企業(yè)物資集中采購的重要性與實施探討

楊延麗

【摘 要】 物資采購是企業(yè)經(jīng)營運作的頭等大事，離開物資的支持任何生產(chǎn)經(jīng)營及銷售都無法進行。隨著現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展規(guī)模的不斷擴大，物資采購也在不斷的擴大規(guī)模和提高要求。如何實現(xiàn)物資采購工作有序推進就成為企業(yè)管理者應該關(guān)注的主要問題。本文從企業(yè)物資采購的現(xiàn)狀入手，談談物資集中采購這種采購管理模式對于現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的重要性，并提出一些可供參考的管理意見。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)管理；物資采購；集中采購

一、前言

物資這個概念在企業(yè)經(jīng)營運作當中不僅包括了一些基礎的用品和消耗品，而且也包括了用于產(chǎn)品生產(chǎn)的一切大型設備、資產(chǎn)、原材料及輔料。物資采購對于現(xiàn)代企業(yè)的生存發(fā)展尤為重要，因為近年來對于如何加強企業(yè)物資采購管理質(zhì)量的研究工作也在越來越多的得到討論和開展。健康有序的物資采購管理不僅能夠為企業(yè)節(jié)約大量生產(chǎn)成本、提升企業(yè)的經(jīng)濟效益，同時也能夠大幅度降低一些因為物資采購管理不善而引發(fā)的管理成本、附加物資成本等等。所以，物資采購問題研究關(guān)系著整個企業(yè)的經(jīng)營運轉(zhuǎn)，十分重要。

二、企業(yè)物資采購現(xiàn)狀

所謂兵馬未動糧草先行，物資對于一個企業(yè)的重要性不言而喻，因此企業(yè)管理者也越來越強化了對物資的管理和使用。在制度建設及管理方法上面都有顯著的質(zhì)量的提升。但是，隨著企業(yè)規(guī)模的擴大，物資采購工作的要求也在不斷提升，尤其是對于一些多種經(jīng)營的大型企業(yè)來說，物資采購管理更是面臨著許多新問題，而在傳統(tǒng)管理模式下能夠勉強維持的狀況也在更大沖擊與考驗面前暴露出了一些必須解決的實際矛盾。當前企業(yè)物資采購主要存在著以下一些方面的情況。

首先，缺乏系統(tǒng)性。物資采購雖然對于企業(yè)的各個生產(chǎn)運作環(huán)節(jié)都十分重要，但是不同的部門不同的環(huán)節(jié)，對于物資的需求是大不相同的，而且在物資采購的時間和數(shù)量等方面也有較大差異，這種差異性隨著企業(yè)經(jīng)營范圍的不斷拓展和業(yè)務部門的不斷增多也在急劇變化著。這就造成了企業(yè)物資采購顯得十分沒有系統(tǒng)性和計劃性，許多時候物資采購全憑部門自己申請甚至自行采購，企業(yè)領(lǐng)導者和決策者要么并不關(guān)心具體采購情況，要么信息掌握極度滯后，難以發(fā)揮管理作用。這樣不僅讓物資采購陷入一片混亂，也不利于企業(yè)的總體經(jīng)營管理水平提升，同時也可能造成資源、資金的大量浪費。

其次，傳統(tǒng)的物資采購的部門自主性較強，采購往往以采購人員與供應商的單獨接觸完成交易和采購，這就讓采購行為無法受到更大范圍的監(jiān)督和約束，容易給采購人員與供應商之間的暗箱操作提供創(chuàng)造機會，從而不僅讓企業(yè)在采購環(huán)節(jié)蒙受經(jīng)濟損失，還有可能所采購物資無法達到生產(chǎn)及使用標準，危及企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動安全及社會信譽和形象。

再次，隨著企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模擴大、生產(chǎn)技術(shù)提高，物資采購的技術(shù)性要求也在提高之中，也有越來越多與高新技術(shù)相結(jié)合的物資設備需要進行采購，但是傳統(tǒng)的物資采購往往是部門單獨行動，而各部門負責物資采購的人員其技術(shù)水平、業(yè)務能力參差不齊，在物資采購任務的完成方面顯得越來越吃力，從而制約了本部門的運作發(fā)展，也讓整個企業(yè)的業(yè)務發(fā)展變得失衡。

以上便是當前大多數(shù)企業(yè)尤其是多種經(jīng)營大規(guī)模企業(yè)、集團企業(yè)在物資采購工作中面臨的一些典型問題，這些問題如果不能得到及時有效解決，不僅會影響到物資采購這一個方面的工作推進，同時更加會影響到整個企業(yè)的建設發(fā)展。

