胡志富

摘 要：通過(guò)研究預(yù)備立卷原則認(rèn)識(shí)和影響因素，確定其現(xiàn)實(shí)中的應(yīng)用實(shí)踐，提出發(fā)展趨勢(shì)，使預(yù)備立卷原則更加合理、規(guī)范，滿足公司以至全社會(huì)管理需求。

關(guān)鍵詞：預(yù)備立卷；項(xiàng)目檔案；運(yùn)用

預(yù)備立卷原則是指與建設(shè)項(xiàng)目施工同步形成的項(xiàng)目文件，按照形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，將零散、無(wú)序項(xiàng)目文件，按照具有有機(jī)聯(lián)系、價(jià)值相同、密級(jí)相同提前系統(tǒng)排列組成滿足歸檔要求的案卷過(guò)程。其原則是對(duì)檔案來(lái)源原則、檔案鑒定理論、檔案整理理論和檔案分類管理的科學(xué)概括和總結(jié)，對(duì)指導(dǎo)項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐具有重要意義。而項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中比較重視項(xiàng)目檔案積累、收集，而整理工作又往往“滯后”，形成兩者之間銜接失衡，因此，加強(qiáng)預(yù)備立卷工作具有重要意義。本文總結(jié)了在項(xiàng)目檔案預(yù)備立卷方面的經(jīng)驗(yàn)和做法，借鑒參考了國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的管理方法和理念，論證了預(yù)備立卷原則在項(xiàng)目檔案管理中的實(shí)踐運(yùn)用。

1 國(guó)內(nèi)外主要相關(guān)理論

1.1 來(lái)源原則

來(lái)源原則起源于法國(guó)的“尊重全宗原則”，形成于德國(guó)的“登記室原則”，理論論證于《荷蘭手冊(cè)》，發(fā)展于蘇聯(lián)和我國(guó)“體系化的全宗理論”。他的整理體系包括：第一要尊重來(lái)源，強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目檔案室應(yīng)按照來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)整理檔案，保持其形成者之間的來(lái)源聯(lián)系；第二要尊重合同主體的完整性，強(qiáng)調(diào)合同主體是一個(gè)有機(jī)整體，不可分割，整理檔案必須維護(hù)合同內(nèi)的完整性，不同合同主體的檔案不得混淆；第三尊重原始整理體系，強(qiáng)調(diào)檔案整理必須充分利用原有的整理基礎(chǔ)，尊重全宗在形成部門獲得的原始整理順序和方法，不宜輕易打亂重整。來(lái)源原則是預(yù)備理論遵從的第一原則，從歷史主義思路出發(fā)探索檔案形成規(guī)律，揭示案卷本質(zhì)特征“有機(jī)聯(lián)系”的重要保障，其系統(tǒng)的整理原則和標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)成了預(yù)備立卷的理論體系，在形成、整理和分類中均有深刻理論性和實(shí)踐性應(yīng)用價(jià)值。

1.2 檔案鑒定理論

檔案鑒定理論包括年齡鑒定論、行政官員決定論、職能鑒定論、雙重價(jià)值理論、利用決定論、宏觀鑒定理等，理論核心是將項(xiàng)目檔案文件依據(jù)一定的原則、方法和標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)判斷項(xiàng)目檔案歷史與現(xiàn)實(shí)的價(jià)值，確定保管期限。其過(guò)程中要堅(jiān)持整體、全面、歷史、動(dòng)態(tài)價(jià)值觀，分析技術(shù)、功能、名稱、作者、時(shí)間等因素對(duì)項(xiàng)目檔案保存價(jià)值給與鑒定，對(duì)其完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行鑒別保證歸檔質(zhì)量。

1.3 檔案整理理論

項(xiàng)目文件的整理，是在文件材料收集完整的基礎(chǔ)上，由文件形成單位根據(jù)文件的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點(diǎn)，將項(xiàng)目文件劃分為不同層次，從而形成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級(jí)。包括按照一定的原則和方法進(jìn)行分類、排列、組卷等，以真實(shí)反映科技、生產(chǎn)活動(dòng)的歷史面貌，保持其有機(jī)聯(lián)系。整理工作主要包括系統(tǒng)整理和科學(xué)編目?jī)刹糠?。系統(tǒng)整理是指對(duì)案卷的分類和排列，以真實(shí)反映科技、生產(chǎn)活動(dòng)的歷史面貌，保持其有機(jī)聯(lián)系；科學(xué)編目是指對(duì)整理后的項(xiàng)目文件進(jìn)行檔號(hào)和目錄編制，用以固定案卷分類排列的整理成果，揭示各類案卷的內(nèi)容和構(gòu)成。整理原則是遵循項(xiàng)目文件材料的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)的分類和系統(tǒng)排列，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，使組成的案卷便于保管和利用，要及時(shí)整理，避免積壓；保密文件，專柜保管；重要文件，優(yōu)先處理。

