基于《高等學校檔案管理辦法》的高校檔案管理工作思考

李怡林

摘 要：《高等學校檔案管理辦法》的頒布標志著我國高校有了統(tǒng)一的高校檔案管理規(guī)章，對高校檔案管理工作領導體制、高校檔案管理范圍等產生了深遠的影響。本文從當前高校檔案管理工作出發(fā)，為進一步貫徹落實《高等學校檔案管理辦法》，加強高校檔案管理工作進行思考，并通過分析研究提出相關建議。

關鍵詞：高等學校；檔案管理；建議

1 高校檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

對我國高校檔案管理工作進行的相關調查結果顯示，評價我國高校檔案管理工作的現(xiàn)狀應從兩個方面進行：一是近些年來高校檔案管理工作所取得的成績，二是目前高校檔案管理存在的主要問題。從檔案管理取得的成績來看，隨著國家對高校檔案管理工作重視程度的不斷提升，頗具針對性的《高等學校檔案管理辦法》頒布和實施，全國高校檔案管理工作人員、館藏資源、檔案開放與利用等情況取得顯著成效，而且近些年來隨著網(wǎng)絡科技的發(fā)展，高校檔案信息化建設成績顯著。從存在的主要問題來看，高校檔案管理隊伍整體水平不足，數(shù)量與質量失衡，檔案開放利用情況還不同樂觀，此外檔案館及信息化建設情況較差。

2 基于《高等學校檔案管理辦法》的高校檔案管理工作分析

（1）《高等學校檔案管理辦法》對高校檔案管理工作的影響

首先，《高等學校檔案管理辦法》的頒布和實施擴大了高校的適用范圍，涵蓋了全國各級各類高等學校，這位全國高校檔案信息資源的共享奠定了基礎；其次，《高等學校檔案管理辦法》的頒布與實施強調了高等學校檔案管理工作的基礎性地位，對促進高校檔案管理工作的發(fā)展具有重要的意義；再次，《高等學校檔案管理辦法》的頒布與實施明確了高校檔案工作的管理體制，指出了高校校長在檔案工作中的主要工作職責；第四，《高等學校檔案管理辦法》的頒布與實施使得設館條件相對放寬，加快了高校檔案館的建設步伐；最后，《高等學校檔案管理辦法》的頒布與實施拓展了高校檔案的管理范圍，指明了高校檔案管理工作的服務方向，明確了檔案機構出具檔案證明的合法性與唯一性。

（2）《高等學校檔案管理辦法》實施中的問題及產生問題的原因

《高等學校檔案管理辦法》頒布實施之后，在高校檔案管理工作實踐中表現(xiàn)出一些問題急需解決，一是長期固有的檔案管理模式與理念難以改變，影響了其實施的效果；二是高校檔案管理部門歸口不一、技術落后等因素導致學生類檔案統(tǒng)一管理較難實現(xiàn)；三是高校檔案管理工作人員的配備不合理；四是對高校檔案管理工作人員的激勵效果不明顯；五是《高等學校檔案管理辦法》并未明確界定人事檔案的歸屬問題。造成這些問題存在的原因主要有：《高等學校檔案管理辦法》的貫徹執(zhí)行缺乏強有力的外部保障，檔案管理人員認識不到位等。

3 落實《高等學校檔案管理辦法》并強化高校檔案管理工作的建議

（1）完善高校檔案工作管理體制

在原有檔案管理體制的基礎上進行創(chuàng)新，建立高校檔案工作校長負責制，可有副校長分管檔案工作，并納入其工作職責中。責權明晰之后，高校要建立健全檔案工作的管理體制與保障機制，加強領導，增強檔案意識，將檔案管理制度納入學校管理制度中，建立專門的高校檔案管理結構或組織，構建科學有效的激勵機制與懲罰制度，確保高校檔案相關個責任部門的權責清晰。

（2）建立高校檔案管理網(wǎng)絡，實行檔案分級管理

從《高等學校檔案管理辦法》的內容來看，其對高校檔案管理工作提出了分級管理的理念，分級管理是高校檔案工作發(fā)展的需要，是進一步加快高校檔案工作現(xiàn)代化、信息化的推動力。高校檔案網(wǎng)絡分級管理的指導原則是“統(tǒng)一領導、分級管理”，將檔案管理構建成為高校層面的系統(tǒng)性工程，需要高校各部門協(xié)同參與來完成。在高校檔案管理的分級管理中，可分為流程分級管理和實體分級管理兩種模式，在實際應用中應結合高校自身實際情況來選擇分級管理的模式。

（3）切實做好高校檔案工作人才隊伍建設

隨著知識經濟時代的帶來，網(wǎng)絡信息技術迅速發(fā)展和普及，進而帶動高校檔案數(shù)字化、信息化建設的蓬勃發(fā)展，這就需要高校檔案管理工作團隊提高綜合素質和技能，為高校檔案信息化、數(shù)字化建設服務。高校應認真核定檔案工作人員編制，科學的設置崗位，引入競爭機制，并制定各種科學的獎懲制度、激勵機制。除了人才引入之外，高校自身應建立有效的人才培養(yǎng)機制，提高檔案管理工作人員素質，積極開展各種針對性的培訓，使工作人員絕壁良好的職業(yè)道德素質和過硬的思想政治素質。此外還應努力提高工作人員的業(yè)務素質和良好的服務意識，加強溝通能力培養(yǎng)，使其能夠勝任現(xiàn)代檔案管理工作。

（4）探尋高校檔案信息化建設的新模式

從當前我國高校檔案管理發(fā)展方向和趨勢來看，檔案信息化建設是創(chuàng)新檔案管理工作的重要內容，建立檔案信息化系統(tǒng)，使其發(fā)揮最大作用。首先，高校檔案管理共工作信息化應與數(shù)字校園建設同步，構成統(tǒng)一的用戶管理、權限控制與資源管理；其次，切實推進高校數(shù)字檔案館建設，結合高校實際情況，做好檔案網(wǎng)絡化建設，實現(xiàn)文檔一體化，積極創(chuàng)造條件，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，堅持檔案資源與檔案信息化同步建設的原則，逐步實現(xiàn)檔案的數(shù)字化進程。

（5）構建高校檔案資源體系，實現(xiàn)資源共享

檔案管理貴在于活，重在于用，檔案信息資源的開發(fā)與利用、共享是檔案管理工作的最終目的，因此在網(wǎng)絡信息時代，構建高校檔案資源體系，實現(xiàn)資源共享十分必要。首先，高校檔案館應豐富檔案資源，構筑體系合理、載體多樣化、內涵豐富的檔案資源體系；其次，創(chuàng)新服務模式，實現(xiàn)檔案信息資源共享。開展并優(yōu)化近距離或者零距離服務，打破編研工作瓶頸，探求在線編研新服務方式與途徑。

參考文獻

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