新媒體背景下教務(wù)秘書在教學(xué)管理中的作用

宋佳亮?オ?

摘要：教務(wù)秘書崗位在高校教學(xué)管理工作中承擔(dān)著不可或缺的作用，然而，在新媒體背景下，教務(wù)秘書的工作存在著不少問題。本文旨在探討新媒體背景下教務(wù)秘書在教學(xué)管理中的作用，以及改進的措施。

關(guān)鍵詞：新媒體；教務(wù)秘書；教學(xué)管理

一、新媒體的含義及特點

新媒體，相對于報紙報、雜志、廣播、電視等傳統(tǒng)媒體而言，是指利用數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的方式，向受眾提供交互式信息和娛樂服務(wù)，以此獲取經(jīng)濟利益的信息傳播介質(zhì)。

新媒體具備以下特點：

1、開放性，新媒體對信息的傳播，使所有人都得到了發(fā)言的機會，文化更趨大眾化。在參與性方面，新媒體比以往任何媒體都有優(yōu)勢。不論是博客、微博、SNS還是微信、陌陌都有進入門檻低、民眾廣泛參與的特征?？梢灶A(yù)見，這種趨勢必然會持續(xù)下去，并且新媒體的覆蓋面會越來越廣。

2、互動性，新媒體實現(xiàn)了時空壓縮，人們通過即時通信（IM）可以實現(xiàn)即時的互動，直接進行語音交流。新媒體是一種以人際關(guān)系為傳播路徑的即時性裂變式多級信息傳播網(wǎng)絡(luò)，使任何人通過一定的新媒體設(shè)備都可以相互對話。

3、個人化，意味著新媒體可以針對每一個人的特點和興趣愛好為其私人訂制一些信息。中國的現(xiàn)代化進程中，多種價值觀、文化表現(xiàn)形式涌現(xiàn)出來，人們在公共領(lǐng)域中的自我意識被喚醒。每個人都可以在法律法規(guī)許可的條件下傳播信息、展現(xiàn)自我的個性。

二、教務(wù)秘書的具體作用及現(xiàn)狀分析

一直以來，人們對教務(wù)秘書工作存在片面認(rèn)識，認(rèn)為平時就是排排課、收收材料、發(fā)發(fā)通知、訂訂教材，甚至認(rèn)為什么人都能勝任。然而，教務(wù)秘書應(yīng)該是教學(xué)管理工作中的管理者、服務(wù)者、協(xié)調(diào)者、反饋者，承擔(dān)著不可或缺的作用。

（一）助手作用

助手作用主要體現(xiàn)在協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和上級教學(xué)管理部分處理相關(guān)教務(wù)管理工作，主要包含以下幾個方面：1.課務(wù)的安排與落實、排課、教材的征訂；2. 教學(xué)計劃的入庫，即根據(jù)新生人才培養(yǎng)方案，分專業(yè)將每學(xué)期的課程導(dǎo)入系統(tǒng)；3.組織教師和學(xué)生參加各種考試，主要包含學(xué)生考試報名、準(zhǔn)考證的領(lǐng)取與發(fā)放、組織教師進行部分考試的監(jiān)考等任務(wù)。4. 期中教學(xué)質(zhì)量檢查。主要是認(rèn)真閱讀期中教學(xué)質(zhì)量檢查的文件，明確檢查內(nèi)容，按照檢查內(nèi)容來準(zhǔn)備材料。5. 期末考試工作，主要包括考試時間、地點和監(jiān)考老師的安排，考試秩序的維持等。6. 畢業(yè)論文工作。主要是畢業(yè)論文系統(tǒng)的維護、優(yōu)秀畢業(yè)論文的整理歸檔等工作。

