加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理的對策

潘宏媛

摘 要：當(dāng)前醫(yī)院規(guī)模逐步擴(kuò)大，人力資源流動越來越頻繁，人事制度改革與人員模式出現(xiàn)了巨大變化，為醫(yī)院人事檔案管理工作提出了更加嚴(yán)格的要求。醫(yī)院人事檔案管理人員必須盡快轉(zhuǎn)變思想觀念，不斷對人事檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，這樣才能跟上時代發(fā)展步伐，為醫(yī)院的發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。本文將簡述醫(yī)院人事檔案的作用，并提出了加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理的對策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；規(guī)范化管理

在醫(yī)院人事管理活動中會形成大量的人事檔案，能夠?qū)⑨t(yī)務(wù)工作者經(jīng)歷、德才表現(xiàn)等情況如實反映出來，具有重要的保存和使用價值。醫(yī)院人事檔案主要包括文字、聲音、圖像和照片等形式的資料，是醫(yī)院檔案管理工作中的重要內(nèi)容，里面詳細(xì)記錄了醫(yī)務(wù)工作者思想品德、工作經(jīng)歷、專業(yè)能力、工作業(yè)績及科研水平等信息。只有實行對人事檔案的規(guī)范化管理，才能提升醫(yī)院人力資源管理工作成效。

1 醫(yī)院人事檔案的作用

醫(yī)院人事檔案能夠?qū)⑨t(yī)務(wù)工作者各方面的情況反映出來，具備如下作用：一是為選拔人才與晉升提供依據(jù)。從當(dāng)前醫(yī)院人事工作來看，需要加大對人才資源潛能的開發(fā)、培養(yǎng)力度，而人事檔案應(yīng)服務(wù)于人力資源管理工作。只有將醫(yī)院人事檔案信息資源充分利用起來，才能更好的服務(wù)于人力資源工作。二是為人力資源需求預(yù)測提供參考。利用人事檔案信息，能夠了解醫(yī)院人才儲備情況，并通過人事流動的檔案信息，對醫(yī)院人才需求作出合理預(yù)測。這樣有利于制定更加科學(xué)的人力資源計劃，確保醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)作出更加正確的決策[1]。三是能夠發(fā)揮出人才激勵的作用。通過使用人才業(yè)績檔案，便于更加全面、直觀了解人才綜合素質(zhì)，為日?？己颂峁┮罁?jù)，這樣醫(yī)院可以更好的使用人才，并加強(qiáng)對人才的管理工作，為人才隊伍建設(shè)創(chuàng)設(shè)良好的條件。同時，人事檔案還是醫(yī)務(wù)工作者崗位津貼發(fā)放、職稱評定、競聘上崗、成果獎勵及申報各種先進(jìn)等的重要依據(jù)，要根據(jù)要求對檔案資料進(jìn)行歸檔，保證個人業(yè)績檔案歸檔的安全性與完整性。

2 加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理的對策

（一）強(qiáng)化檔案管理意識

增強(qiáng)檔案意識，可以保證醫(yī)院人事檔案管理工作的正常進(jìn)行。為提升醫(yī)院人事檔案管理工作成效，領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員都要提高重視程度，逐步加大資金投入力度，盡快購置人事檔案管理工作所需的設(shè)施設(shè)備，如計算機(jī)、復(fù)印件、打印機(jī)、掃描儀等。同時，要在重要議事日程中納入人事檔案管理工作，利用會議、院報和院內(nèi)網(wǎng)等多種途徑加大檔案相關(guān)法律法規(guī)的宣傳力度，讓醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、中層干部和職工等提高重視。這樣他們才能意識到人事檔案與自身利益密切相關(guān)，關(guān)系著自己職位的調(diào)動、提拔、晉升和調(diào)資等，切實增強(qiáng)他們的歸檔意識，為醫(yī)院人事檔案管理工作提供更大的支持。此外，檔案管理人員也主動提供服務(wù)，明確自身職責(zé)，保證人事檔案信息的完整性、全面性與及時性，提升工作責(zé)任感與緊迫感，認(rèn)真開展人事檔案的收集、鑒別和歸檔等工作，確保檔案管理工作效率不斷提升。