1.4 檔案分類管理

項(xiàng)目檔案分類是尊重項(xiàng)目檔案材料形成規(guī)律和特點(diǎn)，在檔案解析和固化檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，使檔案案卷之間具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系，便于查找利用。依據(jù)成套性特點(diǎn)選定對(duì)象分類法，通常以結(jié)合時(shí)間、類別、型號(hào)、機(jī)構(gòu)等作為分類特征，將大量無(wú)序的檔案材料記性模塊化分割，用序號(hào)固化特征，保證總體聯(lián)系。一個(gè)項(xiàng)目可以將檔案分類為綜合類、勘察設(shè)計(jì)類、項(xiàng)目建設(shè)階段、竣工驗(yàn)收等。

2 預(yù)備立卷原則在項(xiàng)目檔案管理中的實(shí)踐運(yùn)行

2.1 來(lái)源原則的實(shí)踐運(yùn)用

項(xiàng)目檔案大體來(lái)源于建設(shè)單位、監(jiān)督單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位以及上級(jí)機(jī)關(guān)文件。接收單位要按類別收集齊全、成套，保持形成單位上的統(tǒng)一?；疽笫遣荒苋表?xiàng)，即不能缺少某個(gè)組成部分；在一個(gè)項(xiàng)目文件內(nèi)，不能缺份，即不能缺少某份文件；在一份項(xiàng)目文件內(nèi)，不能缺張少頁(yè)，一個(gè)工程項(xiàng)目的文件，項(xiàng)目各工作階段、工作程序的內(nèi)容應(yīng)齊全、完整，能夠完整地反映該項(xiàng)目活動(dòng)的全部?jī)?nèi)容和歷史面貌，因此，既要有原始依據(jù)性材料，又要有過(guò)程性和成果性文件材料。

建設(shè)單位或監(jiān)理單位提出的設(shè)計(jì)變更，項(xiàng)目部要根據(jù)變更程度、范圍及時(shí)調(diào)整或重新策劃施工方案和計(jì)劃。在接到變更通知后，檔案員應(yīng)在原設(shè)計(jì)文件上標(biāo)明作廢，并通知領(lǐng)用文件人員，以防誤用。

2.2 檔案鑒定理論實(shí)踐運(yùn)用

對(duì)已集中起來(lái)的工程文件按歸檔范圍要求進(jìn)行鑒定，剔除不屬于歸檔范圍的文件材料，剔除重份文件，確保歸檔文件材料既符合歸檔范圍要求，又具有一定保存價(jià)值，需要?dú)w檔的原件不能缺少，以確保項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性。

2.3 檔案整理理論實(shí)踐運(yùn)用

項(xiàng)目文件材料的組卷，應(yīng)遵循工程建設(shè)程序各階段文件材料的自然形成規(guī)律和成套性原則，分類科學(xué)，組卷合理，保持文件材料的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系、科學(xué)分類，基本組卷程序包括：鑒定、分類、組卷、排列、編目、裝訂。

項(xiàng)目檔案整理時(shí)，應(yīng)檢查文件內(nèi)容是否填寫完整。施工技術(shù)文件的內(nèi)容直接反映了工程建設(shè)的實(shí)際情況，是評(píng)定工程質(zhì)量的重要依據(jù)。施工技術(shù)人員往往存在重外業(yè)、輕內(nèi)業(yè)的思想意識(shí)，常造成施工技術(shù)文件內(nèi)容的填寫不完整，無(wú)法反映工程施工過(guò)程的詳細(xì)情況。如在原材料試驗(yàn)記錄中，只填寫試驗(yàn)數(shù)據(jù)，沒(méi)有結(jié)論意見；在施工工序報(bào)審文件中，只有施工單位申報(bào)的內(nèi)容，沒(méi)有監(jiān)理單位審批的意見等，針對(duì)內(nèi)容填寫不完整的文件，施工技術(shù)人員、監(jiān)理人員應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況重新核對(duì)，補(bǔ)充完整。

整理時(shí)，應(yīng)注意文件的簽名、蓋章手續(xù)是否完備。簽名、蓋章的完整與否，會(huì)影響工程文件使用的合法有效性。同時(shí)，已實(shí)行建設(shè)工程質(zhì)量終身負(fù)責(zé)制，文件中的簽名與蓋章表示參建單位和個(gè)人對(duì)工程質(zhì)量負(fù)責(zé)。工程建設(shè)活動(dòng)中形成的文件，如各種試驗(yàn)記錄、施工記錄及往來(lái)的報(bào)批文件中出現(xiàn)的漏簽名、漏蓋章現(xiàn)象，應(yīng)補(bǔ)簽名、蓋章，不允許代簽名或用私章代替簽名。應(yīng)檢查文件材料是否為原件。原件是工程檔案作為憑證最有力的依據(jù)，歸檔的文件應(yīng)為原件。但在工程建設(shè)過(guò)程中往往會(huì)出現(xiàn)許多復(fù)印件、傳真件，既不利于檔案的長(zhǎng)期保管，也會(huì)給今后的提供利用造成不必要的麻煩與損失。因此，應(yīng)該認(rèn)真檢查，盡量規(guī)避復(fù)印件、傳真件歸檔。

