高等學(xué)校學(xué)生收費管理的信息化應(yīng)用與對策

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摘要：學(xué)生收費工作是高校重要的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，也是內(nèi)部控制風(fēng)險評估的重要內(nèi)容。本文著力于分析學(xué)生收費管理存在的問題，提出學(xué)生收費管理系統(tǒng)的改進方案，并針對系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的問題提出有效的對策建議。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校 收費管理 信息化

一、高校信息化的發(fā)展目標

我國高校的信息化始于20世紀80年代，在早期，主要是校園網(wǎng)絡(luò)、獨立的信息系統(tǒng)建設(shè)。進入21世紀，高校數(shù)字化建設(shè)飛速發(fā)展，信息化融入到高校的教學(xué)、科研、管理與服務(wù)的各項活動中，高校師生和管理人員的信息化素養(yǎng)和需求也越來越高。教育部制定頒布的《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（2011-2020年）》也把“推動信息技術(shù)與高等教育深度融合，創(chuàng)新人才培養(yǎng)模式”作為高校信息化當前的主要目標。高校信息化主要有如下特征。

（1）整體規(guī)劃。加強頂層設(shè)計，高校統(tǒng)一打造信息平臺，教學(xué)、科研、財務(wù)、后勤各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)強調(diào)“共享、融合、交互”。

（2）深度融合。在各項業(yè)務(wù)應(yīng)用中實現(xiàn)個性定制、主動推送和智能推送，推動實現(xiàn)智能融合、隨時隨地的個性化應(yīng)用。

（3）以人為本。信息化強調(diào)以服務(wù)為核心，以管理為支撐，最終目的都是為了向用戶提供更好的服務(wù)。

（4）智慧管理。基于“大數(shù)據(jù)”，利用數(shù)據(jù)庫、智能計算與數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，實現(xiàn)智能化的決策、管理與控制。

二、高校學(xué)生收費存在的問題

雖高校收費管理工作不斷加強，收費行為日趨規(guī)范，但是仍存在一些亟待解決的問題。

（1）收費管理意識淡薄。長期以來，高校學(xué)生收費管理工作基本上靠財務(wù)處包攬，校內(nèi)各職能部門、各學(xué)院只是被動的接受安排，缺乏主動參與學(xué)生收費管理的主動性，未能將學(xué)生收費管理中的責(zé)任層層落實到位。

（2）收費管理體系不健全，各部門之間缺乏有效的聯(lián)動機制。學(xué)生收費管理是一項綜合性工作，但是各部門之間溝通不暢、配合不夠密切。高校制定了新生入學(xué)到畢業(yè)離校的收費管理制度，但是在實際操作過程中，學(xué)生為完成交費、退費需要奔波于職能部門與財務(wù)處之間，大大降低了服務(wù)質(zhì)量。

（3）收費方式落后。銀行批量代扣學(xué)宿費是高校普遍采用的交費方式，存在扣款效率高、成本低、安全性高的特點，但是也存在一些問題。比如采集學(xué)生銀行賬號、簽訂代扣協(xié)議比較麻煩，部分對個人隱私比較在意的學(xué)生不愿意簽訂代扣協(xié)議，再加上銀行卡掛失、更換等特殊情況的存在，需要經(jīng)常維護銀行賬號；學(xué)生也反映銀行批量代扣不夠直觀，不能馬上了解自己的交費情況。現(xiàn)金和POS機刷卡目前是作為批量代扣的替補方案，存在著收費工作量巨大、排長隊等候、收費時間固定等缺點。

（4）學(xué)生繳費意識不強，拖欠學(xué)宿費現(xiàn)象嚴重。根據(jù)《中華人民共和國高等教育法》的規(guī)定，高等教育屬于非義務(wù)教育，“高等學(xué)校的學(xué)生應(yīng)當按國家規(guī)定繳納學(xué)費”。近年來，隨著高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，高校學(xué)生拖欠學(xué)費現(xiàn)象逐年嚴重，欠費比例與金額逐年遞增。