（二）樞紐服務(wù)作用

教務(wù)秘書的日常工作內(nèi)容最重要的一項就是充當(dāng)樞紐，處理學(xué)校各種關(guān)系，包括人與人之間的關(guān)系、人與制度之間的關(guān)系、與上級主管部門之間的關(guān)系，經(jīng)常需要平衡學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)與教師、教師與學(xué)生、學(xué)院工作與學(xué)校教務(wù)職能部門之間的關(guān)系，并且在這些關(guān)系中充當(dāng)樞紐作用。

同時，教務(wù)秘書在充當(dāng)樞紐的過程中也在為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、老師以及學(xué)生提供服務(wù)：為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，為期決策提供參考數(shù)據(jù)；為教師進行優(yōu)質(zhì)教學(xué)創(chuàng)造條件；為學(xué)生學(xué)習(xí)提供方便。教學(xué)秘書要為院系各部門服務(wù)，為教師和學(xué)生服務(wù)，保證院系教學(xué)任務(wù)的順利完成。

（三）反饋作用

教學(xué)秘書一方面從屬于院系教學(xué)院長，另一方面要接受學(xué)校教務(wù)管理部門的安排，受雙重領(lǐng)導(dǎo)。教務(wù)秘書工作，一方面直接參與二級學(xué)院的教學(xué)管理工作，直接與二級學(xué)院的師生接觸，能夠接收到第一手信息和資料，便于向上級教務(wù)管理部門進行信息反饋，便于上級教務(wù)管理部門政策的確定和調(diào)整；另一方面，與上級教務(wù)管理部門對接，及時接收上級教務(wù)管理部門的通知和指示，并向二級學(xué)院及教學(xué)院長進行反饋，以便更好地開展院系教學(xué)工作。

（四）監(jiān)督管理作用

教務(wù)秘書的監(jiān)督管理作用主要體現(xiàn)在：1、協(xié)助教學(xué)院長檢查上課情況；2、協(xié)助教務(wù)管理部門以及二級學(xué)院進行中期教學(xué)質(zhì)量檢查；3、協(xié)助上級教學(xué)管理部門進行師生互評工作；4、跟蹤學(xué)院教師聽課工作；5、協(xié)助教學(xué)院長和上級教學(xué)管理部門組織好監(jiān)考工作。教務(wù)秘書的監(jiān)督工作，有助于教學(xué)管理工作行良性有效運行。

教務(wù)秘書崗位在高校教學(xué)管理工作中承擔(dān)著至關(guān)重要的作用，但其在現(xiàn)實工作中卻存在著諸多問題。

1、從業(yè)人員多為年輕人，他們處于工作、生活和學(xué)習(xí)的初始階段，缺乏相關(guān)工作經(jīng)驗，同時面對多方壓力缺乏相應(yīng)的措施，同時他們大多不是教育管理專業(yè)出身，也缺乏教育學(xué)、管理學(xué)以及秘書學(xué)背景，導(dǎo)致業(yè)務(wù)能力欠缺，心理起伏比較大，直接影響工作的開展。

2、教務(wù)秘書工作繁重，工作的重要性得不到認(rèn)可，缺乏相應(yīng)的考核激勵評估機制，工作實績不被承認(rèn)，使得工作積極性不高。

3、教學(xué)秘書崗位職稱晉升困難，工資待遇較低，隊伍穩(wěn)定性差，對高校正常教學(xué)管理秩序產(chǎn)生影響。

4、教無秘書處于教學(xué)管理工作的最前線，與多方進行溝通，工作開展困難重重，得不到相應(yīng)的理解，工作壓力較大，對教務(wù)秘書造成一定的心理影響。

針對上述問題，高校應(yīng)該重視教學(xué)管理隊伍的建設(shè)。

三、新媒體背景下加強教務(wù)秘書作用的對策分析

1、自我提升，與時俱進

教務(wù)秘書應(yīng)不斷進行自我提升，通過自身學(xué)習(xí)不斷補充崗位所需的信息與知識：掌握教務(wù)秘書工作常識，熟練掌握教學(xué)管理相關(guān)知識，不斷總結(jié)高校教學(xué)管理工作的相關(guān)規(guī)律，主動提高自身管理水平，能夠得心應(yīng)手地安排各類教學(xué)相關(guān)會議，提高溝通協(xié)調(diào)能力、統(tǒng)籌管理能力、協(xié)同合作能力、創(chuàng)新能力。