2.4 檔案分類管理實(shí)踐運(yùn)用

施工單位是項(xiàng)目檔案管理產(chǎn)生量最大的主體，以施工單位產(chǎn)生文件為例，可分成交（竣）工綜合檔案、技術(shù)綜合檔案、施工過(guò)程驗(yàn)收檔案、分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量檢驗(yàn)檔案、工程質(zhì)量保證檔案、交（竣）工圖、施工技術(shù)管理檔案、施工日志和大事記、聲像資料等分大類，在大類下再分屬類，屬類下再分小類，再次進(jìn)行組卷規(guī)定。

竣工綜合資料卷可以以合同段為單位，將各單位工程形成的竣工驗(yàn)收文件統(tǒng)一歸類此卷；工程技術(shù)綜合資料、技術(shù)管理綜合資料、招投標(biāo)文件資料按類別和時(shí)間順序，分別整理組卷，其中施工方案、技術(shù)交底等資料，如果文件很多，可以按單位工程進(jìn)行組卷，也可兩個(gè)及以上單位工程合并組卷；施工過(guò)程驗(yàn)收資料與分部/分項(xiàng)工程質(zhì)量檢驗(yàn)資料按照單位、分部、分項(xiàng)工程和檢驗(yàn)批，分別整理組卷；工程保證資料中原材料質(zhì)量保證文件，如屬共用的，則按照單位工程整理組卷，如屬專用的，則按分部工程分別組卷；設(shè)備文件材料以單體設(shè)備為單元，按照年度或合同段的整理組卷，排列順序?yàn)橐罁?jù)性文件、設(shè)備開箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖紙、設(shè)備安裝調(diào)試和設(shè)備運(yùn)行維修等材料排列；會(huì)議紀(jì)要以合同段為單位，按時(shí)間發(fā)生的先后順序依次排列；施工日志等施工原始記錄以合同段為單位組卷，卷內(nèi)以發(fā)生的時(shí)間順序進(jìn)行排列組卷；圖紙按專業(yè)順序排列，同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列。變更文件按變更文件號(hào)或變更文件的時(shí)間順序排列；管理性文件按按照問(wèn)題、事由、主題結(jié)合時(shí)間或重要程度排列。如果卷內(nèi)多份文件反映同一問(wèn)題，一般本單位在前，外單位在后；同一類型文件按時(shí)間先后順序排列，綜合性在前，單項(xiàng)性在后；問(wèn)題不同文件，要區(qū)分問(wèn)題之后再按順序排列。

3 預(yù)備立卷原則在項(xiàng)目檔案管理中的發(fā)展趨勢(shì)

3.1 預(yù)備立卷原則應(yīng)納入管理體系向規(guī)范化、制度化發(fā)展

現(xiàn)有的管理系統(tǒng)中對(duì)預(yù)備立卷大體上是概念性、嘗試性應(yīng)用，并沒(méi)有在全過(guò)程中進(jìn)行明確和約束，缺少理論基礎(chǔ)和依據(jù)，在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中應(yīng)在系統(tǒng)上、制度上、程序上加以論證和明確。預(yù)備立卷與檔案整理原則相近相同，但又有不同，體現(xiàn)繼承和發(fā)展的關(guān)系，也只有做好預(yù)備立卷才能保證組卷的完整性，因此預(yù)備立卷價(jià)值更加凸顯。

3.2 預(yù)備立卷的價(jià)值日顯突出

項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)全過(guò)程各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄，是保障工程質(zhì)量符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)和憑證，在管理過(guò)程中會(huì)多次迎檢、評(píng)價(jià)、審核等工作，都離不開項(xiàng)目檔案，如果零散、無(wú)序必然影響履約情況，不利于項(xiàng)目整體進(jìn)程開展，而完整、準(zhǔn)確、詳實(shí)的項(xiàng)目檔案是真實(shí)記錄和反映施工驗(yàn)收的全過(guò)程，有利于追溯過(guò)程，為日后維修改造、紀(jì)檢審計(jì)和科研攻關(guān)提供基礎(chǔ)性資料；有利于項(xiàng)目管控水平，高水平的項(xiàng)目檔案是企業(yè)珍貴的知識(shí)資產(chǎn)和信息資源，可為以后類似工程項(xiàng)目管理提供借鑒；有利于形成大量生動(dòng)的管理素材，可作為項(xiàng)目及公司宣傳的工具，為公司社會(huì)影響發(fā)揮重要作用。

預(yù)備立卷原則是在現(xiàn)有整理環(huán)節(jié)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)上的提煉總結(jié)，在項(xiàng)目檔案管理逐漸成熟過(guò)程中，應(yīng)加以重視、提煉、分析形成具有普遍共識(shí)的價(jià)值規(guī)律認(rèn)識(shí)，使之在管理過(guò)程中論證、發(fā)展和充實(shí)。

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