三、企業(yè)物資集中采購的重要性分析

物資采購逐漸成為企業(yè)財務管理以及整個企業(yè)內(nèi)部管理的重要一環(huán)，前文我們所提到的傳統(tǒng)物資采購方式又在逐漸給企業(yè)經(jīng)營發(fā)展及管理帶來一些麻煩與阻礙。因此，我們需要一個新的物資采購及管理方法來解決這些問題并推動企業(yè)向著更好的方向繼續(xù)發(fā)展。物資集中采購能夠很好的解決這些問題，尤其是對于規(guī)模大、業(yè)務多的成熟企業(yè)來說，物資集中采購具有以下幾點現(xiàn)實重要性。

1.集中采購能夠大幅度降低企業(yè)采購成本

降低采購成本，是集中采購這種采購形式給企業(yè)帶來的第一個也是最直觀的好處，不論是物資采購還是產(chǎn)品采購亦或者其他采購活動，集中采購都能實現(xiàn)降低采購單價的作用，從而節(jié)約采購成本、提升企業(yè)的實際經(jīng)濟效益。

2.集中采購可以有效強化企業(yè)管理質(zhì)量

物資集中采購不僅能夠為企業(yè)在采購環(huán)節(jié)壓縮成本提升效益，對于整個企業(yè)的經(jīng)營管理質(zhì)量提升也是非常有好處的。因為，物資集中采購不僅僅只是一個單純的采購行為，通過物資采購信息的集中和采購之后的物資分配，企業(yè)管理者和決策者能夠更好的掌握整個企業(yè)在物資使用以及使用效率和價值產(chǎn)生情況方面的全面了解。從而幫助管理者更好的進行部門管理、環(huán)節(jié)控制以及生產(chǎn)運作方式調(diào)整，最終達到強化和提升企業(yè)管理工作質(zhì)量的目的。

3.轉(zhuǎn)變管理思路、促進企業(yè)轉(zhuǎn)型

在過去，市場供需關(guān)系在很長一段時間內(nèi)都處于賣方市場的狀態(tài)，市場上物資缺乏，需求卻十分旺盛，從而企業(yè)發(fā)展模式和目標也多偏向于市場拓展、產(chǎn)品研發(fā)和銷售增強，形成了一種粗放式的經(jīng)營管理模式。而隨著市場逐漸規(guī)范、企業(yè)數(shù)量逐漸增多、產(chǎn)品種類增多、競爭日趨激烈，整個市場也慢慢從賣方市場向買方市場轉(zhuǎn)變，企業(yè)需要更強的競爭力和更優(yōu)的技術(shù)及產(chǎn)品才能夠贏得消費者青睞，而在此過程中企業(yè)的管理重要性也得到不斷提升，企業(yè)逐漸進入以集約化、精細化管理促發(fā)展的階段。物資集中采購正是將集約化、精細化管理思維應用于物資采購之中，而通過物資集中采購管理意識的樹立，也能夠逐漸轉(zhuǎn)變管理者和決策者對于整個企業(yè)的經(jīng)營管理意識，實現(xiàn)物資采購工作以外更多方面的集約化精細化管理，最終轉(zhuǎn)變管理思路、促進企業(yè)轉(zhuǎn)型升級。

4.有助于整頓風氣，打造健康企業(yè)文化

物資的集中采購能夠避免各個部門采購人員與供應商過于頻繁的單獨接觸，這樣能夠確保采購人員無法和供應商進行所謂的暗箱操作。從而即確保了企業(yè)經(jīng)濟利益和社會利益不會受到侵害，同時也能夠逐漸杜絕這種不正之風在企業(yè)內(nèi)部的滋生，確保企業(yè)內(nèi)部管理及工作環(huán)境的純凈，讓企業(yè)形象更加健康，企業(yè)文化更加純潔。

四、企業(yè)施行物資集中采購的具體措施

前文我們對當前企業(yè)傳統(tǒng)的物資采購方式所可能帶來的一些問題進行了分析，同時也歸納總結(jié)了物資集中采購對于現(xiàn)代企業(yè)提升管理質(zhì)量及物資采購工作質(zhì)量的重要意義。而明確了物資集中采購對企業(yè)發(fā)展的重要性，還需要從具體管理入手加強環(huán)節(jié)控制，這樣才能讓物資集中采購這種形式真正發(fā)揮出自己的作用。

1.組建專門管理機構(gòu)

