事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的探討

孫桂銀

摘 要：伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，在生活和工作領(lǐng)域，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化已經(jīng)具有普遍的應(yīng)用，而且對(duì)于當(dāng)下的企業(yè)而言，已經(jīng)處在信息化管理的時(shí)代下。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，也發(fā)生重大的變革，即從傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)信息化管理模式，提供給了事業(yè)單位管理的發(fā)展更多的的機(jī)會(huì)。鑒于此，本文對(duì)于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；探討

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科技技術(shù)不斷向前發(fā)展的同時(shí)，事業(yè)單位現(xiàn)代化管理模式相繼獲得健全和完善。對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作來說，一方面對(duì)于單位領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)決策產(chǎn)生一定的影響，另一方面也涉及到內(nèi)部人才的考核、培養(yǎng)的影響。在信息化時(shí)代，事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展必然趨勢，應(yīng)該大力提倡并科學(xué)實(shí)踐。

1 檔案管理信息化對(duì)于事業(yè)單位產(chǎn)生的積極影響

首先，事業(yè)單位檔案管理信息化提供給單位信息化發(fā)展明確的方向。在事業(yè)單位內(nèi)部管理工作中，檔案管理屬于不可或缺的一部分。在現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)電子設(shè)備廣泛地應(yīng)用于現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)電子設(shè)備中時(shí)，出現(xiàn)了諸多的電子信息文件。怎樣將有價(jià)值的資源信息進(jìn)行高效共享，實(shí)現(xiàn)資源的有效管理以及儲(chǔ)存、應(yīng)用，已經(jīng)是事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)積極應(yīng)對(duì)的關(guān)鍵問題。通過實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，能夠有序的分類管理好檔案資源，一方面可以有效的維護(hù)單位內(nèi)部資源的安全，另一方面可以推動(dòng)事業(yè)單位全面實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息化的管理。

其次，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)將傳統(tǒng)信息化管理模式進(jìn)行成功轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的檔案管理是將紙質(zhì)作為主要的媒介，將人工錄入作為主要的方式。而信息化管理將電子以及網(wǎng)絡(luò)作為主要的平臺(tái)，展開計(jì)算機(jī)錄入的方式。而且信息化的檔案管理能夠有效的拓展檔案管理職能，從傳統(tǒng)的檔案管理保存和應(yīng)用職能，發(fā)展為采集、存儲(chǔ)以及管理檔案管理信息資源等服務(wù)。而且信息化的檔案管理，能夠解決掉傳統(tǒng)檔案管理于時(shí)空方面的沖突，實(shí)現(xiàn)在任何網(wǎng)絡(luò)位置和時(shí)間上對(duì)于所需檔案信息資源進(jìn)行查詢獲取，因而突破時(shí)間和地點(diǎn)因素的限制，將利用單位檔案資源效率有效的提升。

2 當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息化管理期間存在的問題

2.1 缺少科學(xué)系統(tǒng)性的管理體制

檔案管理信息化為傳統(tǒng)檔案管理體質(zhì)的變革，因此應(yīng)該做到整個(gè)管理體制方面產(chǎn)生良好的系統(tǒng)調(diào)整，進(jìn)而將檔案管理的效率進(jìn)行提升。但是，當(dāng)前信息化的檔案管理工作依然沒有完全做到擁有科學(xué)性的、系統(tǒng)性的體制管理作為基礎(chǔ)保障，例如，于登記和歸納等方面未建立系統(tǒng)的人事安排以及電子信息的預(yù)留。因事業(yè)單位工作性質(zhì)的影響，導(dǎo)致檔案管理工作不重視現(xiàn)象普遍，所以總體的檔案質(zhì)量并不高。

2.2 檔案軟件的差異性較大

盡管信息化的檔案管理工作并不僅僅限制于采取電腦操作方式，但是依然不可以完全脫離開電腦。當(dāng)前，各檔案部門所應(yīng)用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不盡統(tǒng)一以及規(guī)格各異、開發(fā)出的軟件不可以互用等情況諸多，即未形成統(tǒng)一的、良好適應(yīng)于檢索文件的檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)。而且不同的事業(yè)單位應(yīng)用的檔案軟件系統(tǒng)各有不同，這種情況下便阻礙實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位全面化的信息化管理。

2.3 檔案信息化管理者的素質(zhì)較低

若想將檔案管理信息化良好的落實(shí)，就必須依賴高技術(shù)水平、具備較高知識(shí)層次的管理人員，并不可將此項(xiàng)工作作為一項(xiàng)簡單的計(jì)算機(jī)操作而已。但是縱觀當(dāng)前的多數(shù)事業(yè)單位的檔案部門人員實(shí)際情況，缺少高素質(zhì)、高技術(shù)人才依然是多數(shù)事業(yè)單位的檔案部門需要解決的問題。大部分管理者不能夠?qū)τ诂F(xiàn)代化電子設(shè)備熟練的應(yīng)用，特別是不能掌握相對(duì)復(fù)雜的電子設(shè)備。如果具備了現(xiàn)代化設(shè)備但是不能充分將其作用進(jìn)行發(fā)揮，也會(huì)嚴(yán)重的影響檔案的信息化管理。

