趙珺（江蘇農(nóng)林職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 句容 212400）

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淺議新形勢對高職院校辦公室人員提出的新要求

趙珺
（江蘇農(nóng)林職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 句容 212400）

摘要：學(xué)院辦公室作為高職院校對外展示的窗口以及對內(nèi)服務(wù)的平臺，在教育改革全面深入的新形勢下，對辦公室人員的自我管理提出了更高更新的要求。本文主要從兩方面闡述如何完善自我：一方面是素質(zhì)修養(yǎng)，包括政治修養(yǎng)、思想道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、作風(fēng)素質(zhì)和身體心理素質(zhì)；另一方面是思想意識，即服務(wù)意識、責(zé)任意識、大局意識和創(chuàng)新意識。

關(guān)鍵詞：高職院校；辦公室人員；自我管理；素質(zhì)修養(yǎng)；思想意識

當(dāng)前，我國高等教育事業(yè)迎來了快速發(fā)展的時(shí)期，一場以“體制改革為關(guān)鍵，教學(xué)改革為核心，教育觀念改革為先導(dǎo)”的教育改革正在全面而深刻地展開。高職院校辦公室作為高職院校行政管理的基層機(jī)構(gòu)，擔(dān)負(fù)著協(xié)助參謀、溝通協(xié)調(diào)、督辦協(xié)查、調(diào)查分析、處理學(xué)院常規(guī)事務(wù)等重要任務(wù)。同時(shí)又是一個(gè)服務(wù)型窗口部門，平時(shí)對外對內(nèi)的聯(lián)系也是非常頻繁的，這就要求辦公室人員必須加強(qiáng)自我管理。自我管理應(yīng)該從人員的素質(zhì)修養(yǎng)和意識兩方面提升，對高職院校辦公室工作水平和效能高低起著決定性的作用。

一、應(yīng)具備的素質(zhì)修養(yǎng)

高職院校辦公室的工作具有重要性和特殊性，辦公室人員從主任到科員都應(yīng)該在完成本職工作的前提下，全面提升自身素質(zhì)修養(yǎng)以適應(yīng)工作的需要，主要有以下幾個(gè)核心方面。

1、政治修養(yǎng)

辦公室人員在政治方面所表現(xiàn)出的素質(zhì)，是辦公室人員所必須具備的政治觀點(diǎn)和政治立場等方面的基本條件。在當(dāng)前社會環(huán)境下，各級黨政行政機(jī)關(guān)都應(yīng)該把政治教育擺在首位。政治素質(zhì)是基本素質(zhì)中最重要的素質(zhì)之一，良好的政治素質(zhì)是做好行政管理工作的根本保證。辦公室人員要有堅(jiān)定的政治立場，辦公室是一個(gè)對外聯(lián)系比較多的部門，所接觸到的信息也是方方面面的，這就要求辦公室人員一定要能經(jīng)得起各種誘惑，抵制不良思想的腐蝕；要保持高度的政治責(zé)任感和政治敏銳性，在大是大非面前要保持清醒的頭腦，堅(jiān)持黨的教育方針，平時(shí)注重學(xué)習(xí)政治理論知識。

2、思想道德品質(zhì)

辦公室工作事務(wù)繁雜，無名無利卻又要求照顧全面。工作細(xì)微具體要求辦公室人員對待工作必須保持高度的責(zé)任心、細(xì)心、熱心、耐心。辦公室人員要做到口嚴(yán)、體勤、手凈、心平。不搬弄是非，不蜚短流長，尤其是對于議而未決的事情；積極完成自己的本職工作，同時(shí)也要處理公共事務(wù)；處理事務(wù)過程中，不能假公濟(jì)私，要廉潔公正；辦公室工作往往付出比得到的多，這時(shí)候千萬不能心理失衡，要做到心態(tài)平和。

3、業(yè)務(wù)素質(zhì)

業(yè)務(wù)素質(zhì)是能否完成辦公室各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，也是辦公室高效運(yùn)作的有力保證。高職院校辦公室的定位與職能，要求辦公室人員必須完善溝通協(xié)調(diào)能力、調(diào)查分析能力、參與決策能力、文字和語言表達(dá)能力、熟練使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備以及統(tǒng)籌安排各項(xiàng)工作的能力。學(xué)院辦公室在學(xué)院起到承上啟下，溝通連接各部門的作用，協(xié)調(diào)平行部門之間、上下級之間的關(guān)系。如何使領(lǐng)導(dǎo)的決策能夠落到實(shí)處，高效完成，學(xué)院辦公室起到了關(guān)鍵的協(xié)調(diào)作用。同時(shí)，辦公室又充當(dāng)著領(lǐng)導(dǎo)的參謀助理，在決策時(shí)，學(xué)院辦公室必須提供真實(shí)可靠的信息、符合實(shí)際情況的建議和意見等。要做到這些，就得依靠調(diào)查研究來實(shí)現(xiàn)，對有關(guān)信息與第一手資料的選擇分析做出正確地總結(jié)歸納，辦公室人員是否具備參與決策的能力在此過程中顯得尤為重要。