（5）收費標準復(fù)雜，時間跨度較大。學(xué)校內(nèi)部因?qū)W生休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、宿舍調(diào)整等現(xiàn)象，導(dǎo)致同一學(xué)生需要交納的金額和標準發(fā)生變化，再加上減免學(xué)費、學(xué)生助學(xué)貸款政策的調(diào)整，加劇了收費工作的復(fù)雜性。學(xué)生收費工作從年初持續(xù)到年尾，收費管理環(huán)節(jié)越來越多，變成了日常性工作。

（6）內(nèi)部控制設(shè)計不夠科學(xué)，造成學(xué)生收費與學(xué)籍、住宿等環(huán)節(jié)存在相互脫節(jié)現(xiàn)象，進而導(dǎo)致國有資產(chǎn)流失或者貪污舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。

三、信息化背景下，學(xué)生收費管理信息系統(tǒng)的實現(xiàn)

在高校大力發(fā)展信息化的背景下，我們可以在高校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上建立起一套以財務(wù)部門為中心，上通學(xué)校決策層，下聯(lián)學(xué)校各部門，面向?qū)W生的學(xué)生收費管理信息系統(tǒng)，確保信息傳遞和反饋層層暢通，保證收費管理系統(tǒng)覆蓋收費管理全流程，并將內(nèi)部控制流程嵌入到系統(tǒng)中，為高校的學(xué)生收費管理提供更好的保障。

（1）從全局角度，對收費管理系統(tǒng)進行整體規(guī)劃。學(xué)生收費管理系統(tǒng)由數(shù)據(jù)共享交換子系統(tǒng)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集子系統(tǒng)、學(xué)生收費處理子系統(tǒng)、信息公開子系統(tǒng)和決策支持子系統(tǒng)五個部分組成。

（2）深度融合，以系統(tǒng)為紐帶創(chuàng)建各部門之間的聯(lián)動機制。通過數(shù)據(jù)交換子系統(tǒng)從各部門系統(tǒng)中讀取學(xué)宿費信息，并反饋收費結(jié)果。

（3）基于大數(shù)據(jù)，為學(xué)校管理層、各學(xué)院學(xué)生管理部門提供統(tǒng)計報表，并根據(jù)所管部門分別授權(quán)。

（4）創(chuàng)新多種收費方式，為每個學(xué)生提供定制化的交退費解決方案。積極開展網(wǎng)上學(xué)生收費工作，讓學(xué)生足不出戶，不用排隊，就能輕松在家完成學(xué)宿費的繳納。對于網(wǎng)上收費有質(zhì)疑或者技術(shù)上存在難度的學(xué)生還可以采用自助繳費機繳納費用。繳費機的優(yōu)點是時間不受限制，任何時間都可以根據(jù)自己的學(xué)號查詢繳納學(xué)宿費。

（5）以人為本，提高收費管理的主動性，加強信息公開系統(tǒng)的建設(shè)。嚴格執(zhí)行教育收費公示制度，在校內(nèi)門戶上公示收費許可證。完善門戶建設(shè)，增設(shè)學(xué)生收費查詢頁面，減少收費管理環(huán)節(jié)，主動提示學(xué)生交費、退費的信息，降低操作風(fēng)險。

（6）加強欠費學(xué)生管理。通過數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)分析核實惡意欠費學(xué)生，用管理系統(tǒng)實現(xiàn)對欠費學(xué)生的限制。若核實為惡意欠費學(xué)生，則不能在學(xué)籍系統(tǒng)里注冊，不得登錄選課系統(tǒng)，不得參與獎學(xué)金的評定。

（7）根據(jù)不相容崗位相分離原則，將學(xué)生基礎(chǔ)信息管理、學(xué)宿費標準設(shè)置修改及收退費相分離。學(xué)生的基礎(chǔ)信息通過數(shù)據(jù)共享交換子系統(tǒng)，從教務(wù)系統(tǒng)中讀取，學(xué)費、住宿費、貸款信息分別從教務(wù)系統(tǒng)、宿管系統(tǒng)、勤工助學(xué)系統(tǒng)中讀取更新。收退費在學(xué)生收費處理子系統(tǒng)內(nèi)完成。消除人為干擾因素，杜絕舞弊，避免國有資產(chǎn)流失。

