李一晴+王暾+徐濤

摘 要：高校教學(xué)檔案管理對(duì)高校教學(xué)工作有著重要的作用，隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛運(yùn)用，高校教學(xué)檔案管理工作的管理模式和手段面臨新問(wèn)題和新的挑戰(zhàn)。文章從教學(xué)檔案管理工作的重要性入手，分析了目前高校教學(xué)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提出加強(qiáng)高校檔案管理工作的一些建議和對(duì)策。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案 管理 信息化技術(shù) 應(yīng)用

中圖分類號(hào)：G652

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2017）02-207-02

高校教學(xué)檔案是高校檔案的主體和重點(diǎn)部分，包括高等學(xué)校教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究、教學(xué)管理等教學(xué)工作中對(duì)學(xué)校和社會(huì)、學(xué)生有保存價(jià)值的各種文字、圖表、音像及電子載體等歷史記錄材料，反映了學(xué)校教學(xué)工作的歷史，同時(shí)也承載著學(xué)校教學(xué)工作的未來(lái)。因此，教學(xué)檔案管理高校教學(xué)工作的重要支撐，也是評(píng)價(jià)高校管理水平的一個(gè)重要指標(biāo)。

一、高校教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）對(duì)高校教學(xué)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足

高校教學(xué)檔案不僅記錄了學(xué)校教學(xué)活動(dòng)，體現(xiàn)了教學(xué)活動(dòng)管理的過(guò)程，為學(xué)校教學(xué)研究提供了系統(tǒng)完整的資料，而且是高校各類教學(xué)評(píng)估的第一手資料。但教學(xué)檔案工作是一種教學(xué)行為之后的管理工作，屬于事后行為，容易被大家忽視，而導(dǎo)致教學(xué)檔案管理工作滯后。對(duì)高校教學(xué)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一方面是高校主管教學(xué)檔案的領(lǐng)導(dǎo)不重視，普遍認(rèn)為只有學(xué)校檔案館才需要檔案管理專門人才，在教務(wù)處、各學(xué)院不需要設(shè)置專門人才，可由其他工作人員兼職即可，這就造成在工作繁忙時(shí)教學(xué)檔案管理往往是經(jīng)常被忽略的工作。另一方面高校教學(xué)檔案管理工作人員往往為兼職，對(duì)教學(xué)檔案管理工作仍保留在重保管輕利用的意識(shí)，平時(shí)不注重及時(shí)收集整理建檔管理，也不重視檔案管理的學(xué)習(xí)，很少去主動(dòng)思考教學(xué)檔案的現(xiàn)代管理理念，工作不夠嚴(yán)格和規(guī)范，有得過(guò)且過(guò)的現(xiàn)狀。這就造成高校檔案管理工作滯后，更談不上優(yōu)化檔案管理、提高教學(xué)檔案利用率及教學(xué)檔案信息化管理了。

（二）教學(xué)檔案的管理水平滯后

目前，很多高校教學(xué)檔案的管理模式仍然以傳統(tǒng)的封閉式管理為主。這種管理模式主要表現(xiàn)為：經(jīng)費(fèi)投入不足，檔案管理設(shè)備陳舊；高校教學(xué)檔案管理制度欠缺，導(dǎo)致高校教學(xué)檔案管理不規(guī)范、責(zé)任不清；高校教職工普遍認(rèn)為檔案管理是檔案館及部分部門的事情，沒有收集教師檔案的意識(shí)，導(dǎo)致有些教學(xué)材料隨著時(shí)間的流逝而遺失；高校內(nèi)部教學(xué)管理部門的教學(xué)檔案管理各自為政，沒有共享，導(dǎo)致各部門的教學(xué)檔案存在重復(fù)收集的現(xiàn)象；教學(xué)檔案仍以紙質(zhì)版為主，沒有專門的檔案室，主要存放在教學(xué)管理部門的庫(kù)房中，電子版的檔案資料也僅僅保留在計(jì)算機(jī)或硬盤中；教學(xué)檔案管理仍為手工操作階段，收集、整理、立卷等質(zhì)量不高，缺乏高效、便捷的查找途徑；學(xué)校檔案館和教學(xué)管理部門在教學(xué)檔案的及時(shí)歸檔工作方面仍存在推諉現(xiàn)象，導(dǎo)致一些珍貴的教學(xué)檔案未及時(shí)入庫(kù)，造成不可估量的損失。