新媒體時代，對教學(xué)秘書綜合素質(zhì)提出了更多更高的要求。教務(wù)秘書應(yīng)跟上時代潮流，提高信息意識，認(rèn)真參加網(wǎng)絡(luò)知識培訓(xùn)，充分利用公共媒體平臺和自媒體手段加強信息交流與共享，掌握先進的管理方法和技能，拓寬信息采集范圍和渠道，熟練使用教務(wù)教學(xué)管理系統(tǒng)、論文管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、各種辦公系統(tǒng)等現(xiàn)代管理軟件，真正把信息化建設(shè)視為提供獲取更多資源、協(xié)調(diào)工作、不斷完善自己的有效途徑。

2、學(xué)校平臺建設(shè)，創(chuàng)造良好環(huán)境

學(xué)校要充分利用新媒體的特點和優(yōu)勢，采用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，廣泛全面地收集教學(xué)管理的相關(guān)信息，迅速進行整理、加工，加以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立和完善一套合乎實際、行之有效的教學(xué)管理信息系統(tǒng)，取代以往傳統(tǒng)的信息溝通方式，變電話交流的工作方式為網(wǎng)上信息分享，變以往繁雜的工作內(nèi)容為系統(tǒng)的工作模塊，便于教務(wù)秘書業(yè)務(wù)技能的提升，使其工作更快捷、更及時，大大提高工作效率的同時，保證高校教學(xué)質(zhì)量。

新媒體時代背景下，獲取信息的方式多種多樣，速度更是非常迅速，所以信息反饋的速度也應(yīng)該加以提升。因此，高校建立一套完善的信息反饋系統(tǒng)尤為必要。反饋系統(tǒng)將學(xué)生代表、教師代表、教學(xué)管理部門的領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)秘書囊括進取，擴大信息反饋的人群，提高信息反饋的真實性。大大簡化了信息反饋的程序，提高信息反饋的速度，以便問題能及時有效地解決。從另一個角度，也強化了監(jiān)督職能，促進教學(xué)管理工作良好有序運行。

3、貫徹“以人為本”理念，建立目標(biāo)管理機制

高校應(yīng)完善教職員工績效考核機制，將工作實績與工資待遇掛鉤，在薪資方面，實行了按崗定酬，同崗?fù)?，避免了同崗不同酬引起的部分秘書的心理落差；學(xué)院每年爭取若干個進編名額，來解決教學(xué)管理人員的編制問題等等。這些措施的出臺與實施不僅激勵秘書人員認(rèn)真努力工作，也同時給予了希望，使得該崗位的秘書人員更加有歸屬感，從而能夠全心全意地服務(wù)于師生，這充分體現(xiàn)了學(xué)院重視教學(xué)秘書崗位的重要性，了解該崗位的樞紐作用對于高校的發(fā)展的推動。同時開展各種競賽活動，對工作表現(xiàn)優(yōu)秀的教職工予以物質(zhì)獎勵和精神鼓勵。在人員配置上，注重引進人才的專業(yè)，注重年齡配比，用優(yōu)惠的政策吸引秘書專業(yè)人才充實到高校秘書隊伍，提高秘書隊伍的管理檔次。投稿教務(wù)秘書的待遇，除了提升工資待遇外，還應(yīng)該提高行政待遇，是教務(wù)秘書成為有吸引力的崗位，明確職責(zé)，避免教務(wù)秘書成為“雜事管理者”。

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（作者單位：鹽城師范學(xué)院藥學(xué)院，江蘇 鹽城 224001）