（8）根據(jù)票據(jù)管理要求，建立獨立的票據(jù)管理系統(tǒng)，票據(jù)的購買、領(lǐng)用、歸還、核銷均在此系統(tǒng)內(nèi)操作，有利于票據(jù)的有效管理。

四、信息化背景下，學(xué)生收費管理系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的問題

學(xué)生收費管理系統(tǒng)雖可以提高收費工作的效率和效果，但不是萬能的，在實際運行過程中，仍有一些問題無法得到解決，并不可避免地會出現(xiàn)一些新的問題。

（1）雖建立了數(shù)據(jù)共享子系統(tǒng)，但是各部門對信息化的理解和定位不到位，可能導(dǎo)致各部門之間的配合不夠緊密，形成新的應(yīng)用和數(shù)據(jù)的孤島。

（2）學(xué)生的繳費意識不強，對于惡意欠費學(xué)生的定義有異議，導(dǎo)致學(xué)生滿意度下滑。

（3）學(xué)生收費管理系統(tǒng)和財務(wù)核算系統(tǒng)是兩個獨立的系統(tǒng)，可能存在數(shù)據(jù)不一致不準確的情況。

（4）校園信息化環(huán)境下的收費管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)安全面臨挑戰(zhàn)。收費管理系統(tǒng)的安全保障不到位，缺乏專業(yè)的管理人員，可能導(dǎo)致信息泄露或者毀損，系統(tǒng)無法正常運行。

（5）對于工作人員的要求較高。部分工作人員的素質(zhì)不夠高，專業(yè)性不強，信息化水平較低，導(dǎo)致工作效率低下，不能勝任工作崗位。

五、完善學(xué)生收費管理的對策建議

為更好更高效地完成學(xué)生收費管理工作，提高管理水平，促進高校事業(yè)發(fā)展，針對學(xué)生收費管理系統(tǒng)運行中存在的問題，現(xiàn)提出以下建議。

（1）把信息化納入高校的發(fā)展規(guī)劃中，加強信息化的凝聚力和協(xié)同力，徹底改變多頭建設(shè)、各自為戰(zhàn)的工作局面。信息化是一個長期發(fā)展的工作，需要根據(jù)技術(shù)的發(fā)展及工作的需求，時時改進工作。

（2）要建立健全學(xué)生收費管理體系，加強不同部門之間的協(xié)調(diào)與配合。成立專門的學(xué)生收費管理機構(gòu)，由各相關(guān)職能部門負責(zé)人參與。各部門既要發(fā)揮各自的職責(zé)，又要密切協(xié)作，形成持續(xù)、健全、高效的收費機制。

（3）要建立完善的收費工作考評機制，進一步細化收費管理過程中不同環(huán)節(jié)的責(zé)任，明確工作重點和目標，將責(zé)任分解到相關(guān)的部門，促使各個部門積極主動的圍繞提高收款率和提升服務(wù)質(zhì)量的目標開展工作，最終形成“自主管理、自我約束、自我發(fā)展、自我激勵”的管理體制。

（4）建立“獎、貸、助、補、減”加綠色通道的資助體系，確保每一個學(xué)生不因為家庭困難而輟學(xué)。

（5）實行學(xué)生收、退費稽核制度，確保收退費明細與財務(wù)明細賬相符。每年畢業(yè)派遣前，對離校學(xué)生的數(shù)據(jù)進行全面審核，確保收費數(shù)據(jù)的準確、完整。

（6）加強對關(guān)鍵崗位的人員的職業(yè)道德教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高工作人員的職業(yè)道德水平和綜合素質(zhì)，不斷提高員工的專業(yè)水平和信息化水平。定期對人員進行考核和評估，并根據(jù)考核結(jié)果實施獎懲。在不影響工作的前提下，定期進行輪崗。

（7）提高收費透明度，健全監(jiān)督體系。首先由校內(nèi)的審計、紀檢部門定期進行收費工作檢查和審計，可以有效的督促收費工作，減少舞弊。其次，通過聯(lián)動的職能部門進行監(jiān)督。最后，提高師生在收費過程中的參與度，積極反饋對收費的意見和建議。

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（作者單位：北京大學(xué)醫(yī)學(xué)部計財處）