檔案工作人員對(duì)檔案應(yīng)定期交存歸檔意識(shí)不強(qiáng)，管理松散，隨意性很大。

3.3 硬件投入不足，環(huán)境設(shè)施落后

檔案軟硬件設(shè)施投入不足，檔案庫(kù)房與辦公區(qū)域沒(méi)有劃分，沒(méi)有配備符合要求的檔案存放裝具，對(duì)于檔案存量不大或是成立時(shí)間不長(zhǎng)的企業(yè)，僅利用手動(dòng)編目，暫時(shí)性的可以滿足日常檔案檢索利用，但隨著室藏檔案的逐年增加，這樣的“隨意性管理模式”不利于企業(yè)檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

3.4 檔案專(zhuān)業(yè)人才缺乏，隊(duì)伍不穩(wěn)定

由于職數(shù)設(shè)置的限定，配備兼職檔案員是多數(shù)企事業(yè)機(jī)關(guān)單位普遍存在的現(xiàn)狀。兼職的檔案工作人員把大量的時(shí)間和精力都用在主辦業(yè)務(wù)上，加之缺乏系統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，文件督辦交接不及時(shí)，收集不齊全，歸檔范圍保管期限表設(shè)計(jì)不合理，整理水平不符合要求等是檔案管理水平整體不高的重要原因。同時(shí)，由于檔案員多由辦公室新近人員接替，人員變動(dòng)頻繁，加之對(duì)檔案管理工作的重要性意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理整體水平無(wú)法得到保障。

4 基層檔案管理的創(chuàng)新途徑

4.1 加強(qiáng)檔案管理機(jī)制創(chuàng)新

改變過(guò)去的檔案管理機(jī)制，合理引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，按照公平公正的原則對(duì)待每一名基層檔案管理人員。要結(jié)合檔案管理崗位的實(shí)際情況，選聘具有真材實(shí)料、能力出眾、敢于創(chuàng)新的管理人才，通過(guò)優(yōu)勝劣汰的人員管理模式，讓有能力的員工得到更多的發(fā)展機(jī)會(huì)，讓基層檔案工作人員都能夠意識(shí)到，其工作能力與自身職業(yè)發(fā)展有著直接聯(lián)系；不斷強(qiáng)化檔案管理工作重要性，充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，讓基層檔案管理工作充滿活力。除此之外，我們還應(yīng)當(dāng)積極構(gòu)建一套全面完整的創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，借助科學(xué)的分配方式、獎(jiǎng)懲手段、晉升制度激發(fā)基層檔案員工的創(chuàng)新意識(shí)，同時(shí)把創(chuàng)造性思維能力作為員工年度考核的一項(xiàng)附加內(nèi)容，把考核結(jié)果和員工的薪酬福利、職位待遇進(jìn)行有機(jī)聯(lián)系，從而確?；鶎訖n案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)良性發(fā)展。

4.2 檔案管理模式創(chuàng)新

目前，基層檔案管理工作逐漸由單一傳統(tǒng)模式向計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用轉(zhuǎn)變，檔案管理軟件能高效對(duì)檔案進(jìn)行檢索定位，通過(guò)計(jì)算機(jī)能直接調(diào)取數(shù)據(jù)信息及背景資料，檔案利用效率提升明顯。如何更好的推進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在基層檔案工作中的應(yīng)用是提高檔案信息化管理水平的一項(xiàng)重要措施。事實(shí)上，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中具有十分廣闊的應(yīng)用前景，例如，使用條形碼取代檔案號(hào)不僅能夠保證檔案材料的安全完整，也有助于后期的查閱和管理，還能夠有效提升借閱歸還速度。當(dāng)前，大部分的檔案管理工作都可以借助于計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)，檔案管理信息化建設(shè)也進(jìn)入到了新的歷史時(shí)期，雖然在很大程度上促進(jìn)了各單位各地區(qū)檔案信息的交流，但是我們應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到基層檔案管理的信息化水平還需要進(jìn)一步提升，檔案管理模式還有待進(jìn)一步創(chuàng)新和發(fā)展。

4.3 拓展檔案服務(wù)范圍與能力

據(jù)有關(guān)調(diào)查結(jié)果顯示，目前我國(guó)基層單位對(duì)檔案的管理方式任然停留在對(duì)文件的保存和提供借閱查詢(xún)階段，真正意義上實(shí)現(xiàn)基于檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用的不多。越來(lái)越多的信息內(nèi)容從歸檔的那一刻起，便成為“死檔”，陷入永無(wú)止境的“休眠”進(jìn)程中，極不利于檔案管理工作長(zhǎng)期發(fā)展以及價(jià)值生成。要改變這一現(xiàn)狀，首先，基層單位領(lǐng)導(dǎo)層和管理層要從根源上重視檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)，在現(xiàn)有檔案服務(wù)功能基礎(chǔ)之上，拓展與檔案服務(wù)相關(guān)的其他功能，如利用單位內(nèi)部局域網(wǎng)對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行檢索和利用的功能；或依托單位對(duì)外網(wǎng)站、其他網(wǎng)絡(luò)終端、多媒體平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案的線上查詢(xún)和在線服務(wù)功能。此外，立于大數(shù)據(jù)環(huán)境下，通過(guò)對(duì)可開(kāi)放信息的共享利用以及現(xiàn)有技術(shù)條件，將各相關(guān)企業(yè)既有的數(shù)字檔案或檔案業(yè)務(wù)統(tǒng)一部署在“云端”，利用虛擬技術(shù)來(lái)分配云端存儲(chǔ)空間，藉此展開(kāi)“云服務(wù)”。此舉相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理，不僅更有助于提升檔案管理業(yè)務(wù)的工作速率，還能有效縮減原有過(guò)程中所需的軟硬件設(shè)施投入經(jīng)費(fèi)；并將位于不同地區(qū)、擁有不同屬性的檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案信息進(jìn)行徹底整合與共享，從而切實(shí)推進(jìn)檔案信息一體化建設(shè)，形成檔案管理發(fā)展的大格局，進(jìn)一步促進(jìn)“一站式、全方位、立體化”單位檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

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