挖掘潛能 激發(fā)熱情 凝集智慧

黃波+夏妍+林英楠

摘 要：本文通過分析檔案工作的現狀，檔案工作中存在的隱患問題，就缺乏外動力、自身認識不足、工作創(chuàng)造性不強、工作內容重復性大導致惰性強等問題提出應從不斷學習，勤于思考，完善自我，通過專業(yè)交流培訓 ，搭建平臺制造機遇，檔案人才隊伍的建設，建立任職資格體系等方法手段去提升檔案管理人員的業(yè)務水平與工作能力。

關鍵詞：檔案管理人員；能力；提升

1 人才隊伍建設的必要性

隨著社會的變化的日新月異，尤其是中共中央辦公廳[2014]15號文件《關于加強和改進新形式下檔案工作的意見》頒布后，檔案工作內容越來越豐富，地位越來越高。同時，由于信息化迅猛發(fā)展，檔案管理模式也不斷變化、不斷更新，對檔案管理人員的能力也有了新的要求。從目前檔案管理工作的現狀看來，檔案管理人員的能力還不能完全適應這種新模式和新變化，檔案管理隊伍建設、提升檔案管理人員的能力是必不可少的。

檔案管理人員的工作實質就是把有價值的資料及時收集、整理和保管形成檔案，有效地提供給用戶使用。在大數據時代，很多紙質文檔都已經變成了電子文件，檔案管理人員能否順利地收集到完整、真實、有效的檔案，又能否以最合理、高效的方式提供利用，這與檔案管理人員的能力、檔案隊伍的整體素質密切相關。因此進行檔案管理隊伍建設、提高檔案管理人員的能力，對于做好檔案管理工作為科研生產提供有力保障。

2 檔案管理隊伍的潛在隱患

2.1 檔案管理人員知識水平老化

傳統(tǒng)的檔案管理模式大多比較簡單，多依賴手工操作，缺現代化信息技術的支撐，而在信息化的今天，檔案工作實現數字化管理是必然的趨勢，也只有實現檔案管理同現代技術的有機結合，檔案管理工作才能實現自身突破走上良性發(fā)展的軌道。由傳統(tǒng)模式向現代數字化管控模式轉換，需要檔案管理人員具備一定的信息化的能力，對于大多數檔案管理人員而言，是一件比較困難的事情，因為對于檔案管理人員來講專業(yè)的不同是很大的問題。

2.2 外部環(huán)境因素導致動力不足

檔案工作由于本身職能的特點，在單位里往往被邊緣化，容易被人所忽視。對于管理、研制生產流程中文件檔案的積累、移交不是很重視，造成很多有價值的文件檔案流失，而每當檔案人員提出歸檔要求時，他們能夠找出種種理由推脫，或是歸檔的文件不完整。在沒有更有效的解決方法下，檔案人員只能通過反復地開協(xié)調會督促他們歸檔，但往往效果不理想。長期看不到成績的歸檔工作導致檔案人員麻木疲憊，最終失去了能力提升的愿望，嚴重的更是影響了前進的動力。

2.3 檔案管理人員自身認知不足

在被忽視的同時，檔案管理人員在倦怠的工作中，缺乏對自己能力的認知，或是已適應了周而復始的工作內容進入了麻木的狀態(tài)，不愿意再去奮斗，不愿意再去思考如何改進工作方法，潛能只能被靜靜地被封存，他人甚至自己并不認知。

2.4 大量且重復性工作性質決定了不思進取的狀態(tài)

檔案室是單位各類文件保管存貯的地方。各種各樣的紅頭公文、技術文件、生產跟蹤冊、實物等大量的類型各異的文件需要進行整理、錄入、上架管理，每天檔案人員都得面對大量的工作內容，無暇去顧及如何提高效率，提升質量，從此也就放松了對自己的要求，只是盲目地去應對工作，失去了自身能力的提升機會。

3 解決措施

3.1 不斷學習，勤于思考，完善自我

當今，隨著社會現代化快速的發(fā)展，新環(huán)境、新理念、新知識層出不窮，作為一名檔案管理人員，面臨的是各個領域的新情況、新問題。新系統(tǒng)上線后，在新環(huán)境下產生的文件如何管控、歸檔、提供利用，數字化審批流程下的文件如何發(fā)放受控等等新的知識、新的問題源源不斷，催生出“能力危機”、“本領恐慌”。在這種局面下，檔案人員只能不斷地學習新知識，掌握新領域下的新本領，開闊新思路，才能牢牢抓住工作的主動權，更好地為用戶提供更優(yōu)質的服務，勝任本職工作。“學而不思則罔，思而不學則殆”，加強學習，要在思考上大下功夫，只有把認真學習和勤于思考結合起來，把各種知識融會貫通，進而轉換成個人的本領，自身能力才可能不斷地提升。