（三）教學(xué)檔案的利用率較低

陳舊的教學(xué)檔案管理模式是造成教學(xué)檔案使用率低的重要原因。目前各高校非常重視校園網(wǎng)的建設(shè)，信息化水平較高，但教學(xué)檔案管理因不受重視，教學(xué)管理部門的教學(xué)檔案各自為政，沒有充分利用校園網(wǎng)，校內(nèi)教學(xué)檔案交流、共享也較少。尤其在高校面臨各級(jí)評(píng)估時(shí)，往往還需要對(duì)各種教學(xué)檔案重新整理、建檔，部分高校往往存在評(píng)估一次，就整理出一套教學(xué)檔案，已有的教學(xué)檔案未能在評(píng)估中發(fā)揮出高效、便捷的作用。部分高校教學(xué)檔案管理未充分利用信息化技術(shù)，導(dǎo)致教學(xué)檔案在收集、整理及立卷等方面效率較低，也使得教學(xué)檔案利用率較低。此外，高校教學(xué)檔案的使用仍以校內(nèi)為主，未對(duì)社會(huì)廣泛開放，這也是高校教學(xué)檔案利用率較低的原因之一。

二、加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理的建議

（一）提高對(duì)教學(xué)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

首先，要轉(zhuǎn)變思想觀念，加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，教學(xué)管理部門、各學(xué)院系部負(fù)責(zé)人要重視教學(xué)檔案工作，組織教職工認(rèn)真學(xué)習(xí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》，完善教學(xué)檔案管理制度，明確責(zé)任，從上至下提高教學(xué)檔案的認(rèn)識(shí)，重視和支持教學(xué)檔案管理工作。其次，要設(shè)置教學(xué)檔案專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，設(shè)立檔案室，配備檔案管理儀器，提高教學(xué)檔案管理工作。最后，要配備專業(yè)檔案員，提高教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)。教學(xué)管理部門如教務(wù)處應(yīng)由副處長(zhǎng)主抓檔案工作，科級(jí)管理人員應(yīng)納入檔案管理專門人員。此外，要重視檔案管理軟件研發(fā)，提高教學(xué)檔案的收集、整理、立卷及檢索，從而提高教學(xué)檔案的利用率。

（二）規(guī)范和完善教學(xué)檔案管理制度

教學(xué)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是提高教學(xué)檔案管理水平的重要前提。高校教學(xué)管理部門應(yīng)根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等制度規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際和需求，完善和制定教學(xué)檔案管理制度，保證教學(xué)檔案資料收集的完整、鑒定準(zhǔn)確、整理有序、保管安全及利用便捷等方面，逐步建立健全檔案鑒定考核體系和崗位責(zé)任制相關(guān)規(guī)章制度，將教學(xué)檔案管理工作落到實(shí)處，真正實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案資源的共享，提高教學(xué)檔案在學(xué)校各項(xiàng)工作中的作用。

（三）建立教學(xué)檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)

信息技術(shù)的應(yīng)用是提高高校教學(xué)檔案管理效率的必然選擇。首先，要重視數(shù)字檔案的收集，制訂數(shù)字檔案歸納管理制度，將教學(xué)數(shù)字資源收集納入教學(xué)管理部門、各學(xué)院系部的立卷歸檔制度中，學(xué)期教學(xué)檢查應(yīng)把教學(xué)檔案作為檢查的內(nèi)容之一。其次，加強(qiáng)教學(xué)檔案管理信息化的建設(shè)，建立教學(xué)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和可共享的數(shù)據(jù)庫(kù)；同時(shí)要充分應(yīng)用校園網(wǎng)和辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的網(wǎng)絡(luò)資源共享，盡量向社會(huì)開放教學(xué)檔案，提高教學(xué)檔案的利用率。最后，要加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，提高教學(xué)檔案管理人員的信息化專門知識(shí)和專業(yè)技能。

高校教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范和完善能夠?yàn)閷W(xué)校教學(xué)管理、教學(xué)改革提供重要的參謀作用和信息咨詢作用，也能促進(jìn)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)水平的不斷提高。同時(shí)，建立完善、系統(tǒng)的教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高教學(xué)檔案的利用率，是高校教學(xué)檔案管理工作刻不容緩的任務(wù)。

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[3] 楊文.論高校教學(xué)檔案的收集與信息化管理[J].科技信息，2009年（15）：351

（作者單位：寧夏醫(yī)科大學(xué)教務(wù)處 寧夏銀川 750004）

（第一作者簡(jiǎn)介：李一晴，女，高級(jí)實(shí)驗(yàn)師，從事教學(xué)檔案管理多年；工作單位：寧夏醫(yī)科大學(xué)教務(wù)處）

（責(zé)編：若佳）