4、作風(fēng)素質(zhì)

學(xué)院辦公室人員的作風(fēng)素質(zhì)影響著學(xué)院辦公室以及學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子的整體形象。作風(fēng)是在工作中形成的待人接物的行事風(fēng)格，是政治素質(zhì)在日常工作中地體現(xiàn)。辦公室人員具備堅(jiān)定的政治信仰和對黨的教育事業(yè)的負(fù)責(zé)態(tài)度，就會形成積極良好的工作作風(fēng)，但如果缺乏責(zé)任心，就必然會導(dǎo)致工作中失誤不斷，甚至造成重大不良影響。學(xué)院辦公室作為服務(wù)部門，直接接受院領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)工作的機(jī)會非常多。因此，從普通師生員工的角度看，會將辦公室工作作風(fēng)與院領(lǐng)導(dǎo)的工作態(tài)度相關(guān)聯(lián)。辦公室人員要在工作中樹立實(shí)事求是、兢兢業(yè)業(yè)、謙虛謹(jǐn)慎、平等對待、舉止端莊的良好形象。

5、身體心理素質(zhì)

高職院校辦公室人員不可忽視的基本素質(zhì)是身體和心理素質(zhì)，這些是開展工作的前提和保障。擁有健康的身體素質(zhì)和心理素質(zhì)，對于辦公室人員是尤為重要的，這能使辦公室人員擁有強(qiáng)健的體魄、寬廣的胸襟、敏捷的思維、平和的心態(tài)、堅(jiān)定的意志、健全的人格。在工作中能做到寵辱不驚，面對困難能越挫越勇，百折不撓；面對成績能謙虛謹(jǐn)慎，淡定平和；對待領(lǐng)導(dǎo)時(shí)不卑不亢、對待同仁時(shí)平等友好；有不同意見能理性分析，遇事能沉著冷靜，不鉆牛角尖。健康的身體素質(zhì)能延長辦公室人員的工作長度，而健康的心理素質(zhì)則能拓展其工作寬度。二者必須同時(shí)具備，缺一不可，只有這樣，才能做到在工作中從容應(yīng)對，堅(jiān)持原則，不折不扣的完成本職工作。

二、應(yīng)具備的思想意識

高職院校辦公室是學(xué)院的綜合部門，是連接上下，協(xié)調(diào)內(nèi)外的紐帶和橋梁，是學(xué)校服務(wù)與宣傳的窗口，同時(shí)也是基層管理部門，這就要求辦公室人員必須具備以下四個(gè)方面的思想意識。

1、服務(wù)意識

辦公室最基本的職能就是服務(wù)，服務(wù)于院領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)于各職能部門，服務(wù)于廣大教職工，服務(wù)于每一位學(xué)生，能否讓服務(wù)對象滿意是衡量辦公室工作成功與否的重要標(biāo)準(zhǔn)。辦公室人員必須牢牢樹立全心全意為人民服務(wù)的意識，主動協(xié)調(diào)，在處理事務(wù)時(shí)要理順關(guān)系，要做到原則性與靈活性的同時(shí)兼顧。在服務(wù)中，首先要注意服務(wù)態(tài)度，不管是對領(lǐng)導(dǎo)還是普通教師乃至學(xué)生，辦公室人員都要做到一視同仁，熱情周到，切不可因人而異，更不能隨心所欲。其次要注意服務(wù)質(zhì)量，做到發(fā)文督辦高效有序，處理事務(wù)周到細(xì)致，傳達(dá)信息及時(shí)準(zhǔn)確。