3.2 專業(yè)培訓、交流是提升檔案管理人員能力水平行之有效的方法

檔案人員平日的工作量已經很大，他們往往只注重了日常傳統(tǒng)的工作，忽視了新理念、前沿知識的學習和積累。如今是信息化大數據的時代，隨著信息量的突飛猛增，再用傳統(tǒng)的理念和手段管理文件檔案已經趕不上時代的步伐。傳統(tǒng)的檔案管理中凸顯出很多問題，比如檔案人員工作量的成倍增長，檔案數量成倍的增長導致庫房面積不斷的緊缺等問題已經迫在眉睫，成為文件檔案管理的瓶頸。要想突破瓶頸，靠增加檔案管理人員，增加檔案庫房面積，不僅不可能也不治本。那么就要尋求另一種手段、方式解決，數字化檔案室的建設成為解決這一問題的有效、可行、必要的方法。將傳統(tǒng)紙質的文件檔案變成數字檔案可以使以上問題迎刃而解。

實現數字檔案室建設的必要條件就是要檔案人員具備一些信息化管理的理念和基本知識，需要清楚在檔案管理中如何提出合理的需求，如何配合開發(fā)人員實現系統(tǒng)的建設以及信息系統(tǒng)的有效使用，要求檔案人員的工作能力和管理水平隨著時代的進步而不斷的提升。

有效快速的方法就是不斷對檔案人員進行進階式培訓。針對工作中實際遇到的具體問題、疑惑進行培訓組織交流，不僅能夠使他們在日常工作中不斷了解、掌握前沿知識，還能夠將在檔案管理中的好的經驗、實用的方法相互傳遞，使得檔案管理人員的管理水平迅速提高。

3.3 搭建平臺制造機遇為檔案管理人員營造氛圍

機遇與挑戰(zhàn)并存，困難和收獲同在。機遇是成功的關鍵，不要小看任何的機會。記得有一個故事，有一只小鷹，從小跟著雞群一起長大，不用為尋水覓食而奔波，小鷹也一直認為自己是一只不會飛的小雞。直到有一天，小鷹從懸崖上掉下去，就在急速墜落的過程中，它撲棱撲棱翅膀，在墜地前竟突然飛起來了。這個故事充分說明了，在平庸的生活中，無所事事，平平淡淡，人自身的潛能只能被靜靜地封閉在深處，不顯現，不被人（包括本人）所發(fā)現，只有在遇到困難、遇到問題，在外力的推動下潛能才被激發(fā)出來，才凸顯，所以機遇 、外動力甚至可以說困難、險境是自身潛能量充分凸顯的關鍵。讓自己面對更多的挑戰(zhàn)，承擔更多的任務，才能有機會有可能在困難、在險境中得到成長、能力得到提高。制造機遇搭建平臺為檔案人員創(chuàng)建能夠發(fā)展的環(huán)境就顯得尤為重要，尋求更多的機會、搭建更多的平臺為檔案人員創(chuàng)建更多能力提升的條件。

3.4 團隊的建設成就決定了個人能力的提升

相互影響、相互幫襯、相互激發(fā)是檔案管理人員能力提高的有效方法之一，團隊的能量是不容忽視的。一只螞蟻的力量微乎其微，但一群螞蟻能吃掉比它自身大千萬倍的牛，這是我們小時候都聽過的故事。一個優(yōu)秀的團隊所能發(fā)揮的能力不是團隊每個成員能力簡單的疊加，其能量遠遠大于每個隊員能量之和。團隊蘊含能量高低跟團隊建設的成效息息相關。成員之間的和諧（指成員間的相互理解、相互信任、相互包容、相互激發(fā)）程度高，加之共同壓力、目標的外動力驅動下產生的團隊能量才是最大的。團隊建設成功了，每個成員的能力自然也就隨之提升了。

總之，在內力與外力的共同的驅使下，檔案管理人員能力的提升是要從根本上重視自身的潛能的挖掘，在不斷學習思考的同時承攬更多的任務，在問題和解決問題的過程中不斷成長。

作者簡介

黃波（1969-），女 ，學士學位，副研究館員，檔案管理崗位，北京精密機電控制設備研究所信息中心。