新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)研究

蔡學(xué)名

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用到社會(huì)中的各個(gè)領(lǐng)域中。人事檔案作為推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的重要資源，對(duì)社會(huì)人才的管理和優(yōu)化配置有著重要作用。在新時(shí)期背景下，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的信息化建設(shè)是新時(shí)期對(duì)人事檔案管理的需求，也是當(dāng)前社會(huì)人力資源建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。充分構(gòu)建人事檔案的信息化管理，能夠大大提高人事檔案管理的有效性和時(shí)效性，能夠?qū)崿F(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置，對(duì)國(guó)家的人才儲(chǔ)備和人才戰(zhàn)略管理都有深刻的意義。本篇文章主要針對(duì)新時(shí)期人事檔案管理信息化的建設(shè)進(jìn)行相應(yīng)的研究，以期通過(guò)信息化建設(shè)，不斷完善新時(shí)期背景下的人事檔案管理。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；人事檔案；信息化

現(xiàn)代檔案管理信息化主要是指利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)和科技手段代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工管理工作，從而使檔案管理工作模式、管理方法以及管理目的實(shí)現(xiàn)信息化，使現(xiàn)代檔案管理工作更加便捷、全面。但是要做好信息化管理，必須要進(jìn)行檔案的整理、數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)以及管理人才的培養(yǎng)、制定相應(yīng)的管理制度才能滿足檔案和管理信息化的要求。

1 現(xiàn)代檔案信息化管理的實(shí)際意義

（一）有利于實(shí)體檔案的管理

在傳統(tǒng)的檔案的管理過(guò)程中，由于需要經(jīng)常翻閱檔案，極容易造成檔案的損壞和丟失，在一定程度上還會(huì)使檔案的存放秩序混亂。為了建立和維護(hù)檔案存放的順序，最大限度地保證實(shí)體檔案的完整和安全，從而延長(zhǎng)檔案的壽命，使檔案資料有據(jù)可查，信息化技術(shù)的引入就能夠充分解決這一問(wèn)題。通過(guò)對(duì)現(xiàn)有的檔案錄入系統(tǒng)，將實(shí)體檔案全部轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，在現(xiàn)代信息技術(shù)的支持下，就可以進(jìn)行計(jì)算機(jī)查閱檔案，從而減少了因?yàn)樾枰斐傻臋n案磨損，從而對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行更好、更隱秘、更妥善的管理，延長(zhǎng)實(shí)體檔案的使用壽命[1]。

（二）有利于檔案現(xiàn)代化管理的需求

在信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的情況下，檔案的保管完整并不是最終的目的，更重要的是要將檔案進(jìn)行分層分類，完善檔案信息服務(wù)，保證在需要檔案的時(shí)候能夠?yàn)槠涮峁┓奖憧旖莸男畔⒎?wù)。傳統(tǒng)的檔案管理很難做到這點(diǎn)，所以，通過(guò)現(xiàn)代檔案管理信息化的建設(shè)，充分將各種信息手段和計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)整合起來(lái)，形成一套完善的現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)，在檔案查詢和管理中發(fā)揮積極作用，進(jìn)而不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，對(duì)推動(dòng)相關(guān)工作的順利開展和檔案的信息化管理有重要意義。

2 新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)的措施探究

在新時(shí)期背景下，檔案管理也應(yīng)該跟隨時(shí)代的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)信息化，進(jìn)而提高工作效率，更好地保存和查閱檔案，為人力資源的有效分配提供后勤保障。在新時(shí)期，構(gòu)建信息化檔案管理應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：

（一）盡可能收集原始材料，建立完善的電子信息歸檔

對(duì)于業(yè)務(wù)檔案的信息電子檔案管理，就要盡可能多的收集到原始業(yè)務(wù)資料，要加強(qiáng)宣傳，加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的解讀，建立起檔案的意識(shí)，從而在日常的工作中自覺主動(dòng)地收集有關(guān)資料，最大限度的保障檔案的完整性、準(zhǔn)確性。同時(shí)，相關(guān)主管部門還應(yīng)該建立業(yè)務(wù)檔案的收集整理歸檔制度，讓相關(guān)工作人員定期提交自己的檔案，通過(guò)收集到較為原始的檔案之后，建立完善的電子檔案，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化提供基礎(chǔ)。

（二）加緊檔案信息化管理人才的培養(yǎng)

要實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，就不離開計(jì)算機(jī)的使用。這就要求相應(yīng)的管理人員要具備熟練的計(jì)算機(jī)知識(shí)和精通檔案管理學(xué)的專業(yè)知識(shí)，在實(shí)際管理過(guò)程中具備現(xiàn)代信息技術(shù)的專業(yè)技能，熟練掌握數(shù)據(jù)處理，信息聯(lián)網(wǎng)以及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)。加強(qiáng)高校的人才培養(yǎng)，在高校開設(shè)相應(yīng)的課程，引導(dǎo)學(xué)生積極參與學(xué)習(xí)，培養(yǎng)應(yīng)用性和復(fù)合型的檔案管理人才。進(jìn)而保障現(xiàn)代檔案信息化管理的有效實(shí)施，為檔案信息化管理提供人才供應(yīng)[2]。

（三）完善人事檔案管理服務(wù)

在信息化建設(shè)的過(guò)程中，要實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的接受、傳遞、存檔以及利用提供一體化的服務(wù)，使人事檔案管理更加高效和科學(xué)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的共享。在實(shí)際工作中，人事檔案的使用范圍通常很廣泛，由于人力資源的調(diào)動(dòng)和人才自身的流動(dòng)，也就要求人事檔案同樣具有相應(yīng)的流通性，滿足人事檔案的需求。所以，在信息化背景下，就要不斷完善檔案管理服務(wù)內(nèi)容，為檔案使用單位提供高效、及時(shí)的服務(wù)。同時(shí)，在管理過(guò)程中，還要注意人事檔案的保密性，避免造成不必要的信息安全問(wèn)題。

（四）加強(qiáng)現(xiàn)代檔案信息化管理的安全建設(shè)

首先，要提高管理工作人員的安全防范意識(shí)。從電腦硬件到具體檔案信息管理的軟件都要加強(qiáng)安全檢查。在日常管理過(guò)程中積極學(xué)習(xí)安全管理措施，當(dāng)遇到安全事故的發(fā)生的時(shí)候，要及時(shí)、有力地進(jìn)行解決，避免因?yàn)榘踩鹿试斐傻臋n案信息遺失。其次，檔案管理工作人員還有較高的信息資產(chǎn)安全意識(shí)，在工作中主動(dòng)規(guī)避和消除安全隱患，進(jìn)而全面保證我國(guó)現(xiàn)代檔案信息化管理工作的順利發(fā)展。

3 結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，在新時(shí)期實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化是工作的需要以及檔案管理的發(fā)展必然。相關(guān)主管部門應(yīng)該在實(shí)際工作中充分認(rèn)識(shí)到信息化管理的益處，從而從各個(gè)方面加緊對(duì)檔案管理信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]李霞.新時(shí)期電力部門檔案管理信息化建設(shè)方案探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，03：49-50.

[2]關(guān)英慧.新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2017，10：81.