2、責(zé)任意識

辦公室工作大多是一些幕后工作，很少有臺前光鮮靚麗表現(xiàn)的機(jī)會，甚至很多事情看來都是瑣碎無比，諸如車輛安排、擬稿發(fā)文、傳真收發(fā)、接聽咨詢電話、傳達(dá)會議通知、蓋章用印等。這些事情，看起來是小事，可是每一件都與學(xué)校的日常運(yùn)轉(zhuǎn)息息相關(guān)，不出差錯只是稀松平常的小事，出了岔子，那就成了無法挽回的大事，甚至?xí)W(xué)院的發(fā)展造成不可估量的損失。正所謂“辦公室工作無小事”，我們必須要強(qiáng)化責(zé)任意識，做到對工作負(fù)責(zé)，對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，更是對自己負(fù)責(zé)。對待自己經(jīng)手處理的事務(wù)，一定要認(rèn)真謹(jǐn)慎；樹立責(zé)任意識，要敢于承擔(dān)責(zé)任，遇事沉著冷靜，勇于面對問題，不狡辯，不抵賴，有錯必究，有錯必改。

3、大局意識

辦公室的特殊性要求辦公室人員必須要做到“顧全大局”，要有大局意識。準(zhǔn)確把握全局，辦公室人員必須要具備較高的政治覺悟。高職院校的辦公室工作有著特殊的復(fù)雜性，每一件日常工作都應(yīng)該是在堅(jiān)持我黨政治方針的前提下開展的。一方面把握大局，我們就能更堅(jiān)定不移地堅(jiān)持黨的方針政策，始終遵循黨的教育路線前行，更好的服務(wù)于學(xué)院的未來發(fā)展；另一方面，把握大局，能提高辦公室工作的著眼點(diǎn)，讓辦公室的工作更上一個(gè)新的臺階。辦公室工作繁雜面廣，這就要求辦公室人員要具有大局意識，這樣才能擁有敏捷的思維，看問題才能具有前瞻性；在工作中面對問題，才能更理性地判斷，認(rèn)清利弊，分清輕重緩急，細(xì)致高效地完成每一件看似平淡無奇的工作。

4、創(chuàng)新意識

新時(shí)代學(xué)院辦公室人員需要增強(qiáng)創(chuàng)新意識。加快教育改革的步伐，不僅給教育事業(yè)帶來了機(jī)遇，也帶來了眾多挑戰(zhàn)。創(chuàng)新不能僅僅停留在口號上，還要體現(xiàn)在實(shí)際的工作中。很多辦公室人員在工作中，都處在被動等待的狀態(tài)，認(rèn)為只要做好準(zhǔn)備，等待領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)指令就好，長此以往，辦公室人員將會失去自主工作，解決問題的能力。在實(shí)際的工作中，除了領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)下達(dá)的任務(wù)，還有一些工作其實(shí)是可以被預(yù)見的，辦公室人員應(yīng)該改變工作方式，由被動到主動，提前啟動工作機(jī)制，真正做到未雨綢繆，才能在任務(wù)下達(dá)之時(shí)不至于手忙腳亂，才能真正做到有條不紊。有時(shí)候，特別是當(dāng)遇到重大活動的操辦時(shí)，辦公室眾多事務(wù)的處理時(shí)間也是比較迫切的，工作狀態(tài)就會更加的緊張，辦公室人員在此時(shí)要做到緊張有序，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，明確崗位職責(zé)，確保高質(zhì)量地完成任務(wù)。學(xué)院辦公室的很多工作都存有一定的內(nèi)在規(guī)律，這需要辦公室人員的鍛煉積累和認(rèn)真探索。例如一次重大的活動舉行結(jié)束后，每個(gè)辦公室人員都應(yīng)該將自己參與負(fù)責(zé)的工作進(jìn)行總結(jié)，將遇到的問題一一羅列，尋求解決的方法，將好的經(jīng)驗(yàn)和做法也記錄下來，進(jìn)而歸納掌握工作規(guī)律。創(chuàng)新是發(fā)展的源動力，辦公室人員只有不斷開拓創(chuàng)新，不斷學(xué)習(xí)新知識新觀念，不斷總結(jié)新方法，才能做到與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)高職院校辦公室工作地持續(xù)發(fā)展，使辦公室工作保持活力，開創(chuàng)教育工作的新局面。

三、結(jié)束語

高職學(xué)院辦公室是學(xué)校的綜合職能部門。具有全局性、綜合性、協(xié)調(diào)性和服務(wù)性等特點(diǎn)，特別是在社會發(fā)展以及國內(nèi)外形勢日趨多變的今天，高職教育也隨之發(fā)生了翻天覆地的變化，加上深入推進(jìn)教育體制改革，這些都對高職院校辦公室人員提出了新要求。不僅要求辦公室人員提升自身素質(zhì)，還要強(qiáng)化思想意識，這是處理高校辦公室工作的基本條件，更是提升高職院校辦公室工作水平的有力保障。

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（責(zé)任編輯：徐悅）