物資集中采購適用于部門多、人員多的大中型企業(yè)，尤其是對于多種經(jīng)營性企業(yè)，集中采購的經(jīng)濟優(yōu)勢和管理優(yōu)勢更加明顯。但是正因為推行企業(yè)規(guī)模龐大、部門及人員眾多。所以，物資集中采購應作為一個重要且獨立的運作部門而存在。因此，我們首先應該做的就是成立一個專門的物資集中采購管理部門，雖然物資采購屬于企業(yè)財務管理的一個分支，但由于其特殊性和專業(yè)上的高要求，只從財務管理部門出發(fā)進行管理難免在成效上達不到預期效果。專門管理部門成立能夠確保管理人員的技術(shù)上的專業(yè)性和時間上的完整性，能夠?qū)崿F(xiàn)物資采購的規(guī)范化與科學化。在人員構(gòu)成上面需要考慮到適應企業(yè)自身發(fā)展、適應市場變化發(fā)展要求兩方面，所以除了本來的財務管理人員之外，小組成員還應該包括企業(yè)內(nèi)部各部門負責人以及社會上專門機構(gòu)的物資采購管理專家。

2.物資集中采購管理制度

物資集中采購不僅僅是將各部門分別采購統(tǒng)一為集中采購，而是需要有一系列的制度給予人員管理及制度執(zhí)行保障。

（1）分析制度

物資采購工作想要做到及適應部門發(fā)展又符合企業(yè)發(fā)展利益，同時還能夠在市場中具有更強競爭力就必須充分而科學的進行各種分析工作。首先要分析業(yè)務發(fā)展所需物資及配比；其次要充分了解企業(yè)當前財務狀況及未來發(fā)展和業(yè)務發(fā)展之間的關(guān)系。此外，還需要就市場需求以及所需物資的價格、規(guī)格、質(zhì)量及供應商情況進行分析，最終得出最為有效的物資采購數(shù)據(jù)，以供采購計劃的具體編制。

（2）采購計劃編制與審核

物資集中采購的計劃編制與審核分為兩個步驟，首先由各部門人員編寫各自的物資需求報告并提交物資集中采購管理小組審核；其次物資集中采購小組對申請材料進行分析評估，并將所有部門所需物資進行數(shù)量、規(guī)格、需求時間的匯總再進行集中采購。

（3）供應商數(shù)據(jù)庫建設

根據(jù)物資采購的種類可分為常規(guī)物資和大型資產(chǎn)與固定資產(chǎn)幾個類別，應將供應商資質(zhì)、財務狀況、產(chǎn)品數(shù)據(jù)等資料進行編輯錄入，并定期更新，確保采購工作開始的時候能夠憑借所掌握的大量數(shù)據(jù)信息進行擇優(yōu)擇廉。

（4）制定階段性推行方案

物資集中采購雖然能夠為企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟效益與管理效益，但是從傳統(tǒng)的采購模式轉(zhuǎn)為集中采購，不僅僅需要有科學的管理制度，同時也需要循序漸進，給予各級部門和業(yè)務部門適應和調(diào)整的時間。對于多種經(jīng)營的大規(guī)模企業(yè)而言，第一階段應從需求量大、部門差異較小的常規(guī)物資集中采購入手，從實際工作中逐漸摸索經(jīng)驗和找到適合企業(yè)自身管理的有效辦法。在小范圍常規(guī)性物資集中采購中取得成功之后，再逐漸擴大覆蓋面，最終將企業(yè)各部門及業(yè)務流程中的所需物資全部囊括進集中采購模式當中。

3.加強人員隊伍建設

人員隊伍的素質(zhì)直接影響到一項管理工作的最終質(zhì)量和水平，尤其是對于多種經(jīng)營企業(yè)，集中采購不僅是采購數(shù)量增大，同時也需要采購人員掌握更多專業(yè)技術(shù)知識，以適應對各部門物資采購申請的正確評估和判斷。人員隊伍建設：

（1）要引進兼具企業(yè)管理知識、物資集中采購知識以及財務管理知識的復合型人才。

（2）要加強工作人員的上崗前培訓，確保其能夠快速適應管理需要。

（3）人員隊伍素質(zhì)建設必須與績效考評體系掛鉤，以適當?shù)莫剳蛠泶偈构芾砣藛T即被管理人員都能夠更好的執(zhí)行新制度，確保管理工作正常和有序。

五、結(jié)束語

物資集中采購能夠為企業(yè)節(jié)約大量資金，同時把關(guān)所采購物資的質(zhì)量以及物資使用的各項數(shù)據(jù)，有利于財務管理及整個企業(yè)的內(nèi)部管理工作質(zhì)量提升。尤其是對于多種經(jīng)營性企業(yè)而言，物資集中采購益處多多，但是制度剛剛推行也必然會遇到一些問題，我們應該沉下心來循序漸進的推行制度改革及相關(guān)工作。相信只要立足企業(yè)需求，必然能夠在推行過程中不斷改進具體方法和思路，為企業(yè)尋找到最為適合的方法與方向。

參考文獻：

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