2.4 檔案管理技術(shù)缺少創(chuàng)新

唯有創(chuàng)新，才能夠?qū)崿F(xiàn)新的發(fā)展。但是，當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作中，缺少創(chuàng)新性也屬于重點(diǎn)要解決的問題之一。主要的表現(xiàn)是檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及組織工作程序沒有完全以計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)、發(fā)展作為基礎(chǔ)進(jìn)行考慮，很多的歸檔文件資料是在光盤、軟硬盤等實(shí)施，所以導(dǎo)致現(xiàn)行的檔案管理、分類方法、有關(guān)規(guī)定不能具有良好的適應(yīng)。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)策略

3.1 提高事業(yè)單位管理層的重視度

若想實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有序展開，需要領(lǐng)導(dǎo)層加強(qiáng)重視度，深刻的認(rèn)識(shí)到實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的重要性。首先，要具有足夠的資金支持，購進(jìn)先進(jìn)化的電子設(shè)施設(shè)備，并展開正確應(yīng)用的培訓(xùn)工作，提供給管理檔案工作必要的物質(zhì)基礎(chǔ)；其次，全面增強(qiáng)事業(yè)單位信息化的理念。作為領(lǐng)導(dǎo)人員，必須要擁有現(xiàn)代化信息理念，才可以對(duì)員工產(chǎn)生積極的影響，在整體上將發(fā)展目光放遠(yuǎn)，推動(dòng)檔案信息化管理的建設(shè)。

3.2 轉(zhuǎn)變檔案管理方式

第一，在處理數(shù)據(jù)方面，應(yīng)有機(jī)的結(jié)合起公文處理和檔案管理，讓文檔一體化的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)各類檔案資料的統(tǒng)計(jì)工作自動(dòng)化的完成，并能夠繪制出統(tǒng)計(jì)報(bào)表；第二，實(shí)現(xiàn)記錄和檢索的方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影妫匆噪娔X為基礎(chǔ)的環(huán)形工作區(qū)域。實(shí)現(xiàn)檔案指導(dǎo)、編研下作從有形實(shí)體向虛擬網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)變。第三，根據(jù)現(xiàn)實(shí)所需，積極革新信息技術(shù)重建檔案管理的運(yùn)行環(huán)境、作業(yè)環(huán)境，使其能夠適應(yīng)電子化信息管理。

3.3 提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

事業(yè)單位應(yīng)該積極的展開培訓(xùn)工作，讓檔案管理人員可以對(duì)于現(xiàn)代信息化的檔案管理方法與技能詳盡的掌握并應(yīng)用，經(jīng)講座、課程培訓(xùn)等途徑，培養(yǎng)員工更多的檔案管理信息化知識(shí)，提升其綜合素質(zhì)和技能。而且檔案管理工作的主要內(nèi)容為服務(wù)事業(yè)單位的工作人員，因此應(yīng)該重視加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員隊(duì)伍的綜合能力。

3.4 明確事業(yè)單位檔案管理的最終目標(biāo)

事業(yè)單位管理人員應(yīng)該在單位檔案管理的目標(biāo)中對(duì)于信息化管理的發(fā)展方向這一層面加強(qiáng)明確，并經(jīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的信息化，科學(xué)的改造事業(yè)單位的檔案管理工作，切實(shí)的在事業(yè)單位的檔案管理工作體系內(nèi)加入信息化技術(shù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)明確的引領(lǐng)事業(yè)單位的檔案管理目標(biāo)，讓檔案管理工作更具有準(zhǔn)確性、便捷性，提供更全面的服務(wù)。

3.5 建設(shè)事業(yè)單位檔案信息化管理平臺(tái)

事業(yè)單位的檔案管理中，若要實(shí)現(xiàn)信息化的管理，可應(yīng)用信息化的平臺(tái)實(shí)現(xiàn)資源的內(nèi)部共享。并且通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，輔助內(nèi)部工作人員將工作期間各種問題及時(shí)的解決，有助于單位內(nèi)部工作者及時(shí)的檢查和調(diào)整檔案信息，推動(dòng)檔案管理工作更加規(guī)范和系統(tǒng)。因此，應(yīng)該大力的建設(shè)檔案信息化管理交流平臺(tái)，把網(wǎng)絡(luò)信息化在事業(yè)單位實(shí)際工作中切實(shí)的加大利用，并引入先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)保管好檔案信息，提升安全性。

4 結(jié)語

事業(yè)單位檔案管理信息化，在單位現(xiàn)代化建設(shè)期間發(fā)揮出的作用巨大。檔案管理信息化能夠?qū)τ谑聵I(yè)單位相關(guān)的檔案信息資源進(jìn)行深入的開發(fā)，獲得信息資源共享，進(jìn)而推動(dòng)單位人員更迅速的檢索以及查閱檔案信息，將事業(yè)單位工作效率有效的提升。因此，事業(yè)單位必須高度重視事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，采取科學(xué)手段，切實(shí)的將檔案管理現(xiàn)代化管理水平提升。

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作者簡介

孫桂銀（1982-），女，漢族，山東鄄城，山東省菏澤市定陶區(qū)人力資源和社會(huì)保障局，研究方向：檔案信息化管理。