（二）規(guī)范檔案管理模式

一方面，醫(yī)院要建立完善的人事檔案管理制度，讓人事檔案管理工作更加規(guī)范與科學(xué)。要結(jié)合《檔案法》、《干部檔案工作條例》中相關(guān)規(guī)定，與醫(yī)院實際情況結(jié)合起來，建立人事檔案的歸檔、保管、借閱、保密、鑒定、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出和銷毀制度，并保證其系統(tǒng)性和科學(xué)性。同時還要嚴(yán)格實行檔案責(zé)任制，這樣醫(yī)院人事檔案管理工作才有法可依、有章可循。另一方面，要盡快購置先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，提升信息化管理水平。醫(yī)院要通過對計算機(jī)的有效應(yīng)用，打造人事檔案信息管理系統(tǒng)，以此統(tǒng)計、分析及預(yù)測各項數(shù)據(jù)，讓醫(yī)院能夠快速獲得所需人員的具體信息。除了要在數(shù)據(jù)庫錄入醫(yī)務(wù)工作者信息以外，還要打造醫(yī)務(wù)人員檔案信息平臺，將姓名、崗位、工作牌號等當(dāng)成標(biāo)簽，確保實現(xiàn)快速查詢與檢索，提升人事檔案管理工作的便捷性。醫(yī)院要加快人事檔案管理工作的信息化建設(shè)步伐，不僅能夠?qū)€人資料進(jìn)行完善，還可以解決傳統(tǒng)人事檔案管理中存在的問題，能夠?qū)θ耸聶n案內(nèi)容進(jìn)行動態(tài)化管理。

（三）明確檔案管理規(guī)范

要做好人事檔案資料收集工作，提升歸檔材料的可靠性與完整性。建立完善的人事檔案收集協(xié)調(diào)機(jī)制，和相關(guān)部門做好溝通，確保及時補(bǔ)充新的資料，確保人事檔案資料可以將最新、最全的個人檔案信息反映出來，促進(jìn)醫(yī)院人才建設(shè)取得更大成效。要對醫(yī)院人事檔案內(nèi)容與分類進(jìn)行規(guī)范，合理確定人事檔案材料的歸檔時間與范圍，重點(diǎn)是能夠?qū)⑨t(yī)務(wù)工作者工作能力、業(yè)績等反映出來的檔案資料上[2]。檔案管理人員在收集人事檔案的過程中，必須嚴(yán)格開展審核與鑒定工作，對紙張規(guī)格、字體等作出明確規(guī)定，如果人事檔案材料不規(guī)范或缺少簽字和公章，則不能接受。此外，要將人事檔案各項管理制度落到實處，對于人事檔案的查詢、流轉(zhuǎn)等工作上，需要根據(jù)相關(guān)規(guī)章與程序進(jìn)行辦理。

（四）提升檔案人員素質(zhì)

人事檔案管理工作有著很強(qiáng)的專業(yè)性，為提升人事檔案管理工作效率，需要安排足夠的檔案管理人員，并提升他們的專業(yè)技術(shù)能力。醫(yī)院要采取專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)和學(xué)術(shù)交流等形式，不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)技能。檔案管理人員也要主動參與到接受培訓(xùn)，努力學(xué)習(xí)檔案管理理論知識，做一個復(fù)合型人才。檔案管理人員要充分認(rèn)識到學(xué)習(xí)的重要性，利用空余時間進(jìn)行學(xué)習(xí)，豐富自身知識儲備，及時掌握新知識、新技術(shù)，用好各種先進(jìn)的技術(shù)與手段，真正才能讓人事檔案管理工作更加高效化、科學(xué)化和規(guī)范化，發(fā)揮出促進(jìn)醫(yī)院健康、穩(wěn)定發(fā)展的作用。

3 結(jié)語

總之，加強(qiáng)人事檔案管理工作，能夠為醫(yī)院人力資源管理創(chuàng)造良好的條件，卻并不醫(yī)院人才開發(fā)工作順利進(jìn)行。在新形勢下，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要盡快轉(zhuǎn)變思想理念，高度重視人事檔案管理工作，建立完善的人事檔案管理制度，增加資金投入力度，讓人事檔案管理工作的開展有良好的基礎(chǔ)設(shè)施。此外，醫(yī)院還要重視培養(yǎng)人員素質(zhì)與能力，夯實人事檔案管理人才基礎(chǔ)，這樣才能提升人事檔案管理工作水平，確保醫(yī)院人事檔案資料得到有效利用。

參考文獻(xiàn)

[1]吳言，吳昊.談?wù)勅绾渭訌?qiáng)醫(yī)院人事檔案的規(guī)范化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（14）：152.

[2]吳瓊.淺談如何加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2014，（04）：189.